Cases de Sucesso em Unidades Hospitalares

Atualmente não só pela ascensão das tecnologias, mas também pela necessidade de documentar e consultar diversos processos, há uma demanda crescente de profissionais e empresas que saibam guardar de forma adequada esses documentos. Pensar na forma como é arquivada toda a documentação, realizar a digitalização do acervo para obter um backup e organizar da forma mais clara e didática possível é uma tarefa árdua, mas não impossível. Separamos alguns pontos para você que pensa em otimizar os processos em sua unidade ou complexo de saúde e a importância de cada aspecto para a conjuntura atual do mercado, criando assim um case de sucesso para sua empresa.

Procure ajuda de um especialista
O primeiro pensamento que deve-se ter ao decidir mudar e organizar o modo como os arquivos do seu centro hospitalar são guardados é procurar um profissional ou empresa da área. Profissionais e empresas certificadas possuem a experiência para diagnosticar os erros cometidos atualmente pela sua empresa que impedem o fluxo contínuo e livre de informações. No mercado, existem diversas empresas que realizam todo o processo desde a implementação e hospedagem até a manutenção dos arquivos. Essa é uma boa opção para quem não tem tanto o espaço físico ou digital para o setor de arquivos quanto para quem não tem em sua empresa um profissional qualificado para exercer a função.

Defina prioridades e necessidades
Definir a importância de cada arquivo e categorizar a necessidade e usabilidade dos mesmos requer tempo e assiduidade, já que é através da otimização da guarda desses documentos que serão consultados constantemente que sua empresa irá perceber mudanças positivas no dia a dia dos funcionários. Defina também a importância de cada categoria, por mais que seus arquivos possam não ter uma frequência de acesso grande, muitos são de extrema importância jurídica para o hospital, portanto, crie categorias para esses tipos de documentos, assim você zela pela segurança do seu hospital. Mantenha um protocolo para acesso de informações e documentos, principalmente pelo fato de ser um segmento que trata diretamente com informações pessoais de seus clientes, assegurando assim o princípio da confidencialidade, não só médico-paciente, mas principalmente hospital-paciente, a sensação de segurança gerada é um atrativo a mais para o público.

Treine os funcionários
É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos e isso gere tanto um desconforto interno quanto externo, já que funcionários que não dominam os novos meios acabam atrasando o atendimento e demorando bem mais tempo para realizar buscas e funções realizadas geralmente em menor tempo. Ao treinar seus funcionários e familiarizá-los com o nosso sistema de guarda e busca de arquivos você soma não só conhecimento e mais especialidades à sua equipe, como também otimiza todo o processo diário de funcionamento do hospital.

Colha os frutos
Das muitas vantagens que existem em adotar um processo de gerência de arquivos ou melhorar o que existe em sua empresa, podemos elucidar a otimização dos processos diários: as buscas e consultas são realizadas de forma rápida e adequada. Além da seguridade dos seus documentos estarem devidamente protegidos e acessíveis. Outro fator somado à isso é que ao optar por um sistema de digitalização e armazenamento em nuvem a economia em energia e material como papel e pastas por exemplo é significativa. A Boomerang File atende diversos clientes no segmento hospitalar. Agende um horário para uma conversa e se torne mais um case de sucesso.

Cloud Computing, praticidade e sustentabilidade para sua empresa!

Muito se fala em Cloud Computing, mas, porque utilizá-lo em sua empresa e quais benefícios a prática pode trazer para sua vida? Primeiramente devemos lembrar que Cloud Computing se trata do arquivamento em nuvem de documentos e informações, podendo assim, desde que conectado à internet, seu computador, celular ou tablete acessem os documentos armazenados em nuvem. Uma das vantagens é que caso aconteça algum problema em seu computador todo o arquivo e conteúdo que estariam armazenados nele serão salvos, já que estão em uma nuvem.
O fator que mais chama a atenção das empresas ao optarem pelo Cloud Computing é a sustentabilidade, já que atualmente o tema tem gerado grande comoção não só entre o público, mas principalmente entre as empresas, já que além de ser uma forma de economia interna é também um apelo de marketing para quem utiliza seus serviços. A Acceture e WSP realizaram um estudo que exemplifica bem do que estamos falando, segundo pequenas empresas que optam pela utilização da nuvem, podem reduzir em até 90% a emissão de carbono, enquanto as grandes teriam uma economia de 30%. Já outro estudo, dessa vez realizado pela Carbon Disclosure Project (CDP) afirma que as empresas norte-americanas que usaram serviços de Cloud Computing alcançaram uma economia de energia anual combinada de US $ 12,3 bilhões e uma redução das emissões de carbono equivalentes a 200 milhões de barris de petróleo.
Deve-se pensar também na economia que o armazenamento traz em relação à substituição de papeis impressos na hora de arquivar documentos. Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte ainda utilizam arquivos físicos, ao optarem pelo serviço de Cloud Computing essas empresas estão deixando de utilizar os papeis que como todos sabemos tem como origem vegetal as árvores. Não só os papeis, mas reduzem o número de tinta e plásticos (já que não utilizam pastas para guardar os arquivos).
Além de toda essa economia e bem-estar ambiental que a prática traz para sua empresa, também devemos lembrar, claro da praticidade envolvida nos processos. Primeiramente porque reduz o tempo de procura dos arquivos, já que o serviço de Cloud Computing tem um sistema de busca inteligente, que ajuda a encontrar com maior facilidade os documentos requeridos. Existe uma economia muito grande de tempo além de gerar otimização do seu trabalho, já que tendo a senha e login necessários você pode acessar o banco de dados e realizar consultas em documentos em qualquer lugar que esteja. Por fim, não podemos nos esquecer da economia com mão de obra (serviços de manutenção e TI, tem demanda bem menor) a economia com aquisição de produtos como computadores e impressoras, por exemplo, também fará grande diferença para as contas da empresa. Experimente em sua empresa e vire uma empresa sustentável, econômica e prática!

Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

Guarda de Documentos e as Concessionárias de Veículos 

As concessionárias de veículos precisam armazenar diversos documentos muitos deles são informações apresentadas pelos clientes. A Gestão de Documentos pode ser uma estratégia essencial ao negócio.

É alta a demanda de documentos importantes para a venda de veículos novos ou usados.

Para a concretização dos negócios, tudo precisa estar em ordem e a documentação em dia.

A gestão de documentos pode auxiliar na produtividade, facilitando a localização e com isso otimizando o tempo nas atividades e evitando falhas nas comprovações indispensáveis.

Como já falado em outros artigos, a gestão de documentos garante a organização, segurança, diminuição do tempo desprendido na busca das informações e menos acúmulos de papeis através dos arquivos digitais.

A importância do armazenamento na nuvem ou Cloud Computing

O Armazenamento na nuvem também conhecido como Cloud Computing é o serviço que permite compartilhar arquivos de forma virtual, permitindo acesso remoto de qualquer computador, celular ou tablete com conexão a internet.

Com a utilização do serviço os recursos de investimentos são otimizados, já que há mais aproveitamento dos hardware pois, a parte mais pesada do processamento fica na nuvem.

O serviço também permite maior elasticidade e se necessário mais espaço de armazenamento é possível pedir um upgrade.

Por meio da tecnologia de cloud computing, a Boomerang File possibilita que seus clientes armazenem seus documentos na nuvem e possam acessá-los a qualquer momento e de qualquer lugar.

A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A Lei de Acesso e a Guarda de Documentos

Os procedimentos legais vigentes, sofrem constantes alterações e as empresas precisam estar atentas para atender as exigências de forma eficaz. A Gestão de Documentos auxilia no cumprimento dessas obrigações.

A LAI – Lei de Acesso à informação ou Lei nº 12.527/2011, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
As principais obrigações são:
– Compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas prefeituras
– Cuidados com a Segurança
– Garantia de sigilo das informações pessoais
– Garantia de transparência
– Proteção da autenticidade e integridade dos dados fornecidos

As prefeituras devem apresentar a população os dados gerais da administração, como os gastos e investimentos, licitações, contratos fechados, etc.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam garantir o acesso à informação é preciso fazer a Organização de Documentos, separando os materiais por categorias e subcategorias.

A LAI tem como uma das principais exigências a disponibilização das informações por meio eletrônico. Para isso um passo importante é a digitalização de documentos e arquivos.
A Microfilmagem é uma importante aliada dos órgãos públicos, pois, a cópia feita pelo método substitui o documento original.

A Gestão e Guarda de Documentos das prefeituras devem ser feitos de forma estratégica, garantindo a segurança e a preservação.

Se você é Gestor Público, evite penalidades, entre em contato e entenda como a Boomerang File pode ajudar na Gestão de Documentos.

A Gestão de Documentos e o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal lida diariamente com diversos arquivos e tem a necessidade de armazenar os documentos dos colaboradores. Para que haja agilidade e eficiência nos processos é necessária uma boa Gestão de Documentos.
Diariamente é preciso acessar as informações e sabemos que localizar esse material manualmente é uma tarefa trabalhosa.

A Gestão de Documentos feita por uma empresa terceirizada agiliza esse processo, a Boomerang File por exemplo disponibiliza um sistema completo que facilita a busca e localização rápida da pasta do funcionário.

O serviço garante:
– Organização
– Economia de Tempo
– Economia de Espaço
– Preservação
– Segurança

Tem um Departamento Pessoal e gostaria de otimizar os processos?
Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes empresas

A Gestão de Documentos desempenha um papel fundamental na organização de grandes empresas, alguns exemplos de seguimentos onde a Gestão de Documentos são indispensáveis são:

  •  Museus – principal prioridade a preservação histórica e cultural
  •  Universidades – registros de milhares de alunos
  • Terceirização de Recursos Humanos – Documentos de Funcionários
  • Instituições bancárias – Contratos
  • Associações de Advogados – Processos

Porém, a tecnologia e os recursos atuais aplicados a Gestão e Guarda de Documentos, possibilita as pequenas e médias empresas contratarem os serviços com excelente Custo/Benefício.

Definitivamente, toda empresa, independentemente do tamanho necessita armazenar de forma correta os documentos da organização.

Listamos alguns motivos para se considerar a Gestão Documental:
Serviço Acessível
A contratação da Guarda de Documentos pode ser feita  por Pessoas Físicas que desejam manter os documentos organizados,  mas é mais comum pequenas, médias e grandes empresas, utilizarem os serviços. Como já falamos no post do “Custo/Benefício” o espaço liberado pode ser melhor aproveitado para atividades lucrativas.

Clientes Satisfeitos
O maior patrimônio de uma empresa são os clientes que geram a receita do negócio. Com o avanço tecnológico e as facilidades da era digital, os consumidores esperam agilidade no atendimento e identificação de  seus registros e se possível o acesso digital.

Aumento da Produtividade
Tempo é um recurso importante e nunca se investiu tanto em treinamento de administração do tempo como nos dias atuais.
Perder tempo procurando arquivos perdidos gera custo de dinheiro. O investimento em um bom sistema de organização auxilia no armazenamento e pesquisa de arquivos.

Credibilidade
A organização de um espaço impacta diretamente na imagem que o seus clientes e parceiros formam sobre o seu negócio. Internamente motiva os colaboradores por estarem em um ambiente limpo e organizado.

Armazenamento na Nuvem e os documentos digitais

O Armazenamento de Documentos Digitais exige uma operação organizada para que no futuro sejam facilmente encontrados.
A forma como os arquivos são nomeados são de extrema importância e facilitam o gerenciamento e a pesquisa.
O armazenamento em nuvem auxilia na preservação dos arquivos físicos/originais e disponibilidade de espaço físico.

A sustentabilidade e questões ecológicas tem um peso relevante e os processos digitais tendem a contribuir para esse quesito, onde milhares de arquivos deixam de ser impressos com o auxílio dos meios digitais.

Atenção, documentos digitais não devem ser confundidos com os digitalizados (que não possuem valor legal).
Compreenda a diferença lendo o artigo: Documentos digitais substituem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos.

Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos

Aliado para o aumento de produtividade e otimização de tempo

Toda empresa que se preocupa com a produtividade da equipe, deve considerar a guarda de documentos como uma aliada nas estratégias de otimização de tempo. O recurso pode impactar positivamente na receita do negócio e auxiliar a melhoria da cultura organizacional.
As informações devem estar bem difundidas entre os setores e envolver os funcionários, desde a gerência aos diretores de diferentes departamentos, gerando maior eficiência sem aumento nos custos.

Veja abaixo algumas boas práticas no gerenciamento de documentos que impactam a produtividade:

Menos burocracia
Conte sempre com procedimentos bem definidos e completos para identificar o caminho do documento. Essa precaução pode aumentar a produtividade consideravelmente.
Um checklist pode garantir que todos os envolvidos estão fazendo as tarefas necessárias para que o processo corra bem e garanta a integridade do documento. É importante seguir as etapas de escaneamento, edição, assinatura e armazenamento.
Com a avaliação dos primeiros processos é possível medir o tempo utilizado em cada estágio e identificar os gargalos onde os documentos ficam mais tempo retidos.

Evite duplicar o documento
A duplicação de documentos pode acarretar sérios problemas. Se um funcionário faz alterações em uma cópia, e outro setor está trabalhando em uma nova versão, sua empresa pode ter informações desatualizadas e divergentes.

Principalmente no setor financeiro, por exemplo, essa situação pode causar prejuízos.

Equipe Treinada
É importante que cada membro de sua equipe, lide com os documentos de forma apropriada, e saibam onde e como são armazenadas as informações, isso garante a segurança e o aumento da produtividade.
Adotar o uso de protocolos pode auxiliar no processo de treinamentos.

Atente-se à segurança
É preciso precauções no quesito segurança. Documentos acessíveis são importantes para aumentar a produtividade, porém há, também, o aumento da vulnerabilidade. O ambiente de armazenagem deve ser seguro e contar com um rígido controle de acesso.

Nunca deixe de manter os backups atualizados para que haja rápido restabelecimento em caso de necessidade.

Considere serviços especializados
O serviço de guarda de documentos e gerenciamento documental proporciona economia de espaço interno, que poderá ser utilizado na expansão de negócios rentáveis. Poupa o tempo de funcionários na tarefa de armazenamento e pesquisa da informação.
A Boomerang File garante a segurança da informação e oferece o serviço de entrega e retirada de documentos.

Consulte os planos que mais se adéquam as suas necessidades!

Custo Benefício Entenda as vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos.

Muitas são as vantagens de contratar o serviço de guarda de documentos, iremos tratar abaixo alguns pontos importantes a se considerar:

– Espaço Físico
O valor do m² de um ambiente corporativo torna-se caro se mal utilizado.
Você já parou para pensar que aquela sala com o arquivo morto pode ser melhor aproveitada por uma equipe produtiva, gerando lucratividade?

– Segurança
A prevenção de incêndios deve ser considerada, assim como a umidade que pode trazer danos irreversíveis aos arquivos.
A confidencialidade de informações importantes contidas em documentos em posse da empresa, muitas vezes exige um rigoroso controle de acesso.

– Organização
Com o auxílio da tecnologia é possível organizar os documentos facilmente, auxiliando na catalogação e armazenagem.

– Economia de Tempo
O processo de organização permite a otimização do tempo.
Oferta de equipe especializada em Full Service Storage que garante a gestão inteligente atrelada a guarda.

– Fácil Localização
Com a metodologia adequada é possível localizar rapidamente um documento armazenado.

– Preservação
Arquivar documentos pede condições ideais de armazenagem, afim de evitar o acumulo de poeira e proliferação de pragas que possam danificar o acervo.
As Caixas Box tem o tamanho ideal para armazenar os documentos sem riscos de amassar.

– Planos Acessíveis
Boomerang File oferece planos acessíveis para pessoas físicas, pequenas, médias e grandes empresas.

Confira aqui! 

A importância da informação e sua segurança

Muitos são os documentos que precisam ser mantidos em segurança para que o andamento da organização se mantenha estável.
O serviço de guarda de documentos garante a organização, economia de tempo e espaço.
O armazenamento correto de documentos é um importante aliado na produtividade e um centro ativo de informações, que auxilia nas pesquisas dos diversos ramos administrativos e influencia as tomadas de decisões.

Antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e um gerador de ideias, será preciso escolher a forma de arquivamento.
Um ponto importante a se considerar é a política de segurança, que garante a proteção adequada dos documentos físicos e digitais. Para isso existem diversos recursos tecnológicos, como: hardwares, softwares e backups periódicos.
A instalação onde os arquivos serão mantidos devem manter um padrão de segurança, com equipamentos contra incêndios, reguladores de energia, controle de acesso, etc.
Os documentos físicos pedem um cuidado especial na armazenagem para evitar problemas com umidade, amassados e manchas. O ideal é mantê-los em caixas especificas, devidamente identificadas e organizadas.
A Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

 

Guardar documentos pode livrar sua empresa de problemas com a Justiça. Saiba como!

Um dos maiores desafios das empresas na era da informação é realizar uma boa gestão de seus documentos. Com o número crescente de dados que as companhias precisam lidar hoje, é preciso saber organizar e proporcionar acessibilidade ágil dos documentos, caso contrário, a produtividade costuma ser bastante afetada.

Já tratamos aqui no blog sobre os diversos aspectos da gestão de documentos. Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a gestão deve ser realizada a partir de diferentes ferramentas e soluções, visando sempre atender as necessidade e demandas específicas de uma empresa.

Por este motivo, às vezes convém utilizar a digitalização, em outras situações a guarda é melhor recomendada, para alguns negócios a simples organização dos documentos é o seu maior entrave. Assim, a gestão de documentos deve sempre ser analisada como um conjunto de soluções e não apenas uma solução única.

De toda forma, gerenciar bem os documentos evita uma série de problemas no dia a dia da empresa, que afetam o relacionamento interno e externo, tanto com colaboradores, quanto com órgãos de fiscalização e até a própria Justiça. Para saber mais, confira!

O Novo Código de Processo Civil e a guarda de documentos

Em março de 2015 foi editada uma lei que instituiu o Novo Código de Processo Civil (CPC) e alterou alguns dos procedimentos relativos à tramitação de ações judiciais. Uma das principais alterações que está diretamente relacionada à gestão de documentos, diz respeito à possibilidade da produção forçada de provas.

Segundo o novo CPC, o juiz agora pode forçar que a empresa apresente determinados documentos necessários ao esclarecimento de fatos que tenham sido apontados em uma ação judicial. Além de determinar a apresentação forçada dos documentos, o juiz também poderá impor penalidades à empresa caso descumpra a sua determinação. Em casos mais graves, a lei autoriza que o magistrado solicite uma busca e apreensão, onde utiliza a força policial para obter qualquer item necessário ao andamento da justiça.

Por esta razão, as empresas devem sem ainda mais cautelosas no que se refere à guarda de documentos. Mais do que um acervo organizado, a empresa deve ter atenção com relação à digitalização e principalmente o descarte e destruição de documentos.

É fundamental que, além de respeitar os prazos legais para a manutenção de documentos, a empresa tenha um controle de todo o seu acervo, mesmo que se trate de um arquivo morto.

Evitando problemas na Justiça

Diante de uma notícia como esta, pode ser que muitos empreendedores estejam preocupados com relação ao espaço e à segurança relacionadas ao armazenamento e arquivamento de documentos. Afinal, se é mais arriscado não manter ou gerenciar os documentos, como fazê-lo a partir do espaço limitado da empresa?

Porém, isso não precisa ser objeto de preocupação, já que existem no mercado serviços específicos para realizar a guarda. Mesmo empresas de micro e pequeno porte, que costumam ter mais problemas com espaço, podem se valer desse tipo de serviço.

A vantagem da guarda de documentos terceirizada é que, além de liberar espaço e trazer uma boa economia para o negócio, ela oferece maior segurança aos documentos.

Com as novas determinações da legislação, o empreendedor deve tomar mais cuidado com a guarda. Buscar terceirizar os serviços de guarda ou mesmo buscar soluções para o gerenciamento de documentos pode ser uma excelente alternativa para quem não quer problemas na Justiça.

Você as novas determinações legais sobre documentos? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos para manter seus documentos seguros? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de documentos e crise econômica: saiba como organização pode gerar economia para a sua empresa

Diante de um panorama de instabilidade, é muito comum que empreendedores encontrem dificuldades na hora de buscar soluções para os impactos negativos da crise. Na dúvida, muitos acabam cortando gastos. Porém, quando essa medida é realizada sem critério, ou mesmo, sem planejamento, a qualidade quase sempre é comprometida.

Por isso, mais do que cortar gastos agora é o momento de se otimizar rotinas de trabalho, automatizar processos e também investir no aumento da produtividade. Ações visando essas metas, certamente podem preservar o orçamento da empresa, garantindo maiores chances de sobrevivência ao negócio.

Uma das ferramentas que pode colaborar com esse processo é a implementação da gestão de documentos. Para saber como ela funciona e de que maneira ela pode trazer economia para o seu negócio, confira!

Gestão de documentos e otimização do orçamento

O corte de gastos sem nenhum planejamento prévio pode trazer uma série de efeitos colaterais para o seu negócio. Em momentos de instabilidade, é preciso se planejar e promover a otimização dos processos internos, garantindo assim a alta eficiência e produtividade.

Para a maior parte das empresas os documentos são peças chave no dia a dia e precisam de uma especial atenção. Afinal, quando o acesso aos documentos é difícil, por traz dessa situação existe sempre um colaborador perdendo tempo e uma empresa perdendo dinheiro.

A gestão de documentos é capaz de melhorar a rotina, trazendo economia no orçamento em diversos aspectos.

Economia de tempo

Quem já passou pela situação de perder um documento ou mesmo levar horas para encontra-lo, sabe quanto isso pode prejudicar a rotina dentro de uma empresa. Um dos elementos da gestão de documentos é a organização funcional, promovida com base nas necessidades e rotinas da empresa. Com esse tipo de serviço é possível eliminar problemas dessa natureza, fazendo com que o tempo seja melhor gasto com tarefas que efetivamente revertem para o colaborador e para a empresa.

Economia de papel

Outra tarefa que engloba a gestão de documentos é a digitalização. Embora muitas empresas tenham optado por digitalizar seus documentos, essa solução não é única e que deve ser aplicada a todos os documentos.

Como já explicamos aqui, a digitalização deve ser adotada para documentos que necessitem do acesso remoto, ou mesmo da consulta simultânea. Digitalizar todos os documentos de uma empresa, além de caro, poderá não trazer todos os benefícios que se espera.

Porém, um benefício que a digitalização traz é inegável: ela acaba diminuindo os gastos com impressões e papel. Por isso, ela deve ser considerada para casos específicos na empresa pois, quando bem realizada, traz agilidade e menos gastos com impressões.

Economia de espaço

Já explicamos aqui no blog que acumular caixas dentro da sua empresa, apenas com o objetivo de armazenar documentos, pode custar muito caro ao seu negócio, além de limitar seu espaço físico. Contratar um serviço de guarda de documentos, além de ser mais barato, permite que você crie mais espaço na sua empresa para crescer e gerar mais resultados.

A guarda de documentos é outra medida que engloba a gestão de documentos e ainda é pouco difundida no Brasil, especialmente para os pequenos negócios. No entanto, guardar os documentos de uma empresa em uma estrutura própria é considerada uma das melhores soluções em termos de gerenciamento de documentos.

Hoje as empresas de guarda oferecem diversos serviços complementares, que englobam a gestão de documentos e foram justamente pensados para a necessidade de todos os tipos de negócios. Antes de sair cortando gastos e pessoas, vale a pena considera

Está precisando contratar serviços de guarda de documentos para o seu negócio? Clique aqui e saiba mais!

Documentos digitais substiuem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos

Embora a legislação seja clara em impedir a equiparação dos documentos digitalizados aos originais, ela acaba sendo omissa quando se trata de documentos digitais. Se as empresas precisam manter um arquivo morto ou um acervo contendo os seus originais no caso dos documentos digitalizados, o que fazer com os documentos digitais ou eletrônicos? Eles também não substituem os originais? Como devem ser armazenados?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, documentos digitais e documentos digitalizados não são a mesma coisa e isso acaba gerando uma série de dúvidas para empreendedores, secretarias, arquivistas e outros profissionais que lidam diariamente com a gestão de documentos.

Para solucionar a questão de vez a questão, elaboramos um post completo explicando a diferença entre documentos digitais e digitalizados, além do funcionamento da certificação digital. Quer saber mais? Então, confira!

Documentos digitais X documentos digitalizados

Embora muitas vezes os termos documentos digitais e documentos digitalizados sejam utilizados indistintamente, na prática, existe uma grande diferença entre eles.

Documentos digitalizados são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais.

Os documentos digitais, por sua vez, foram aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital, uma espécie de credencial eletrônica que atesta a veracidade desses documentos.

Os documentos digitalizados não possuem qualquer validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais. Já os documentos digitais, como surgem no próprio meio eletrônico e são certificados, possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.

O que é a certificação digital?

A certificação digital é uma tecnologia que permite o usuário emitir e assinar documentos no meio online, além de possibilitar a comunicação e a realização de transações seguras. Trata-se de uma espécie de credencial, que atesta a identidade tanto de máquinas e sites, como de pessoas e empresas. Por meio do recurso da criptografia, o certificado digital garante autenticidade na geração e na transmissão de dados, assegurando a veracidade e a confidencialidade tanto das informações, quanto das partes envolvidas.

Além de possibilitar o acesso e a transmissão segura de dados, a certificação digital viabiliza a assinatura de documentos, com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Por isso, graças ao certificado digital, um documento digital conta com a mesma autenticidade e segurança de um documento original.

Com a certificação digital, portanto, é possível gerar documento eletrônicos que sejam autênticos, além de possibilitar as respectivas assinaturas desses documentos.

Com o certificado digital, muitas empresas vêm experimentando inúmeros benefícios que vão desde a praticidade e agilidade, até a economia de recursos.

Gerenciamento de documentos digitais

Para que a sua empresa realize operações seguras na internet e emita documentos digitais, é preciso contar com um certificado digital. Embora a certificação digital já seja obrigatória em determinadas situações, nem todas as empresas contam com essa credencial eletrônica.

Para obter um certificado digital, é necessário que a empresa busque uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil. Essas Autoridades Certificadoras (“AC”) são credenciadas pela Infraestrutura das Chaves Pública Brasileiras – ICP Brasil, e são responsáveis pela emissão dos certificados digitais. Durante o processo de obtenção do certificado as AC’s ficam responsáveis por criar uma identificação da empresa ou pessoa física no meio digital.

Os certificados contam com todos os dados do titular, que são previamente detalhados na política de segurança das AC’s.

Vale destacar que, embora os documentos digitais tenham autenticidade, muitos deles ficam armazenados em softwares próprios e precisam de um back up no sistema do usuário. Assim, as empresas que possuem documentos digitais precisam promover o gerenciamento e o arquivamento em meio eletrônico

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento desses documentos em meio digital, ou ainda, realizem o back up físico.

Você já conhecia a certificação digital? Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Organização do arquivo: como encontrar os documentos com facilidade

Quem lida com um número grande de documentos diariamente, sabe como é difícil manter um acervo organizado. A organização do arquivo é uma tarefa dinâmica, que depende da funcionalidade. Logo, se ela não proporciona acessibilidade e não é feita de forma inteligente, existe uma grande chance de que os documentos saiam do lugar correto e nunca mais voltem para ele.

Escrever regras de boas práticas e deixa-las afixadas nas paredes da empresa, pode até conscientizar os colaboradores. Porém, na correria do dia a dia, muitos acabam não praticando aquilo que leem e os documentos somem, gerando muita dor de cabeça para os responsáveis pelos papéis.

Se você atua como secretária ou arquivista, confira algumas dicas que separamos para você tornar os documentos da sua empresa mais acessíveis!

Estabeleça critérios de organização

A organização do arquivo vai muito além de separá-los e armazená-los em caixas. Caso não seja feita de forma inteligente, a chance de que os documentos sejam retirados e não voltem ao seu devido lugar é grande. Quem trabalha com documentos sabe o quanto é difícil manter a organização em dia, principalmente porque muitas vezes os documentos são consultados por diferentes colaboradores da empresa.

O ideal é estabelecer critérios adequados às rotinas da empresa. Isso faz com que os a guarda dos documentos se adapte ao dia a dia do negócio, e não o contrário. Procure sempre definir quais são as rotinas da sua empresa que demandam o acesso à documentação. Se estamos falando em atividades de fiscalização, por exemplo, que tal manter uma caixa ou pasta exclusiva com todos os documentos necessários? Isso faz com que a utilidade da caixa seja mais importante do que a dos documentos, logo, a chance de eles sumirem de lá é bem menor.

Evite o acúmulo de documentos

Ter muitos documentos acumulados é outro motivo que dificulta o acesso e a localização. Procure separar aqueles documentos que são mais utilizados e disponha em um arquivo específico aqueles que só serão usados em ocasiões determinadas. Separar os documentos pelo critério da usabilidade e evitar que todos se acumulem no arquivo é uma das formas de facilitar a localização.

Aposte nos serviços de guarda de documentos inteligente

Nem todos os documentos da sua empresa precisam ficar armazenados na sua empresa. Graças à tecnologia e o aprimoramento dos serviços de guarda, hoje as empresas precisam manter apenas um acervo mínimo, já que a gestão dos documentos pode ser feita à distância.

Com o cloud computing, por exemplo, a empresa pode armazenar seus documentos longe do seu espaço físico sem abrir mão de ter acesso ao conteúdo dos seus documentos a qualquer momento, em razão do armazenamento na nuvem.

Com esse tipo de serviço, sua empresa pode aproveitar muito melhor o seu espaço físico, além de ganhar em economia e produtividade.

Invista na tecnologia de rastreamento

A tecnologia, além de favorecer o acesso à distância ao conteúdo dos documentos, permitem que eles sejam localizados facilmente no espaço físico, graças ao recurso da rastreabilidade. O RFID (Radio Frequency Identification) é um recurso de identificação automática aplicada à objetos e documentos que permite não apenas a localização, mas também a inclusão de informações e dados através de tags específicas.

Isso facilita a localização de documentos específicos em locais de armazenamento mais amplos, como uma caixa ou um galpão. Lembra-se daquela expressão “encontrar uma agulha no palheiro? ”. Pode apostar, se a sua agulha contar com uma tag, encontrá-la será muito fácil.

Essas dicas foram úteis para você? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos inteligente? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Como estabelecer padrões e organizar melhor os documentos da sua empresa

A boa administração de uma empresa está diretamente ligada à organização e à guarda de seus documentos. Localizar facilmente um documento significa economia de tempo, agilidade e mais produtividade no dia a dia. Para promover uma organização eficiente, o ideal é contar com uma metodologia focada nas rotinas da empresa. Isso faz com que a guarda e a acessibilidade aos documentos sejam tarefas inteligentes.

Uma nova perspectiva sobre a gestão de documentos busca atender as necessidades da era da informação, que trouxe consigo um grande desafio para empresas de diferentes ramos e portes. Hoje, a maior parte dos negócios precisa gerenciar um crescente número de dados e de documentos. Porém, isso deve ser feito sem que prejudique a eficiência e a produtividade. Por isso, estabelecer padrões de organização a fim de proporcionar maior acessibilidade aos documentos é algo essencial ao contexto moderno de qualquer negócio.

Um exemplo tradicional e de alta efetividade comercial é a organização de documentos. Ela vai muito além de separar, agrupar e guardar itens. É necessário atender critérios próprios para que possa promover benefícios. Para saber quais são esses padrões e critérios, confira!

Critérios de organização

Organizar, como explicamos, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso criar padrões inteligentes, facilitando ao máximo a localização e o acesso aos elementos.

Muitas empresas acreditam que a digitalização de documentos é a única forma de se organizar de forma eficiente um arquivo. Porém, esse é um grande mito, já que a simples digitalização pode ser ineficiente para muitos tipos de documentos.

O ideal é utilizar padrões de organização somados a todas as ferramentas de gestão de documentos, que incluem não apenas a digitalização, como a guarda e até a organização em si.

Por mais que as empresas estejam inseridas em uma realidade cada vez mais eletrônica, os documentos físicos ainda têm sua importância e, assim como os eletrônicos, precisam ser gerenciados.

Documentos eletrônicos

Com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Sistema de Escrituração Digital (“SPED”), as empresas passaram a lidar com a realidade dos documentos eletrônicos. Em razão dos programas do governo, inúmeros documentos físicos de natureza contábil e fiscal foram substituídos pelos documentos eletrônicos.

Ainda que o governo disponibilize softwares para lidar com o envio dessa documentação aos órgãos competentes, a empresa ainda sim precisa gerenciar o arquivamento e o armazenamento desses documentos.

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento das notas em meio digital. Como esses documentos contam com validade jurídica, é imprescindível que sejam armazenados no formato correto (XML), para que tanto os colaboradores quanto os agentes dos órgãos fiscalizadores tenham fácil acesso.

Em termos de padrão de organização, uma boa dica é separar esses documentos em pastas, tendo em vista a rotina de fiscalização. Em outras palavras, separe em pastas próprias os documentos que precisam ser analisados durante a fiscalização.

Documentos físicos

Por mais que a tecnologia tenha evoluído, os documentos físicos são uma realidade dentro das empresas e devem ser armazenados de forma correta para que o acesso seja facilitado.

Hoje diversos documentos podem ser armazenados fora da empresa, devido aos recursos que as empresas de guarda já contam. Se você tem problemas com espaço e precisa crescer ou aumentar sua empresa, a guarda certamente pode ser uma solução.

Hoje, a guarda de documentos está integrada a uma série de outros serviços que integram a gestão de documentos, facilitando assim o dia a dia das empresas que precisam de espaço e acessibilidade, porém possuem muitos documentos acumulados e amontoados.

Documentos de colaboradores

Toda empresa precisa ter uma atenção especial com a organização e a guarda de documentos relativos aos seus funcionários, afinal, a gestão de pessoas depende dos dados e informações contidos nesses papéis.

Para armazená-los de forma eficiente, evitando a perda ou mesmo o sumiço destes documentos, é fundamental estabelecer critérios de organização baseados na rotina da empresa.

Uma boa maneira de guardar esses documentos é criando pastas separadas para cada colaborador. Isso evita que, caso um colaborador mude de setor, por exemplo, os documentos se percam ou se confundam.

Da mesma forma, esse tipo de organização também facilita os procedimentos como o pagamento de verbas trabalhistas, demissão ou concessão de férias e licenças.

Outra maneira de se organizar esses documentos é a separação por rotinas ou procedimentos. Considerando boa parte das empresas conta com processos seletivos para admissão de funcionários, por exemplo, uma boa dica é criar uma pasta apenas para agrupar documentos relativos à seleção e à admissão de funcionários.

Vale destacar que nem todos os documentos dos funcionários precisam ficar armazenados dentro da empresa. Em muitos casos, vale considerar a contratação de um serviço de guarda de documentos que, além de otimizar o espaço físico da empresa, pode oferecer suporte total ao responsável pela gestão de pessoas.

Documentos da empresa

Como já explicamos aqui, nem todos os documentos precisam estar no local físico da empresa e a guarda pode ser uma excelente solução para esses casos.

Em termos de organização, o ideal é guardar os documentos de acordo com as rotinas. Se a sua empresa é fiscalizada com uma certa regularidade e sempre os mesmos documentos são solicitados, porque não montar uma pasta própria para esse tipo de atividade? Da mesma forma documentos relativos às questões contáveis ou fiscais, devem ser mantidos de acordo com as demandas diárias de controle.

Organizar não é uma tarefa simples e requer diversas tentativas até que se torne parte da cultura de um negócio. Lembre-se que usar as ferramentas de gestão de documentos é um serviço de suporte, que pode trazer economia e produtividade.

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O que considerar na hora de escolher uma empresa de guarda de documentos?

A guarda de documentos vai muito além do espaço físico para o armazenamento da papelada. Atualmente as empresas contam com outras necessidades, que ultrapassam a guarda e estão diretamente ligadas à gestão dos documentos. Na era da informação, ter agilidade na localização e no acesso aos papéis é imprescindível para a produtividade, eficiência e até para o bem-estar nas empresas.

No Brasil, o conceito de full service storage ainda é relativamente novo, mas ao que tudo indica, os serviços de inteligência e organização de documentos atrelados à guarda, vieram mesmo para ficar.

Por aqui, o mercado de empresas que realizam a guarda de documentos ainda está em desenvolvimento e, justamente por isso, a qualidade dos serviços oferecidos é bastante variada. Para quem tem um negócio e precisa contratar uma boa empresa para guardar e gerenciar seus documentos, seguem algumas dicas para ajudá-lo!

Custo benefício

Um dos primeiros itens a serem avaliados por uma empresa na hora de contratar os serviços de guarda de documentos é o custo benefício. Muitas companhias ainda consideram que manter os documentos longe do espaço físico é caro e pouco funcional. No entanto, considerando os atuais valores dos aluguéis comerciais, manter caixas de documentos arquivadas pode ser muito mais dispendioso para a sua empresa.

Para escolher bem um serviço de guarda de documentos, primeiramente identifique quais são as suas necessidades como negócio, depois avalie os pacotes que podem ser mais adequados a elas. Além do armazenamento de caixas, as empresas de guarda oferecem serviços de frete, organização e até a gestão eletrônica de documentos (GED), permitindo o acesso remoto seu conteúdo de qualquer lugar.  Quanto mais variados os serviços oferecidos, maior a capacidade da empresa servir as necessidades do seu negócio.

Segurança

Esse é um dos pontos fundamentais a serem analisados antes da contratação, afinal, a empresa de guarda terá que armazenar documentos e informações importantes sobre o seu negócio. Verifique como são as instalações do site onde os documentos serão armazenados. Avalie se a empresa conta com proteção anti-incêndio, controle de pragas, sistema de vigilância, entre outros. Verifique como funciona a estrutura de organização da empresa e se existe algum tipo de controle e rastreabilidade dos documentos que são guardados por ela.

Tecnologia

A tecnologia se tornou uma forte aliada de quem precisa de rapidez na organização e na localização de informações. Hoje, graças à tecnologia já é possível fazer a gestão de documentos à distância, através da Gestão Eletrônica de documentos (GED) e até armazená-los na nuvem. Através de softwares específicos, as empresas de guarda conseguem atender as mais diferentes necessidades do Business Process Outsourcing.

Serviço personalizado

As necessidades de armazenamento e de gestão costumam variar de um negócio para outro. Por isso, ao contratar os serviços de guarda verifique se a empresa a ser contratada conta com um portfólio de soluções baseado em diferentes modelos de negócio e se é capaz de oferecer um serviço personalizado que realmente atende as demandas do seu negócio. Isso vai ajudá-lo a sobre analisar a expertise e know how a empresa a ser contratada.

Referência no mercado

Por fim, verifique quem são os clientes da empresa de guarda que você pretende contratar. Veja se a empresa é bem recomendada no mercado e se conta com credibilidade na prestação dos serviços.

Lembre-se que a empresa de guarda de documentos deve agir como uma parceira do seu negócio, facilitando as atividades internas e contribuindo para a eficiência e produtividade da sua empresa.

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Como evitar riscos aos documentos da sua empresa

Guardar documentos na própria empresa é um sinal de segurança? Para responder a essa pergunta, boa parte dos empreendedores pensa logo no conteúdo dos documentos. Para a grande maioria, ter contratos, faturas, documentos contábeis e relatórios dentro da empresa é uma forma de comodidade e também uma garantia de que esses documentos estão protegidos. Porém, quando se trata de reais riscos à documentação de uma empresa é preciso ir além do conteúdo e da confidencialidade das informações, é preciso se preocupar também com a segurança física de toda a papelada.

Boa parte dos escritórios e empresas não conta com medidas mínimas que podem evitar a destruição ou mesmo a deterioração acidental dos seus papéis. Perda de documento, incêndios, insetos, furto e a própria ação do tempo são questões que devem ser pensadas se o objetivo é afastar os riscos aos documentos. Para saber como reconhecer e evitar esses riscos, garantindo uma real segurança a toda documentação da sua empresa, confira!

Tipos de riscos

A documentação de uma empresa deve estar protegida de diferentes tipos de riscos. Além do risco relacionado ao conteúdo do documento, a integridade física dos papéis também deve ser um ponto de preocupação. Abaixo separamos alguns dos principais riscos e como evitá-los.

Incêndios, inundações e umidade

Se o seu escritório pegasse fogo hoje, você teria como salvar seus documentos? Se você respondeu que “sim” baseado no extintor de incêndio que está na escadaria do prédio da sua empresa, é melhor você pensar novamente. Para quem já passou por uma situação de incêndio sabe que, quando se trata de papel, o fogo costuma se alastrar rapidamente. O extintor serve na verdade para apagar o fogo, mas não é capaz de evitar o incêndio. Para quem tem documentos que não podem ser perdidos em uma situação assim, o ideal é providenciar pisos especiais com revestimento anti-incêndio. Também é importante que o material de construção e revestimentos de toda a estrutura da empresa seja não inflamável.

Outra questão importante diz respeito às inundações. Para evitar que o acervo de documentos seja destruído em uma situação de inundação, é fundamental que o arquivo se encontre nos locais mais altos de armários e prateleiras, evitando sempre o contato com a água. Em locais de umidade excessiva, também é necessário providenciar sachês de sílica evitando que os documentos sejam deteriorados.

Furto de informações e extravio

Para a maioria dos empreendedores, o pior inimigo do patrimônio intelectual de uma empresa são seus concorrentes que, naturalmente, estão longe do espaço físico do seu negócio. Por isso, manter todas as informações e dados relevantes dentro da empresa já é o suficiente para deixar toda a documentação segura.

Porém, a verdade é que no dia a dia nenhum empreendedor tem tempo para monitorar o seu arquivo e dificilmente consegue controlar quem teve acesso a um determinado documento. Embora a questão da concorrência seja sim um risco, funcionários mal-intencionados também podem representar a mesma ameaça. Câmeras de segurança, cofres, acesso restrito e um sistema de rastreamento são apenas alguns dos cuidados que devem ser tomados para evitar esse tipo de perigo e, como a empresa também é resultado da ação humana, falhas podem ocorrer.

Deterioração por insetos e pragas

Outra questão que merece atenção quando o tema é segurança é o controle de pragas e insetos. Muitos insetos se alimentam da celulose presente no papel e podem colocar em risco os documentos da sua empresa. Para evitar esse tipo de risco é necessário fazer dedetizações periódicas e o controle de pragas.

O que fazer?

Evitar riscos à documentação requer medidas e, consequentemente, investimentos que nem sempre são baratos. Porém, existem outras formas de garantir uma real segurança aos documentos sem a necessidade de gastar tanto. As empresas de guarda de documentos são empresas especializadas que possuem medidas de segurança específicas garantindo que os documentos fiquem protegidos tanto fisicamente, quando com relação ao seu conteúdo.

Guardar documentos fora da empresa, além de mais barato, pode ser uma grande vantagem em termos de segurança e minimização de riscos.

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