Entenda como a Gestão de Documento pode acelerar o crescimento da empresa

Diante de tanta competitividade no mercado de atuação, a empresa precisa inovar para se sobressair. Os gestores precisam de colaboradores capacitados e envolvidos, desenvolver processos efetivos, lançar novos produtos e serviços, buscar fornecedores e parcerias visando o crescimento.
No início a quantidade de documentos pode ser administrável, mas com o passar do tempo a quantidade de arquivos aumentam e passam a gerar custos de manutenção, ocupam espaço, e tempo de colaboradores que poderiam estar empenhados em outras atividades.

Considerar a terceirização da Guarda de Documentos é uma estratégia coerente no que diz respeito ao custo-benefício.
Melhor aproveitamento dos recursos humanos, ambiente mais organizado e inspiradores.
Como pode perceber, não faltam motivos para considerar a contratação de uma empresa de Guarda de Documentos, independente do tamanho da empresa esse recurso proporcionará mais organização e otimização de tempo para que sua equipe se preocupe apenas com as atividades relacionadas ao negócio.

Serviços Hospitalares e a Gestão de Documentos

Para as unidades de saúde, sejam elas públicas ou privadas, a guarda de documentos é um procedimento extremamente importante. O fluxo de informações diárias é intenso e exige uma política de gestão documental que seja realmente eficaz.
No que diz respeito à pessoa enferma ou ao respectivo responsável, é imprescindível que desde o primeiro contato todos os passos sejam registrados. São essas informações relacionadas a ela que formam um dos documentos mais importantes usados pelo setor: o prontuário do paciente.
Considerando a quantidade e a relevância desses dados, será que a melhor solução é realmente armazená-las dentro da própria unidade? Organizá-las e acomodá-las da maneira correta demanda tempo, espaço e principalmente funcionários disponíveis para realizar a tarefa.

Por que a guarda de documentos é importante para os hospitais?

Além de guardar dados valiosos sobre cada paciente que se consulta na instituição, os arquivos devem conter os principais dados sobre a equipe médica e outros colaboradores. Isso sem mencionar os papeis que permeiam a rotina administrativa de cada hospital.
São inúmeros os benefícios que uma estratégia bem implementada de guarda de documentos pode trazer para as unidades de saúde. Isso porque zelar pela informação, do momento em que ela é gerada até o seu destino final, influencia diretamente no funcionamento da instituição.
Veja quais são as principais vantagens que uma boa política de gestão documental é capaz de trazer para um hospital:
1. Otimiza o fluxo de informações, promovendo a melhoria do funcionamento administrativo da unidade de saúde.
Quando as informações estão organizadas e classificadas do modo correto, encontrar o que é preciso se torna muito mais fácil e rápido. A falta de critérios no arquivamento de documentos leva a atrasos no atendimento e até mesmo à perda permanente de dados.
2. Evita a criação de documentos em excesso sem necessidade.
Quando não existe um controle sobre a produção e a organização desses documentos, um único paciente pode possuir diversos prontuários. Dessa maneira, informações relevantes acabam ficando para trás, prejudicando o atendimento.
3. Permite o aprimoramento na prestação de assistência médica.
A partir do prontuário, a equipe médica toma conhecimento do histórico do paciente. Isso estabelece um quadro muito mais claro sobre o seu estado de saúde, os diagnósticos e as medidas terapêuticas tomadas anteriormente.
4. Protege e preserva o prontuário do paciente de forma ideal.
De acordo com o CONARQ, o prontuário é um documento único de caráter legal, sigiloso e científico, que assegura a clara comunicação entre os profissionais e a continuidade correta da assistência médica.
5. Possibilita o desenvolvimento das pesquisas científicas na área da saúde.
Os registros detalhados das atividades médicas permitem que pesquisadores identifiquem novas patologias, reações a medicamentos, medidas terapêuticas, entre outros. Assim, é possível aplicar descobertas a estudos já existentes ou dar início a pesquisas inéditas.
Por mais que as unidades de saúde passem frequentemente por auditoria, é importante lembrar que a falta de uma boa gestão de documentos pode acarretar consequências graves. Impedir a aplicação de determinado tratamento, por exemplo.
Sendo assim, é essencial que uma estratégia eficiente seja discutida e estabelecida. Ainda mais conhecendo todos os benefícios que somente uma guarda de documentos bem elaborada é capaz de oferecer para o espaço hospitalar.
Guarda de documentos: você conhece a teoria das três idades?
Já que estamos falando de elaborar uma estratégia de guarda de documentos que seja realmente eficaz, é importante que você conheça a teoria das três idades. Essa teoria pode ser aplicada em qualquer ambiente, mas aqui vamos falar especificamente das unidades de atendimento hospitalar.
Basicamente, as três idades – também conhecido como ciclo vital dos documentos — que devem ser respeitadas ao organizar, classificar e arquivar documentos são:
• Corrente – informações que precisam ser consultadas frequentemente, normalmente são mantidas junto à unidade de produção.
• Intermediária – informações de consulta esporádica, sem a necessidade de permanência na unidade de produção.
• Permanente – informações com valor social, histórico e científico, que não podem ser descartadas e devem estar disponíveis para consulta, quando necessário for, de pacientes, médicos, pesquisadores e afins.
Elas se referem principalmente ao uso que está sendo feito, naquele momento, do documento em questão. Desse modo, deve haver uma comissão apta a analisar os arquivos e definir a temporalidade e a destinação de cada um deles.
E por que contratar um serviço de guarda de documentos?
As unidades de saúde nem sempre dispõem de um ambiente seguro e com a climatização adequada para o armazenamento correto desses documentos, o que pode acarretar perda permanente desses dados.

Como descartar documentos vencidos

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Pois, é preciso uma organização efetiva para garantir que não haja desperdício de espaço com papelada inútil.

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Deve-se primar pela economia de espaço e garantir que não haja papelada inútil.

Com as prioridades do dia-a-dia é muito comum não percebermos o tempo passar. Além disso, com a rotatividade dos profissionais pelos departamentos, a função do descarte pode ser facilmente esquecida.

É importante estar atento aos prazos exigidos. (Veja o post que falamos sobre o assunto)

Chegou a hora de eliminar? É importante tomar muito cuidado, para que informações sigilosas não caiam em mãos erradas, causando transtornos a empresa responsável. Conte sempre com o auxílio de uma fragmentadora.
Empresas especializadas na Guarda de Documentos, possuem processos de descartes apropriados.

Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.

Conheça as vantagens da guarda de documentos para o RH terceirizado

Se existe um departamento no mundo corporativo que sabe a importância da guarda de documentos é o de Recursos Humanos. Chamado pelos mais íntimos de RH, o setor é responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa.
Ainda que o vínculo entre os dois se estabeleça no momento da contratação, ele não termina quando o funcionário pede demissão ou é mandado embora. Isso porque o RH precisa manter esses arquivos armazenados durante um período, que pode ser curto ou longo.
Obviamente, a regra também vale para as empresas de RH terceirizado. Nesse caso, a gestão de documentos se faz ainda mais complexa. Afinal, o fluxo de documentos é bem maior que em um departamento de RH interno, mesmo que se trate de uma empresa de grande porte.
A terceirização do RH, inclusive, é uma alternativa que atraem cada dia mais gestores. Essas empresas especializadas em departamento pessoal prezam pelo profissionalismo, recorrendo, muitas vezes, a serviços de guarda de documentos para garantir a boa reputação.
Veja como elas se beneficiam e entenda porque elas preferem contratar essa espécie de  serviço!
Benefícios do serviço de guarda de documentos para RH terceirizado
As vantagens que uma empresa de RH terceirizada pode obter de um serviço de guarda de documentos são inúmeras. Isso vale tanto para o ambiente interno, entre os próprios colaboradores, quanto para o ambiente externo, ou as empresas que atende.
Organizar, guardar e preservar de forma correta os documentos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores de uma empresa é imprescindível. Conheça os três principais benefícios que esse tipo de serviço pode oferecer para uma empresa de RH:
• Aumento da produtividade
Esse é, sem dúvida, um dos principais benefícios obtidos após contratar o serviço de guarda de documentos. Isso porque os colaboradores passam a dispor de mais tempo para realizar outras tarefas.
Se antes a empresa precisava que parte dos funcionários se dedicasse ao arquivamento e à preservação desses documentos, essa função passa a ser exercida por outras pessoas. Assim, elas ficam livres para se dedicar a tópicos mais importantes.
Isso sem mencionar o tempo poupado na busca por documentos que estão armazenados há muito tempo. Com um serviço especializado, esses dados são informatizados. Ou seja, o documento solicitado é localizado rapidamente.
• Documentos em segurança
Outra grande vantagem de contar com um serviço especializado em guarda de documentos é a tranquilidade em saber que os arquivos estão em segurança. Quando essa gestão é feita internamente, sem um controle criterioso, existe o risco de dados importantes se perderem.
Vale frisar que cada um desses documentos manipulados pelo RH possui um prazo específico de armazenamento. Sendo assim, eles não podem ser descartados a qualquer tempo. O tempo varia de acordo com o tipo: de 3 anos à guarda permanente.
Esse tempo de armazenamento é estipulado por lei e fiscalizado por órgãos competentes. Portanto, é essencial que ele seja respeitado pela empresa de RH responsável. Além disso, a guarda desses documentos evita complicações futuras!
• Espaço disponível
Quanto maior o fluxo de documentos, mais espaço físico a empresa precisa disponibilizar para a sua armazenagem correta. No entanto, a maior parte das organizações não dispõe de um ambiente amplo o suficiente apenas para guardar arquivos, certo?
Ainda que exista uma sala suficientemente grande para acomodar esses documentos, é muito mais conveniente usá-la para outras atividades. Além disso, essas informações não podem ser armazenadas em qualquer lugar. Precisam de um local apropriado, com a climatização correta.
As empresas especializadas em guarda de documentos já possuem a infraestrutura necessária para acomodar esses dados. Eles são acondicionados em caixas, que depois vão para as prateleiras com os respectivos códigos de identificação, respeitando as condições ideais.
Digitalização e descarte de documentos de RH terceirizado
Normalmente, as empresas especializadas em guarda de documentos oferecem serviços adicionais. Quando for escolher alguém para executar essa tarefa, é importante verificar se o atendimento é 360 graus.
Mas o que isso significa? Vamos supor que você selecionou uma empresa para armazenar os seus documentos. Tudo bem até aí! Porém, dali a aproximadamente 5 anos, uma parte desses arquivos precisarão ser descartados.
Não parece muito prático retirar os documentos de lá e enviar para outro local que faça o descarte correto, certo? Por isso, a dica aqui é procurar uma empresa que contemple diversos serviços relacionados. Por exemplo:
• Guarda de documentos (caixas e mídias)
• Digitalização de documentos
• Armazenagem na web
• Organização documental
• Destruição de documentos
Dessa maneira, é possível realizar tudo o que uma empresa precisa em um só lugar. O serviço especializado de guarda de documentos pode ser extremamente vantajoso para uma empresa de RH terceirizada.

Gestão de Documentos na Área da Saúde

A saúde é uma das áreas que requer mais organização e controle quando o assunto é documento, isso porque todas as informações desses documentos são importantes e tem uma proteção ética por trás.

Assim, toda clínica e hospital precisam de agilidade na hora de buscar por esses documentos, além de saber os meios de como guarda-los. O Conselho Federal de Medicina prevê que os prontuários em papel devem ser guardados por no mínimo 20 anos, já os prontuários eletrônicos devem ser guardados permanentemente.

Ou seja, estamos lidando com uma questão bem séria e que exige determinados cuidados na hora do armazenamento e da recuperação.

A gestão de documentos

Com a chegada da tecnologia muita coisa mudou na forma de trabalho, e isso também inclui a área da saúde, os documentos podem ser todos atualizados e arquivados através de sistemas, assim poupando papel e economizando espaço.

Outra forma que a tecnologia ajudou a área da saúde foi através da digitalização de documentos, graças a isso diversos setores de hospitais conseguem buscar com maior qualidade e agilidade as informações dos pacientes. Assim através da internet até os convênios médicos conseguem ter acesso aquela informação, por exemplo.

Nesse caso é preciso ter alguns cuidados já que mais uma vez devemos ressaltar que estamos lidando com documentos confidenciais, por isso ao realizar a digitalização é muito importante estar atento aos dados do paciente, atualmente a mistura da tecnologia com a questão do sigilo dos documentos tem sido algo que gera preocupação dentro da área médica no geral.

Como a tecnologia avança de forma muito rápida a fim de atender as nossas necessidades todos os dias têm surgido diversos serviços voltados para a área da saúde, para que o armazenamento e as informações possam ser rapidamente acessadas e protegidas.

Por isso a gestão de documentos na área da saúde por meio eletrônico já é uma realidade, e está devidamente estabelecida dentro das leis federais. Esse arquivamento tem como objetivo registrar o prontuário e todas as informações dos pacientes, como citamos anteriormente diminuindo papéis e espaço.
Softwares que podem auxiliar na gestão de documentos na área da saúde.
Conheça agora algumas ferramentas de gestão eletrônica que o seu hospital / consultório pode adotar para o armazenamento de registros de forma ética e prática.
Software GED
GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é um software que vai auxiliar na gestão tanto dos arquivos impressos quanto dos arquivos digitais. Além disso, é possível também armazenar eletronicamente os registros e disponibilizar na web por meio de uma rede segura.

Gestão de documentos na área da saúde
– Menor circulação dos documentos entre pessoas e locais físicos;
– Redução de mão de obra, otimizando os custos;
– Armazenamento mais seguro e protegido;
– Acesso instantâneo através de computadores ou dispositivos móveis.
Lembrando que há empresas especializadas em organizar e otimizar todos os arquivos que estão em papéis, tanto digitais quanto manuscritos.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de documentos na área da saúde continue em nosso site e leia mais artigos!

Vantagens de Implantar o BPO

Sabia que o BPO é uma das estratégias que vem ganhando cada vez mais o seu espaço no mercado por ser mundialmente conhecida?

Conhecer melhor sobre esse processo e sobre os benefícios em utilizar essa estratégia é muito importante, por isso o nosso artigo de hoje vai esclarecer tudo isso para você. Confira.

O que é o BPO?

BPO é a sigla para a palavra em inglês de “Business Process Outsourcing” essa expressão pode ser traduzida como uma terceirização dentro dos processos de negócios.

Na prática, seria a contratação de empresas especializadas para a realização de diversas tarefas que não estão diretamente ligadas com o seu negócio, mas mesmo assim são essenciais para que tudo funciona da forma correta.

O BPO  em Gestão de Documentos é uma área que as empresas estão investindo muito pois, cada dia tem se tornado mais necessário a otimização de todos os documentos. Os serviços terceirizados são os grandes responsáveis pela implementação dessas tarefas.

Quais as vantagens do BPO?

Agora que você já conhece melhor como funciona o BPO está na hora de conhecer algumas de suas vantagens.

O BPO pode trazer diversas transformações e mudanças para lá de positivas dentro da empresa, há diversos estudos que associam cada vez a contratação dos profissionais terceirizados como algo extremamente positivo.

Através do BPO acontece:

A otimização do tempo

A primeira grande vantagem da contratação do BPO é o tempo ganho dentro da sua empresa, tempo que vai ser aproveitando diretamente ao seu ramo. Quando você terceiriza um serviço automaticamente os seus funcionários vão ter mais tempo para outras tarefas.

Além disso, encher os funcionários de tarefas os faz serem menos produtivos, mais estressados, piorando assim todo o clima da organização. Com a contratação de serviços terceirizados os seus funcionários podem se sentir mais livre, aumentando o seu desempenho nas tarefas que lhe foram atribuídas.

Resumindo, o tempo que você economiza com seus funcionários nas atividades indiretas do seu produto final, faz com que a qualidade do seu trabalho final seja melhor.

Redução de custos

Outra coisa que toda empresa gosta e que o BPO oferece é a redução de custos. A redução acontece por diversos motivos, há diminuição no tempo gasto na realização de tarefas e você reduz os encargos trabalhistas, já que tem que contratar menos mão de obra.

Maior flexibilidade

O BPO oferece um processo mais flexível tanto nos processos realizados internamente quanto nos serviços oferecidos. Isso acontece porque o BPO proporciona a redução dos processos internos, oferecendo maiores opções para a empresa se organizar de maneira estratégica. Além isso o BPO vai permitir que a sua empresa se adapte mais rapidamente as novas exigências feitas pelo cliente e pelo mercado.

Melhor aproveitamento do espaço

Como muitas tarefas começam a ser realizadas no espaço das empresas terceirizadas que você contratou a sua empresa acaba ficando com mais espaço, isso é benéfico porque pode ser utilizado para a realização de outras funções, além de reduzir despesas.

Experiência com as tarefas

Os profissionais terceirizados por aquela empresa já são altamente capacitados e especializados no ramo, assim eles vão ter uma maior facilidade para lidar com aquelas tarefas, entregando um trabalho com maior qualidade e rapidez.

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Guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo

Chega de entulhar caixas com documentos em tudo quanto é lado a gestão de documentos pode parecer um sonho para muitas empresas brasileiras, mas é cada vez mais possível fazer uma guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo, quer saber como? Então confira o nosso artigo de hoje.

Guarda de documentos

A guarda de documentos é uma parte muito importante da empresa, isso porque se os documentos forem arquivados de forma inadequada a empresa pode sofrer prejuízos financeiros, dentre outras punições. Além disso, há uma enorme falta de tempo, por vezes os gestores passam horas procurando informações que estão arquivadas de forma desorganizada, ou em locais que não deveriam estar.

Parece besteira, mas todo esse tempo perdido pode otimizar o trabalho, e gerar mais lucros para a empresa ao final de um mês e de um ano. O ideal é que os documentos sejam encontrados com rapidez, e que sigam todas as normas exigidas. Para que isso aconteça você pode organizar melhor o seu ambiente.

Organização do ambiente corporativo

Para começar a organizar o ambiente corporativo afim da gestão de documentos trazer benefícios para sua empresa você pode,

Definir um local adequado

Tanto para os arquivos físicos quanto para os arquivos digitais o primeiro passo a ser tomado para manter a organização do ambiente corporativo, é escolher onde esses documentos serão guardados.

Isso faz com que as pessoas já saibam diretamente onde procurar, não precisando passar de sala em sala atrás de um arquivo. Além de definir o local onde todos os arquivos vão ficar é necessário garantir que todos os documentos retornem sempre para o seu devido lugar, para isso é necessário contar com a colaboração de todos da equipe, e separar um tempo dar uma conferida se as coisas estão em ordem, assim não se deixa acumular futuras bagunças.

Faça uso de um arquivo suspenso

Sabe aqueles documentos que precisam ser guardados fisicamente? Adote o sistema de arquivos suspensos pra eles. Isso porque esse sistema proporciona uma facilidade enorme para que os documentos sejam encontrados, mesmo esses documentos estando perto de outros parecidos.

Isso é possível porque é feito um agrupamento por pastas e assuntos, assim evita a ação de ficar abrindo pastas para saber se tal documento está lá dentro. Eles costumam oferecer maior praticidade do que pastas, que precisam ser abertas para conferir o que tem dentro.

Digitalização dos documentos

Usar a tecnologia ao nosso favor é uma boa ideia na hora de organizar documentos, isso evita que eles fiquem danificados, além de serem transportados com maior segurança, além disso, você pode duplicar os documentos se for necessário.

Sempre há alguns documentos que precisam estar em formato físico, mas para o resto digitalize, além de economizar espaço dentro da sua empresa, você vai economizar tempo, já que uma busca por documentos dentro de pastas de um computador costuma ser bem mais prática.

Organização das pastas

Na hora de agrupar os documentos a forma ideal é sabermos o melhor modo de fazermos isso. Por exemplo, separe os documentos por temas, como ‘’financeiro’’ ‘’recursos humanos’’ ‘’vendas’’ e assim vai indo. Dentro dessas pastas maiores faça divisões para ficar mais organizado ainda, por exemplo, dentro da pasta financeiro crie outras pastas com orçamentos, impostos, contratos, etc.

O ideal é você conseguir uma pasta para cada assunto, evitando colocar uma pasta de ‘’outros’’ essas pastas começam com pouco, e quando vemos já tem todo o tipo de documento por lá. Por isso nomear cada coisa é muito importante na hora de organizarmos o ambiente corporativo.

Armazene os documentos em nuvens

Mais uma vez a tecnologia pode dar um grande apoio na hora da organização de documentos. Isso porque os documentos podem ser organizados e guardados em uma nuvem, assim além de poupar dinheiro você evita preocupação, já que os documentos estão mais seguros por lá.

Indique a data de descarte dos documentos

Todo documento possui uma data de validade que deve ser respeitada, e para facilitar que sejam descartados no momento certo o ideal é na hora de guardar os documentos já colocar sua data de validade.
Assim naquela famosa faxina você não vai perder tempo olhando esses detalhes.

Considere terceirizar a Guarda de Documentos

Uma empresa de guarda de documentos disponibiliza profissionais qualificados para a organização necessária, tecnologia e segurança. Facilitando a rotina da empresa, deixando os profissionais focados nas atividades principais do segmento.

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Como melhorar a Gestão documental em Instituição de Ensino?

A guarda documental é um procedimento extremamente importante dentro das instituições de ensino. Seja qual foi o foco da instituição, o fluxo de documentos é sempre intenso e demanda uma atenção especial do início ao fim.
Quando falamos sobre a organização e o armazenamento dessas informações, estamos nos referindo à gestão de documentos. Afinal, qual é a importância de um controle efetivo desse tipo de material em uma escola ou universidade, por exemplo?
Em uma instituição de grande porte, o volume de documentos recebidos e emitidos é altamente expressivo. No entanto, mesmo os estabelecimentos menores devem se preocupar em qual será o destino dado a esses arquivos.
Existe uma série de leis, resoluções e regulamentos que deve ser obedecida na maioria dos casos. Elas determinam desde o período que determinados documentos precisam ser armazenados até a forma correta de eliminá-los, quando preciso.
Se a sua instituição não possui um sistema estabelecido ou ele já não atende de forma satisfatória às suas necessidades, uma empresa especializada em guarda de documentos podem ser uma boa solução. Descubra mais sobre o assunto nesse post!
Quais documentos uma instituição de ensino deve armazenar?
Para que uma instituição de ensino funcione corretamente, é imprescindível que o acervo de documentos possa ser facilmente acessado. Estabelecer critérios para essa organização, como a separação por espécies e tipos documentais, é essencial.
Dessa forma, sempre que se fizer necessária a consulta ou a remissão de algum, desses registros, ele poderá ser encontrado com rapidez. É fato, no entanto, que nem todas as instituições dispõem de espaço físico suficiente para guardar tantos documentos!
Vamos partir da ideia de que uma escola ou universidade precisa dividir seus arquivos em pelo menos quatro categorias mais amplas:
• Discentes (ou alunos)
• Docentes (ou quadro pedagógico)
• Colaboradores (não-associados ao processo educacional em si)
• Institucionais (administrativos, jurídicos e históricos)
Observando em um primeiro momento, parece simples, mas esse poço é um pouco mais fundo do que aparenta. Para cada uma delas, a instituição certamente terá arquivos ativos e passivos. Se você não é familiarizado com os termos, vamos explicar!
Ativos são os documentos que pertencem a alunos regularmente matriculados ou professores em exercício da função. Já os passivos se referem às pessoas que passaram pela unidade educacional, mas não se encontram mais lá, como ex-funcionários.
Além disso, cada uma delas será subdividida em tópicos diversos. No caso dos discentes, os documentos abrangem desde o requerimento de matrícula até o histórico escolar, incluindo atestados, solicitações, comunicados, etc.
Confira alguns documentos que devem ser armazenados pela instituição de ensino, de acordo com o Portal Educação:
1. Registros permanentes: abrange assentamentos de discentes (solicitação de matrícula, documentos pessoais, atestados médicos e solicitações de dispensa de exercícios físicos, boletins e histórico escolar, etc.), assentamentos de docentes e outros colaboradores (documentos pessoais, currículo e comprovantes de formação), regimentos com planos de curso e planos escolares, quadros curriculares, entre outros.
2. Correspondências, fazendo a inclusão de cartas, ofícios, requerimentos, propostas e outras, durante o período de 4 anos.
3. Comunicados, memorandos, avisos, circulares e tudo que tange a comunicação interna, durante o período de 2 anos.
Esses documentos devem ser adequadamente armazenados para que possam ser consultados com facilidade sempre que preciso. Mas se a instituição de ensino não possuir a estrutura necessária ou um sistema eficiente de gestão documental?
Vantagens da guarda de documentos para instituições de ensino
O processo de separação de documentos por espécies e tipo é muito trabalhoso. Principalmente se você estiver dando os primeiros passos nessa direção. É importante que a organização se faça em conformidade com as necessidades da instituição.
As condições de armazenamento também são essenciais para a preservação desses documentos. Se não forem adequadas, elas podem ocasionar danos permanentes, como a perda irreversível de informação.
Não seria melhor então considerar uma empresa de confiança para coletar e armazenar esses documentos com segurança? Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, veja as vantagens que ele pode proporcionar para a sua instituição de ensino:
• Liberação de espaço físico
Com esse serviço, não é necessário ter um espaço físico disponível para armazenar os documentos. Você pode aproveitar o ambiente de outras formas!
• Organização informatizada
A organização é feita de forma sistemática, facilitando o mapeamento, a identificação e a localização dos documentos que estão guardados.
• Condições de conservação
As empresas de guarda de documentos são especializadas nesse serviço e sabem quais são as condições ideais de conservação.
• Sistema de coleta
Os documentos da instituição de ensino são coletados pela empresa e levados com segurança para o galpão, onde são registrados e armazenados corretamente.
Com esse serviço, você elimina de vez as preocupações com a organização, a conservação e a segurança dos documentos da sua instituição. Gostou? Deixe a sua opinião aqui nos comentários!

Gestão Documental e a Auditoria Empresarial

Auditoria é a análise minuciosa de todos os processos e atividades de uma empresa. O objetivo é conferir se está tudo de acordo com o planejado. Pode ser classificado como auditoria externa ou interna.
A auditoria interna é feita por um membro da equipe que pode ter a função de auditor ou ser designado a isso. A auditoria externa é feita por uma empresa ou profissional independente, contratado para um projeto específico.
A auditória tem o papel de minimizar os riscos pois, sempre há erros cometidos em algum processo, que poderão ser corrigidos através da auditoria.
A área contábil e fiscal são as mais impactadas no que diz respeito a erros pois, as multas por não recolhimento de tributos ou atrasos podem gerar prejuízos a instituição.
Ao contrário do que muitos pensam, a auditória não serve apenas para apontar problemas. Ela pode ser utilizada como estratégia e uma base de crescimento, ou instrumento para mudanças positivas!
É importante utilizar a ferramenta de auditoria com frequência e não apenas em situações críticas. Visando a evolução contínua da empresa.
Para que a auditoria seja um sucesso é preciso ter nas mãos todas as informações, documentos e demais registros. O auditor apresenta os resultados e pontua possíveis correções. A gestão de documentos é um forte aliado no bom desempenho da auditoria.

Melhores localizações

Quando se fala em grandes centros urbanos, não há como não pensar em São Paulo. No Brasil, a cidade é considerada a capital financeira do país e, em 2018, foi considerada a economia mais sólida de todo o território nacional, representando 34% do PIB estadual.
A representatividade que a metrópole possui no cenário brasileiro e a influência que ela exerce sobre a América Latina atrai pequenos, médios e grandes empresários, além de inúmeras pessoas que estão em busca de novas oportunidades.
Dito isso, faz total sentido que a capital paulista lidere, há anos, o ranking de cidade mais populosa do país. Contudo, o crescimento contínuo da metrópole, evidentemente, gera consequências e cria, dia após dia, novas necessidades.
Entre elas, talvez duas das mais importantes atualmente, a otimização da mobilidade e do aproveitamento de espaços físicos são pontos discutidos frequentemente. Para que os avanços não cessem, é essencial que medidas sejam tomadas diariamente.
Tanto o governo, quanto as instituições privadas, podem exercer esse papel. Foi analisando as novas demandas da sociedade e as tendências que se desenhavam no mercado que a Boomerang File nasceu em São Paulo, atendendo todo o território estadual.
Descubra quais são as melhores localizações para que você e a sua empresa possam usufruir dos serviços prestados!
Quais são as melhores localizações?
Os serviços de guarda, digitalização e organização de documentos, além do BPO – Business Process Outsourcing, abrangem todo o estado de São Paulo, ou seja, você não precisa estar na capital para desfrutar das vantagens que oferecemos para você ou para a sua empresa.
Visando a excelência no atendimento, a eficiência dos serviços, a agilidade no tráfego e a segurança do início ao fim no processo de gestão de informações, a Boomerang File conta hoje em dia com três unidades em atividade no território nacional, sendo elas:
• São Paulo/SP (Capital)
Localizado no bairro nobre do Pacaembu, nosso escritório central está instalado em um ponto estratégico da cidade, próximo às zonas oeste e central. A Avenida Pacaembu, onde se encontra atualmente, à Barra Funda, à Marginal Tietê e à Avenida Paulista.
• Osasco/SP
Situado na região metropolitana de São Paulo, o município de Osasco fica a aproximadamente 40 minutos da sede. Lá se encontra um dos modernos galpões de armazenamento, guarda e gestão de documentos, com os mais avançados e seguros equipamentos de segurança.
• São Roque/SP
A terceira unidade da Boomerang File localiza-se no município de São Roque, cerca de 1 hora e 20 minutos do escritório central instalado no Pacaembu. Assim como a unidade de Osasco, o galpão é completamente equipado para manter os seus documentos seguros e protegidos de qualquer eventualidade.
Se a rotina da sua empresa exige que você tenha acesso a documentos impressos com frequência e agilidade, é importante considerar as informações de localização. Nesse caso, situar-se próximo ou dentro de um dos municípios pode apresentar benefícios adicionais.
É essencial reforçar que valorizamos a máxima comodidade e satisfação do cliente com os serviços prestados. Por isso, além de atuarmos com profissionais extremamente capacitados, oferecemos soluções práticas para o seu dia a dia, independentemente da distância.
Além de manter os arquivos armazenados, a sua empresa pode optar pela digitalização dos documentos. Dessa forma, sempre que houver necessidade de consulta, mas não se configurar necessário tê-lo em mãos, isso pode ser feito com agilidade e sem complicações.
Outra facilidade oferecida pela Boomerang File é o Sistema de Leva e Traz, que consiste em coletar os documentos no endereço da empresa e transportá-los até o local de armazenamento, bem como o trajeto inverso, retirando os arquivos do local de armazenamento e transportando novamente para a sua empresa sempre que preciso.

Soluções na medida certa!

A dinamicidade da vida moderna requer cada vez mais a implementação de soluções práticas para que você e a sua empresa alcance o melhor rendimento ao final de cada dia. O mercado conta com uma vasta oferta de serviços, mas identificar aquele que vai se encaixar perfeitamente às suas necessidades podem demandar uma longa e detalhada pesquisa.
Para quem procura otimizar o tempo e incorporar mais praticidade às atividades cotidianas, a busca por um serviço que atenda a todos os requisitos essenciais sem se distanciar da realidade da sua organização não parece muito prática, certo? É por isso que encontrar serviços competentes, habilitados para atender organizações de qualquer porte é tão importante.
Pode não parecer uma escolha tão fundamental em um primeiro olhar, mas imagine a seguinte situação: o seu negócio está dando os primeiros passos e você encontra um serviço competente que atende apresenta soluções perfeitas para empresas de pequeno porte, mas o tempo passa, a sua empresa cresce e infelizmente, ele não consegue mais atendê-lo.
Em outro panorama, o contrário também pode acontecer: você administra uma empresa de grande porte e recebe recomendações extraordinárias de um serviço que a sua organização precisa para ganhar agilidade, produtividade e resultados mais representativos, porém, ele atende somente empresas de menor porte ou vice-versa.
Os serviços que se preocupam em atender às empresas de pequeno, médio e grande porte, estão conectados com as novas demandas e necessidades da sociedade moderna. Pensando nisso, criam planos e condições adequados para a realidade de cada organização e assim se mantêm à frente no mercado. É o caso da Boomerang File. Descubra qual é a melhor para você!
Qual é a solução na medida certa para a sua empresa?
O profissional que vivência o cotidiano de uma empresa, semana após semana, conhece a fundo os pontos que podem ser melhorados para que o desempenho e a produtividade alcancem o nível máximo. Todos desejam os melhores resultados, desde o profissional autônomo, que atua por conta própria, ao profissional que conta com uma gigantesca equipe.
A proposta da Boomerang File vai muito além de cuidar para que os documentos da empresa estejam catalogados e armazenados em segurança. Credibilidade, praticidade, comodidade e eficiência são valores levados extremamente a sério pela organização na prestação dessa categoria de serviço. Quanto mais personalizado para a sua organização, mais eficaz ele é.
Logo a seguir apresentamos sugestões de qual pode ser o melhor plano e condição para cada empresa, ou seja, conforme o porte de cada negócio. Você, no entanto, é que deve listar os obstáculos que surgem diariamente no ambiente de trabalho e avaliar qual é a melhor alternativa para o seu caso!
• Pequeno porte
Se você é um profissional autônomo ou administra uma empresa com poucos colaboradores, tem a vantagem de poder optar por planos mais econômicos, que são suficientes para o fluxo de trabalho que se apresenta.
No plano Light, por exemplo, a taxa de implementação do sistema é a mais em conta, assim como a mensalidade. Alguns dos serviços, inclusive, se assemelham ao plano Top, como o suporte online e o número de fretes incluso.
• Médio porte
A tendência de uma organização é crescer. Com o tempo, novas demandas surgem ao passo que a equipe de profissionais aumenta e a quantidade de tarefas e objetivos a serem cumpridos cresce a cada dia.
Em um caso como esse, a expansão do escritório torna-se inevitável, visto que é necessário acomodar mais colaboradores. O plano Pró possibilita que uma considerável quantidade de documentos – inclui 100 caixas box! — desocupe o espaço físico que você tanto precisa.
• Grande porte
Quando uma empresa se expande e consolida a sua posição no mercado, a otimização do tempo, dos procedimentos e das incumbências gerais torna-se uma prioridade. É imprescindível salvar energia para superar obstáculos e concretizar novas ideias.
Para uma grande equipe, soluções práticas fazem toda a diferença no dia a dia. O plano Top, nesse caso, é o mais indicado. Com mais facilidades, como o login por até três usuários, ele permite que um volume maior de documentos seja armazenado, já que são 200 caixas box.
Na dúvida sobre qual é o plano mais adequado às suas necessidades? Precisa de mais do que o plano Top pode oferecer? A Boomerang File possui consultores que podem auxiliar nesse momento de decisão. Qual você pensa que é a solução na medida certa para você?

Conheça as comodidades do Sistema Leva e Traz

Se você vive um cotidiano repleto de compromissos a serem atendidos, como a larga maioria das pessoas do mundo moderno, sabe como a otimização de tempo tem se tornado cada vez mais importante. Essa é uma das principais comodidades do Sistema Leva e Traz.
Já imaginou como interromper determinada atividade para a realização de outra pode afetar o ritmo de um trabalho e refletir de forma negativa no desempenho geral de um colaborador? A probabilidade, nesse cenário, o resultado não sair como se espera é alta, não é?
No ambiente interno de uma empresa, produtividade e sucesso estão fortemente atrelados. Como o Sistema Leva e Traz pode contribuir para o funcionamento do seu negócio e o rendimento da sua equipe? É possível existir realmente uma relação entre eles?
A resposta é: sim! Essa relação não só existe, como pode ser rapidamente percebida e comprovada, seja uma organização de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.
Conheça mais sobre as comodidades do Sistema Leva e Traz e descubra como aproveitar ao máximo todas as vantagens que ele oferece para você e para a sua companhia, independentemente do tamanho.

Sistema Leva e Traz: uma solução prática para o dia a dia
Como funciona o Sistema Leva e Traz? É muito simples! Contratado o serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.
Contate-nos e entenda como a Boomerang File pode ajudar sua empresa nessa logística.

O que é Gestão de Documentos Remota?

Com o avanço da Tecnologia, criaram-se diversas formas de automação e facilidades no dia-a-dia das pessoas e nas suas rotinas de trabalho. Além disso, as empresas tiveram que se adaptar as atualizações e tendências.
A gestão de documentos remota é o acesso aos arquivos a distância, o gestor pode pesquisar os documentos arquivados em um provedor de qualquer lugar do mundo. Através de um sistema todo o processo acontece de forma rápida e segura.
O software auxilia nas pesquisas, encontrando rapidamente o tema pesquisado mesmo entre milhares de arquivos.
Da mesma forma os novos arquivos também podem ser armazenados em um único lugar e o upload feito de qualquer lugar do mundo. Bastando o usuário ter acesso a internet, usuário e senha do sistema contratado.
Vantagens da Gestão Remota
– Não há deslocamento
– Agilidade em encontrar os arquivos
– Redução de custos com equipamentos
– Facilidade no compartilhamento da informação
Saiba como a Boomerang File pode auxiliar sua equipe com a Gestão de Documentos Remota. Clique aqui e saiba mais.

GED – Tudo o que você precisa saber!

Hoje em dia, o bem maior de uma empresa é a informação. Com ela é possível criar produtos, prospectar ou se relacionar com clientes, vender soluções, se atualizar, etc. Sabendo disso, foi criado todo um sistema para manipulação e administração da informação, chamada Tecnologia da Informação, que hoje está presente em praticamente tudo no mundo. Dentro da T.I. (Tecnologia da Informação) existem diversos sistemas para tal administração da informação, uma delas é conhecida como GED.

A GED, conhecida como Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema e ou módulo da T.I, para manipulação ou administração geral dos documentos de uma empresa, controlando o armazenamento, compartilhamento, protegendo-os, facilitando o acesso para pessoas autorizadas, facilitando a recuperação dos documentos em caso de perda/falhas, entre outros recursos. Estes documentos não necessariamente sejam apenas digitais, como planilhas eletrônicas, arquivos de texto, som/áudio, vídeo e etc, mas também arquivos em papel, imagens físicas, por exemplo. Porém, a grande vantagem do uso da GED é exatamente facilitar o acesso a essas informações, independente de seu tipo.
A GED pode ser dividida em alguns processos/tecnologias, cada uma com sua função:
• Capture – Processo de captação de documentos, formulários, transformando em informações legíveis, confiáveis e recuperáveis para quem necessitar.
• Document Image (ID) – É o processo de digitalização dos documentos físicos, podendo ser feito através de scanners, maquina digital ou qualquer outra ferramenta de digitalização.
• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – Um dos principais processos da GED, este processo é responsável por gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, recuperação dos documentos eletrônicos.
• Workflow / BPM – Tecnologia que gerencia os processos da empresa, dando garantia que as tarefas serão executadas no tempo planejado e pelas pessoas certas, organizando as tarefas, os prazos, documentos. Pode-se citar como exemplo desta etapa, um CRM.
• COLD/ERM – Esta tecnologia permite gerar relatórios e gerenciá-los na forma digital, criando anotações nestes relatórios, sem alterar sua forma original.
• Forms Processing (processamento de formulários) – É o processo que retira as informações em papel e converte para forma textual, podendo ser salvas em arquivos digitais, como: DOC, DOCX e TXT,  por exemplo. Dessa forma, automatiza o processo de digitação manual, otimizando este tempo na empresa.
• Records and Information Management (RIM) – É o processo que administra toda a vida útil do documento, desde sua criação, manutenção, uso, até o processo de descarte do mesmo, com um controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Documentos digitalizados podem ser descartados?

A tecnologia é uma grande aliada no meio corporativo e os documentos tendem a crescer ainda mais nos próximos anos.

A dúvida de muitos departamentos são o que fazer com os documentos físicos após a geração dos documentos digitais.

Como já falamos em outro post, existe diferença entre documentos digitais e os digitalizados (sem valor legal).
É aconselhável guardar os documentos físicos mesmo com a digitalização, garantindo a veracidade dos mesmos.

Para eliminar de vez o arquivo físico, é preciso fazer a microfilmagem com a digitalização, só assim os documentos passam a ter legalidade jurídica conforme a lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Documentos temporários podem ser descartados, desde que respeitem os procedimentos que garantem a autenticidade, conforme o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014.
Os documentos físicos podem ser descartados por incineração, destruição mecânica ou outro procedimento que garanta a desintegração.

Formas de diminuir o uso do papel no escritório

Algumas medidas podem auxiliar na diminuição do papel em sua empresa, o que trará benefícios econômicos e ambientais.
A conscientização da equipe é necessária na aplicação da nova cultura. Todos os colaboradores devem ser envolvidos e entender como o novo processo irá contribuir para um ambiente mais organizado e sustentável. Um exemplo muito prático é a redução de impressão. Todos devem se perguntar se ela é realmente necessária.
Conhecer as alternativas disponíveis darão mais força a ação e evitará que processos sejam afetados. O armazenamento na nuvem e digitalização de documentos são ferramentas poderosas nesse momento de implantação.
Um novo conceito na cultura organizacional vem ganhando força, o Paperless é o termo utilizado para a substituição integral ou parcial do papel dentro de uma instituição. A prática pode ser implantada aos poucos e tem como benefícios a redução de custos, agilidade no acesso à informações e mais espaço físico.

A importância do backup dos aparelhos móveis de uma empresa

Os aparelhos móveis como os smartphones e tablets, são práticos e agilizam o acesso às informações, aumentando inclusive a produtividade. Infelizmente essas tecnologias não estão livres de algumas vulnerabilidades como vírus, roubos ou quebra do aparelho.
Se há aplicativos corporativos, há o risco de conter dados valiosos para a empresa, como cadastros de clientes, histórico de e-mails, senhas, etc.
A proteção da informação deve ser feita por um departamento de TI e precauções como a instalação de antivírus e backup de dados são indispensáveis.
O backup garante que arquivos possam ser recuperados caso sejam apagados acidentalmente.
Para os aparelhos com sistema operacional Android, existe a possibilidade de proteger as informações dos aplicativos, senhas de redes wi-fi e preferencias do aparelho. O serviço é oferecido pelo Google (dono do sistema). Basta ativar o recurso na seção Backup e Restauração. Da mesma forma os aparelhos Apple tem os dados armazenados no iCloud.
Aproveite essas dicas e faça o backup dos aparelhos móveis da empresa, evitando preocupações futuras.

Cases de Sucesso em Unidades Hospitalares

Atualmente não só pela ascensão das tecnologias, mas também pela necessidade de documentar e consultar diversos processos, há uma demanda crescente de profissionais e empresas que saibam guardar de forma adequada esses documentos. Pensar na forma como é arquivada toda a documentação, realizar a digitalização do acervo para obter um backup e organizar da forma mais clara e didática possível é uma tarefa árdua, mas não impossível. Separamos alguns pontos para você que pensa em otimizar os processos em sua unidade ou complexo de saúde e a importância de cada aspecto para a conjuntura atual do mercado, criando assim um case de sucesso para sua empresa.

Procure ajuda de um especialista
O primeiro pensamento que deve-se ter ao decidir mudar e organizar o modo como os arquivos do seu centro hospitalar são guardados é procurar um profissional ou empresa da área. Profissionais e empresas certificadas possuem a experiência para diagnosticar os erros cometidos atualmente pela sua empresa que impedem o fluxo contínuo e livre de informações. No mercado, existem diversas empresas que realizam todo o processo desde a implementação e hospedagem até a manutenção dos arquivos. Essa é uma boa opção para quem não tem tanto o espaço físico ou digital para o setor de arquivos quanto para quem não tem em sua empresa um profissional qualificado para exercer a função.

Defina prioridades e necessidades
Definir a importância de cada arquivo e categorizar a necessidade e usabilidade dos mesmos requer tempo e assiduidade, já que é através da otimização da guarda desses documentos que serão consultados constantemente que sua empresa irá perceber mudanças positivas no dia a dia dos funcionários. Defina também a importância de cada categoria, por mais que seus arquivos possam não ter uma frequência de acesso grande, muitos são de extrema importância jurídica para o hospital, portanto, crie categorias para esses tipos de documentos, assim você zela pela segurança do seu hospital. Mantenha um protocolo para acesso de informações e documentos, principalmente pelo fato de ser um segmento que trata diretamente com informações pessoais de seus clientes, assegurando assim o princípio da confidencialidade, não só médico-paciente, mas principalmente hospital-paciente, a sensação de segurança gerada é um atrativo a mais para o público.

Treine os funcionários
É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos e isso gere tanto um desconforto interno quanto externo, já que funcionários que não dominam os novos meios acabam atrasando o atendimento e demorando bem mais tempo para realizar buscas e funções realizadas geralmente em menor tempo. Ao treinar seus funcionários e familiarizá-los com o nosso sistema de guarda e busca de arquivos você soma não só conhecimento e mais especialidades à sua equipe, como também otimiza todo o processo diário de funcionamento do hospital.

Colha os frutos
Das muitas vantagens que existem em adotar um processo de gerência de arquivos ou melhorar o que existe em sua empresa, podemos elucidar a otimização dos processos diários: as buscas e consultas são realizadas de forma rápida e adequada. Além da seguridade dos seus documentos estarem devidamente protegidos e acessíveis. Outro fator somado à isso é que ao optar por um sistema de digitalização e armazenamento em nuvem a economia em energia e material como papel e pastas por exemplo é significativa. A Boomerang File atende diversos clientes no segmento hospitalar. Agende um horário para uma conversa e se torne mais um case de sucesso.