Para que serve a microfilmagem?

Com o alto volume de documentos gerados nas empresas, a microfilmagem se apresenta como um dos métodos para armazenagem segura e eficiente do ponto de vista de redução de espaço.
Ela serve para substituir documentos em papel e possibilitar uma rápida localização através da digitalização – processo que ocorre após a microfilmagem.
Portanto há duas grandes vantagens no método:
a microfilmagem pode ser convertida em arquivo digital;
tem amparo legal, permitindo o reconhecimento da autenticidade.
Para conhecer mais detalhes sobre a microfilmagem, acompanhe a leitura deste post.
O que é microfilmagem?

A microfilmagem consiste na fotografia de um documento a ser arquivado. O microfilme em si é uma mídia analógica. O mais utilizado é o rolo de filme de 16 milímetros em preto e branco.
O mais interessante é que o processo é fundamentado pela legislação brasileira. Desde 1968 está em vigor no Brasil a Lei 5.433 que reconhece a autenticidade dos documentos microfilmados.
Com isso, os documentos originais em papel podem ser descartados. Embora muitas empresas prefiram manter os papéis armazenados por motivo de segurança extra.
O microfilme é um material duradouro. Se forem tomados todos os cuidados no seu armazenamento, estima-se que as informações possam ser preservadas por até 500 anos.
Uma das vantagens desse processo é que se diminui o volume de documentos acumulados nas empresas e se aumenta a segurança.
Os rolos podem ficar abrigados em local protegido, enquanto que as imagens são digitalizadas para agilizar as buscas e reforçar a segurança dos dados.
O processo de digitalização que acompanha a microfilmagem é um tanto complexo e pode ser terceirizado. A Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos. Entre os serviços oferecidos estão o de digitalização.
Uma vez digitalizados, os documentos passam a contar com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que também é utilizado pela Boomerang File.
Para ter mais detalhes do processo e fazer um orçamento sem compromisso, entre em contato com os nossos consultores.

Como devo proceder com a guarda de documentos trabalhistas?

Documento trabalhista também é coisa séria. Por essa razão a guarda de documentos trabalhistas deve receber atenção especial. A papelada deve ficar armazenada em arquivos digitais ou caixas físicas. Após o vencimento, o descarte deve receber todo o cuidado porque contém informações pessoais.
Lembrando que documentos trabalhistas são todos aqueles que envolvem a relação empregatícia entre a empresa e o colaborador. Os exemplos são os seguintes:
– livro ou cartão de ponto;
– matrícula no INSS;
– contrato de experiência;
– contrato de trabalho;
– folha de pagamento;
– rescisão de contrato de trabalho.
O artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o prazo de guarda desses documentos. Confira:
– 5 anos (para trabalhadores urbanos e rurais) e até 2 anos, no máximo, após a extinção do contrato de trabalho;
Já o artigo 12 da mesma lei autoriza a guarda dos documentos trabalhistas em meio eletrônico, óptico ou equivalente. A regra vale para documentos relativos a obrigações trabalhistas e normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho.
Guarda de documentos trabalhistas: prazo do FGTS é de 30 anos
Como você viu, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos, no mínimo, e mais 2 anos após o desligamento do funcionário.
Uma exceção, porém, é a guarda de documentos pertinentes ao FGTS. Nesse caso, a guarda é de 30 anos.
Outro detalhe importante é que os documentos originais ou fotocópias do empregado, como RG e carteira de trabalho, não podem ser retidos pelo contratante.
Assim como o descarte dos documentos trabalhistas deve ser feito com cuidado, de modo que não haja vazamento de informações, como dados pessoais, que possam interessar pessoas mal-intencionadas.
Em suma a empresa deve ter um departamento específico para cuidar da guarda dos documentos trabalhistas, bem como seu descarte.
Mas, se preferir, pode contratar uma empresa especializada. Nós, da Boomerang File, somos qualificados na guarda e gestão de documentos, físicos e digitais.
Para ter mais notícias interessantes sobre a guarda de documentos empresariais, continue navegando no nosso blog.

Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.

Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?

Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.

A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Veja mais informações sobre o que fazer após digitalizar documentos lendo este artigo até o final.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos.
O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento bem como a qualidade da digitalização.
Depois disso é essencial fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas. O formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. O mais indicado é guardá-los em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou goteiras.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Dessa forma, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos. Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.

Microfilmagem é uma das opções
Se a empresa optar pela microfilmagem, porém, o documento original pode ser descartado, preservando-se apenas o arquivo digital. É o que diz a Lei 5.433/68, alterada pelo Decreto 1.799/96.
Concluindo, digitalizar documentos é uma tendência fortalecida com a transformação digital e se tornará indispensável nos próximos anos. Mas ainda é preciso tomar precauções, como o armazenamento de alguns documentos originais.
A Boomerang File tem soluções para pequenas, médias e grandes empresas que buscam a digitalização documental. Para saber mais, continue acompanhando o nosso blog com as novidades sobre a gestão documental terceirizada.

Quantas folhas cabem num arquivo? Organize seus documentos!

Na hora de armazenar documentos é essencial ter planejamento e fazer alguns cálculos. Você sabe, por exemplo, quantos documentos cabem numa “caixa arquivo” ou numa “caixa box”?
Saber a resposta vai lhe ajudar a ter uma noção melhor do espaço físico que o seu arquivo documental vai ocupar na sua empresa ou no seu escritório. Além disso, é possível saber o melhor plano a ser contratado no caso da terceirização da gestão documental.
Por isso fique atento às dicas deste artigo e comece, desde já, a colocar a papelada em ordem para facilitar o dia a dia do seu trabalho.

Dicas de como calcular o espaço certo para o arquivo

É certo que os papéis possuem pesos e dimensões diferentes. Os pesos são diversos devido à gramatura da folha. Já as dimensões se diferem por conta da sua classificação, que pode ir de papel ofício à A4 ou A3.
Mas, em regra geral, uma “caixa arquivo” comporta 3000 folhas. Ela tem, em média, 48 centímetros de largura por 27 centímetros de altura.
A partir dessas dimensões já é possível ter uma ideia de quantas caixas você precisa para montar seu arquivo, bem como o tamanho do armário que será adquirido.
Já uma “caixa box”, como as utilizadas na Boomerang File, comportam em média 1000 folhas. Elas apresentam uma medida padrão de 25 centímetros de altura por 37 centímetros de largura.

Portanto se a terceirização está nos planos da empresa já é possível ter em mente quantas “caixas box” serão necessárias para armazenar os documentos empresariais.
Lembre-se que a medida não é exata devido à especificidade do documento e da guarda de outros objetos, como plantas e projetos arquitetônicos, documentos impressos e mídias. Todos eles possuem pesos e tamanhos diferenciados.
Para concluir, é importante manter o arquivo de documentos da empresa sempre organizado para evitar extravios e acesso por pessoas não autorizadas, além de aumentar a vida útil do documento e agilizar a localização.
A Boomerang File opera a guarda e a gestão de documentos de empresas de todos os portes. Aproveite para conhecer melhor os planos clicando no nosso site.

Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
Nós somos a Boomerang File, uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os contábeis. Possuímos uma estrutura completa para atender empresas de todos os portes, com pacotes personalizados.
Para saber mais acesse nossos serviços.

Retenção de documentos: tudo o que você precisa saber

Você que é empresário deve ficar atento a um aspecto importantíssimo: a retenção de documentos pessoais de terceiros é contravenção penal prevista na Lei 5.553/68.
Portanto, para boas práticas de gestão de documentos empresariais é preciso estar atento à esta norma. Veja neste post os principais aspectos relacionados à retenção de documentos para se livrar de multas e outras dores de cabeça.
Primeiramente, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento pessoal do empregado e não pode, em nenhuma hipótese, ser retido pela empresa.
Sendo assim, os artigos 29 e 56 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determinam que o Departamento Pessoal deve efetuar todas as anotações do contrato de trabalho em até 48 horas e devolver o documento ao funcionário.
Se esse prazo for extrapolado, o empregado será indenizado. A indenização corresponde ao pagamento de 1 dia de trabalho a cada 1 dia de atraso na devolução da carteira. Além disso, o empresário está sujeito à multa do Ministério do Trabalho se houver denúncia ou fiscalização.
Por isso, é importante se precaver e pedir que o funcionário assine um recibo da devolução para que não se configure retenção de documento.
Nenhum documento pessoal poderá ser retido na empresa
A mesma lei, de 1968, também dita que você, empresário, não pode reter nenhum documento original ou fotocópia simples ou autenticada dos documentos pessoais do funcionário na empresa. A exceção é para a certidão de nascimento do filho para o registro e o pagamento do salário-família.
Outro fato corriqueiro, relacionado aos escritórios de contabilidade, é que alguns profissionais do mercado costumam fazer a retenção de documentos do cliente inadimplente até que ele quite a dívida.
Porém, pelo teor da mesma lei já citada e também pelo Código de Ética do Contabilista, em seu artigo 3º, é proibido praticar a retenção de documento do cliente inadimplente.
Para concluir, se você deseja saber mais sobre a guarda de documentos e a gestão documental, consulte o site da Boomerang File. Somos uma empresa especializada em serviços de guarda e gestão de documentos. Fale conosco.

Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
Para entender melhor os diferenciais da empresa, solicite uma visita dos nossos consultores. Entre em contato e saiba mais.

MEI: documentos necessários para ser dono do negócio

Não importa o tamanho da empresa: ela gera inúmeros documentos. E estes documentos contêm informações valiosas. Se não forem armazenados com o devido cuidado, o empreendedor pode amargar prejuízos. Por isso, confira agora como resolver o impasse MEI – documentos necessários.
Para quem já exerce uma atividade empresarial e quer se regularizar, ou para aqueles que estão pretendendo ingressar no mundo corporativo, fique atento à documentação exigida para MEI.
Primeiramente, o MEI é uma categoria criada para classificar empreendedores que trabalham sozinhos e têm faturamento anual inferior a R$ 81 mil.
Portanto, a sigla significa Microempreendedor Individual. Hoje existem no Brasil mais de 8 milhões de empresários nesta classificação.
MEI: documentos necessários
A formalização pode ocorrer no próprio site do Portal do Empreendedor ou diretamente no serviço municipal de apoio ao empreendedor da sua cidade.
Então, fique atento ao checklist: MEI – documentos necessários:
RG;
CPF;
Comprovante de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo, dependendo da atividade comercial);
Título de eleitor;
Número do recibo da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta prévia de localização (dependendo da atividade, se o município exigir).
Após reunir e apresentar os documentos necessários, o próprio Portal do Empreendedor recomenda que se imprima o DAS (contribuição mensal), bem como o certificado de Microempreendedor Individual e o cartão de CNPJ que pode ser obtido no site da Receita Federal.
Lembrando que o MEI deve pagar mensalmente o DAS, que inclui taxas previdenciárias. O valor do carnê do DAS varia de R$ 49,90 a R$ 54,90 mensais.
Outro detalhe importante é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que mais se aproxima da sua atividade profissional. Além de fazer a inscrição municipal para emitir nota fiscal.
Gestão de documentos
Após a formalização, você deve seguir as boas práticas de administração para ser bem sucedido no seu empreendimento. Uma dessas boas práticas é a gestão e guarda de documentos para evitar dores de cabeça futuras.
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em gestão e guarda de documentos. O MEI pode ter acesso, por exemplo, ao pacote light, que custa apenas R$ 49,90 mensais. Veja mais informações no nosso site.

Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.

Saiba como proteger documentos físicos nos parâmetros da LGPD

Você certamente já está preocupado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os impactos na armazenagem de dados pessoais de clientes e funcionários, não é mesmo? É claro que o início da entrada em vigor da lei vai demorar, mas é bom ir se preparando e saber que a nova lei também trará impactos nos documentos físicos.
Aliás, muitas pessoas pensam que a LGPD terá reflexos apenas nos documentos digitais devido aos ataques de hackers que movimentam altas cifras no mercado ilegal da venda de banco de dados.
Gestão de documentos físicos é fundamental
Entretanto a legislação também vai exigir os mesmos cuidados com a guarda de documentos físicos. Desse modo, será imprescindível uma gestão documental que garanta a eliminação de riscos.
Por consequência, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais. Clique no site e saiba mais sobre os serviços oferecidos.
Isso porque o propósito da nova lei de proteção de dados pessoais visa preservar a privacidade e a segurança dessas informações. Portanto, os riscos de desrespeito à lei por parte das empresas se encontram em ações aparentemente simples, como:
Extravio de documentos;
Descarte incorreto;
Cópias em impressoras conectadas à internet;
Falta de cuidado no armazenamento.
Logo, segundo o texto da lei, as empresas que descuidarem do banco de dados podem ser punidas com multas . Elas, por sua vez, atingem até R$ 50 milhões ou então 2% do faturamento total do negócio.
Sanção pode chegar à suspensão da atividade comercial
A sanção vai ainda mais longe: a suspensão do banco de dados (total ou parcial) e a suspensão da atividade comercial (desde que esta dependa do banco de dados).
Só para lembrar mais detalhes da lei LGPD , a norma regula o tratamento de dados pessoais. Sabe, por exemplo, quando você recebe uma ligação de um consultor comercial sem nunca ter deixado seu contato com a determinada empresa? Trata-se de um vazamento irregular de informações. A lei, portanto, vem para proteger esses dados.
Em resumo, a lei foi sancionada em agosto de 2018 para entrar em vigor em fevereiro de 2020, mas uma nova alteração, juntamente com a criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), adiou para agosto de 2020 a sua entrada em vigor, estabelecendo normas para os documentos físicos e digitais.
Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro das novas legislações que dizem respeito à rotina das empresas e à guarda e gestão de documentos.

Tecnologia RFID aumenta segurança e controle de documentos

Você sabia que o uso da tecnologia RFID substituiu o código de barras e aumentou a rastreabilidade de acervos? A ferramenta está tão difundida que a inovação é empregada em setores variados, como bibliotecas, pecuária, guarda de documentos e até no pedágio.
Só para refrescar a memória, o RFID é uma sigla em inglês que significa Radio Frequency Identification. O termo pode ser traduzido para o português como Identificação por Radiofrequência.
Mas o interessante é que a tecnologia RFID  consiste no uso de etiquetas com transponders ou chips que podem ser lidos a distância por uma base transmissora.
Assim, é o que ocorre, por exemplo, na liberação das cancelas de pagamento automático do pedágio, ou ainda, nos alarmes de veículos que podem ser acionados a até 20 metros de distância.
Portanto, a partir da identificação, o objeto, animal ou até mesmo pessoa, é reconhecido por um software que permitirá o controle mais apurado em relação a estoque, lote, classificação etc.
Empresas podem terceirizar serviços
Toda empresa, de qualquer segmento, pode ter um sistema com tecnologia RFID instalado em seus departamentos. Especialmente o de guarda de arquivos documentais.
Porém, como o investimento é alto, é mais prudente terceirizar  a guarda de documentos em uma empresa que utiliza a tecnologia RFID.
Em se tratando de guarda de documentos, o uso da tecnologia RFID é o mais seguro e rastreável. É por isso que a Boomerang File, empresa especializada na guarda e gestão de documentos, utiliza a ferramenta para controlar e classificar o estoque de caixas de documentos armazenado.
Tecnologia RFID é usada na Boomerang File
Assim, como um simples toque para acessar o código, garante-se a inviolabilidade, a rápida localização e a tranquilidade de se deixar os documentos importantes de uma empresa em boas mãos.
Desse modo, a empresa que contrata a Boomerang File tem ciência de que os documentos não serão extraviados, misturados a outros acervos ou terão o risco de cair em mãos erradas.
Em suma, a tecnologia RFID é a mais moderna e completa em termos de controle de documentos.
A Boomerang File utiliza a metodologia e, assim, garante mais segurança e agilidade aos seus clientes, que podem focar suas energias na melhoria da produtividade.
Para saber mais sobre a Boomerang File, acesse aqui .

Por que as empresas ainda não estão maduras na gestão de documentos?

A maioria das empresas almeja diminuir gastos e aumentar a competitividade. Mas, no Brasil, ainda há muitos empreendedores que não investem no gerenciamento de documentos. Veja neste artigo qual é a relação entre a gestão de documentos profissional e os resultados da empresa.
Primeiramente para ser competitivo é preciso incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.
Para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos funcionários.
Desse modo, uma gestão de documentos precária acaba causando retrabalho e perda de tempo.
Você sabia que um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) comprovou que os funcionários perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos?
Isso em se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .
Impressões desnecessárias
Outro viés da gestão de documentos feita de forma muito amadora é o aumento de fotocópias desnecessárias.
Portanto, ainda segundo a ABGD, aproximadamente 40% das fotocópias são desnecessárias. Isso porque, em média, um documento é xerocado 19 vezes no decorrer de sua vida útil dentro da empresa.
Ainda sobre a gestão de documentos, a principal estratégia das empresas para armazenar contratos, recibos, alvarás e outros documentos importantes, é o arquivo físico.
Assim, uma pesquisa da Association for Information and Image Management , feita no ano de 2015, descobriu que 40% dos negócios tinham arquivos físicos porque não conheciam outros métodos de armazenam.
Digitalização de documentos
Nesse sentido, a digitalização de documentos vem, aos poucos, virando rotina das empresas. O resultado é a economia de papel, a segurança dos dados e a rapidez na hora de buscar uma determinada informação.
Agora, uma questão muito importante é o espaço destinado à guarda e gestão de documentos. O estudo da ABGD mostrou que praticamente dois terços dos dados guardados por um empreendimento podem ser descartados porque já estão obsoletos.
Mas atenção: isso não quer dizer que é possível descartar documentos sem critérios definidos porque existe a tabela de temporalidade que deve ser observada.
Em resumo, muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios da gestão de documentos profissional e podem estar deixando de crescer.
É por isso que a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais, possuindo soluções para todos os portes de empresas e até pessoas físicas. Para conhecer melhor a empresa, acesse o site  ou mande um e-mail para contato@boomerangfile.com.br.

É possível eliminar o uso de papel nos escritórios?

O papel é um dos vilões da natureza. Mas a maioria das pessoas pensa apenas nos danos causados pelo plástico. Principalmente ao ver imagens de tartarugas e pássaros presos às sacolas. Porém, o papel também danifica a natureza. Por isso, uma reflexão que se faz necessária é: é possível eliminar o uso de papel nos escritórios?
Calcula-se que 50% dos resíduos gerados num escritório sejam formados por papéis. São autorizações, anotações, fotocópias, resumos, formulários, entre outros.
No entanto, um meio de ajudar a eliminar o uso de papel nos escritórios é a digitalização, seja ela de documentos ou de papéis de procedimentos internos, representada no envio de comunicados online, por exemplo.
Entretanto, embora a digitalização de documentos seja algo já familiarizado na maioria das empresas, ainda existe a cultura do papel, comprometendo assim a fauna e a flora de muitas regiões do planeta.
Embora o papel utilizado nos departamentos das empresas venha de áreas reflorestadas, ainda são altos os índices de desmatamento da mata nativa, especialmente na região Norte do Brasil.
Por isso, além de colocar a digitalização como uma prioridade na maioria dos escritórios, é sobretudo importante pensar em saídas para evitar o uso excessivo de papel nos escritórios .
Nesse sentido, acompanhe algumas dicas:
– desinstale a impressora, assim evita-se a tentação de fazer fotocópias;
– se não puder evitar a fotocópia, prefira a impressão frente e verso, bem como o papel reciclado;
– utilize ferramentas, como o Google Drive, para o envio de arquivos à equipe e evite o pedido de assinaturas físicas;
– se o motivo da impressão for a comparação de documentos, habitue-se a usar um segundo monitor para fazer a checagem nas telas;
– monitore o número de impressões e o motivo do uso por parte dos funcionários, além de comunicar o balanço mensalmente à equipe;
terceirize a gestão de documentos usando o serviço de digitalização de papeis.
Em resumo, todas essas medidas vão auxiliar na redução do uso de papel nos escritórios. Afinal, além de ter uma bancada de trabalho mais limpa e organizada, você e sua empresa estarão contribuindo com a natureza, pois papel e papelão demoram seis meses para se decomporem no meio ambiente.
E, agora, uma dica: a Boomerang File é especializada na guarda e gestão de documentos das empresas. Entre seus serviços está a transformação de acervo físico em digital. Converse com um atendente acessando este link .

Veja 3 dicas simples para gerir documentos nos pequenos negócios

Pequenas empresas, grandes trabalhos. Não é mesmo? Com menos funcionários, os pequenos empreendimentos têm que dividir as atenções entre o atendimento ao cliente e as tarefas internas do dia a dia. Entre essas tarefas estão gerir documentos.
Leia neste post como fazer a gestão inteligente de documentos, sem perder tempo nem dinheiro.
Mas inicialmente vamos falar um pouco sobre os pequenos negócios. Atendendo no B2B ou no B2C, essas empresas formam a maioria dos empreendimentos do Brasil.

99% dos empreendimentos são MPE
Um levantamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) demonstrou que 99% das 6,4 milhões de empresas brasileiras são consideradas MPE (micro e pequenas empresas).
Um dado interessante é que os pequenos negócios foram responsáveis por 95% dos empregos formais criados em julho de 2019, conforme um levantamento do Sebrae . Ou seja, os pequenos empresários contrataram 41,5 mil pessoas neste período.
Embora o percentual seja considerável, uma característica marcante dos pequenos negócios é o número reduzido de funcionários por setor.
Quem não conhece um “Severino” que é o famoso “faz tudo” na empresa, responsável por controlar o setor de compras, de vendas, de RH e o que mais for possível. Aliás, nesta listagem de tarefas está a guarda e e a gestão de documentos .

Terceirização é nova tendência
Por isso, é importante que hajam processos bem definidos para que a empresa alcance resultados e reduza o retrabalho. Nesse sentido, seguem três dicas importantes para a gestão de pequenos negócios:
1- Destinar algumas horas na semana para classificar e organizar o arquivo de documentos. Muitas vezes, há tarefas mais urgentes, fazendo com que a guarda de documentos importantes fique em segundo plano. Mas é essencial separar algumas horas na semana para focar as energias no arquivo, seja ele físico ou digital.
2- Digilitalizar documentos. O papel já está com os dias contados. A maioria dos documentos hoje pode ter uma versão digital. Porém é preciso dedicar a mesma atenção que os documentos impressos recebem.
3- Tercerizar a gestão documental. É uma opção cada vez mais adotada pelas empresas que buscam otimizar a gestão do tempo. Os documentos ficam armazenados e classificados de forma segura e profissional.
Para concluir, os pequenos negócios representam a maioria dos empreendimentos brasileiros, seja atendendo ao público em geral ou o ramo corporativo.
Nessa linha de pensamento, a Boomerang File é uma empresa voltada para soluções inteligentes e customizáveis na guarda e gestão de documentos.
Dessa forma, há planos econômicos que atendem empresas com faturamentos e portes menores.
Agora que você já sabe a importância da terceirização deste setor, conheça melhor a Boomerang File através do nosso site  e não deixe de entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Quais os prejuízos gerados com a perda de documentos?

Se você trabalha na área administrativa de uma empresa, deve estar habituado a lidar com uma montanha de papeis, não é mesmo? Porém, você já deve ter imaginado os prejuízos causados com a perda de documentos. Vamos entender melhor? Acompanhe a leitura deste post.

Muitas vezes as empresas trabalham com equipes enxutas na área administrativa. Portanto, o principal reflexo é o acúmulo de tarefas .

E como diz o ditado: a pressa é a inimiga da perfeição. Nesse sentido, o risco de falhas aumenta.

Logo, um dos problemas que podem vir a acontecer é a perda de documentos.

Embora a maioria dos escritos importantes, como contratos, licenças, recibos e laudos tenham mais de uma via, o extravio de um papel importante gera muita dor de cabeça.

Entre os prejuízos gerados com a perda de documentos estão:

– queda na produtividade

– abertura de fichas de ocorrências internas

– aumento no somatório de falhas

– risco de ações judiciais

– perda de tempo

– desgaste da imagem do setor ou do funcionário

Dessa forma, por mais que o documento venha a ser localizado, perde-se um tempo considerável na busca.

Mesmo que o erro afete um membro da equipe, corre-se o risco de ações judiciais. Foi o que aconteceu recentemente em Tocantins.

Uma empresa perdeu a carteira de trabalho  do funcionário. Ele ingressou com uma ação na Vara do Trabalho e ganhou a causa correspondente a 10 vezes o salário recebido na empresa.

Em resumo, o melhor é prevenir do que remediar. A perda de documentos traz inúmeros prejuízos, entre eles a queda na produtividade e o risco de ações judiciais.

É por isso que muitos empresários contratam empresas de guarda e gestão de documentos. A Boomerang File é especializada em soluções inteligentes na guarda e gestão documental. Entre em contato para mais informações .

Gestão de documentos pode ajudar na redução de custos

Você já parou para pensar que, independentemente dos resultados financeiros da sua empresa, reduzir custos é uma prioridade? Isso porque uma gestão financeira inteligente evita problemas futuros. Nesse sentido, a gestão de documentos feita de forma profissional pode auxiliar na redução de custos da empresa.

Para quem acredita que a gestão de documentos é um processo simples, está enganado. Isso porque para fazer uma administração correta dos documentos é preciso levar em consideração dois aspectos importantes.

São eles: o primeiro é deixar os documentos mais acessados de uma forma que possam ser buscados e atualizados com mais facilidade; e o segundo é armazenar de forma mais adequada aqueles documentos que são menos acessados.

 

Boas práticas reduzem impressão de papel

Além disso, as boas práticas da gestão de documentos permitem que se reduza a impressão de papeis. Isso porque quando se vai armazenar documentos importantes, como recibos e contratos comerciais, não se sabe ao certo o número correto de vias. E, seguindo aquele velho pensamento de que é melhor sobrar do que faltar, acaba-se fazendo impressões duplicadas.

Uma pesquisa da empresa Gartner Inc. estimou, por exemplo, que um funcionário gasta, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Parece um número gigantesco, mas basta olhar para os lados na sua bancada de trabalho que você verá que o papel ainda é muito utilizado.

 

Gestão de documentos aumenta produtividade

Outra consequência da gestão de documentos é o aumento da produtividade da equipe. Não é regra geral, mas alguns arquivos e pastas são guardados de forma improvisada, sem serem priorizados pela empresa, fazendo com que a localização desses documentos seja um martírio para muitos colaboradores.

Nesse ponto, um quesito a ser observado é a terceirização na gestão de documentos. Isso porque, em princípio, ela pode parecer um gasto, porém, com o passar dos meses, se verá que a terceirização otimiza o tempo, o espaço e a energia da equipe.

Afinal de contas, pode-se usar a jornada de trabalho de forma mais útil, aplicando toda a dedicação nas atividades próprias da empresa e não com atividades burocráticas da guarda de documentos.

 

Terceirização é uma boa saída

Em resumo, a gestão de documentos profissional e terceirizada otimiza o tempo, aumenta a segurança e permite que a equipe se dedique às suas tarefas específicas, sem ter que abrir espaços na agenda para localizar documentos ou classificar papeis.

Agora que você já refletiu sobre a importância desse processo no dia a dia da sua empresa, que tal conhecer melhor a Boomerang File? Navegue no nosso site  e saiba mais sobre nossas soluções.

Evite esses 5 erros na gestão de documentos

A gestão de documentos de uma empresa é uma tarefa que precisa receber uma atenção especial e não pode ser negligenciada, pois pode impactar em outros setores. Veja agora, neste artigo, os cinco principais erros que podem estar passando despercebidos na sua empresa.

1.Falta de padronização

A falta de padronização dos documentos por tipo e data pode prejudicar a busca, ainda mais em se tratando da gestão do tempo durante o expediente. Quando o arquivo documental é pequeno, esse problema não tem maiores consequências. Porém, à medida que o volume de documentos guardados cresce, a desorganização pode comprometer seriamente os trabalhos.

2.Livre acesso

Deixar os documentos empresariais ao livre acesso de todos os funcionários, de qualquer setor, pode prejudicar o andamento dos processos de uma empresa. Isso porque diante de um caso de extravio, será difícil apontar responsáveis. Além disso, nem todos os conteúdos podem ser acessados por qualquer pessoa, como dados bancários, salários e balancetes financeiros.

3.Ferramentas insuficientes  

As empresas também cometem o erro de monitorar os documentos com ferramentas insuficientes de controle, como pranchetas, planilhas e cadernetas. Se o volume de documentos crescer, o método torna-se muito frágil e é preciso refazer todo o processo, provocando o retrabalho.

4.Sala inadequada

Uma solução caseira encontrada pela maioria das empresas é guardar as caixas de documentos no almoxarifado ou, na falta dele, em algum canto da área de serviços. Mas infelizmente esta não é a melhor saída. Isso porque os documentos podem ser danificados pela umidade ou presença de insetos.

5.Subestimar a importância dos documentos

Uma falha cometida nas empresas, e que resume bem todos os erros anteriores, é o ato de subestimar a importância dos documentos. Como já falamos aqui no blog, alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por mais de uma década.

Por isso, o cuidado necessário com a gestão de documentos evita problemas futuros, como a derrota em ações judiciais, o pagamento de multas e o mau uso do tempo.

É por essas razões que a solução mais prudente é a terceirização na gestão documental. A Boomerang File oferece serviços de armazenamento e guarda segura de documentos. Aproveite e converse com nossos atendentes .

5 dicas para manter documentos confidenciais seguros

Muitas empresas têm documentos confidenciais. Se eles forem acessados por terceiros não autorizados, a falha pode comprometer os resultados da corporação. Por isso, é preciso muita cautela na guarda de documentos dessa classificação. Veja neste artigo cinco dicas para aumentar a segurança no armazenamento de documentos confidenciais.

Em primeiro lugar, é imprescindível saber que o zelo pelas informações sigilosas deve ser prioridade nos documentos físicos e digitais. Sejam eles balancetes, lançamentos ou projetos de um novo produto.

Então, vamos às dicas de segurança na guarda de documentos confidenciais:

1 – Documentos físicos: controle de acesso

Se as informações sigilosas ficam guardadas no escritório, é importante comprar um cofre cuja senha seja disponibilizada a poucas pessoas, e estas devem ser de confiança. Se ficam armazenados em caixas dentro de uma sala, é interessante implantar um sistema de controle de acesso com senhas ou biometria para a entrada de pessoas autorizadas.

2 – Documentos digitais: acesso em duas etapas

Caso os documentos estejam guardados em meios digitais, em computadores ou na nuvem, é crucial fazer a verificação em duas etapas com a utilização de senhas diferentes. Lembre-se: quanto menos pessoas tiverem acesso, melhor!

3 – Cuidado com softwares e dispositivos

Se a guarda de documentos confidenciais é feita no meio digital é preciso tomar alguns cuidados para evitar ataques cibernéticos. É recomendado fazer a atualização constante dos softwares para evitar falhas. Outra medida preventiva é evitar o uso de pendrives , que podem conter vírus.

4- Destruição com segurança

Um momento que merece atenção do gestor é a destruição de documentos sigilosos. Observando as regras de temporalidade e a necessidade de manter ou não os papeis, os documentos devem ser destruídos por empresas especializadas, se possível, com o acompanhamento de um representante da empresa. A intenção é evitar que o processo tenha falhas.

5 – Contrate uma empresa especializada

Muitas empresas que possuem documentos confidenciais terceirizam a guarda  e a gestão desses documentos a fim de redobrar a segurança. Dessa forma, o monitoramento é constante e a consulta é mais organizada.

Gostou das nossas dicas? A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os confidenciais. Para saber mais sobre os nossos serviços, entre em contato com nossos consultores.