BPO: sua empresa está preparada?

O mercado está cada vez mais competitivo e seletivo. Dependendo do nicho de atuação da sua empresa, ela disputa espaço com marcas nacionais e internacionais. Por isso é crucial focar na especialidade do empreendimento. O BPO (Business Process Outsourcing) é uma solução dentro desse contexto. Quer saber mais? Continue lendo este artigo.
Literalmente, BPO significa Terceirização de Processos de Negócio. Ele é um conjunto de ações que prioriza a terceirização de serviços secundários, como tecnologia da informação, contabilidade, gestão financeira e gestão de documentos.
Desse modo, a empresa pode concentrar todos os recursos e energias no seu core business (https://pt.wikipedia.org/wiki/Core_business), que é justamente a especialidade do negócio.
Ou seja, uma escola técnica, um escritório de advocacia ou uma fábrica de móveis, por exemplo, podem convergir suas forças no seu core business. Assim, não terão que ter estruturas próprias para manter em funcionamento suas atividades secundárias.
Gestão de documentos
Nesse sentido, a gestão de documentos (https://boomerangfile.com.br/blog/terceirize-a-gestao-de-documentos-ganhando-tempo-e-espaco/) é contemplada nos serviços de BPO.
Afinal de contas, a terceirização dos cuidados com os documentos de uma empresa não se resume apenas na locação de um espaço para o armazenamento de caixas de documentos.
Portanto, a gestão de documentos engloba toda a seleção, classificação e armazenamento seguro de papéis, contratos, recibos, laudos, alvarás, autorizações, certificados etc.
A partir do BPO, a empresa pode delegar a empresas especializadas toda a parte de execução, assessoria e entrega de resultados.
Além disso, ainda pode avaliar os índices de produtividade com mecanismos próprios ou da empresa terceirizada.
Sendo assim, os negócios que possuem ISO 9001 podem (e devem) avaliar a qualidade dos serviços dos seus fornecedores e estabelecer processos de monitoramento para que um eventual erro das empresas terceirizadas não afete os índices de qualidade da empresa contratante.
Nesse sentido, a Boomerang File, que é especializada na armazenagem e gestão de documentos, também possui a certificação ISO 9001, padronizando assim todos os processos para eles ficarem à altura dos serviços prestados pelos seus clientes.
Agora que você já conhece o BPO, sua empresa está preparada para esta nova tendência? Se deseja conhecer melhor as soluções que a Boomerang File pode oferecer neste contexto, entre em contando clicando aqui.

Como a Lei de Proteção de Dados vai repercutir na sua empresa?

Você já deve ter se perguntado: como tal operadora de telefonia conseguiu meu contato? Ou ainda: como tal companhia encontrou meu e-mail? É justamente para preservar os dados pessoais e garantir a privacidade que foi criada a Lei de Proteção de Dados.
A nova legislação leva o número 13.709  foi aprovada em agosto de 2018 no Brasil pelo então presidente Michel Temer. A Lei de Proteção de Dados entrará em vigor em fevereiro de 2020. Confira aqui o teor da lei. 
Mas você pode estar se questionando: o que a minha empresa tem a ver com a nova lei?
A partir do momento em que sua empresa tem uma listagem de clientes, com nome, e-mail, documentos pessoais e outras informações mais específicas, como uma doença ou a opção sexual, você tem em mãos os famosos dados.
Portanto seu empreendimento deve criar mecanismos para proteger esses dados, evitando assim ataques cibernéticos que possam expor essas informações.
Além disso, as informações do cadastro não podem, em nenhuma hipótese, ser repassadas ou vendidas a outras empresas. Todos nós sabemos que há empresas especializadas na venda de dados de pessoas físicas, o que é combatido pela nova legislação.
É interessante ainda acrescentar que a Lei de Proteção de Dados não atinge somente as empresas privadas, mas também as públicas. Sendo assim, bancos públicos, autarquias, concessionárias de serviços como luz e água, devem preservar os dados dos seus clientes.
O que você precisa saber é que caso os cadastros em seu poder sejam vazados a outras empresas ou na internet, sua empresa corre o risco de ser multada e processada.
A Lei de Proteção de Dados prevê ação de responsabilidade civil, administrativa e criminal. O valor da multa chega a 2% do faturamento, desde que não ultrapasse R$ 50 milhões por infração.
Como você pôde perceber, a multa é bastante salgada. Mas além da multa, existe ainda a imagem da sua empresa, que ficará arranhada com a repercussão da infração.
Portanto, todo cuidado é pouco. Se você gostou deste artigo, continue acompanhando o blog da Boomerang File e conheça mais sobre a nossa empresa.

Gestão de documentos para profissionais liberais: como fazer?

Assim com as empresas, os profissionais liberais têm grande carga de documentos a serem guardados. Dentistas, médicos, advogados, jornalistas e outros profissionais gastam energia, tempo e dinheiro na gestão de documentos. Que tal então conhecer as vantagens da terceirização?
O dia a dia do escritório gera documentos diversos como contratos, laudos, processos, autorizações, alvarás, certificados, notas fiscais, entre outros.
Como os profissionais liberais têm equipes reduzidas de trabalho, em comparação às grandes empresas, a gestão de documentos torna-se algo penoso.
Além do espaço dos escritórios ser reduzido, há poucos profissionais disponíveis para guardar, selecionar, fazer a triagem e a manutenção do arquivo do escritório.
Portanto uma medida eficaz a ser adotada pelos profissionais liberais é a terceirização na gestão de documentos.
Uma empresa especializada tem condições de armazenar os papeis do escritório ou consultório de forma segura e eficiente. Clique aqui e leia mais sobre a segurança.
Afinal, economiza-se tempo ao procurar um documento quando há processos claros e precisos de armazenagem das pastas.
Outra vantagem é que se economiza espaço no escritório. Afinal de contas, se o espaço é reduzido, reservar uma sala ou um canto do depósito para armazenar caixas e caixas de documentos pode ser pouco proveitoso.
Além da guarda de documentos em papel, a terceirização pode oferecer a digitalização de arquivos, o que facilita em muito a rotina do escritório ou consultório.
Portanto a digitalização, com armazenamento em nuvem, é ainda a medida mais ecologicamente correta e segura. Assim não se corre o risco de perder tudo devido a uma intempérie, como um alagamento ou incêndio.
Em resumo, a terceirização de gestão de documentos não está voltada apenas para grandes empresas. Ela pode ser uma solução eficaz e segura para profissionais liberais, que desejam se tornar mais competitivos no mercado com uma gestão mais inteligente.
Agora que você sabe as vantagens da terceirização da gestão de documentos para profissionais liberais, conheça os serviços oferecidos pela Boomerang File, empresa especializada na guarda, gestão e digitalização de documentos empresariais e de pessoas físicas.
Acesse nosso site e saiba mais.

Terceirize a gestão de documentos, ganhando tempo e espaço!

O que fazer com o arquivo ativo e inativo de documentos da sua empresa? Ano após ano o volume de papéis e caixas aumenta. Se você não tem um profissional responsável pela manutenção do arquivo, o recomendado é que você terceirize a gestão de documentos. Veja neste post dicas para ganhar espaço e otimizar o tempo na sua empresa.
Embora para o empresário a guarda de documentos antigos  e recentes possa fazer pouco sentido, ela é uma exigência fiscal e jurídica. (Leia mais nesse artigo)
Preservar contratos, autorizações, alvarás, notas fiscais, laudos, entre outros documentos, garante à empresa a prevenção de eventuais ações judiciais e multas.
Sendo assim a terceirização da guarda e manutenção documental garante ao executivo mais segurança e praticidade. Afinal de contas, quanto tempo um funcionário seu perderia procurando um determinado documento entre as caixas repletas de papéis?
Gestão de documentos custa tempo na sua empresa
Desse modo a gestão de documentos exige tempo e investimento por parte do empresário que queira administrar sozinho o arquivo do seu negócio. A tarefa, normalmente, é delegada ao Departamento Pessoal.
Assim um funcionário tem de ser deslocado para fazer a triagem dos documentos, armazená-los em caixas ou digitalizá-los e fazer a manutenção.
Deve-se ainda estar com o olhar constantemente voltado ao setor devido aos riscos desse material ser alvo de infiltrações, traças e o manuseio por pessoas não autorizadas.
Isso tudo sem contar o espaço que é destinado à gestão de documentos. Se for um arquivo físico, ele pode estar ocupando o espaço de uma sala que poderia ser usada para outros fins.
Se for um arquivo digital ele estará ocupando espaço no HD ou ainda estar armazenado em nuvem. A segunda opção, embora seja mais indicada, exige mais atenção devido à ação de hackers, exigindo, portanto, um investimento extra na contratação de empresas de TI.
Em resumo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais segurança e praticidade às empresas. A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos, sendo referência no segmento.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, procure nossos consultores, clicando aqui.

Veja 5 maneiras de preservar os documentos da sua empresa

Se você é o responsável pelo arquivo de documentos da sua empresa é bom saber que terá muito trabalho pela frente. Isso porque uma empresa gera muitos papéis em todos os procedimentos, como contratos, demissões, guias governamentais, entre outros. Portanto preservar os documentos é necessário e faz parte da rotina corporativa.
Sabendo da relevância de manter os documentos em dia para eventuais consultas, confira agora as dicas do nosso blog.
1.Zele pelo local
O local onde serão guardadas as pastas de documentos deve ser livre de infiltrações que gerem umidade nas paredes, goteiras e insetos, como traças. Deve ainda ser bem arejado e iluminado naturalmente. Também é importante que não facilite o acesso de pessoas estranhas à empresa.
2.Separe os documentos
Para preservar os documentos, é importante saber classificá-los conforme os seus objetivos (trabalhistas, contratuais, registros). Também é necessário separar os documentos que precisam ser atualizados, como AVCB e alvará.
3.Limpe o ambiente
Pelo menos uma vez a cada três meses providencie uma limpeza nas caixas passando pano com álcool e retirando o excesso de pó. Lembre-se de guardar os papéis dentro de folhas plásticas em pastas apropriadas. Evite usar clipes e grampos porque eles enferrujam e danificam o papel.
4.Digitalize os documentos
A forma mais salutar de preservar os documentos é a digitalização. Você pode providenciar a digitalização interna ou contratar uma empresa terceirizada. Confira dicas neste post .
5.Terceirize a gestão
Para preservar os documentos e evitar multas ou possíveis problemas na Justiça, devido à ausência de provas durante uma ação trabalhista, por exemplo, uma recomendação importante é terceirizar a gestão e a guarda dos documentos.
Agora que você já tem mais informações sobre como preservar os documentos da empresa, confira os serviços oferecidos pela Boomerang File clicando aqui.
Temos soluções para pequenas, médias e grandes empresas, além de profissionais liberais e pessoas físicas.

Veja quais são os documentos essenciais de uma empresa!

Quem está começando a empreender deve se preocupar com uma série de coisas: capital de giro, produto ou serviço, captação de clientes, locação de espaços físicos ou criação de sites, entre outras coisas. Mas um item que merece uma atenção especial são os documentos essenciais para a abertura de um negócio.
Leia este post e saiba mais sobre as principais exigências que devem ser cumpridas antes de abrir as portas do seu empreendimento.
É bom lembrar que muitos documentos essenciais irão depender do segmento de atuação.
Uma hidrelétrica, por exemplo, precisa de um documento chamado licenciamento ambiental.
Ao passo que uma empresa de cosméticos necessita de licenças aprovadas pela Anvisa, que é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Por isso logo após definir o CNAE, que significa Classificação Nacional de Atividades Econômicas, você como empresário irá providenciar toda a documentação exigida para o exercício.
Porém um dos documentos essenciais para a vida de qualquer empresa, independentemente do porte e do faturamento, é o CNPJ, que quer dizer Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Sem ele, por sinal, não é possível emitir nota fiscal.
Veja agora outros documentos essenciais, que vão muito além do CNPJ:
Alvará (emitido por órgão municipal e atualizado de tempos em tempos);
Inscrição municipal e estadual;
Rais (Relação Anual de Informações Sociais), que controla as atividades trabalhistas;
Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
Livros (entradas e saídas);
Guias (recolhimento do FGTS e INSS);
AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Conjunto de documentos deve estar à vista da fiscalização
Portanto estes são alguns dos documentos essenciais que devem ser apresentados mediante uma fiscalização municipal, estadual ou federal. Saiba mais sobre a prevenção de perdas clicando aqui https://boomerangfile.com.br/blog/evite-percas-de-documentos/.
É importante ressaltar que a ausência de alguns desses documentos essenciais pode provocar notificações e multas salgadas aos proprietários. Afinal de contas muitos desses registros garantem a qualidade dos processos e a segurança do estabelecimento.
Já pensou, por exemplo, se não houvesse a necessidade de comprovar as condições de higiene da cozinha de um restaurante?
Em resumo, os documentos essenciais podem até parecer demasiadamente burocráticos, porém, ajudam a qualificar a prestação de serviços e a venda de produtos no mercado.
Para você que reconhece a importância da guarda de documentos, a Boomerang File é uma empresa voltada à terceirização de gestão documental e pode te ajudar com diversas opções de serviços. Saiba mais visitando o site .

Por que é importante fazer a digitalização de mídias?

Uma empresa não nasce da noite para o dia, não é mesmo? Portanto toda a história do empreendimento deve ser devidamente documentada. Afinal de contas, contar a trajetória da empresa através de fotos e vídeos, com a digitalização de mídias, reforça o branding e transmite uma percepção positiva da marca.
Como você sabe, as fotos digitais são um fenômeno recente. Elas começaram com antigas câmeras digitais, nas quais eram inseridos os famosos disquetes, e chegaram à alta resolução das câmeras dos smartphones.
Nesse sentido, as empresas com mais de duas décadas, pelo menos, têm acervos fotográficos armazenados em caixas esquecidas em algum canto da empresa (leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/formas-de-diminuir-o-uso-do-papel-no-escritorio/).
Sobretudo essas imagens podem ser selecionadas, datadas, classificadas por tema e, finalmente, fazerem parte de um acervo organizado de fotografias.
Mas para que esse acervo fotográfico tenha uma utilização estratégica no planejamento de marketing da empresa, é fundamental que ocorra a digitalização de mídias.
Como utilizar fotos e vídeos digitais?
Como você viu acima, o uso de imagens antigas da corporação reforça o branding da empresa. Mas também documenta a sua história de maneira profissional para ser utilizada em treinamentos internos.
Portanto há inúmeros modos de fazer a digitalização de mídias. A solução mais caseira são aplicativos de scanner que podem ser baixados em smartphones.
Nesse caso um dos apps mais baixados do mercado é o PhotoScan, do próprio Google. Ele foi lançado para uso doméstico, mas permite um armazenamento profissional, pois pode ser sincronizado com o Google Fotos.
Em se tratando de vídeos, a solução também está na digitalização de mídias. Com a conversão de fitas de vídeo em formato MP 4, se ganha qualidade de som e imagem, além da praticidade de armazenagem.
Se você se interessou pela digitalização de mídias, porém, acredita que o processo é custoso e exige muito tempo de sua equipe, procure uma empresa especializada em digitalização.
Somos a Boomerang File e atuamos no segmento de guarda e digitalização de documentos e mídias. Para saber mais informações, acesse a página inicial do nosso site  e entre em contato conosco.

Gestão de documentos é o 1º passo para participar de licitações

Empresas competitivas consolidadas no mercado acabam, por consequência do seu planejamento estratégico, participando de licitações. Afinal de contas, contratos com o poder público sempre rendem bom faturamento. Mas para as empresas que estão começando a participar desse universo das licitações, o primeiro passo é fazer uma boa gestão de documentos.
Isso porque existe uma série de documentos que devem ser apresentados na fase de habilitação da empresa no processo licitatório. Em muitas modalidades de concorrência pública, a parte documental é a primeira a ser analisada.
Portanto para ganhar tempo e se prevenir de eventuais esquecimentos, é importantíssimo manter todos os documentos em dia, independentemente do porto da empresa.
Desse modo as empresas que estão pesquisando editais de licitação em suas áreas de atuação, já devem ir separando os principais documentos exigidos. Entre eles estão:
Registro comercial com a inscrição na Junta Comercial do seu estado;
Contrato social ou estatuto;
Ata de eleição (no caso de sociedades comerciais);
Inscrição do ato constitutivo (no caso de sociedade civil);
CPF ou CNPJ
Prova de inscrição no cadastro de contribuintes
Prova de regularidade com a Fazenda Estadual e a Fazenda Municipal
Prova de regularidade com o FGTS
Esses acima são apenas alguns dos documentos exigidos nos processos licitatórios. Ao retirar o edital no órgão público, leia e releia o rol de exigências previsto para elencar todos os documentos pedidos.
É possível organizar o arquivo em curto espaço de tempo?
Agora, já imaginou ter de providenciar os documentos num curto espaço de tempo? Ainda mais se, além dessa tarefa, você acumular muitas outras na empresa?
Com certeza, você se sentirá sobrecarregado. Dessa forma o melhor a se fazer é manter uma boa gestão documental. Uma prática adotada por empresas que participam constantemente de licitações é a terceirização da gestão de documentos.
Em resumo, ao participar de licitações com o poder público, tenha em primeiro lugar uma boa gestão de documentos para acelerar os preparativos para o dia da abertura de propostas.
Agora que você já sabe a importância de ter documentos em dia para ingressar em processos licitatórios, conheça nossos serviços de gestão e guarda de documentos aqui na Boomerang File, acessando nosso BLOG!

O que é e como funciona a certificação digital?

Na era da informação, a praticidade e a agilidade vêm em primeiro lugar. É justamente por isso que a certificação digital veio para resolver o problema de muitas empresas e pessoas físicas na hora de comprovar sua identidade de forma rápida e sem burocracia. A certificação digital tem sido cada vez mais utilizada.
Porém para você que já ouviu falar, mas não conhece muito bem a certificação digital, este artigo vai lhe ajudar. Leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/por-que-aderir-a-certificacao-digital/.
O certificado digital é um documento eletrônico. Ele serve para comprovar a identidade nas transações online de forma segura e precisa. Além da agilidade, o processo garante autenticidade e proteção dos dados.
Como veremos adiante, a certificação digital pode ser física (cartão ou pen drive) ou online, inserida no software.
Dessa forma entre as informações constantes de uma certificação digital estão:
Nome
E-mail
CPF
CNPJ
PIS
Se você, como empresa ou pessoa física, deseja emitir o certificado digital você gera duas chaves criptográficas, sendo uma delas uma chave pública e outra privada.
Todo o procedimento é feito pela entidade certificadora. O responsável pela empresa ou a própria pessoa física vai até a entidade para confirmar os dados constantes no certificado e assinar a documentação.
Desse modo a certificação digital pode ser usada em compras, contratos, gestão de documentos, entre outros fins.
E para quem pensa que o processo é recente no Brasil está enganado, pois as regras já foram definidas em 2001 pela Medida Provisória 2.200.
Já na criação, foram definidos dois tipos de certificados no Brasil:
Certificado A 1: gerado em software, é requisitada diretamente pelo sistema quando da emissão de nota fiscal. Tem validade de um ano.
Certificado A 3: gerado em forma de token ou cartão, pode ser transportado de um lugar para outro. A validade é de até três anos.
Em resumo, a certificação digital veio para facilitar as transações online das empresas de forma segura.
Se você gostou deste artigo e deseja obter mais informações sobre gestão de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File , empresa especializada na gestão e guarda de documentos.

COMO GARANTIR A SEGURANÇA DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS?

 

Independente do porte da empresa é preciso manter uma quantidade considerável de documentos administrativos.

Uma das formas de garantir a segurança dessas documentações é através da digitalização que além de agilizar a localização e utilização ainda permite o backup dos arquivos em diversos dispositivos. Com isso o risco de extravio diminui consideravelmente.

A melhor forma de digitalizar o acervo é contar com os serviços de empresas especializadas, que oferecem plataforma de gestão online o que deixará o processo mais dinâmico.

Uma forte tendência no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica utiliza a fotografia para capturar imagens dos documentos. A quando armazenada corretamente a técnica dura centenas de anos.
Mesmo os arquivos digitalizados exigem organização para ser considerado seguro e não se perder com o tempo. A nomeação correta e a utilização de etiquetas é preciso para garantir a agilidade nas buscas.
É importante fazer uma triagem inicial para organizar a bagunça de papéis ou de arquivos no computador e nomeá-las corretamente.
Se possível gerar um índice de dados catalogados irá facilitar buscas futuras. Cada instituição costuma criar seus próprios códigos.

No que diz respeito a segurança é importante atentar-se aos prazos exigidos por lei onde os documentos devem estar devidamente preservados.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.
Ter processos claros e pessoas orientadas a devolver os documentos no mesmo local após o uso é fundamental para a manutenção da organização documental.

É hora de implantar a GED – Gestão Eletrônica de Documentos?

 

O GED Gestão Eletrônica de Documentos já é utilizado em empresas de  todos os portes que priorizam a agilidade das buscas, a GED permite a manipulação dos arquivos no ambiente virtual.

Faremos aqui algumas observações para que você avalie a implantação da GED em sua empresa.

– ORGANIZAÇÃO
A GED é altamente recomendado para empresas que trabalham com um volume grande de papéis, como instituições de ensino, clínicas e hospitais, concessionárias, recursos humanos, etc.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos além da organização e agilidade nas buscas por documentos em alguns segmentos auxilia no comprimento de normas jurídicas.

– REDUÇÃO DE CUSTOS COM ESPAÇO
A GED pode ser bem aplicada em grandes, médias e, principalmente, pequenas e micro empresas que buscam tornar suas rotinas mais ágeis e sofrem com problemas da falta de espaço para armazenamento de arquivos e documentos, que tendem a desaparecer com a digitalização das centenas de folhas movimentadas diariamente.

A sustentabilidade da empresa é garantida pela eliminação do uso de papéis e impressões, diminuindo os custos da operação exponencialmente.

– SEGURANÇA da INFORMAÇÃO
A Gestão Eletrônica de Documentos proporciona maior segurança da informação,  devido aos mecanismos aplicados e aos controles de acesso. A garantia quanto a perda de informações é maior com a utilização dos arquivos no dia a dia.

– MAIOR ACESSIBILIDADE AOS DOCUMENTOS

Com a gestão de documentos em nuvem a GED possibilita a busca e o envio de informações de forma remota, agilizando procedimentos internos e para clientes e parceiros.

Como fazer a Organização de Arquivos Administrativos?

 

Empresas que trabalham com grande quantidade de papéis e documentos precisam  de um método claro de organização de arquivos para que tudo ande bem.

A desorganização pode trazer lentidão no acesso ás informações o que atrapalha as operações cotidianas.

Para algumas instituições para que seja feito o cadastro de um cliente é necessário cópias de dezenas de documentos . E quanto mais clientes, maior o numero de papeis acumulados.
Alguns problemas que a organização de arquivos pode resolver:
– Dificuldade no acesso aos documentos
– Perda de dados importantes
– Demora no tempo de atendimento
– Deteriorização do documento devido a má armazenagem
– Desorganização de arquivos físicos

Quanto maior o porte da empresa, mais difícil é fazer o armazenamento correto dos documentos. O acumulo de documentos exige maior espaço físico e custos com armários, pastas, mão de obra e demais gastos que envolvem diretamente o orçamento do negócio.

Veja abaixo algumas dicas para melhorar o desempenho da organização:

ORGANIZAÇÃO FÍSICA
Apesar da digitalização de documentos ter se tornado uma forte tendência, sempre existe a necessidade de armazenar alguns arquivos físicos por diversos motivos.

Um forte exemplo são as Notas Físicas que comprovam o pagamento de serviços e bens.
Uma boa dica é armazenar os arquivos com o nome dos fornecedores.

ARQUIVOS DE COLABORADORES

Esses documentos exigem maior cuidado pois é preciso evitar danos físicos e manter as normas exigidas em leis.
É preciso armazenar os documentos em pastas com o nome de cada colaborador e arquivar os comprovantes de pagamentos de: férias, fundo de garantia, adiantamentos, etc. Mantenha os papéis em ordem alfabética para facilitar futuras buscas.

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Cerca de  90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que diminui o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Além de diminuir a necessidade de espaço físico a digitalização facilita a busca através de softwares.

O que é Temporalidade Documental

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) pode auxiliar na organização dos documentos em diversos aspectos. Definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da TTD em uma empresa.
Os orgãos públicos em geral costumam usar a TTD como ferramenta essencial, devido ao volume de documentos gerados nessas instituições. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda, e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo. Um TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Para algumas empresas a temporalidade dos documentos variam dependendo da área relacionada.
Em resumo, a tabela de temporalidade documental determina:
• Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
• O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
• E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.

Para maior efetividade da Tabela de Temporalidade Documental é aconselhável estabelecer uma comissão para a gestão de documentos, de preferência com membros de todos os setores envolvidos na geração dos documentos.

Segurança na Guarda de Documentos de Terceiros

Muitos segmentos do mercado tem a necessidade de armazenar documentos de clientes. Algo que requer cuidados e necessidades específicas.
A começar por um espaço fisíco adequado.

A contratação de uma empresa de Guarda de Documentos pode ser uma ótima alternativa por oferecer tecnologia e experiência com gestão documental estratégica.

Os softwares são desenvolvidos para proporcionar a melhor experiência aos usuários, facilitando o uso e permitido o acesso via web. As ferramentas agilizam as consultas, principalmente por utilizarem categorias no momento da armazenagem.
Dessa forma sua empresa contará com uma logística completa na guarda de documentos e a gestão documental.
– Economia de tempo e dinheiro com o desenvolvimento de software
– Garantia de servidores estruturados para guarda de documentos.
– Agilidade em auditorias fiscais.
Saiba como a Boomerang File pode te ajudar.

Armazenamento em Nuvens, mais agilidade para sua empresa

A demanda por armazenamento em nuvens cresce a cada dia. E a oferta de plataformas com um bom serviço, seguro e econômico segue o mesmo caminho.
A possibilidade de compartilhar os arquivos de forma segura proporcionou as organizações mais agilidade e dinamismo nos processos.
A tendência é que os armazenamento em nuvens em breve substitua os dispositivos móveis.
Outra vantagem da tecnologia é a facilidade de acesso aos arquivos, basta ter um dispositivo com conexão à internet e será possível consultar o seus arquivos em qualquer lugar do mundo.
O compartilhamento é prático, e isso faz a tecnologia cada vez mais popular, principalmente em se tratando de um volume grande de informações.
A segurança é garantida por dados criptografados e o acesso é permitido apenas a pessoas que possuem a chave de acesso.
O alto investimento feito nas plataformas garantem o bom funcionamento dos processadores.

Com o uso do armazenamento em nuvens os computadores das organizações tendem a serem mais rápidos devido ao espaço livre gerado pela tecnologia utilizada.
Clique aqui e saiba como a Boomerang pode ajudar no armazenamento em nuvem.

O que é Microfilmagem?

A tecnologia muito utilizada por bancos e instituições financeiras é um processo de armazenamento de dados em microfilme. Trata-se de uma foto do documento e é um método bastante seguro, pois impede alterações no conteúdo original, tem reconhecimento jurídico e pode substituir o documento físico.
O método evoluiu e hoje contamos também com a microfilmagem eletrônica que tem procedimentos e plataformas de armazenagem diferente da convencional, atravez dela é possível obter o arquivo digital que permite o acesso remoto.
Algumas vantagens da microfilmagem eletrônica:
Redução de custos;
Facilidade de acesso e uso dos dados, uma vez que é compatível com os softwares de gestão documental;
Diminuição de erros no processo, pois o método é mais avançado;
Mais agilidade no trato com documentos.
Segurança por ainda ter o uso da película
Validade jurídica
De acordo com a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e o Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996: após microfilmado, o documento tem o mesmo valor da versão física e a mídia original pode ser descartada. Mas aconselhamos a manutenção dos documentos originais.

Por que aderir a Certificação Digital

Como já abordamos em outros artigos, a digitalização de arquivos traz diversos benefícios a organização. Com a demanda crescendo existe também a necessidade de desenvolver mais medidas de segurança dos dados contidos nesses arquivos. A certificação digital surgiu para sanar essas necessidades.
Muito utilizada por bancos, instituições jurídicas e órgãos do governo, a certificação digital tem ganhado bem mais espaço entre as empresas e até mesmo entre as pessoas físicas. Essa expansão se deve à necessidade de garantir a autenticidade e a confidencialidade das informações presentes nos documentos e segurança no vai e vem de arquivos.
A certificação digital é um desenvolvimento tecnológico que tem por objetivo proteger informações e garantir autenticidade do conteúdo de documentos, assim como assegurar a segurança da circulação desses arquivos. Grosso modo, é um recurso que faz com que o trânsito de documentos seja seguro em meio online e que as informações que os compõem não sejam alteradas e nem roubadas.
Os principais parâmetros:
-Autenticidade
– Confidencialidade
– Integridade
Por que vale o investimento?
Além de atender aos parâmetros de segurança da informação, a certificação digital torna as transações mais rápidas, práticas e válidas juridicamente. Assim, você reduz muito o risco de fraudes eletrônicas e otimiza uma boa parte do uso dos documentos.

Otimizando Fluxos de Tarefas em Instituições de Ensino

Sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos – também – que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.
Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos – são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

A Lei determina a digitalização do Acervo de Instituições de Ensino – Confira mais detalhes  no Post anterior.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos em Imobiliárias

Mesmo com toda a crise econômico-financeira e social que nos assolou nos últimos anos, o setor imobiliário se ajustou às novas demandas e vem se recuperando bravamente.

É diante desse cenário que a Acervo apresenta as razões pelas quais a sua imobiliária deve implantar o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) o mais rápido possível. Queremos ser os seus grandes parceiros nessa empreitada de recuperação e sucesso.

Por questões de cibersegurança, os documentos de uma empresa não permanecem mais arquivados em discos rígidos ou servidores locais, estão agora em nuvem.

Com o sistema de armazenamento em nuvem (cloud) qualquer documento da empresa pode ser acessado fácil e remotamente, sempre que necessário.

Utilizando a mesma premissa do armazenamento em nuvem, todas as despesas com geração de impressões desnecessárias diminuirão. As impressoras estarão limitadas a um número determinado de cópias e só será impresso documento essencial.

Não só com cópias desnecessárias economizamos, mas também com cartuchos de tinta e depreciação do equipamento.

Um dado que, volta e meia, não percebemos é: o espaço físico necessário para o seu negócio operar, em muito, depende do volume de arquivos que a empresa precisa guardar. Em outras palavras – “isso é coisa do passado”, pois agora contamos com ótimos sistemas de gestão de documentos (GED).

É comum nos depararmos com empresas que possuem andares inteiros de centros executivos ou prédios públicos apenas para o armazenamento de documentos, o que é um verdadeiro desperdício de espaço.

Gestão de Contratos

Empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.

O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.

Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.

Identificar o foco do problema nem sempre é tarefa fácil

Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.

1- Dificuldades para localizar contratos ou documentos;

2- Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;

3- Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;

4- Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.