Agilidade na Coleta e Entrega de Documentos

Os sistemas Deliverys cresce a cada dia e está presente nos mais diversos segmentos.
A Boomerang File oferece o serviço Leva e Traz facilitando a operação do armazenamento de documentos importantes.  O sistema evita a interrupção de determinadas atividades e não afeta o ritmo de trabalho do colaborador.

A solução está disponível para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.

Após a contratação do serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.


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Incorporadoras e o GED – Gestão Eletrônica de Documentos

As incorporadoras precisam armazenar diversos documentos relacionados aos imóveis e de clientes. Com o aumento das vendas a necessidade de mais espaço para a Guarda de Documentos é inevitável.

A Boomerang File tem vários clientes no seguimento e o principal valor percebido é a economia, o custo benefício do Serviço de Guarda de Documentos é sempre melhor.

Além disso, o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, facilita as operações, pois, os documentos são digitalizados e mantidos na nuvem, podendo ser acessadas virtualmente sempre que necessário.

Com o GED implantado a performace da empresa melhora como um todo, pois, há maior organização dos espaços físicos e virtual, mão de obra empenhada nas estratégias empresariais e mais agilidade na pesquisa.

Guarda de Documentos Adequada garante maior Higiene aos Arquivos

Empresas que mantém muitos documentos, principalmente as que lidam com arquivos de clientes como os escritórios de contabilidade e direito, costumam tem dificuldades com a organização e conservação.

Documentos de tamanha importância precisam ser armazenados de forma segura e também higiênica. Pois, papéis costumam atrair pragas que além de danificar os papéis transmitem doenças. por isso é necessária a dedetização regular  para garantir a conservação.

As empresas de Guarda de Documentos como a Boomerang File, possuem caixas especificas para o armazenamento e oferece serviços de digitalização e GED – Gestão Eletrônica de Documentos. O que possibilita o acesso online de forma prática sempre que necessário.


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Intensifique a Segurança da Informação

Com o aumento da troca de informações digitais e o uso massivo da internet para comunicação e mesmo de armazenamento às empresas passaram a precisar de um novo formato de segurança para garantir que as informações importantes vão ser mantidas longe das mãos de terceiros.

Hoje vamos falar sobre como funciona a segurança da informação, quais são os métodos e meios mais eficazes para manter uma empresa segura mesmo quando todos os dados importantes estão armazenados em formato digital e sendo mantidos na rede além de dar dicas de como proceder para criar o seu próprio sistema de segurança da informação na sua empresa.

Antivírus
A primeira linha de defesa para a segurança da informação, um antivírus é um programa que foi criado especificamente para detectar qualquer arquivo malicioso que possa tentar infectar sua máquina, a maior parte dos vírus não estão lá para tentar roubar suas informações, mas sim para apenas roubar o seu poder de processamento.

Existem vírus que vão utilizar sua máquina e sua conexão para fazerem alguma ação que vai beneficiar o criador sem necessariamente fazer algo com seus dados, ainda assim existem vírus que podem roubar seus dados e utilizar de forma a te prejudicar.

É aconselhavel a utilização de antivirús pago pois oferecem maior segurança que as versões gratuitas.

Firewalls
Os firewalls funcionam de uma maneira similar ao antivírus, porém a função do firewall é proteger diretamente a sua rede contra ataques propositais que possam vir de fora e que sejam criados especificamente para entrar na sua rede e caçar dados específicos como senhas e dados bancários.

Por isso os firewalls são utilizados para deter programas mais sofisticados e muitas vezes pessoas de verdade que estão ativamente tentando entrar no seu sistema em busca de algo específico.

Controle de acesso
Defina níveis de acesso para que cada pessoa apenas tenha acesso aos dados que for utilizar no trabalho e nada, além disso, assim você impede que algo importante acabe sendo divulgado ou perdido por esquecimento, distração ou sabotagem.

Existem dezenas de programas que vão te ajudar a controlar o acesso aos seus dados, você vai poder configurar de forma individual o que você deseja que cada usuário possa ver ou alterar e sempre que uma dessas ações for feita você vai poder ver em um relatório, é super seguro e prático.

Treinamento de pessoal
O treinamento de pessoal dará a sua equipe noção dos riscos que a empresa corre no caso de dados se perderem ou vazarem.

Esse treinamento é normalmente oferecido em palestras e cursos rápidos e fazem um grande efeito cobrindo desde os detalhes mais simples como explicar para sua equipe que às senhas não devem ser compartilhadas como situações mais improváveis como discutir sobre documentos e sobre os métodos de segurança da empresa com terceiros.
Além de treinamento técnico para ensinar como utilizar corretamente cada ferramenta a disposição da equipe,  de modo a ter o melhor aproveitamento de tempo e produtividade.

Entenda porque a gestão documental auxilia no crescimento empresarial

O processo de organização vai além da simples armazenagem e  pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

A forma como você lida com os documentos gerados e necessários para a existência da sua empresa afetam todo o processo de crescimento dela e podem inclusive te levar a um ponto onde você acabe perdendo oportunidades por causa de uma falta de organização que você nem sabia que existia, nesse artigo vamos falar um pouco sobre gestão documenta.

Como funciona esse processo de organização que vai além da simples armazenagem e que pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

Carregar documentos com você sempre que precisar fazer alguma negociação não é nada fácil e nem prático, esse tipo de situação pode se tornar um verdadeiro problema levando você a perder oportunidades e atrasando decisões sempre que um documento específico precisar ser consultado e você não tiver acesso no momento.

Quanto maior for o volume de documentos a serem armazenados maior vai ser o tempo necessário para localizar algo no meio da pilha e conseguir agir.

Utilizando o sistema de gestão documental digitalizada você não precisa mais passar por isso, todos os terminais que você utiliza no dia a dia para trabalhar vão estar conectados o tempo inteiro.

Documentos vão estar na palma da sua mão no momento em que forem criados em qualquer local da empresa e você vai conseguir editar com apenas alguns cliques, totalmente acessível quando você precisar em qualquer lugar e qualquer hora.

Moderno e eficiente

Imagine que você precisa localizar um documento no seu arquivo físico e descobre que ele não está dentro da pasta onde deveria estar, imediatamente você percebe que ele pode estar em qualquer uma das outras ou em nenhuma.

O documento foi movido ou alguém esqueceu de guardar no lugar correto e você não tem nem como saber quem foi o responsável por essa falha, a única saída é gastar algumas horas do seu tempo procurando.

Com o sistema de gestão documental você não têm esse problema, a organização dos documentos é feita de forma prática com apenas alguns cliques e uma vez adicionado o documento você pode apenas arrastar e soltar na pasta correta sem medo de perder nada.

Se ainda assim você descobrir que ele não está na pasta virtual que deveria não têm problema algum, basta digitar o título e o sistema encontra para você imediatamente não importa em qual pasta esteja, depois é só um movimento para colocar no lugar certo.

Seguro e confiável

Com documentos físicos você nunca sabe o que pode dar errado, o papel está sempre sujeito ao clima e desde às manchas de comida até os riscos de incêndio qualquer coisa pode acabar destruindo em segundos algo que você levou a vida inteira para conseguir colocar em ordem.

Com ou sem os danos causados pelo clima os seus documentos ainda podem se perder, serem roubados, jogados fora por acidente e tudo isso sem falar da ação do tempo que não vai ser nada gentil com suas folhas de papel.

Utilizando o sistema digital de gestão de documentos você pode dormir tranquilo, cada arquivo se mantém protegido em um servidor totalmente online.

Mesmo que seus equipamentos sejam destruídos ou que você precise acessar de um local diferente seus arquivos vão estar disponíveis em qualquer lugar através de qualquer conexão desde que você tenha a senha correta.

Para tornar ainda mais seguro os arquivos vão manter um histórico de edições que vai te dizer quando aquele documento foi alterado e por quem, depois caso alguma alteração tenha sido feita de maneira errada basta um clique para recuperar a versão anterior, sem riscos e sem perdas.

Tempo e dinheiro

Conforme você muda para o sistema de gestão documental você pode economizar tempo e dinheiro com coisas que nunca achou que seria possível, não existe mais a necessidade de levar os documentos de um lado para o outro na hora de trocar informações com membros da equipe.

Não existe mais a necessidade de gastar com impressões repetitivas do mesmo documento e você pode até mesmo parar de ocupar aquele espaço imenso da sua sala que servia apenas para colocar gabinetes de arquivos cheios de ferrugem e poeira.

Dicas de Armazenamento de Documentos

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de como cuidar do armazenamento de documentos da sua empresa ou mesmo seus documentos pessoais de forma efetiva para que você tenha um melhor aproveitamento do seu tempo e do seu espaço.

Escolha a plataforma

Existem muitas plataformas que servem perfeitamente para o controle de armazenamento de documentos, cada plataforma tem ferramentas integradas específicas que vão fazer com que seja mais fácil um determinado tipo de uso.

Assim enquanto estiver escolhendo a plataforma na qual seus documentos vão ficar hospedado você precisa analisar a forma como você utiliza esses documentos no dia a dia para garantir que a plataforma escolhida tenha a melhor organização e às melhores ferramentas para tornar o seu uso mais simples e mais rápido.

A maior parte destas plataformas de armazenamento oferece um período de testes grátis no qual você pode utilizar todo o conteúdo e ver o quão bem funciona aquilo que está sendo oferecido.

Comece pelos mais utilizados

Se você está começando a fazer a transição do físico para o digital então você talvez tenha pilhas de documentos antigos que você precisa manter guardados e que vão ter que se transformar em arquivos digitais para que o armazenamento seja de fato totalmente padronizado.

Fazer isso pode levar muito tempo e acabar prejudicando a produtividade da empresa durante o processo, nesse caso a solução é fazer uma separação entre o que você de fato utiliza com frequência e o que pode esperar um pouco.

Comece digitalizando os documentos mais recentes e mais utilizados, assim você consegue dar continuidade ao trabalho e já utilizar deste ponto em diante todos os dados que forem adicionados diretamente na versão digital.

Assim você pode digitalizar os documentos antigos conforme houve a necessidade e não ter que se preocupar de imediato com a mudança sendo um obstáculo para a produtividade.

Crie categorias

Isso vai te ajudar infinitamente a manter a organização, separe os documentos que você precisa manter armazenados em categorias.

Cada categoria vai conter um tipo específico de documentos, você pode criar quantas categorias forem necessárias de acordo com sua própria necessidade e complexidade dos documentos que você precisa manter armazenados.

Criar diferentes categorias em pastas diferentes com cores e visual diferente vai ajudar você a ter um menor tempo de reação quando precisar localizar algo, se suas categorias forem claras você vai poder inclusive passar o conhecimento de como manter tudo organizado para outra pessoa com mais facilidade.

Assim você não precisa lidar com todos os documentos sozinhos e ainda mantém o controle sobre o método que vai ser utilizado por todos.

Crie um índice e uma data de expiração

Para ajudar você ou outro membro da equipe a entender suas categorias e se tornar mais rápido na hora de realizar qualquer tarefa você pode criar um índice.

Esse índice vai servir para que você tenha a liberdade de passar o conhecimento sobre sua forma de organização adiante sem precisar explicar nada passo a passo a cada novo membro da equipe e sem ter medo de que eles cometam erros.

O índice indica exatamente onde cada documento está localizado de acordo com as categorias.

Já a data de expiração vai servir para que documentos que não têm mais valor sejam descartados ou para que seja feita uma nova versão do mesmo.

A data de expiração vai ser uma forma rápida de saber se você encontrou uma versão válida do documento que estava procurando e ainda ajuda na hora de fazer aquela limpeza anual ou semestral para se livrar de arquivos mortos.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

Previna-se contra possíveis problemas

O plano de contingência servem para que você tenha os dados necessários caso algum problema aconteça a solução ocorra de maneira rápida e sem riscos de improvisos.

Nesse artigo vamos falar sobre como você deve organizar um plano de contingência para qualquer situação ou possibilidade futura de modo que você tenha total controle dos riscos e opções na palma da mão quando forem necessários.

Faça backup físico e virtual das informações fundamentais. Para maior eficiência da atividade envolva os departamento e faça checlists frequentes para atualizar as necessidades da equipe.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Projeto de Digitalização de Prontuários Médicos é aprovado pelo CCT

O projeto do senador Roberto Requião que propõem o armazenamento de prontuários médicos nas instituições de saúde, foi aprovado em abril de 2018 pela Comissão de Ciência, Tenologia, Inovação, Comunicação e Informática. Agora está ma Câmara dos Deputados onde passará por uma votação. A medida tornará a digitalização em hospitais possível e facilitando o armazenamento de dados.

Para a realização da digitalização será necessário o certificado digital emitido pelo ICP/Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
A digitalização de documentos poupa espaço, permitindo a melhor utilização do mesmo. No caso de hospitais o número de documentações é bastante volumoso e chegando muitas vezes a ocupar diversas salas.

A medida pode beneficiar os hospitais e os pacientes, com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, evita-se extravios e agiliza o processo de consulta aos prontuários.

Para os hospitais a medida pode trazer grandes economias, pois, diariamente é feita milhares de impressões apenas com prontuários, o que demanda papel, tinta e mão de obra.

Outro grande benefício que a digitalização proporciona é a praticidade no acompanhamento desses documentos que de forma física exige armazenamento e controle.

Organize seu Computador e melhore seu desempenho

O computador auxilia muito em diversas profissões e na maioria delas se faz indispensável. Uma boa organização pode melhorar o seu desempenho. Principalmente na hora de encontrar arquivos armazenados.

1 – Utiliza Pastas e nomeie de acordo com assuntos
Separe, planilhas, fotos, vídeos. Você também pode montar pastas por ano/meses, separar arquivos por clientes, etc.

2 – Organize a Área de Trabalho
Certifique-se de limpar a área de trabalho deixando a livre de fotos e documentos, esses arquivos deixam o computador pesado. Por isso descarte o lixo eletrônico e contate a melhora do desempenho.

3 – Faça Backup constantemente
É preciso criar o hábito de fazer backup, agendar de tempos em tempos o recurso, evitará a perca de documentos importantes em caso de problemas com o computador.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

O que é assinatura digital e como utilizá-la

A assinatura digital garante a autenticidade de um documento sem a necessidade de caneta e papel. Ela já é muito comum no meio corporativo, principalmente em empresas que lidam com grandes quantidades de documentos digitais, como, por exemplo empresas do ramo contábil, jurídico e financeiro.
Para passar a utilizar a assinatura digital é preciso solicitar a chave e o certificado a uma Autoridade Certificadora, autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Após receber o certificado e a chave privada, é preciso acessar o Portal QualiSing para concluir as assinaturas nos documentos.
A assinatura digital é totalmente segura, a assinatura e documento são criptografados para garantir a autenticidade.
Confira alguns benefícios de adotar a assinatura digital:
– Redução de Custos (impressão, cartuchos, pastas, estantes)
– Segurança da Informação (dificuldade de falsificação)
– Aumento da Produtividade
É importante lembrar que para a utilização da assinatura digital é preciso organizar a Gestão de Documentos Eletrônico.
Contate-nos e consulte-nos de como podemos ajudá-los.

Maior transparência na comunicação entre setores através do GED-Gestão Eletrônica de Documentos

Empresas de todos os portes dependem de uma comunicação assertiva para obterem os melhores resultados. Seja entre departamentos, filial e muitas vezes com os fornecedores.

O GED, possibilita a integração dos departamentos no que diz respeito ao acesso às informações, a organização dos documentos auxilia na otimização do tempo e espaço físico. A Gestão na Nuvem permite a consulta em tempo real.

A Boomerang File investe em segurança, tecnologia e recursos humanos para que os usuários dos recursos usufruam de um serviço altamente eficaz.

Oferecemos um sistema prático e dinâmico, pois entendemos a necessidade dos nossos consumidores, além disso, oferecemos suporte para eventuais dúvidas.

Consulte-nos sobre como podemos ajudá-los com a implantação do GED.

Entenda como a Gestão de Documento pode acelerar o crescimento da empresa

Diante de tanta competitividade no mercado de atuação, a empresa precisa inovar para se sobressair. Os gestores precisam de colaboradores capacitados e envolvidos, desenvolver processos efetivos, lançar novos produtos e serviços, buscar fornecedores e parcerias visando o crescimento.
No início a quantidade de documentos pode ser administrável, mas com o passar do tempo a quantidade de arquivos aumentam e passam a gerar custos de manutenção, ocupam espaço, e tempo de colaboradores que poderiam estar empenhados em outras atividades.

Considerar a terceirização da Guarda de Documentos é uma estratégia coerente no que diz respeito ao custo-benefício.
Melhor aproveitamento dos recursos humanos, ambiente mais organizado e inspiradores.
Como pode perceber, não faltam motivos para considerar a contratação de uma empresa de Guarda de Documentos, independente do tamanho da empresa esse recurso proporcionará mais organização e otimização de tempo para que sua equipe se preocupe apenas com as atividades relacionadas ao negócio.

Serviços Hospitalares e a Gestão de Documentos

Para as unidades de saúde, sejam elas públicas ou privadas, a guarda de documentos é um procedimento extremamente importante. O fluxo de informações diárias é intenso e exige uma política de gestão documental que seja realmente eficaz.
No que diz respeito à pessoa enferma ou ao respectivo responsável, é imprescindível que desde o primeiro contato todos os passos sejam registrados. São essas informações relacionadas a ela que formam um dos documentos mais importantes usados pelo setor: o prontuário do paciente.
Considerando a quantidade e a relevância desses dados, será que a melhor solução é realmente armazená-las dentro da própria unidade? Organizá-las e acomodá-las da maneira correta demanda tempo, espaço e principalmente funcionários disponíveis para realizar a tarefa.

Por que a guarda de documentos é importante para os hospitais?

Além de guardar dados valiosos sobre cada paciente que se consulta na instituição, os arquivos devem conter os principais dados sobre a equipe médica e outros colaboradores. Isso sem mencionar os papeis que permeiam a rotina administrativa de cada hospital.
São inúmeros os benefícios que uma estratégia bem implementada de guarda de documentos pode trazer para as unidades de saúde. Isso porque zelar pela informação, do momento em que ela é gerada até o seu destino final, influencia diretamente no funcionamento da instituição.
Veja quais são as principais vantagens que uma boa política de gestão documental é capaz de trazer para um hospital:
1. Otimiza o fluxo de informações, promovendo a melhoria do funcionamento administrativo da unidade de saúde.
Quando as informações estão organizadas e classificadas do modo correto, encontrar o que é preciso se torna muito mais fácil e rápido. A falta de critérios no arquivamento de documentos leva a atrasos no atendimento e até mesmo à perda permanente de dados.
2. Evita a criação de documentos em excesso sem necessidade.
Quando não existe um controle sobre a produção e a organização desses documentos, um único paciente pode possuir diversos prontuários. Dessa maneira, informações relevantes acabam ficando para trás, prejudicando o atendimento.
3. Permite o aprimoramento na prestação de assistência médica.
A partir do prontuário, a equipe médica toma conhecimento do histórico do paciente. Isso estabelece um quadro muito mais claro sobre o seu estado de saúde, os diagnósticos e as medidas terapêuticas tomadas anteriormente.
4. Protege e preserva o prontuário do paciente de forma ideal.
De acordo com o CONARQ, o prontuário é um documento único de caráter legal, sigiloso e científico, que assegura a clara comunicação entre os profissionais e a continuidade correta da assistência médica.
5. Possibilita o desenvolvimento das pesquisas científicas na área da saúde.
Os registros detalhados das atividades médicas permitem que pesquisadores identifiquem novas patologias, reações a medicamentos, medidas terapêuticas, entre outros. Assim, é possível aplicar descobertas a estudos já existentes ou dar início a pesquisas inéditas.
Por mais que as unidades de saúde passem frequentemente por auditoria, é importante lembrar que a falta de uma boa gestão de documentos pode acarretar consequências graves. Impedir a aplicação de determinado tratamento, por exemplo.
Sendo assim, é essencial que uma estratégia eficiente seja discutida e estabelecida. Ainda mais conhecendo todos os benefícios que somente uma guarda de documentos bem elaborada é capaz de oferecer para o espaço hospitalar.
Guarda de documentos: você conhece a teoria das três idades?
Já que estamos falando de elaborar uma estratégia de guarda de documentos que seja realmente eficaz, é importante que você conheça a teoria das três idades. Essa teoria pode ser aplicada em qualquer ambiente, mas aqui vamos falar especificamente das unidades de atendimento hospitalar.
Basicamente, as três idades – também conhecido como ciclo vital dos documentos — que devem ser respeitadas ao organizar, classificar e arquivar documentos são:
• Corrente – informações que precisam ser consultadas frequentemente, normalmente são mantidas junto à unidade de produção.
• Intermediária – informações de consulta esporádica, sem a necessidade de permanência na unidade de produção.
• Permanente – informações com valor social, histórico e científico, que não podem ser descartadas e devem estar disponíveis para consulta, quando necessário for, de pacientes, médicos, pesquisadores e afins.
Elas se referem principalmente ao uso que está sendo feito, naquele momento, do documento em questão. Desse modo, deve haver uma comissão apta a analisar os arquivos e definir a temporalidade e a destinação de cada um deles.
E por que contratar um serviço de guarda de documentos?
As unidades de saúde nem sempre dispõem de um ambiente seguro e com a climatização adequada para o armazenamento correto desses documentos, o que pode acarretar perda permanente desses dados.

Como descartar documentos vencidos

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Pois, é preciso uma organização efetiva para garantir que não haja desperdício de espaço com papelada inútil.

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Deve-se primar pela economia de espaço e garantir que não haja papelada inútil.

Com as prioridades do dia-a-dia é muito comum não percebermos o tempo passar. Além disso, com a rotatividade dos profissionais pelos departamentos, a função do descarte pode ser facilmente esquecida.

É importante estar atento aos prazos exigidos. (Veja o post que falamos sobre o assunto)

Chegou a hora de eliminar? É importante tomar muito cuidado, para que informações sigilosas não caiam em mãos erradas, causando transtornos a empresa responsável. Conte sempre com o auxílio de uma fragmentadora.
Empresas especializadas na Guarda de Documentos, possuem processos de descartes apropriados.

Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.

Conheça as vantagens da guarda de documentos para o RH terceirizado

Se existe um departamento no mundo corporativo que sabe a importância da guarda de documentos é o de Recursos Humanos. Chamado pelos mais íntimos de RH, o setor é responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa.
Ainda que o vínculo entre os dois se estabeleça no momento da contratação, ele não termina quando o funcionário pede demissão ou é mandado embora. Isso porque o RH precisa manter esses arquivos armazenados durante um período, que pode ser curto ou longo.
Obviamente, a regra também vale para as empresas de RH terceirizado. Nesse caso, a gestão de documentos se faz ainda mais complexa. Afinal, o fluxo de documentos é bem maior que em um departamento de RH interno, mesmo que se trate de uma empresa de grande porte.
A terceirização do RH, inclusive, é uma alternativa que atraem cada dia mais gestores. Essas empresas especializadas em departamento pessoal prezam pelo profissionalismo, recorrendo, muitas vezes, a serviços de guarda de documentos para garantir a boa reputação.
Veja como elas se beneficiam e entenda porque elas preferem contratar essa espécie de  serviço!
Benefícios do serviço de guarda de documentos para RH terceirizado
As vantagens que uma empresa de RH terceirizada pode obter de um serviço de guarda de documentos são inúmeras. Isso vale tanto para o ambiente interno, entre os próprios colaboradores, quanto para o ambiente externo, ou as empresas que atende.
Organizar, guardar e preservar de forma correta os documentos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores de uma empresa é imprescindível. Conheça os três principais benefícios que esse tipo de serviço pode oferecer para uma empresa de RH:
• Aumento da produtividade
Esse é, sem dúvida, um dos principais benefícios obtidos após contratar o serviço de guarda de documentos. Isso porque os colaboradores passam a dispor de mais tempo para realizar outras tarefas.
Se antes a empresa precisava que parte dos funcionários se dedicasse ao arquivamento e à preservação desses documentos, essa função passa a ser exercida por outras pessoas. Assim, elas ficam livres para se dedicar a tópicos mais importantes.
Isso sem mencionar o tempo poupado na busca por documentos que estão armazenados há muito tempo. Com um serviço especializado, esses dados são informatizados. Ou seja, o documento solicitado é localizado rapidamente.
• Documentos em segurança
Outra grande vantagem de contar com um serviço especializado em guarda de documentos é a tranquilidade em saber que os arquivos estão em segurança. Quando essa gestão é feita internamente, sem um controle criterioso, existe o risco de dados importantes se perderem.
Vale frisar que cada um desses documentos manipulados pelo RH possui um prazo específico de armazenamento. Sendo assim, eles não podem ser descartados a qualquer tempo. O tempo varia de acordo com o tipo: de 3 anos à guarda permanente.
Esse tempo de armazenamento é estipulado por lei e fiscalizado por órgãos competentes. Portanto, é essencial que ele seja respeitado pela empresa de RH responsável. Além disso, a guarda desses documentos evita complicações futuras!
• Espaço disponível
Quanto maior o fluxo de documentos, mais espaço físico a empresa precisa disponibilizar para a sua armazenagem correta. No entanto, a maior parte das organizações não dispõe de um ambiente amplo o suficiente apenas para guardar arquivos, certo?
Ainda que exista uma sala suficientemente grande para acomodar esses documentos, é muito mais conveniente usá-la para outras atividades. Além disso, essas informações não podem ser armazenadas em qualquer lugar. Precisam de um local apropriado, com a climatização correta.
As empresas especializadas em guarda de documentos já possuem a infraestrutura necessária para acomodar esses dados. Eles são acondicionados em caixas, que depois vão para as prateleiras com os respectivos códigos de identificação, respeitando as condições ideais.
Digitalização e descarte de documentos de RH terceirizado
Normalmente, as empresas especializadas em guarda de documentos oferecem serviços adicionais. Quando for escolher alguém para executar essa tarefa, é importante verificar se o atendimento é 360 graus.
Mas o que isso significa? Vamos supor que você selecionou uma empresa para armazenar os seus documentos. Tudo bem até aí! Porém, dali a aproximadamente 5 anos, uma parte desses arquivos precisarão ser descartados.
Não parece muito prático retirar os documentos de lá e enviar para outro local que faça o descarte correto, certo? Por isso, a dica aqui é procurar uma empresa que contemple diversos serviços relacionados. Por exemplo:
• Guarda de documentos (caixas e mídias)
• Digitalização de documentos
• Armazenagem na web
• Organização documental
• Destruição de documentos
Dessa maneira, é possível realizar tudo o que uma empresa precisa em um só lugar. O serviço especializado de guarda de documentos pode ser extremamente vantajoso para uma empresa de RH terceirizada.

Gestão de Documentos na Área da Saúde

A saúde é uma das áreas que requer mais organização e controle quando o assunto é documento, isso porque todas as informações desses documentos são importantes e tem uma proteção ética por trás.

Assim, toda clínica e hospital precisam de agilidade na hora de buscar por esses documentos, além de saber os meios de como guarda-los. O Conselho Federal de Medicina prevê que os prontuários em papel devem ser guardados por no mínimo 20 anos, já os prontuários eletrônicos devem ser guardados permanentemente.

Ou seja, estamos lidando com uma questão bem séria e que exige determinados cuidados na hora do armazenamento e da recuperação.

A gestão de documentos

Com a chegada da tecnologia muita coisa mudou na forma de trabalho, e isso também inclui a área da saúde, os documentos podem ser todos atualizados e arquivados através de sistemas, assim poupando papel e economizando espaço.

Outra forma que a tecnologia ajudou a área da saúde foi através da digitalização de documentos, graças a isso diversos setores de hospitais conseguem buscar com maior qualidade e agilidade as informações dos pacientes. Assim através da internet até os convênios médicos conseguem ter acesso aquela informação, por exemplo.

Nesse caso é preciso ter alguns cuidados já que mais uma vez devemos ressaltar que estamos lidando com documentos confidenciais, por isso ao realizar a digitalização é muito importante estar atento aos dados do paciente, atualmente a mistura da tecnologia com a questão do sigilo dos documentos tem sido algo que gera preocupação dentro da área médica no geral.

Como a tecnologia avança de forma muito rápida a fim de atender as nossas necessidades todos os dias têm surgido diversos serviços voltados para a área da saúde, para que o armazenamento e as informações possam ser rapidamente acessadas e protegidas.

Por isso a gestão de documentos na área da saúde por meio eletrônico já é uma realidade, e está devidamente estabelecida dentro das leis federais. Esse arquivamento tem como objetivo registrar o prontuário e todas as informações dos pacientes, como citamos anteriormente diminuindo papéis e espaço.
Softwares que podem auxiliar na gestão de documentos na área da saúde.
Conheça agora algumas ferramentas de gestão eletrônica que o seu hospital / consultório pode adotar para o armazenamento de registros de forma ética e prática.
Software GED
GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é um software que vai auxiliar na gestão tanto dos arquivos impressos quanto dos arquivos digitais. Além disso, é possível também armazenar eletronicamente os registros e disponibilizar na web por meio de uma rede segura.

Gestão de documentos na área da saúde
– Menor circulação dos documentos entre pessoas e locais físicos;
– Redução de mão de obra, otimizando os custos;
– Armazenamento mais seguro e protegido;
– Acesso instantâneo através de computadores ou dispositivos móveis.
Lembrando que há empresas especializadas em organizar e otimizar todos os arquivos que estão em papéis, tanto digitais quanto manuscritos.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de documentos na área da saúde continue em nosso site e leia mais artigos!

Vantagens de Implantar o BPO

Sabia que o BPO é uma das estratégias que vem ganhando cada vez mais o seu espaço no mercado por ser mundialmente conhecida?

Conhecer melhor sobre esse processo e sobre os benefícios em utilizar essa estratégia é muito importante, por isso o nosso artigo de hoje vai esclarecer tudo isso para você. Confira.

O que é o BPO?

BPO é a sigla para a palavra em inglês de “Business Process Outsourcing” essa expressão pode ser traduzida como uma terceirização dentro dos processos de negócios.

Na prática, seria a contratação de empresas especializadas para a realização de diversas tarefas que não estão diretamente ligadas com o seu negócio, mas mesmo assim são essenciais para que tudo funciona da forma correta.

O BPO  em Gestão de Documentos é uma área que as empresas estão investindo muito pois, cada dia tem se tornado mais necessário a otimização de todos os documentos. Os serviços terceirizados são os grandes responsáveis pela implementação dessas tarefas.

Quais as vantagens do BPO?

Agora que você já conhece melhor como funciona o BPO está na hora de conhecer algumas de suas vantagens.

O BPO pode trazer diversas transformações e mudanças para lá de positivas dentro da empresa, há diversos estudos que associam cada vez a contratação dos profissionais terceirizados como algo extremamente positivo.

Através do BPO acontece:

A otimização do tempo

A primeira grande vantagem da contratação do BPO é o tempo ganho dentro da sua empresa, tempo que vai ser aproveitando diretamente ao seu ramo. Quando você terceiriza um serviço automaticamente os seus funcionários vão ter mais tempo para outras tarefas.

Além disso, encher os funcionários de tarefas os faz serem menos produtivos, mais estressados, piorando assim todo o clima da organização. Com a contratação de serviços terceirizados os seus funcionários podem se sentir mais livre, aumentando o seu desempenho nas tarefas que lhe foram atribuídas.

Resumindo, o tempo que você economiza com seus funcionários nas atividades indiretas do seu produto final, faz com que a qualidade do seu trabalho final seja melhor.

Redução de custos

Outra coisa que toda empresa gosta e que o BPO oferece é a redução de custos. A redução acontece por diversos motivos, há diminuição no tempo gasto na realização de tarefas e você reduz os encargos trabalhistas, já que tem que contratar menos mão de obra.

Maior flexibilidade

O BPO oferece um processo mais flexível tanto nos processos realizados internamente quanto nos serviços oferecidos. Isso acontece porque o BPO proporciona a redução dos processos internos, oferecendo maiores opções para a empresa se organizar de maneira estratégica. Além isso o BPO vai permitir que a sua empresa se adapte mais rapidamente as novas exigências feitas pelo cliente e pelo mercado.

Melhor aproveitamento do espaço

Como muitas tarefas começam a ser realizadas no espaço das empresas terceirizadas que você contratou a sua empresa acaba ficando com mais espaço, isso é benéfico porque pode ser utilizado para a realização de outras funções, além de reduzir despesas.

Experiência com as tarefas

Os profissionais terceirizados por aquela empresa já são altamente capacitados e especializados no ramo, assim eles vão ter uma maior facilidade para lidar com aquelas tarefas, entregando um trabalho com maior qualidade e rapidez.

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Guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo

Chega de entulhar caixas com documentos em tudo quanto é lado a gestão de documentos pode parecer um sonho para muitas empresas brasileiras, mas é cada vez mais possível fazer uma guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo, quer saber como? Então confira o nosso artigo de hoje.

Guarda de documentos

A guarda de documentos é uma parte muito importante da empresa, isso porque se os documentos forem arquivados de forma inadequada a empresa pode sofrer prejuízos financeiros, dentre outras punições. Além disso, há uma enorme falta de tempo, por vezes os gestores passam horas procurando informações que estão arquivadas de forma desorganizada, ou em locais que não deveriam estar.

Parece besteira, mas todo esse tempo perdido pode otimizar o trabalho, e gerar mais lucros para a empresa ao final de um mês e de um ano. O ideal é que os documentos sejam encontrados com rapidez, e que sigam todas as normas exigidas. Para que isso aconteça você pode organizar melhor o seu ambiente.

Organização do ambiente corporativo

Para começar a organizar o ambiente corporativo afim da gestão de documentos trazer benefícios para sua empresa você pode,

Definir um local adequado

Tanto para os arquivos físicos quanto para os arquivos digitais o primeiro passo a ser tomado para manter a organização do ambiente corporativo, é escolher onde esses documentos serão guardados.

Isso faz com que as pessoas já saibam diretamente onde procurar, não precisando passar de sala em sala atrás de um arquivo. Além de definir o local onde todos os arquivos vão ficar é necessário garantir que todos os documentos retornem sempre para o seu devido lugar, para isso é necessário contar com a colaboração de todos da equipe, e separar um tempo dar uma conferida se as coisas estão em ordem, assim não se deixa acumular futuras bagunças.

Faça uso de um arquivo suspenso

Sabe aqueles documentos que precisam ser guardados fisicamente? Adote o sistema de arquivos suspensos pra eles. Isso porque esse sistema proporciona uma facilidade enorme para que os documentos sejam encontrados, mesmo esses documentos estando perto de outros parecidos.

Isso é possível porque é feito um agrupamento por pastas e assuntos, assim evita a ação de ficar abrindo pastas para saber se tal documento está lá dentro. Eles costumam oferecer maior praticidade do que pastas, que precisam ser abertas para conferir o que tem dentro.

Digitalização dos documentos

Usar a tecnologia ao nosso favor é uma boa ideia na hora de organizar documentos, isso evita que eles fiquem danificados, além de serem transportados com maior segurança, além disso, você pode duplicar os documentos se for necessário.

Sempre há alguns documentos que precisam estar em formato físico, mas para o resto digitalize, além de economizar espaço dentro da sua empresa, você vai economizar tempo, já que uma busca por documentos dentro de pastas de um computador costuma ser bem mais prática.

Organização das pastas

Na hora de agrupar os documentos a forma ideal é sabermos o melhor modo de fazermos isso. Por exemplo, separe os documentos por temas, como ‘’financeiro’’ ‘’recursos humanos’’ ‘’vendas’’ e assim vai indo. Dentro dessas pastas maiores faça divisões para ficar mais organizado ainda, por exemplo, dentro da pasta financeiro crie outras pastas com orçamentos, impostos, contratos, etc.

O ideal é você conseguir uma pasta para cada assunto, evitando colocar uma pasta de ‘’outros’’ essas pastas começam com pouco, e quando vemos já tem todo o tipo de documento por lá. Por isso nomear cada coisa é muito importante na hora de organizarmos o ambiente corporativo.

Armazene os documentos em nuvens

Mais uma vez a tecnologia pode dar um grande apoio na hora da organização de documentos. Isso porque os documentos podem ser organizados e guardados em uma nuvem, assim além de poupar dinheiro você evita preocupação, já que os documentos estão mais seguros por lá.

Indique a data de descarte dos documentos

Todo documento possui uma data de validade que deve ser respeitada, e para facilitar que sejam descartados no momento certo o ideal é na hora de guardar os documentos já colocar sua data de validade.
Assim naquela famosa faxina você não vai perder tempo olhando esses detalhes.

Considere terceirizar a Guarda de Documentos

Uma empresa de guarda de documentos disponibiliza profissionais qualificados para a organização necessária, tecnologia e segurança. Facilitando a rotina da empresa, deixando os profissionais focados nas atividades principais do segmento.

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