Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
Para entender melhor os diferenciais da empresa, solicite uma visita dos nossos consultores. Entre em contato e saiba mais.

MEI: documentos necessários para ser dono do negócio

Não importa o tamanho da empresa: ela gera inúmeros documentos. E estes documentos contêm informações valiosas. Se não forem armazenados com o devido cuidado, o empreendedor pode amargar prejuízos. Por isso, confira agora como resolver o impasse MEI – documentos necessários.
Para quem já exerce uma atividade empresarial e quer se regularizar, ou para aqueles que estão pretendendo ingressar no mundo corporativo, fique atento à documentação exigida para MEI.
Primeiramente, o MEI é uma categoria criada para classificar empreendedores que trabalham sozinhos e têm faturamento anual inferior a R$ 81 mil.
Portanto, a sigla significa Microempreendedor Individual. Hoje existem no Brasil mais de 8 milhões de empresários nesta classificação.
MEI: documentos necessários
A formalização pode ocorrer no próprio site do Portal do Empreendedor ou diretamente no serviço municipal de apoio ao empreendedor da sua cidade.
Então, fique atento ao checklist: MEI – documentos necessários:
RG;
CPF;
Comprovante de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo, dependendo da atividade comercial);
Título de eleitor;
Número do recibo da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta prévia de localização (dependendo da atividade, se o município exigir).
Após reunir e apresentar os documentos necessários, o próprio Portal do Empreendedor recomenda que se imprima o DAS (contribuição mensal), bem como o certificado de Microempreendedor Individual e o cartão de CNPJ que pode ser obtido no site da Receita Federal.
Lembrando que o MEI deve pagar mensalmente o DAS, que inclui taxas previdenciárias. O valor do carnê do DAS varia de R$ 49,90 a R$ 54,90 mensais.
Outro detalhe importante é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que mais se aproxima da sua atividade profissional. Além de fazer a inscrição municipal para emitir nota fiscal.
Gestão de documentos
Após a formalização, você deve seguir as boas práticas de administração para ser bem sucedido no seu empreendimento. Uma dessas boas práticas é a gestão e guarda de documentos para evitar dores de cabeça futuras.
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em gestão e guarda de documentos. O MEI pode ter acesso, por exemplo, ao pacote light, que custa apenas R$ 49,90 mensais. Veja mais informações no nosso site.

Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.

Saiba como proteger documentos físicos nos parâmetros da LGPD

Você certamente já está preocupado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os impactos na armazenagem de dados pessoais de clientes e funcionários, não é mesmo? É claro que o início da entrada em vigor da lei vai demorar, mas é bom ir se preparando e saber que a nova lei também trará impactos nos documentos físicos.
Aliás, muitas pessoas pensam que a LGPD terá reflexos apenas nos documentos digitais devido aos ataques de hackers que movimentam altas cifras no mercado ilegal da venda de banco de dados.
Gestão de documentos físicos é fundamental
Entretanto a legislação também vai exigir os mesmos cuidados com a guarda de documentos físicos. Desse modo, será imprescindível uma gestão documental que garanta a eliminação de riscos.
Por consequência, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais. Clique no site e saiba mais sobre os serviços oferecidos.
Isso porque o propósito da nova lei de proteção de dados pessoais visa preservar a privacidade e a segurança dessas informações. Portanto, os riscos de desrespeito à lei por parte das empresas se encontram em ações aparentemente simples, como:
Extravio de documentos;
Descarte incorreto;
Cópias em impressoras conectadas à internet;
Falta de cuidado no armazenamento.
Logo, segundo o texto da lei, as empresas que descuidarem do banco de dados podem ser punidas com multas . Elas, por sua vez, atingem até R$ 50 milhões ou então 2% do faturamento total do negócio.
Sanção pode chegar à suspensão da atividade comercial
A sanção vai ainda mais longe: a suspensão do banco de dados (total ou parcial) e a suspensão da atividade comercial (desde que esta dependa do banco de dados).
Só para lembrar mais detalhes da lei LGPD , a norma regula o tratamento de dados pessoais. Sabe, por exemplo, quando você recebe uma ligação de um consultor comercial sem nunca ter deixado seu contato com a determinada empresa? Trata-se de um vazamento irregular de informações. A lei, portanto, vem para proteger esses dados.
Em resumo, a lei foi sancionada em agosto de 2018 para entrar em vigor em fevereiro de 2020, mas uma nova alteração, juntamente com a criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), adiou para agosto de 2020 a sua entrada em vigor, estabelecendo normas para os documentos físicos e digitais.
Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro das novas legislações que dizem respeito à rotina das empresas e à guarda e gestão de documentos.

Tecnologia RFID aumenta segurança e controle de documentos

Você sabia que o uso da tecnologia RFID substituiu o código de barras e aumentou a rastreabilidade de acervos? A ferramenta está tão difundida que a inovação é empregada em setores variados, como bibliotecas, pecuária, guarda de documentos e até no pedágio.
Só para refrescar a memória, o RFID é uma sigla em inglês que significa Radio Frequency Identification. O termo pode ser traduzido para o português como Identificação por Radiofrequência.
Mas o interessante é que a tecnologia RFID  consiste no uso de etiquetas com transponders ou chips que podem ser lidos a distância por uma base transmissora.
Assim, é o que ocorre, por exemplo, na liberação das cancelas de pagamento automático do pedágio, ou ainda, nos alarmes de veículos que podem ser acionados a até 20 metros de distância.
Portanto, a partir da identificação, o objeto, animal ou até mesmo pessoa, é reconhecido por um software que permitirá o controle mais apurado em relação a estoque, lote, classificação etc.
Empresas podem terceirizar serviços
Toda empresa, de qualquer segmento, pode ter um sistema com tecnologia RFID instalado em seus departamentos. Especialmente o de guarda de arquivos documentais.
Porém, como o investimento é alto, é mais prudente terceirizar  a guarda de documentos em uma empresa que utiliza a tecnologia RFID.
Em se tratando de guarda de documentos, o uso da tecnologia RFID é o mais seguro e rastreável. É por isso que a Boomerang File, empresa especializada na guarda e gestão de documentos, utiliza a ferramenta para controlar e classificar o estoque de caixas de documentos armazenado.
Tecnologia RFID é usada na Boomerang File
Assim, como um simples toque para acessar o código, garante-se a inviolabilidade, a rápida localização e a tranquilidade de se deixar os documentos importantes de uma empresa em boas mãos.
Desse modo, a empresa que contrata a Boomerang File tem ciência de que os documentos não serão extraviados, misturados a outros acervos ou terão o risco de cair em mãos erradas.
Em suma, a tecnologia RFID é a mais moderna e completa em termos de controle de documentos.
A Boomerang File utiliza a metodologia e, assim, garante mais segurança e agilidade aos seus clientes, que podem focar suas energias na melhoria da produtividade.
Para saber mais sobre a Boomerang File, acesse aqui .

Por que as empresas ainda não estão maduras na gestão de documentos?

A maioria das empresas almeja diminuir gastos e aumentar a competitividade. Mas, no Brasil, ainda há muitos empreendedores que não investem no gerenciamento de documentos. Veja neste artigo qual é a relação entre a gestão de documentos profissional e os resultados da empresa.
Primeiramente para ser competitivo é preciso incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.
Para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos funcionários.
Desse modo, uma gestão de documentos precária acaba causando retrabalho e perda de tempo.
Você sabia que um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) comprovou que os funcionários perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos?
Isso em se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .
Impressões desnecessárias
Outro viés da gestão de documentos feita de forma muito amadora é o aumento de fotocópias desnecessárias.
Portanto, ainda segundo a ABGD, aproximadamente 40% das fotocópias são desnecessárias. Isso porque, em média, um documento é xerocado 19 vezes no decorrer de sua vida útil dentro da empresa.
Ainda sobre a gestão de documentos, a principal estratégia das empresas para armazenar contratos, recibos, alvarás e outros documentos importantes, é o arquivo físico.
Assim, uma pesquisa da Association for Information and Image Management , feita no ano de 2015, descobriu que 40% dos negócios tinham arquivos físicos porque não conheciam outros métodos de armazenam.
Digitalização de documentos
Nesse sentido, a digitalização de documentos vem, aos poucos, virando rotina das empresas. O resultado é a economia de papel, a segurança dos dados e a rapidez na hora de buscar uma determinada informação.
Agora, uma questão muito importante é o espaço destinado à guarda e gestão de documentos. O estudo da ABGD mostrou que praticamente dois terços dos dados guardados por um empreendimento podem ser descartados porque já estão obsoletos.
Mas atenção: isso não quer dizer que é possível descartar documentos sem critérios definidos porque existe a tabela de temporalidade que deve ser observada.
Em resumo, muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios da gestão de documentos profissional e podem estar deixando de crescer.
É por isso que a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais, possuindo soluções para todos os portes de empresas e até pessoas físicas. Para conhecer melhor a empresa, acesse o site  ou mande um e-mail para contato@boomerangfile.com.br.

É possível eliminar o uso de papel nos escritórios?

O papel é um dos vilões da natureza. Mas a maioria das pessoas pensa apenas nos danos causados pelo plástico. Principalmente ao ver imagens de tartarugas e pássaros presos às sacolas. Porém, o papel também danifica a natureza. Por isso, uma reflexão que se faz necessária é: é possível eliminar o uso de papel nos escritórios?
Calcula-se que 50% dos resíduos gerados num escritório sejam formados por papéis. São autorizações, anotações, fotocópias, resumos, formulários, entre outros.
No entanto, um meio de ajudar a eliminar o uso de papel nos escritórios é a digitalização, seja ela de documentos ou de papéis de procedimentos internos, representada no envio de comunicados online, por exemplo.
Entretanto, embora a digitalização de documentos seja algo já familiarizado na maioria das empresas, ainda existe a cultura do papel, comprometendo assim a fauna e a flora de muitas regiões do planeta.
Embora o papel utilizado nos departamentos das empresas venha de áreas reflorestadas, ainda são altos os índices de desmatamento da mata nativa, especialmente na região Norte do Brasil.
Por isso, além de colocar a digitalização como uma prioridade na maioria dos escritórios, é sobretudo importante pensar em saídas para evitar o uso excessivo de papel nos escritórios .
Nesse sentido, acompanhe algumas dicas:
– desinstale a impressora, assim evita-se a tentação de fazer fotocópias;
– se não puder evitar a fotocópia, prefira a impressão frente e verso, bem como o papel reciclado;
– utilize ferramentas, como o Google Drive, para o envio de arquivos à equipe e evite o pedido de assinaturas físicas;
– se o motivo da impressão for a comparação de documentos, habitue-se a usar um segundo monitor para fazer a checagem nas telas;
– monitore o número de impressões e o motivo do uso por parte dos funcionários, além de comunicar o balanço mensalmente à equipe;
terceirize a gestão de documentos usando o serviço de digitalização de papeis.
Em resumo, todas essas medidas vão auxiliar na redução do uso de papel nos escritórios. Afinal, além de ter uma bancada de trabalho mais limpa e organizada, você e sua empresa estarão contribuindo com a natureza, pois papel e papelão demoram seis meses para se decomporem no meio ambiente.
E, agora, uma dica: a Boomerang File é especializada na guarda e gestão de documentos das empresas. Entre seus serviços está a transformação de acervo físico em digital. Converse com um atendente acessando este link .

Veja 3 dicas simples para gerir documentos nos pequenos negócios

Pequenas empresas, grandes trabalhos. Não é mesmo? Com menos funcionários, os pequenos empreendimentos têm que dividir as atenções entre o atendimento ao cliente e as tarefas internas do dia a dia. Entre essas tarefas estão gerir documentos.
Leia neste post como fazer a gestão inteligente de documentos, sem perder tempo nem dinheiro.
Mas inicialmente vamos falar um pouco sobre os pequenos negócios. Atendendo no B2B ou no B2C, essas empresas formam a maioria dos empreendimentos do Brasil.

99% dos empreendimentos são MPE
Um levantamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) demonstrou que 99% das 6,4 milhões de empresas brasileiras são consideradas MPE (micro e pequenas empresas).
Um dado interessante é que os pequenos negócios foram responsáveis por 95% dos empregos formais criados em julho de 2019, conforme um levantamento do Sebrae . Ou seja, os pequenos empresários contrataram 41,5 mil pessoas neste período.
Embora o percentual seja considerável, uma característica marcante dos pequenos negócios é o número reduzido de funcionários por setor.
Quem não conhece um “Severino” que é o famoso “faz tudo” na empresa, responsável por controlar o setor de compras, de vendas, de RH e o que mais for possível. Aliás, nesta listagem de tarefas está a guarda e e a gestão de documentos .

Terceirização é nova tendência
Por isso, é importante que hajam processos bem definidos para que a empresa alcance resultados e reduza o retrabalho. Nesse sentido, seguem três dicas importantes para a gestão de pequenos negócios:
1- Destinar algumas horas na semana para classificar e organizar o arquivo de documentos. Muitas vezes, há tarefas mais urgentes, fazendo com que a guarda de documentos importantes fique em segundo plano. Mas é essencial separar algumas horas na semana para focar as energias no arquivo, seja ele físico ou digital.
2- Digilitalizar documentos. O papel já está com os dias contados. A maioria dos documentos hoje pode ter uma versão digital. Porém é preciso dedicar a mesma atenção que os documentos impressos recebem.
3- Tercerizar a gestão documental. É uma opção cada vez mais adotada pelas empresas que buscam otimizar a gestão do tempo. Os documentos ficam armazenados e classificados de forma segura e profissional.
Para concluir, os pequenos negócios representam a maioria dos empreendimentos brasileiros, seja atendendo ao público em geral ou o ramo corporativo.
Nessa linha de pensamento, a Boomerang File é uma empresa voltada para soluções inteligentes e customizáveis na guarda e gestão de documentos.
Dessa forma, há planos econômicos que atendem empresas com faturamentos e portes menores.
Agora que você já sabe a importância da terceirização deste setor, conheça melhor a Boomerang File através do nosso site  e não deixe de entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Quais os prejuízos gerados com a perda de documentos?

Se você trabalha na área administrativa de uma empresa, deve estar habituado a lidar com uma montanha de papeis, não é mesmo? Porém, você já deve ter imaginado os prejuízos causados com a perda de documentos. Vamos entender melhor? Acompanhe a leitura deste post.

Muitas vezes as empresas trabalham com equipes enxutas na área administrativa. Portanto, o principal reflexo é o acúmulo de tarefas .

E como diz o ditado: a pressa é a inimiga da perfeição. Nesse sentido, o risco de falhas aumenta.

Logo, um dos problemas que podem vir a acontecer é a perda de documentos.

Embora a maioria dos escritos importantes, como contratos, licenças, recibos e laudos tenham mais de uma via, o extravio de um papel importante gera muita dor de cabeça.

Entre os prejuízos gerados com a perda de documentos estão:

– queda na produtividade

– abertura de fichas de ocorrências internas

– aumento no somatório de falhas

– risco de ações judiciais

– perda de tempo

– desgaste da imagem do setor ou do funcionário

Dessa forma, por mais que o documento venha a ser localizado, perde-se um tempo considerável na busca.

Mesmo que o erro afete um membro da equipe, corre-se o risco de ações judiciais. Foi o que aconteceu recentemente em Tocantins.

Uma empresa perdeu a carteira de trabalho  do funcionário. Ele ingressou com uma ação na Vara do Trabalho e ganhou a causa correspondente a 10 vezes o salário recebido na empresa.

Em resumo, o melhor é prevenir do que remediar. A perda de documentos traz inúmeros prejuízos, entre eles a queda na produtividade e o risco de ações judiciais.

É por isso que muitos empresários contratam empresas de guarda e gestão de documentos. A Boomerang File é especializada em soluções inteligentes na guarda e gestão documental. Entre em contato para mais informações .

Gestão de documentos pode ajudar na redução de custos

Você já parou para pensar que, independentemente dos resultados financeiros da sua empresa, reduzir custos é uma prioridade? Isso porque uma gestão financeira inteligente evita problemas futuros. Nesse sentido, a gestão de documentos feita de forma profissional pode auxiliar na redução de custos da empresa.

Para quem acredita que a gestão de documentos é um processo simples, está enganado. Isso porque para fazer uma administração correta dos documentos é preciso levar em consideração dois aspectos importantes.

São eles: o primeiro é deixar os documentos mais acessados de uma forma que possam ser buscados e atualizados com mais facilidade; e o segundo é armazenar de forma mais adequada aqueles documentos que são menos acessados.

 

Boas práticas reduzem impressão de papel

Além disso, as boas práticas da gestão de documentos permitem que se reduza a impressão de papeis. Isso porque quando se vai armazenar documentos importantes, como recibos e contratos comerciais, não se sabe ao certo o número correto de vias. E, seguindo aquele velho pensamento de que é melhor sobrar do que faltar, acaba-se fazendo impressões duplicadas.

Uma pesquisa da empresa Gartner Inc. estimou, por exemplo, que um funcionário gasta, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Parece um número gigantesco, mas basta olhar para os lados na sua bancada de trabalho que você verá que o papel ainda é muito utilizado.

 

Gestão de documentos aumenta produtividade

Outra consequência da gestão de documentos é o aumento da produtividade da equipe. Não é regra geral, mas alguns arquivos e pastas são guardados de forma improvisada, sem serem priorizados pela empresa, fazendo com que a localização desses documentos seja um martírio para muitos colaboradores.

Nesse ponto, um quesito a ser observado é a terceirização na gestão de documentos. Isso porque, em princípio, ela pode parecer um gasto, porém, com o passar dos meses, se verá que a terceirização otimiza o tempo, o espaço e a energia da equipe.

Afinal de contas, pode-se usar a jornada de trabalho de forma mais útil, aplicando toda a dedicação nas atividades próprias da empresa e não com atividades burocráticas da guarda de documentos.

 

Terceirização é uma boa saída

Em resumo, a gestão de documentos profissional e terceirizada otimiza o tempo, aumenta a segurança e permite que a equipe se dedique às suas tarefas específicas, sem ter que abrir espaços na agenda para localizar documentos ou classificar papeis.

Agora que você já refletiu sobre a importância desse processo no dia a dia da sua empresa, que tal conhecer melhor a Boomerang File? Navegue no nosso site  e saiba mais sobre nossas soluções.

Evite esses 5 erros na gestão de documentos

A gestão de documentos de uma empresa é uma tarefa que precisa receber uma atenção especial e não pode ser negligenciada, pois pode impactar em outros setores. Veja agora, neste artigo, os cinco principais erros que podem estar passando despercebidos na sua empresa.

1.Falta de padronização

A falta de padronização dos documentos por tipo e data pode prejudicar a busca, ainda mais em se tratando da gestão do tempo durante o expediente. Quando o arquivo documental é pequeno, esse problema não tem maiores consequências. Porém, à medida que o volume de documentos guardados cresce, a desorganização pode comprometer seriamente os trabalhos.

2.Livre acesso

Deixar os documentos empresariais ao livre acesso de todos os funcionários, de qualquer setor, pode prejudicar o andamento dos processos de uma empresa. Isso porque diante de um caso de extravio, será difícil apontar responsáveis. Além disso, nem todos os conteúdos podem ser acessados por qualquer pessoa, como dados bancários, salários e balancetes financeiros.

3.Ferramentas insuficientes  

As empresas também cometem o erro de monitorar os documentos com ferramentas insuficientes de controle, como pranchetas, planilhas e cadernetas. Se o volume de documentos crescer, o método torna-se muito frágil e é preciso refazer todo o processo, provocando o retrabalho.

4.Sala inadequada

Uma solução caseira encontrada pela maioria das empresas é guardar as caixas de documentos no almoxarifado ou, na falta dele, em algum canto da área de serviços. Mas infelizmente esta não é a melhor saída. Isso porque os documentos podem ser danificados pela umidade ou presença de insetos.

5.Subestimar a importância dos documentos

Uma falha cometida nas empresas, e que resume bem todos os erros anteriores, é o ato de subestimar a importância dos documentos. Como já falamos aqui no blog, alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por mais de uma década.

Por isso, o cuidado necessário com a gestão de documentos evita problemas futuros, como a derrota em ações judiciais, o pagamento de multas e o mau uso do tempo.

É por essas razões que a solução mais prudente é a terceirização na gestão documental. A Boomerang File oferece serviços de armazenamento e guarda segura de documentos. Aproveite e converse com nossos atendentes .

5 dicas para manter documentos confidenciais seguros

Muitas empresas têm documentos confidenciais. Se eles forem acessados por terceiros não autorizados, a falha pode comprometer os resultados da corporação. Por isso, é preciso muita cautela na guarda de documentos dessa classificação. Veja neste artigo cinco dicas para aumentar a segurança no armazenamento de documentos confidenciais.

Em primeiro lugar, é imprescindível saber que o zelo pelas informações sigilosas deve ser prioridade nos documentos físicos e digitais. Sejam eles balancetes, lançamentos ou projetos de um novo produto.

Então, vamos às dicas de segurança na guarda de documentos confidenciais:

1 – Documentos físicos: controle de acesso

Se as informações sigilosas ficam guardadas no escritório, é importante comprar um cofre cuja senha seja disponibilizada a poucas pessoas, e estas devem ser de confiança. Se ficam armazenados em caixas dentro de uma sala, é interessante implantar um sistema de controle de acesso com senhas ou biometria para a entrada de pessoas autorizadas.

2 – Documentos digitais: acesso em duas etapas

Caso os documentos estejam guardados em meios digitais, em computadores ou na nuvem, é crucial fazer a verificação em duas etapas com a utilização de senhas diferentes. Lembre-se: quanto menos pessoas tiverem acesso, melhor!

3 – Cuidado com softwares e dispositivos

Se a guarda de documentos confidenciais é feita no meio digital é preciso tomar alguns cuidados para evitar ataques cibernéticos. É recomendado fazer a atualização constante dos softwares para evitar falhas. Outra medida preventiva é evitar o uso de pendrives , que podem conter vírus.

4- Destruição com segurança

Um momento que merece atenção do gestor é a destruição de documentos sigilosos. Observando as regras de temporalidade e a necessidade de manter ou não os papeis, os documentos devem ser destruídos por empresas especializadas, se possível, com o acompanhamento de um representante da empresa. A intenção é evitar que o processo tenha falhas.

5 – Contrate uma empresa especializada

Muitas empresas que possuem documentos confidenciais terceirizam a guarda  e a gestão desses documentos a fim de redobrar a segurança. Dessa forma, o monitoramento é constante e a consulta é mais organizada.

Gostou das nossas dicas? A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os confidenciais. Para saber mais sobre os nossos serviços, entre em contato com nossos consultores.

Veja 6 vantagens da digitalização de documentos

Com o crescimento do volume de documentos, devido à burocracia, e o avanço da tecnologia, a substituição documentos físicos por digitais tem se tornado regra nas corporações. Por isso, veja neste artigo as seis principais vantagens da digitalização de documentos.
Mais organização
Com a digitalização de documentos, a bancada de trabalho fica livre daquelas pilhas de pastas e papéis. O resultado de um ambiente de trabalho limpo e organizado é o aumento da produtividade da equipe.
Mais segurança
Os documentos digitais armazenados em mídias físicas ou na nuvem  permitem mais segurança através de um processo de monitoramento que permite saber o histórico de acessos bem como a implantação de senhas.
Mais praticidade
Quanto tempo uma pessoa perde procurando um documento físico importante? Com certeza, esse período poderia estar sendo usado para aumentar os resultados da empresa. O documento digital permite a localização rápida com palavras-chave.
Mais proteção
Os papéis são alvo de alagamentos, incêndios, traças e oxidação de clipes, que podem comprometer a manutenção de documentos históricos ou não. Portanto, se o seu objetivo é poder acessar determinado documento ao longo dos anos, a solução é a digitalização.
Mais preservação ambiental
Calcula-se que um funcionário de escritório utilize 10 mil folhas de papel por ano. Com a digitalização de documentos, economizam-se impressões e se poupa o meio ambiente. Dessa forma se reduz o impacto nos aterros com o descarte incorreto de papéis.
Mais conformidade
A comunicação entre empresas e órgãos do governo têm se mantido através de meios digitais. Durante as auditorias, as empresas devem estar em conformidade  com as normas e com a documentação empresarial em plataformas próprias, como é o caso do e-Social.
Em resumo, por esses e outros motivos, mais específicos de cada segmento de negócios, que a digitalização de documentos tem sido adotada nos empreendimentos pequenos, médios e grandes.
A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos de empresas e profissionais liberais. Entre os serviços prestados está o de digitalização de documentos. Se você deseja conhecer melhor nossos planos, clique aqui  e continue acompanhando as notícias do nosso blog.

Como eliminar documentos da forma correta?

Devido às regras da temporalidade, ou seja, o prazo legal de guarda de documentos, o volume de documentos tende a aumentar ano a ano. É por isso que muitas empresas têm estratégias de terceirização de gestão de documentos. Mas e na hora de eliminar documentos? Como proceder de forma segura e sem prejudicar o meio ambiente?
Se esta é a sua preocupação com relação aos documentos da sua empresa, acompanhe a leitura deste post até o final. É por isso que o nosso blog traz hoje dicas de como fazer o descarte correto.
Você sabia que há empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos? É importante notar que algumas dessas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços.
Em suma, a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos é através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental.
Mas uma solução caseira é o uso do triturador de papel, instrumento comum em qualquer escritório.
Não descarte no lixo comum
Em casa ou no trabalho, não descarte os documentos antigos no lixo comum. Afinal de contas, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por golpistas. Aliás, com tantos golpes na praça é bom se precaver.
Outro método incorreto para eliminar documentos é a incineração caseira. Portanto, aproveitar aquele terreno baldio ao lado da firma, juntar todos os documentos e queimá-los não é uma boa saída. Leia mais.
Além do risco da aplicação de multas pelos órgãos ambientais, a fumaça liberada na queima do papel contém poluentes que comprometem ainda mais a qualidade do ar e causam problemas respiratórios. Sem falar no risco de as chamas se espalharem.
Devem-se respeitar as regras de temporalidade
Em média, os documentos devem ser guardados por cinco anos. É o caso de recibos, contas de concessionárias de água e luz, além de telefone e internet.
A guarda desses documentos, de forma ordenada, é necessária para resguardar a empresa de eventuais cobranças inadequadas e ações judiciais. Saiba mais acessando.
Para concluir, precisamos evidenciar que não é possível se isentar da guarda de documentos. Mas é possível descartá-los da forma correta. A Boomerang File tem expertise na gestão documental. Se você deseja conhecer mais sobre nossos serviços, acesse agora mesmo a página.

Como saber se minha empresa precisa de GED?

Você deve concordar que o volume de dados está em expansão nas empresas. O número de certidões, alvarás, contratos, documentos e várias vias enchem caixas dos mais diferentes tamanhos. Nesse contexto como saber se a minha empresa precisa de GED?
Para começar, vamos lembrar que GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mais recentemente vem se usando o termo ECM (Enterprise Content Management), que é mais abrangente. Saiba mais.
Trocando em miúdos, o GED é um sistema digital de gerenciamento de documentos que pode ser acessado via web. Ele não significa a eliminação total do papel, mas sim a sua gestão online.
Como armazenar documentos?
Com o sistema é possível armazenar os documentos em vários formatos, como COLD (gravação direta do computador para disco ótico), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho) e até DVD.
Tal sistema permite acessar todos os documentos da empresa de forma segura e prática, permitindo a rastreabilidade e a otimização do tempo. A consulta pelos gestores, por exemplo, pode ser feita de qualquer lugar, não exigindo a presença dentro da empresa.
Mas para quem pensa que a ferramenta é um conceito novo, típico da era da internet 4.0, está enganado. O conceito vem sendo aplicado nas principais empresas do mundo dos anos 90 para cá.
GED pode ser adotado em todas as empresas
Entretanto, você deve estar se perguntando: será que minha empresa precisa de GED? Desde que ela gere documentos, sim! Vejamos as principais vantagens:
Maior rastreabilidade dos documentos;
Mais segurança;
Otimização do tempo.
Só para dar um exemplo, uma pesquisa do IDC (empresa de consultoria nas indústrias de tecnologia da informação) demonstrou que somente nos anos de 2017 a 2018 foram gerados 90% dos documentos em geral. Sendo que, pelo menos, 60% desses documentos foram gerados nas empresas.
GED pode ser usado de forma segmentada
Portanto, não é à toa que muitas empresas têm aderido ao GED. As grandes corporações, por exemplo, têm adotado o GED segmentado. Ou seja, sistemas específicos para o setor comercial, o administrativo, o RH, entre outros.
Em resumo, se você identificou que a sua empresa precisa de GED, é bom começar a fazer o planejamento e colocá-lo em prática. A gestão eletrônica de documentos está no menu de serviços da Boomerang File, empresa especializada na gestão e guarda de documentos.
Venha conhecer nossa estrutura e continue acompanhando nosso blog para acessar mais informações importantes para a sua empresa.

Por quanto tempo guardar documentos trabalhistas?

Você já parou para pensar na montanha de papéis que sua empresa pode gerar em 10 anos? Apesar de a papelada ter diminuído muito nos últimos anos devido ao avanço dos documentos digitalizados, ainda é muito alto o número de documentos a serem armazenados. Nesse sentido, os documentos trabalhistas têm um destaque especial.
Você sabe, por exemplo, por quanto tempo deve guardar um atestado médico de um funcionário? Ou um comprovante de depósito de FGTS (para saber mais, acesse) ?
Pois saiba que o armazenamento correto pode livrar sua empresa de dores de cabeça futuras com possíveis ações trabalhistas. Afinal de contas, os documentos são provas materiais de que sua empresa está quite com um antigo funcionário.
Portanto, se para você esse assunto é importante, continue lendo este post até o final que traremos algumas informações valiosas de prazos de guarda de documentos trabalhistas. E para saber mais sobre temporalidade de documentos clique aqui .
Confira alguns dos principais prazos aqui
Separamos aqui alguns dos principais prazos da guarda de documentos trabalhistas e previdenciários para efeitos de composição de eventuais processos judiciais. Porém, há outros também importantes. Por isso, é interessante que você consulte seu contador ou advogado. Siga:
Aviso prévio: 2 anos
Pedido de demissão: 2 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: 2 anos
Adiantamento salarial: 5 anos
Atestados médicos: 5 anos
Processo eleitoral da CIPA: 5 anos
Férias (recibos de pagamento e gozo): 5 anos
Salário (depósitos bancários): 5 anos
Folha de pagamento: 10 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos
FGTS (depósitos): 30 anos
Livro de Inspeção do Trabalho: Indeterminado
Contrato de trabalho: Indeterminado
Imagine uma empresa com mais de 10 colaboradores, por exemplo, tendo que fazer a gestão dos documentos trabalhistas gerados ao longo de 5, 10, 20 e 30 anos?
Imaginou? Com certeza, é um volume considerável de papéis. Por isso, o mais prudente é contratar um funcionário exclusivo para esta função, bem como destinar um espaço seguro dentro da empresa apenas para a guarda de documentos. Ou então terceirizar o serviço, que é a principal tendência das empresas.
Em resumo, a Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos em geral, para empresas e profissionais liberais, como médicos e advogados. Para conhecer melhor nossa empresa, clique no link  e continue acompanhando as dicas do nosso blog.

A terceirização de documentos garante segurança?

Se você é um empresário ou um profissional liberal e já pensou na possibilidade da terceirização de documentos, mas ficou com medo de que isso pudesse ser inseguro, calma, você não está sozinho!
Muitas pessoas temem deixar documentos corporativos, muitas vezes confidenciais, com empresas terceirizadas. Os temores vão desde o acesso indevido, a deterioração e a troca de pastas com outras empresas.
Porém devido à tendência da terceirização de atividades secundárias no espaço corporativo e também à consolidação de empresas de qualidade, especializadas na guarda de documentos, os empresários estão delegando a gestão e armazenamento de documentos importantes.
Serviço tem cada vez mais interessados
Isso ocorre porque a maioria das empresas vê na terceirização de documentos a solução para problemas como a falta de espaço para a guarda de papéis, falta de um funcionário destinado apenas ao setor e, principalmente, pela falta de segurança.
Embora a empresa tenha sistema de proteção contra incêndios, ela não está isenta dos riscos de uma fatalidade que consuma todos os documentos. O mesmo vale para o risco de alagamentos.
Isso sem falar no acesso de pessoas não autorizadas e até mesmo de criminosos, apesar de todo o sistema de segurança privada oferecido na maioria dos prédios comerciais, com controle de acesso e câmeras de segurança. Leia mais sobre as vantagens da terceirização de documentos clicando no link .
Terceirização é feita com sigilo e segurança
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada na terceirização de documentos de profissionais liberais e empresas de pequeno, médio e grande porte. O armazenamento e gestão são feitos com total sigilo e segurança.
Portanto, o contrato contempla cláusulas específicas sobre sigilo e confidencialidade. Já no contrato, a empresa define quem pode ter acesso aos documentos.
Além disso, os documentos físicos são guardados em caixas que ficam dispostas em grandes prateleiras no galpão. O imóvel, por sua vez, passa por dedetização frequente para eliminar o risco da presença de “convidados” indesejados, como ratos, baratas e traças que possam vir a danificar os documentos.
Sistema protege contra incêndios
O sistema de monitoramento com câmeras em funcionamento 24 horas previne do risco de invasões. Um cuidado especial também é tomado com relação à prevenção de incêndio. O piso tem um composto antichamas. As luzes são de LED de 12 volts. Isso impede a formação de fagulhas.
Em resumo, assim como outros setores da empresa, a gestão de documentos deve ser profissional para evitar riscos e prejudicar a empresa.
Se você ainda tem alguma dúvida da segurança oferecida pela terceirização de documentos da Boomerang File, entre em contato, nossa equipe  passará mais informações.

Lei que prevê fim da autenticação ainda é pouco conhecida

Desde novembro do ano passado está em vigor a chamada Lei da Desburocratização. A lei é baseada no decreto nº 13.726, que retirou a exigência da autenticação e reconhecimento de firma nos documentos solicitados por órgãos públicos.
Só para lembrar, veja o que é autenticação e reconhecimento de firma:
Autenticação: é um carimbo feito na cópia de um documento para identificar que ele foi conferido e reconhecimento
Reconhecimento de firma: é o ato do tabelião ou escrevente conferir a autenticidade da assinatura em um documento
Mas apesar de já estar em vigor há mais de oito meses, a lei ainda é pouco conhecida da maioria da população, que continua se preocupando em autenticar e reconhecer firma nos documentos. Por isso este artigo vai esclarecer suas principais dúvidas sobre a nova lei.
Lei tenta reduzir a burocracia e despesas
Antes da lei, cada cidadão que precisava de uma certidão ou qualquer outro documento oficial de um órgão público tinha que entregar uma lista enorme de documentos com autenticação em cartório e firma reconhecida.
Além do tempo dispensado para juntar todos os papéis, o procedimento gerava despesas para o indivíduo.
Só para constar, o objetivo dessas duas exigências era evitar a falsificação de documentos. Mas a necessidade da autenticação e reconhecimento de firma acabou culminando no aumento da burocracia.
Nesse sentido a lei foi uma consequência de um decreto do então presidente Michel Temer, em 2017, que previa o fim da mesma exigência, mas somente nos órgãos federais. Agora, a lei é válida para órgãos e entidades da União, Estados, Distrito Federal e municípios.
Desde a vigência da nova legislação, a conferência da assinatura é feita pelo próprio funcionário público.
Falsificadores de documentos podem ser punidos
Caso não seja possível conferir a autenticidade, pode ser feita uma declaração escrita que ateste a veracidade do documento.
Mas atenção: a nova regra não incide sobre as certidões de antecedentes criminais e outros documentos exigidos em lei específica, variando, portanto, de caso para caso.
As informações das pessoas jurídicas também não estão abrangidas pela nova legislação.
De modo geral, como a nova legislação visa reduzir a burocracia na apresentação de documentos aos órgãos públicos, os legisladores entenderam que haverá boa fé por parte dos cidadãos. Entretanto se houver má fé, com a apresentação de documentos falsos, o cidadão poderá sofrer sanções administrativas, civis e penais.
A autenticação e o reconhecimento de firma são apenas alguns dos detalhes que envolvem a gestão de documentos. A Boomerang File é uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos.
Conheça melhor nossos serviços clicando aqui . Continue acompanhando nosso blog para obter mais informações.

BPO: sua empresa está preparada?

O mercado está cada vez mais competitivo e seletivo. Dependendo do nicho de atuação da sua empresa, ela disputa espaço com marcas nacionais e internacionais. Por isso é crucial focar na especialidade do empreendimento. O BPO (Business Process Outsourcing) é uma solução dentro desse contexto. Quer saber mais? Continue lendo este artigo.
Literalmente, BPO significa Terceirização de Processos de Negócio. Ele é um conjunto de ações que prioriza a terceirização de serviços secundários, como tecnologia da informação, contabilidade, gestão financeira e gestão de documentos.
Desse modo, a empresa pode concentrar todos os recursos e energias no seu core business (https://pt.wikipedia.org/wiki/Core_business), que é justamente a especialidade do negócio.
Ou seja, uma escola técnica, um escritório de advocacia ou uma fábrica de móveis, por exemplo, podem convergir suas forças no seu core business. Assim, não terão que ter estruturas próprias para manter em funcionamento suas atividades secundárias.
Gestão de documentos
Nesse sentido, a gestão de documentos (https://boomerangfile.com.br/blog/terceirize-a-gestao-de-documentos-ganhando-tempo-e-espaco/) é contemplada nos serviços de BPO.
Afinal de contas, a terceirização dos cuidados com os documentos de uma empresa não se resume apenas na locação de um espaço para o armazenamento de caixas de documentos.
Portanto, a gestão de documentos engloba toda a seleção, classificação e armazenamento seguro de papéis, contratos, recibos, laudos, alvarás, autorizações, certificados etc.
A partir do BPO, a empresa pode delegar a empresas especializadas toda a parte de execução, assessoria e entrega de resultados.
Além disso, ainda pode avaliar os índices de produtividade com mecanismos próprios ou da empresa terceirizada.
Sendo assim, os negócios que possuem ISO 9001 podem (e devem) avaliar a qualidade dos serviços dos seus fornecedores e estabelecer processos de monitoramento para que um eventual erro das empresas terceirizadas não afete os índices de qualidade da empresa contratante.
Nesse sentido, a Boomerang File, que é especializada na armazenagem e gestão de documentos, também possui a certificação ISO 9001, padronizando assim todos os processos para eles ficarem à altura dos serviços prestados pelos seus clientes.
Agora que você já conhece o BPO, sua empresa está preparada para esta nova tendência? Se deseja conhecer melhor as soluções que a Boomerang File pode oferecer neste contexto, entre em contando clicando aqui.