É seguro terceirizar a guarda dos documentos da sua empresa?

Você deixaria um contrato importante da sua empresa guardado com terceiros? E, documentos confidenciais, você guardaria fora do seu escritório? A resposta de muitos empreendedores e profissionais autônomos para essas questões é um sonoro e certeiro “não”, porém, essas não são as perguntas corretas a serem feitas, se você tem o objetivo de proteger documentos de extrema importância para o seu negócio.

Antes de qualquer coisa, olhe em volta do seu escritório e responda: “se o seu escritório pegar fogo hoje, você evitaria a perda de documentos importantes?”, ou ainda, “você tem o controle total de quem manuseia documentos importantes, impedindo que informações confidenciais caiam nas mãos de pessoas erradas?”. Se você respondeu um sonoro e certeiro “não” para essas questões, é melhor você repensar sobre a segurança no arquivamento de documentos na sua empresa.

Muitos empreendedores imaginam que a guarda de documentos é um simples armazenamento, onde seus papéis serão colocados em uma caixa e armazenados em algum local longe da sua empresa. Porém, esse conceito de self storage, ou seja, a contratação de um espaço para guardar seus documentos, não é exatamente o que um serviço de guarda oferece. Um dos principais valores agregados ao serviço de guarda é a segurança e, nesses casos, o empreendedor paga não apenas para ter seus documentos armazenados, mas principalmente para que o armazenamento seja feito de forma segura. Se você quer saber como isso ocorre, continue acompanhando nosso post!

Rastreabilidade

Um dos benefícios de guardar documentos importantes com uma empresa especializada pela guarda é a rastreabilidade, ou seja, o controle total sobre o manuseio desses documentos. Através de um sistema de rádio frequência, conhecido como RFID, etiquetas são afixadas nas caixas de armazenamento, permitindo saber onde e por quem essas caixas foram manuseadas. Isso garante maior segurança e possibilita que o empreendedor evite que tais informações caiam nas mãos de pessoas erradas.

Confidencialidade

A rastreabilidade certamente é um benefício, na medida em que permite o controle do manuseio das caixas. Porém, obviamente, ela não garante que seu conteúdo não seja violado, não é mesmo? Como evitar que esse problema ocorra? Ao contratar um serviço de guarda de documentos certifique-se que no contrato existem cláusulas de confidencialidade que impedem que as caixas sejam abertas ou verificadas por pessoas que não estejam autorizadas por você ou sua empresa. Esse é um dos principais cuidados que a Boomerang File possui quando se trata da confidencialidade, já que isto é também um requisito de segurança.

Customização

Outra questão relacionada à segurança na guarda de documentos diz respeito à perda. Ou melhor dizendo, como evitá-la. Quando se trata de guarda de documentos, muitos empreendedores associam uma caixa etiquetada em meio a um galpão enorme cheio de outras caixas de outras empresas e pessoas, certo? Por isso, caso um documento seja perdido, achá-lo equivale a encontrar uma agulha no palheiro, correto? Isso seria mais ou menos assim, se não houvesse a tecnologia. Hoje, por meio de sistema online, o próprio proprietário pode cadastrar a sua caixa e os documentos contidos nela, ou ainda, pode deixar que a empresa de guarda faça isso por você. A vantagem da customização é que ela se adapta a sua política interna e facilita na localização, deixando a guarda não apenas mais segura, como também mais prática.

Segurança das caixas

Outro aspecto importante da guarda de documentos é a segurança relacionada à integridade das caixas e documentos, por isso ao contratar esse serviço, verifique as condições físicas do armazenamento.

A segurança só pode ser garantida com galpões que contam com proteção anti incêndio, controle de pragas e monitoria 24 horas, garantindo que os documentos sejam preservados da forma mais correta e sem o risco de serem retirados do galpão sem a sua autorização.

Para quem sabe da importância que os documentos possuem para um negócio, a guarda é um investimento que possibilita uma real segurança para os papéis, dados e informações confidenciais da sua empresa.

Você tem dúvidas sobre a segurança na guarda de documentos? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang clicando aqui.

5 dicas infalíveis para organizar melhor seu escritório

O gerenciamento de papéis é uma atividade essencial para todo escritório. Mesmo com o escaneamento de documentos, a presença dos originais é necessária em diversas atividades do dia a dia. Por isso, não se engane, escritório “papel zero” é uma utopia e é melhor não contar com isso! Uma gestão de documentos eficiente, no entanto, pode resolver boa parte dos problemas que envolvem documentos, além de beneficiar a produtividade da empresa.

A organização de documentos é uma prática que contribui com a produtividade, além de melhorar a qualidade do ambiente. Organizações que não são vulneráveis à bagunça dos documentos correm menos riscos de atrasarem tarefas, perderem documentos e até cometerem erros nas atividades cotidianas.

Se seu escritório não anda com o arquivo muito organizado, confira as dicas que separamos para você!

  1. Monte um plano de ação antes de organizar seus documentos

Antes de dar início a separação e organização de documentos, faça um planejamento prévio. Avalie o dia a dia da sua empresa, veja quais são as categorias para o arquivamento que melhor atendem às demandas diárias, escreva tudo em um papel e depois parta para a ação. Isso irá ajudá-lo a realizar um trabalho de organização mais eficiente e em menos tempo, sem que recursos sejam desperdiçados. Em outras palavras, você não precisará ir a uma papelaria e comprar toneladas de caixas de arquivo e depois perceber que só precisava utilizar meia dúzia delas.

  1. Padronize sua documentação

Padronizar significa agrupar sua documentação de acordo com um critério previamente estabelecido. Você pode agrupar sua documentação por tema, por data, por cliente, enfim, existem diversas formas de reunir seus documentos de forma que eles sejam facilmente localizados quando for necessário.

Uma boa dica é promover uma padronização inteligente, ou seja, adequada as rotinas da empresa. Se você sofre fiscalizações constantes, por exemplo, deixe uma pasta com toda documentação separa que os fiscais solicitam. Da mesma forma, você deve reunir toda a documentação contábil que acaba influenciando nas atividades do financeiro e frequentemente são solicitadas pelos gestores.

Uma boa dica é estabelecer categorias genéricas e subcategorias, se necessário. A criação de categorias muito específicas acaba multiplicando a necessidade de caixas de arquivo e dificulta a busca dos documentos.

  1. Tenha uma rotina de organização do escritório

Escritórios que acumulam muitos papéis tendem a lidar com a perda e o sumiço constante desses documentos. Por isso, além de promover toda a organização dos arquivos, a empresa deve estabelecer junto aos colaboradores uma rotina que facilite as ações de guarda e conservação de documentos.

Todos da empresa devem estar cientes dos impactos negativos da desorganização para a sua esfera individual e o dia a dia da empresa. Se possível envolva o maior número de funcionários no processo de organização do escritório em vez de deixar apenas uma pessoa responsável por ela. Isso costuma gerar resultados mais eficientes.

  1. Tenha um back up dos seus documentos

Uma boa dica é fazer uma “planilha back up” identificando todos os documentos e as caixas arquivo. Isso, além de otimizar a localização, auxilia na atualização e limpeza do arquivo, principalmente no que se refere à documentos que não precisam mais ser guardados.

  1. Valorize o seu espaço

Qual o benefício de manter em seu escritório pastas e arquivos que não são utilizados com frequência? O acumulo de pastas pode impedir que você tenha um melhor aproveitamento do seu espaço, utilizando para o benefício da empresa.

A guarda de documentos já é uma solução possível e acessível para empresas de todos os portes e isso pode ajudar a sua empresa a se organizar de forma mais eficiente.

Um dos principais motivos que leva à desorganização é o excesso. Se o seu escritório parece que se desorganiza sozinho, existem boas chances de você ter mais pastas do que precisa em seu espaço. Considere a guarda de documentos como uma aliada da sua empresa. A produtividade certamente agradecerá!

Como você lida com a organização do seu escritório? Já utilizou algum serviço de guarda de documentos? Deixe seus comentários abaixo!

Terceirizar ou guardar: saiba quando manter suas caixas de documentos

Nas pequenas empresas, é muito comum que secretárias, funcionários administrativos e até estagiários acabem lidando com a organização de arquivos. Arquivar documentos, no entanto, causa diversos impactos negativos, já que o tempo dedicado ao arquivo acaba consumindo horas que poderiam ser ocupadas com atividades essenciais e que representam mais resultados para a sua empresa.

A terceirização da guarda de documentos pode ser uma ótima alternativa, mas para isso, a empresa deve ter alguns critérios. Quer saber quando terceirizar e quando guardar suas caixas de documentos? Então acompanhe o post que elaboramos para você!

Terceirizar ou guardar, eis a questão!

A guarda e a gestão de documentos é uma solução interessante mesmo para pequenos negócios. Empresas especializadas que cuidam não apenas do armazenamento, mas também do gerenciamento de documentos, apresentam um excelente custo benefício, como já explicamos aqui. Porém, mais do que avaliar o custo benefício de um serviço de guarda, é preciso saber quais documentos devem ficar na empresa e quais documentos podem ser parte do arquivo morto sem nenhum problema.

Quais documentos manter na empresa?

Existem determinados documentos que precisam estar à disposição da fiscalização para evitar autuações. Obviamente, dependendo do tipo de atividade, podem existir ainda mais documentos, como licenças específicas relacionadas à atividade, por exemplo. Acompanhe abaixo quais são os principais papeis que sua empresa minimamente deve manter:

Alvará

Para que tenha seu funcionamento regularizado pela Prefeitura, toda empresa deve ter um Alvará. Este documento atesta que o local da empresa é adequado à lei de zoneamento, se a planta do imóvel está regularizada e se existe o habite-se. Caso não seja apresentado durante a fiscalização, a empresa pode ser fechada imediatamente.

CNPJ

O CNPJ funciona como uma espécie de cartão de identificação e quando válido indica que a empresa não possui débitos de tributos junto à Receita Federal. Trata-se de outro documento essencial que a empresa deve ter o original em seu arquivo.

Inscrição estadual e municipal

Empresas que atuam no comércio ou na indústria precisam de um cadastro junto à Secretaria do Estado. Já para as prestadoras de serviço, esse cadastro é feito junto ao Município. Tanto a inscrição estadual, como a municipal, servem para o controle do pagamento de tributos, que devem estar regularizados perante as Secretarias da Fazenda.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Esse documento tem natureza trabalhista e serve para declarar as contratações feitas pela empresa. Apenas microempreendedores individuais não precisam ter esse papel e anualmente as empresas obrigadas a sua a apresentação devem enviar ao Ministério do Trabalho essa relação, sob pena de multa. A RAIS também costuma ser solicitada pelos fiscais trabalhistas.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Trata-se de outro documento trabalhista essencial que a empresa precisa ter para que não seja autuada pelos fiscais do trabalho. Como o próprio nome já explica, esse documento formaliza todas as contratações e demissões que foram realizadas pela empresa.

Livros

Os livros são documentos contábeis que registram as movimentações financeiras da empresa e são solicitados pelos fiscais da Receita, para que analisem a cobrança de tributos feita com base nessas transações. Trata-se de outro documento que, caso a empresa não tenha, pode gerar a aplicação de sanções.

Guias

Guias de Recolhimento de FGTS e Guias de Previdência também devem estar sempre à mão, caso haja alguma fiscalização.

Contratos, contas vencidas e até folhas de pagamento podem ser armazenados de forma segura através da guarda de documentos. Certamente liberando essa papelada, você tem mais espaço para desenvolver seu negócio e funcionários mais produtivos e satisfeitos!

Esse post foi útil para você? Tem dúvidas sobre quais documentos deve armazenar? Deixe seus comentários abaixo!

Quanto custa acumular caixas na sua empresa?

O que você faria com mais espaço na sua empresa? Uma bela sala para receber seus clientes e parceiros? Uma área de lazer para melhorar a qualidade de vida dos seus funcionários? Certamente modificações como estas poderiam trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

No entanto, quando se trata de criar mais espaço físico, a primeira solução que vem à cabeça dos empreendedores é mudar de endereço. Só de pensar no trabalho e nos custos de uma mudança, é bem provável que você acabe deixando essa decisão de lado. Porém, fazendo alguns cálculos, é possível criar mais espaço por muito menos do que você imagina. Se você anda pensando em dar um novo fim para aquelas caixas que andam se acumulando lá no fundo do escritório e promover um arquivamento de documentos inteligente, é melhor você continuar lendo este post!

Entre caixas, arquivos e acúmulos

Se perguntarmos para a maioria dos empreendedores qual é o objeto que mais ocupa espaço, sem necessariamente representar tanta utilidade no dia a dia da empresa, a maioria responderá que as caixas de arquivos com documentos são as grandes responsáveis por minimizar o espaço físico e útil do seu negócio.

É claro que documentos possuem a sua importância. No entanto, quando se pensa realmente no espaço que eles ocupam comparado ao número de vezes que são consultados, a conclusão que se chega é que manter um arquivo dentro do seu escritório é na verdade pouco eficiente e caro.

O custo

Recentemente, a Boomerang File colheu alguns dados sobre o custo benefício da guarda de documentos. Veja o nosso infográfico abaixo!

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Segundo a nossa pesquisa, enquanto armazenar suas caixas pode ter um custo estimado de R$ 400/mês para a sua empresa, com a Boomerang pode-se armazená-las por menos da metade deste custo.

Os benefícios de ter espaço

Otimizar o espaço da sua empresa não significa apenas economia no orçamento. Existem outros benefícios que podem promover impactos ainda mais positivos.

Organização

Imagine que você tem uma reunião importante e para participar dela você precisa de um documento que está armazenado em alguma daquelas caixas empilhadas no fundo do escritório. Antes da reunião, você se depara com as caixas e nada de encontrar o tal documento. Pode imaginar o estresse e o eventual prejuízo que a perda de um documento pode causar?

A guarda de documentos não inclui apenas o armazenamento de caixas, como também a organização e a catalogação dos documentos, fazendo com que você tenha em mãos aquilo que precisa, no momento em que for necessário.

Imagem

Com mais espaço, você pode aproveitar melhor o layout da sua empresa e investir mais na imagem do seu negócio. Como já diz o ditado “a primeira impressão é a que fica”, então que tal aproveitar melhor o espaço da sua empresa, deixando o ambiente mais agradável e mais alinhado com os valores e a imagem que você quer transmitir aos seus clientes?

Produtividade

Com a modernidade, as relações entre o trabalho e a vida pessoal se tornaram mais estreitas. Por isso, ter qualidade de vida dentro do ambiente de trabalho deixou de ser uma questão secundária para se tornar uma prioridade. Até porque, empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários contam com o aumento de produtividade e, consequentemente, melhoria dos resultados. Que tal criar um espaço para a convivência dos colaboradores dentro da sua empresa,como uma sala de descanso, por exemplo?

Espaços físicos bem aproveitados proporcionam melhorias no dia a dia e trazem resultados positivos diretos e indiretos para as empresas e seus colaboradores.

Você tem dúvidas sobre como a guarda de documentos pode trazer benefícios para orçamento da sua empresa? Nosso infográfico ajudou? Deixe seus comentários abaixo!