Business Process Outsourcing: sua empresa está pronta para ele?

O dia a dia de toda empresa depende de uma série de processos e atividades que não fazem parte do foco do negócio. No entanto, são justamente eles que dão o suporte necessário para que a empresa tenha um bom funcionamento.

Atividades envolvendo a contabilidade, tecnologia da informação, gerenciamento de impressões e a guarda de documentos são apenas alguns dos exemplos que acabam consumindo recursos, tempo e produtividade das empresas e que, quando mal gerenciadas, podem se transformar em um grande problema.

Com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, é preciso que as empresas invistam na melhoria constante de seus produtos e serviços, além de buscar estratégias para o aumento de vendas e inovação. Negócios que não estão focados em desenvolver o chamado “core business” acabam perdendo oportunidades, clientes e até espaço no mercado.

O desafio das empresas nesse contexto não é simples. Afinal, é preciso cuidar das atividades principais do negócio, sem descuidar das atividades e processos que dão suporte ao funcionamento da empresa. Para solucionar essa questão, o Business Process Outsourcing (BPO), ou a terceirização dos processos de negócios, vem sendo a estratégia mais utilizada no mundo corporativo. Se você ainda não conhece o BPO e não sabe como ele pode otimizar o dia a dia da sua empresa, continue acompanhando nosso post!

O que é o BPO?

O Business Process Outsourcing surgiu para suprir uma necessidade das empresas que cada vez mais precisam estar focadas no core business. Esse procedimento nada mais é do que a execução de rotinas operacionais por uma equipe terceirizada, através de ferramentas estratégicas que oferecem soluções sob medida. Através do BPO a empresa pode delegar para profissionais especializados seus processos secundários, permitindo que eles sejam realizados com excelência, beneficiando o desempenho da empresa como um todo.

Benefícios

O BPO promove uma série de benefícios para empresas dos mais variados segmentos. O principal, certamente, é permitir que a empresa atue de forma focada no desenvolvimento de seu core business. Porém, essa não é a única vantagem de se terceirizar os processos de suporte de uma empresa. Com o BPO é possível otimizar os processos internos, melhorar a produtividade, poupar recursos, reduzir gastos com a folha de pagamentos, promover agilidade e melhoria do desempenho, além de reduzir a ocorrência de erros.

Boa parte das empresas que opta por terceirizar seus processos secundários acaba melhorando de forma gradativa, ganhando qualidade nas atividades administrativas e lucratividade. Não por outra razão, o BPO já se transformou em uma tendência e vem sendo cada dia mais adotado por diferentes tipos de negócio.

O BPO e a guarda de documentos

Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a guarda de documentos não é apenas a locação de um espaço para armazenar caixas contendo o arquivo de uma empresa.

Também faz parte da guarda de documentos terceirizar o gerenciamento e a organização, permitindo que todas as informações necessárias fiquem disponíveis para a empresa de acordo com as suas demandas internas. Como já explicamos aqui, o full service storage é um dos serviços que integra a guarda e pode ser uma excelente forma de organizar toda documentação da empresa de forma prática, customizada e eficiente, reduzindo custos e problemas decorrentes desse tipo de atividade, como a questão da segurança, por exemplo.

A guarda de documentos, além de ser uma modalidade de BPO, é uma solução não apenas para as grandes empresas, mas também para pequenas e médias, que muitas vezes não contam com recursos para contratar um profissional especializado.

Esse tipo de solução vem evitando perdas de documentos importantes, além de facilitar o dia a dia dos setores administrativos, poupando o espaço físico e recursos importantes. Para quem pretende facilitar o dia a dia, guardar os documentos representa um excelente custo benefício. E, então, sua empresa está preparada para o BPO?

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O que a perda de um HD, um smartphone e o arquivamento dos documentos da sua empresa possuem em comum? Conheça a história da Boomerang File

É uma triste realidade, mas a verdade é que a maioria de nós, em um contexto pessoal ou profissional, acaba realmente se preocupando com documentos somente após perdê-los. Quem já passou pelo dramático episódio de perder o HD de um computador que o diga! Fotos de momentos que nunca mais irão voltar, documentos que montavam seu acervo profissional, comprovantes de pagamentos e outros dados importantes que demoraram uma vida para estarem ali, acabam sendo apagados, em minutos, por um vírus, um malware, uma falha no sistema, ou o que quer que seja. No caso das empresas, a perda de um sistema com todos os documentos pode ser ainda mais danosa. Documentos são necessários para pessoas e empresas e, quando não nos preocupamos com a guarda deles, é muito comum que eles nos tragam algum tipo de preocupação, cedo ou tarde.

A arte do arquivamento é tão importante que o futuro da tecnologia vem se desenvolvendo a partir dela. Afinal, se você pensar bem, o Google não deixa de ser um grande arquivo de informações online que disponibiliza de forma inteligente e rápida tudo o que você precisa sobre um determinado assunto, com apenas um clique. A verdade é que encontrar documentos e dados de forma rápida se tornou uma necessidade moderna e também um caminho sem volta.

Se o armazenamento e a organização de dados não fosse tão importante, acredite, os funcionários da Apple não teriam quebrado tanto a cabeça para desenvolver um design inteligente e intuitivo que permitisse o usuário armazenar tudo, exatamente tudo, o que ele quisesse dentro de um smartphone.

Assim são os dias de quem vive na modernidade e essa realidade também influencia completamente aquele amontoado de caixas que fica acumulado no fundo da sua empresa, sendo dia a dia coberto por uma fina camada de poeira.

Para os arquivos do seu computador, você e eu sabemos que um HD externo com um back up podem ser a solução, mas e os documentos da sua empresa? Como lidar com eles de forma inteligente e prática, sem que isso se torne um custo excessivo ou uma questão a mais para lidar?

A história da Boomerang File

Armazenar caixas não é uma solução para a maioria das pequenas e médias empresas. Embora isso resolva o problema de espaço, levar um arquivo bagunçado de um espaço para o outro, se assemelha a “empurrar o problema com a barriga” e, na hora que você precisa de um documento, ainda há todo o trabalho de solicitá-lo e encontrá-lo. Ou seja, armazenar apenas, não é a solução.

Além disso, pequenas empresas contam com poucos recursos para contratar profissionais especializados que cuidem de seus arquivos. E para completar, o preço do aluguel comercial prejudica o crescimento dos pequenos negócios, na mesma proporção que os documentos ocupam cada vez mais salas. Então, qual a saída para situações como estas?

Waldir Barrella, depois de 25 anos atuando como gerente de projetos em gestão documental resolveu levar essa questão a serio. Seu objetivo era desenvolver um serviço que oferecesse não apenas o armazenamento, mas principalmente a inteligência na hora de guardar os documentos de uma empresa, especialmente considerando a realidade dos pequenos negócios. “A Boomerang File surgiu como a maioria das empresas: a partir de uma necessidade real de um dos sócios investidores, que na época tinha uma pequena empresa e não podia mais acumular caixas. Quando se deu conta de que o armazenamento era inviável para a sua necessidade e para o seu orçamento, ele passou a pesquisar sobre essa demanda e surgiu a oportunidade do negócio”.

Giampaolo Piraino, que decidiu investir na guarda de documentos, complementa “Eu precisava guardar as caixas da minha empresa em algum lugar, mas ao solicitar os orçamentos vi que aquele tipo de serviço não cabia no meu negócio e também não atendia exatamente o que eu precisava”.

Com uma demanda clara e dois sócios, a Boomerang File surgiu com o propósito de tornar o arquivamento de documentos uma solução inteligente a partir da tecnologia. “Como gestor de projetos, desde o início eu tenho em mente que a organização de algo se estabelece de dentro para fora e não o contrário. Criar um arquivo com dezenas de caixas com nomes estranhos ao dia a dia de uma empresa, equivale a deixar os documentos perdidos da mesma forma”, explica Barrella.

Customização

Porém a inteligência era um entrave. Afinal, se a organização e a efetividade vêm de dentro da empresa para fora, como possibilitar um serviço que se adaptasse à essa realidade e ainda atendesse as necessidades dos clientes? Os 25 anos de experiência de um dos sócios foi a chave para fazer da Boomerang File uma empresa diferente no segmento. “O cliente tem todo o histórico do seu arquivamento armazenado na nuvem. Ele pode customizar seu arquivo, solicitar seus documentos e gerenciar tudo à distância, de forma online e de acordo com o dia a dia e a necessidade da sua empresa”.

O futuro dos documentos

E se você aí está pensando que montar uma empresa de arquivamento de documentos em plena era da digitalização é uma tremenda loucura, Barrella explica que ainda estamos longe de substituir o documento original. “Por mais que a tecnologia e a criptografia venham avançando, a fé pública exige que muitos documentos sejam apenas em papel. Além disso, os cartórios pela própria força econômica que possuem, não deixarão de atuar especialmente no contexto brasileiro. Por fim, a digitalização não é a solução para muitas empresas. Além de custar caro, digitalizar sem critério pode ser um gasto desnecessário”, demonstra Waldir.

Parece difícil acreditar que um HD, um smartphone e o arquivo bagunçado da sua empresa estejam tão conectados. Mas a lógica é basicamente a mesma. Se precisamos de informação rápida, armazenar com qualidade e inteligência se tornou um desafio e também uma necessidade. Porém, somente assim é possível garantir produtividade e economia, quando se trata de gerenciamento de documentos. Empresas que não souberem investir nisso, não só podem ter problemas no futuro com o espaço, a perda e desorganização, mas fatalmente ficarão para trás em termos de efetividade.

Como você cuida do gerenciamento de arquivos da sua empresa? Já conhece os serviços da Boomerang File?

Saiba o que é um full service storage e como ele pode trazer economia para o seu negócio

A necessidade de se armazenar caixas e documentos em uma empresa, em geral, surge a partir de um momento estressante e do mais puro caos. É quando já não existe mais espaço, ou ainda, quando a desorganização já é tão grande, que o dia a dia de um negócio acaba sendo prejudicado. A verdade, porém, é que nenhum funcionário gosta de lidar com a organização de arquivos e documentos, especialmente quando não foi contratado para isso. No contexto das pequenas e médias empresas não é difícil encontrar estagiários e secretarias traumatizados com um arquivo desorganizado, um chefe nervoso e um documento perdido. Porém, qual é a melhor solução para essa questão? Enviar um monte de caixas bagunçadas para um depósito se parece mais com transferir o problema do que resolvê-lo, não é mesmo?

O conceito de full service storage ainda é recente no Brasil e poucas empresas o conhecem. Em países como os EUA e Canadá, o full service storage é uma realidade e auxilia não só as empresas, como também pessoas que precisam guardar seus pertences de forma prática e organizada. Além do armazenamento de arquivos propriamente, o full service storage é um serviço de inteligência para organizar e guardar documentos, objetos, amostras ou o que for necessário. Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, continue lendo o post que preparamos para você! Além de uma solução para o arquivo da sua empresa, você pode criar um ambiente muito mais harmônico e feliz para muitos colaboradores e economizar! Confira!

Self storage X full service storage

Quando se fala em “guarda de documentos” é muito comum que empreendedores pensem em um galpão enorme cheio de caixas. De fato, a guarda é também isso, porém não só isso. O serviço de armazenamento é apenas um dos serviços que compõe a guarda de documentos e consiste apenas na contratação de um espaço para armazenar caixas. No chamado “self storage” a necessidade do empreendedor é pelo espaço, mas a organização já foi resolvida dentro da empresa, em geral por colaboradores contratados para isso, como arquivistas, por exemplo.

O self storage é um tipo de serviço que serve muito bem a necessidade de grandes empresas, que em geral contam com mais volume de caixas e recursos para resolver a questão da organização internamente. Porém, essa realidade passa longe do que as pequenas e médias empresas costumam precisar.

O serviço de full service storage surgiu para solucionar essa questão, onde o pequeno e o médio empreendedor possuem não apenas a necessidade de armazenar caixas, mas também de organizá-las e utilizá-las de forma inteligente. Além de buscar e levar as caixas para a empresa, esse tipo de serviço possibilita que o empreendedor solicite um determinado documento e receba diretamente no seu e-mail, ou ainda, tenha a organização das suas caixas e documentos feita de acordo com a necessidade da sua empresa.

Tecnologia e praticidade

Os serviços de full service storage hoje representam também uma ferramenta de praticidade em razão da tecnologia. Através dela, já é possível acompanhar seu arquivo da tela do seu computador ou do seu smartphone e solicitar apenas o que você precisa na velocidade de um clique. De um jeito bem prático, o empreendedor acaba economizando em espaço, em recursos e também em problemas, já que a organização de documentos fora da empresa pode ser feita de forma mais eficiente e também segura.

O full service storage também vem acompanhando uma necessidade que se torna cada vez mais difícil de negar, em especial para os pequenos negócios. Com o aumento do valor dos aluguéis comerciais, particularmente nos grandes centros, otimizar o espaço de forma inteligente deixou de ser uma questão estética e passou a ser imprescindível.

Você já conhecia o sistema de full service storage? Como é o armazenamento de arquivos na sua empresa? Esta precisando de uma ajuda na organização? Então não deixe de conferir esse post aqui e aproveite e tire mais dúvidas sobre o full service storage aqui.

Digitalizar documentos é a solução?

Não é segredo para nenhuma empresa que o excesso de documentos físicos gera desorganização, dificulta o armazenamento seguro, o acesso às informações e representa gastos, já que é necessário espaço para guardar toda a papelada em arquivos. Por isso, a digitalização parece trazer um enorme benefício para muitos negócios. Além de reduzir o risco da perda de documentos, o custo com a manutenção do arquivo e a otimização no tempo de busca; a digitalização permite que os documentos sejam utilizados de forma compartilhada e o controle do acesso seja muito mais eficiente.

Apesar de todos os benefícios, digitalizar tem um custo e quando esse serviço não é feito de forma inteligente pela empresa, é bem possível que o ônus seja maior do que o bônus. Digitalizar documentos sem critério custa caro, por isso, a empresa deve saber avaliar quando a digitalização é uma necessidade e quando não trará os benefícios desejados. Para saber mais sobre como fazer um processo de digitalização inteligente, continue acompanhando nosso post!

Quando digitalizar?

Antes de começar a digitalizar o arquivo inteiro da sua empresa, tenha em mente que um dos maiores benefícios da digitalização é a facilidade na busca de informações. Em muitos casos, a digitalização serve como um back up para ajudar na localização de documentos originais. Por isso, o primeiro passo é estabelecer um critério de indexação que facilite a localização dos documentos. Procure sempre digitalizar apenas os documentos que necessitem de uma consulta frequente e permanente.

Outra dica importante é digitalizar documentos que precisam ser compartilhados ou utilizados por mais de uma pessoa em uma empresa. Se estamos falando de um escritório de advocacia, por exemplo, escanear um processo auxilia que todos os advogados envolvidos no caso possam acompanhar as informações ao mesmo tempo, fazendo com que o trabalho se torne mais prático e fluido.

Economizar espaço físico também é um ponto que deve ser levado em consideração. Afinal, caixas ocupam espaço e custam dinheiro para todo empreendedor. Porém, lembre-se que boa parte dos documentos não pode ser descartada, então avalie antes a importância de cada documento e analise se a guarda de documentos não pode ser uma solução para economizar espaço. Se você não sabe quais documentos deveria manter na sua empresa, não deixe de conferir esse outro post aqui.

Quando não digitalizar?

Documentos digitalizados não possuem fé pública e, portanto, não tem validade jurídica. Os novos sistemas implementados pelo governo que possibilitam que a digitalização seja feita de forma oficial, requerem autenticações próprias e mesmo assim não descartam a necessidade de se manter os originais. Avalie, portanto, quais são os documentos que só possuem efeitos legais quando apresentados de forma original e não perca tempo ou dinheiro digitalizando documentos dessa natureza.

Da mesma forma, documentos que contenham informações confidenciais ou necessitem de qualquer espécie de segurança reforçada na guarda, é melhor investir no armazenamento seguro do que na digitalização.

Documentos que são pouco consultados, como é o caso do arquivo morto, por exemplo, apenas a guarda organizada e segura também é mais eficiente do que a digitalização.

O serviço de guarda de documentos pode sempre ser associado à digitalização em muitos casos, porém, nem sempre isso é necessário. Às vezes o simples armazenamento e a indexação dos documentos já cumpre a função de facilitar a busca, sem que seja necessário o escaneamento e o armazenamento digital do documento. Por isso, é mais importante ter critério antes de contratar ou realizar esse tipo de serviço, do que partir para a ação achando que assim você já está automaticamente liberando espaço na sua empresa e tornando mais prática a consulta dos documentos.

Você já considerou a guarda de documentos no lugar da digitalização? Quer saber quanto custa? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang.