O que é o cloud computing e como ele pode ajudar na organização dos documentos da sua empresa

Digitalizar documentos e armazená-los em sistemas internos é uma tendência para a maioria das empresas. Ainda que a digitalização não seja uma solução única e aplicável em todos os casos, como já explicamos aqui, ter acesso aos documentos em um ambiente digital significa agilidade e praticidade na maioria das vezes.

Porém, assim como ocorre no ambiente físico, armazenar documentos digitais não significa organizá-los, nem tampouco, mantê-los acessíveis. Da mesma forma, ambientes digitais também contam com limitações como os tradicionais arquivos físicos.

Na medida em que as empresas possuem cada vez mais documentos digitais, surge uma questão: qual a melhor forma de armazená-los? Como manter um arquivo organizado e funcional, a partir de uma base de dados e informações cada vez maior? A resposta dessas e de outras questões pode estar no armazenamento na nuvem. E se você ainda não ouviu falar dele, vale a pena conferir!

O que é o cloud computing?

O cloud computing, ou computação na nuvem, é um sistema de armazenamento de dados independente de hardware ou software. Isso significa que não é necessário instalar programas ou mesmo sistemas complexos para armazenar os dados e informações da sua empresa. Na própria nuvem é possível guardar todos os arquivos, sem muitas complicações, e ainda consultá-los de forma remota. Outra vantagem desse sistema diz respeito à sua capacidade de armazenamento que, comparada a maioria dos softwares e hardwares tradicionais, acaba sendo superior.

Embora muitos empreendedores se sintam desconfiados com a computação na nuvem, já que o próprio nome confere a ideia de algo aberto e sem muitas barreiras, o cloud computing conta com sistemas de controle que impede o acesso por terceiros não autorizados ou mesmo invasores.

O cloud computing já é um dos sistemas que vem ganhando mais espaço nas empresas por representar um baixo custo e maiores possibilidades de customização. Para pequenos e médios negócios, a nuvem vem se transformando em uma excelente solução.

Armazenamento, organização e funcionalidade na nuvem

Além de transformar o armazenamento e o acesso aos documentos em algo fácil, a nuvem apresenta maiores possibilidades de customização. Isso significa que mesmo à distância é possível criar pastas e organizar arquivos de acordo com a necessidade da empresa.

Obviamente, ao ler todas essas informações é natural que o empreendedor se sinta curioso ou mesmo simpatize com a ideia do cloud computing, porém, em termos de investimento, pode ser que adquirir um sistema apenas para organizar documentos não seja uma prioridade para a empresa nesse exato momento.

A boa notícia é que não é preciso comprar um sistema de cloud computing apenas para armazenar e organizar seus documentos. Com empresas especializadas na guarda de documentos, já é possível acessar essa tecnologia e ainda contar com outros serviços especializados que garantem segurança, acessibilidade e rastreabilidade aos documentos, sem contar no ganho de espaço físico para a empresa.

A guarda de documentos é hoje um serviço que vai além do simples armazenamento e pode oferecer soluções inteligentes para melhorar a acessibilidade e a organização de todo acervo de dados da sua empresa. Através do full service storage é possível organizar dados e informações da sua empresa de forma muito mais eficiente e, através da tecnologia, disponibilizá-los na velocidade de um clique.

A modernidade trouxe um grande desafio não apenas para pessoas, como também para as empresas: como lidar com o grande número de informações e dados que fazem parte do dia a dia, sem perder a eficiência e a produtividade. A tecnologia e o aprimoramento dos serviços estão aí para apresentar soluções!

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Certificação digital e digitalização de documentos: conheça a lei

Muitas empresas enxergam na digitalização uma solução rápida para lidar de forma eficiente com os documentos no dia a dia. Porém, essa solução não é única e efetiva para todos os casos e deve ser usada de maneira inteligente para não gerar custos desnecessários, como já explicamos aqui.

Nem todos os documentos que são digitalizados trazem benefícios, principalmente porque não possuem validade jurídica e, portanto, não dispensam os originais. Desde 2012 a legislação regulamenta a questão da validade dos documentos digitais e veta a equiparação com os originais. Para entender um pouco mais sobre o que diz a lei e avaliar quais documentos devem ou não ser digitalizados na sua empresa, acompanhe nosso post!

A digitalização e a lei

Em 2012 a Presidenta Dilma Rousseff sancionou a Lei 12.682/2012 que determina expressamente que não existe a equiparação entre documentos digitalizados e originais para fins jurídicos. Em outras palavras, um documento digitalizado não pode ser utilizado como prova para nenhuma finalidade e as informações e dados que nele constam não possuem a mesma veracidade de um documento original.

A princípio, o projeto de lei trazia a equiparação entre documentos originais e digitalizados, no entanto, a medida foi vetada pela presidenta, que rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico para ambos. O veto se deu, pois segundo a Presidenta, a equiparação entre originais e cópias digitais traria uma grande insegurança jurídica e poderia favorecer situações de fraude e falsificação.

Outra questão que foi vetada pela legislação foi a eliminação de documentos originais após a substituição por cópias eletrônicas. Segundo a Presidenta que realizou o veto, essa medida poderia colocar em risco dados e informações de valor histórico e contrariar todas as outras normas já vigentes sobre arquivos.

Documentos e certificação digital

Embora a legislação seja clara no que se refere a não equiparação de documentos digitalizados e originais, não existe uma diferenciação clara entre documentos digitais e documentos digitalizados, o que pode trazer muitas dúvidas, especialmente considerando a certificação digital.

Documentos digitalizados são aqueles que foram escaneados, ou seja, transferidos para o meio digital. Já os documentos digitais são aqueles que contam com um selo de autenticação emitido pelo governo, o certificado digital, e por isso tem validade jurídica.

O certificado digital é emitido pelo ICP Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileira) e funciona como uma espécie de identidade virtual conferindo a identificação do autor ou proprietário do documento, além de possibilitar a transferência no meio digital de forma segura.

O certificado digital é um certificado eletrônico assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, segundo as regras estabelecidas pelo Cômite Gestor do ICP-Brasil, associa uma entidade a um par de chaves criptográficas, por isso, todo certificado digital conta com os dados do titular e tem veracidade.

A digitalização e a eliminação de documentos

Se a sua empresa possui documentos em papel que foram digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no Cartório, nem assim é possível eliminar os documentos originais? A resposta é não. Isso porque o documento digitalizado não é presumido como um documento autêntico, já que pode ter sofrido alterações antes mesmo da digitalização. Por isso, não tem muito outro jeito. Original é original e a empresa deve cuidar de manter seus documentos de forma segura para evitar problemas no futuro.

Para economizar espaço e organizar melhor os originais, sem que isso prejudique o andamento da empresa, uma boa solução é buscar os serviços de guarda de documentos, que garantem o armazenamento seguro, a organização eficiente e a consulta rápida.

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RFID e controle de arquivo: entenda como a tecnologia auxilia na organização dos seus documentos

Você já ouviu falar em tecnologia RFID? Pode ser que assim, pelo nome, você não a conheça. Porém, ela está presente em diversos aspectos do dia a dia e pode se tornar uma ótima aliada na hora de organizar o arquivo da sua empresa e conferir rastreabilidade aos seus documentos.

Quem lida diariamente com documentos sabe da importância, e também da dificuldade, de mantê-los organizados para que sejam encontrados no momento preciso. É através da rastreabilidade que a localização física dos documentos ocorre de forma automática. É por meio dela, também, que você é capaz de saber por onde um determinado documento esteve e quem teve acesso ao seu conteúdo. Quando falamos de informações confidenciais ou importantes, investir em rastreabilidade não é um mero capricho, mas sim uma questão de segurança para o seu negócio.

Para quem já passou pela situação de passar horas buscando um documento ou já viu uma informação importante cair nas mãos erradas, já existe uma boa solução para evitar esse tipo de problema. Confira!

O que é RFID?

RFID é a sigla para Radio Frequency Identification ou identificação por meio de radiofrequência. Trata-se de uma tecnologia de identificação automática aplicada aos objetos, onde é possível não apenas identificá-los no espaço, como também inserir dados e informações sobre eles através de tags.

Assim como o código de barras e a biometria, a identificação por radio frequência, ou RFID serve para identificar objetos e simultaneamente armazenar dados sobre eles. Muito comum em crachás e cartões de identificação, essa tecnologia possui várias aplicações que vão desde o rastreamento de gado, sistemas de pedágio, acompanhamento de mercadorias no varejo e até manuseio e extração de petróleo.

No arquivo da sua empresa essa tecnologia pode ser aplicada tanto em caixas como em documentos. E por meio dela você consegue saber não apenas onde está localizado um determinado documento no seu escritório ou fora dele, como pode checar automaticamente dados importantes sobre o seu conteúdo.

Como funciona?

A base da RFID são as tags (“etiquetas”) e os aparelhos de identificação. Em cada tag fica armazenado um número serial capaz de identificar o objeto ou os dados através de um microchip. Esse microchip, por sua vez, é conectado a uma antena, que formam o chamado conjunto “transponder RFID”, em que a antena possibilita ao chip a transmissão das informações de identificação a um leitor. O leitor converte as ondas de rádio em dados digitais, e a partir daí os dados podem ser processados e utilizados.

Guarda de documentos e RFID

O RFID é uma tecnologia bastante eficiente e simples em termos de rastreabilidade e armazenamento de dados. Não é a toa que esse tipo de tecnologia é amplamente aplicada a crachás corporativos, possibilitando às empresas uma forma ágil e eficiente de controle de acesso.

Porém, como toda tecnologia, o RFID também tem um custo. E, naturalmente, como um empreendedor você já deve estar imaginando qual o custo disso, considerando o arquivo da sua empresa. A boa notícia é que não é necessário adquirir um sistema próprio para isso. Com a terceirização da guarda de documentos é possível contar com os mesmos benefícios e vantagens da RFID sem que seja necessário adquirir esse tipo de tecnologia propriamente.

A guarda de documentos confere uma série de vantagens em termos de organização e também de segurança, além de ser uma opção bem mais econômica em diversos casos.

Mesmo pequenas empresas que possuem dificuldades em contratar um profissional especializado para a organização do arquivo já podem ter acesso a esse tipo de serviço que pode conferir a agilidade que os pequenos negócios também precisam.

Sabe aquela história de olhar para a secretária, perguntar onde está um determinado documento e ela te olhar com cara de dúvida? Você pode ter seus documentos organizados e com fácil acesso, sem precisar passar por isso. Clique aqui e saiba mais!

3 razões fundamentais para você destralhar o arquivo da sua empresa

A relação entre tempo e finanças é bem conhecida da maioria das empresas. Não é novidade para ninguém que, quanto mais eficiente a produção, mais lucrativo um negócio se torna. No entanto, muitas vezes a preocupação com a eficiência não é levada também às atividades consideradas como suporte e, como resultado, toda a estrutura da empresa acaba sendo comprometida.

Na prática, isso equivale a dizer que, de nada adianta você ter a melhor infraestrutura e os melhores funcionários, se na hora de encontrar um documento essencial para o trabalho, nenhum colaborador é capaz de fazê-lo.

A maneira como o arquivamento de documentos da sua empresa é feito diz muito sobre os resultados que ela pode alcançar, embora muitos empreendedores não estejam atentos a isso. Para saber porque a organização e a administração eficiente dos seus documentos que pode trazer resultados, continue acompanhando nosso post!

  1. Aumentar a produtividade do seu negócio

Hoje, empresas que querem estar na frente, possuem uma grande preocupação com a produtividade. Afinal, a produtividade impacta diretamente na satisfação dos funcionários, queda da rotatividade e, obviamente, nos resultados da empresa.

Para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso investir em procedimentos e metodologias que garantam que o trabalho seja feito de forma rápida e com qualidade. Destralhar o arquivo da sua empresa e tornar sua administração eficiente faz parte disso.

Com a organização e o arquivamento de documentos feito de forma eficiente, seus funcionários certamente terão mais condições de desempenhar suas funções sem perder tempo procurando informações e dados que precisam.O arquivamento de documentos o eficiente é um dos primeiros passos para que toda a administração de um negócio funcione com agilidade e sua empresa seja produtiva.

  1. Ter excelência na prestação dos seus serviços

Para toda empresa, excelência na prestação de serviços é um fator de qualidade e também de confiança. Afinal, de nada adianta você ter um bom produto, se a sua empresa não consegue cumprir com seus compromissos ou atender seus clientes de forma eficiente.

Negócios que não contam com excelência na prestação de serviços, em geral, não estão cuidando ou dando a devida atenção aos serviços de suporte da empresa. Quando a administração que oferece alicerce ao core business não é eficiente, a empresa perde excelência.

Já tratamos aqui sobre a importância do Business Process Outsourcing (“BPO”) e como ele se tornou importante para garantir a competitividade de muitas empresas no mercado. Para ter excelência é preciso que a empresa invista na melhoria de suas atividades suporte, fazendo com que elas acompanhem a qualidade oferecida como um todo.

A guarda de documentos, enquanto atividade suporte, é uma das que mais impacta na administração de um negócio. Se você está buscando excelência, mas seus funcionários não conseguem encontrar um documento fundamental para que eles realizem seu trabalho, é preciso que você reveja seus procedimentos. Contar com uma guarda feita por uma empresa especializada pode ser a solução que falta para você conquistar a excelência na prestação dos seus serviços e, consequentemente, a confiança e o reconhecimento de seus clientes e parceiros.

  1. Conseguir maior satisfação no dia a dia da empresa

É muito comum que empresas de pequeno porte não contem com um funcionário específico contratado para cuidar da guarda de documentos. Isso faz com que essa tarefa seja delegada para um ou mais colaboradores, que acabam acumulando essa função com outras mais importantes do dia a dia. Como resultado, o arquivo se mantém desorganizado e a guarda é feita de forma ineficiente. E, por trás desse cenário, não raras vezes, é comum encontrar um funcionário insatisfeito e bastante estressado.

Destralhar e organizar o arquivo da sua empresa não são tarefas simples. Mantê-lo funcionando de forma eficiente, muito menos. Por isso, quando você consegue fazer uma guarda de documentos eficaz, toda equipe agradece. Afinal ninguém mais perde tempo buscando documentos ou se desgasta por não conseguir encontrar um documento em tempo.

Se contratar um funcionário capacitado para isso ainda é muito caro para o seu negócio, porque não investir na guarda de documentos realizada por uma empresa especializada no assunto? Hoje, além de cuidar do armazenamento propriamente, essas empresas oferecem serviços inteligentes como o full service storage, que facilita a administração dos seus documentos mesmo a distância e garante eficiência na hora de obtê-los ou consultá-los.

Parece um detalhe sem importância, mas o arquivo da sua empresa impacta diretamente no bom funcionamento do seu negócio. Destralhar, organizar, e administrar bem um arquivo trazem inúmeros impactos positivos!