Como evitar riscos aos documentos da sua empresa

Guardar documentos na própria empresa é um sinal de segurança? Para responder a essa pergunta, boa parte dos empreendedores pensa logo no conteúdo dos documentos. Para a grande maioria, ter contratos, faturas, documentos contábeis e relatórios dentro da empresa é uma forma de comodidade e também uma garantia de que esses documentos estão protegidos. Porém, quando se trata de reais riscos à documentação de uma empresa é preciso ir além do conteúdo e da confidencialidade das informações, é preciso se preocupar também com a segurança física de toda a papelada.

Boa parte dos escritórios e empresas não conta com medidas mínimas que podem evitar a destruição ou mesmo a deterioração acidental dos seus papéis. Perda de documento, incêndios, insetos, furto e a própria ação do tempo são questões que devem ser pensadas se o objetivo é afastar os riscos aos documentos. Para saber como reconhecer e evitar esses riscos, garantindo uma real segurança a toda documentação da sua empresa, confira!

Tipos de riscos

A documentação de uma empresa deve estar protegida de diferentes tipos de riscos. Além do risco relacionado ao conteúdo do documento, a integridade física dos papéis também deve ser um ponto de preocupação. Abaixo separamos alguns dos principais riscos e como evitá-los.

Incêndios, inundações e umidade

Se o seu escritório pegasse fogo hoje, você teria como salvar seus documentos? Se você respondeu que “sim” baseado no extintor de incêndio que está na escadaria do prédio da sua empresa, é melhor você pensar novamente. Para quem já passou por uma situação de incêndio sabe que, quando se trata de papel, o fogo costuma se alastrar rapidamente. O extintor serve na verdade para apagar o fogo, mas não é capaz de evitar o incêndio. Para quem tem documentos que não podem ser perdidos em uma situação assim, o ideal é providenciar pisos especiais com revestimento anti-incêndio. Também é importante que o material de construção e revestimentos de toda a estrutura da empresa seja não inflamável.

Outra questão importante diz respeito às inundações. Para evitar que o acervo de documentos seja destruído em uma situação de inundação, é fundamental que o arquivo se encontre nos locais mais altos de armários e prateleiras, evitando sempre o contato com a água. Em locais de umidade excessiva, também é necessário providenciar sachês de sílica evitando que os documentos sejam deteriorados.

Furto de informações e extravio

Para a maioria dos empreendedores, o pior inimigo do patrimônio intelectual de uma empresa são seus concorrentes que, naturalmente, estão longe do espaço físico do seu negócio. Por isso, manter todas as informações e dados relevantes dentro da empresa já é o suficiente para deixar toda a documentação segura.

Porém, a verdade é que no dia a dia nenhum empreendedor tem tempo para monitorar o seu arquivo e dificilmente consegue controlar quem teve acesso a um determinado documento. Embora a questão da concorrência seja sim um risco, funcionários mal-intencionados também podem representar a mesma ameaça. Câmeras de segurança, cofres, acesso restrito e um sistema de rastreamento são apenas alguns dos cuidados que devem ser tomados para evitar esse tipo de perigo e, como a empresa também é resultado da ação humana, falhas podem ocorrer.

Deterioração por insetos e pragas

Outra questão que merece atenção quando o tema é segurança é o controle de pragas e insetos. Muitos insetos se alimentam da celulose presente no papel e podem colocar em risco os documentos da sua empresa. Para evitar esse tipo de risco é necessário fazer dedetizações periódicas e o controle de pragas.

O que fazer?

Evitar riscos à documentação requer medidas e, consequentemente, investimentos que nem sempre são baratos. Porém, existem outras formas de garantir uma real segurança aos documentos sem a necessidade de gastar tanto. As empresas de guarda de documentos são empresas especializadas que possuem medidas de segurança específicas garantindo que os documentos fiquem protegidos tanto fisicamente, quando com relação ao seu conteúdo.

Guardar documentos fora da empresa, além de mais barato, pode ser uma grande vantagem em termos de segurança e minimização de riscos.

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Por quanto tempo devo manter os documentos da empresa?

Muitas empresas acabam não dando a devida atenção aos prazos legais durante a guarda e a gestão de documentos. Segundo a legislação, documentos de natureza tributária, previdenciária e trabalhista devem ser mantidos, a fim de que a empresa comprove a sua regularidade perante os agentes de fiscalização do Poder Público. Caso não possua os documentos solicitados durante uma ação fiscalizatória, a empresa pode ser autuada e arcar com pesadas sanções. Por isso a guarda deve ser feita de forma inteligente, considerando não apenas o prazo de validade do documento, mas também o prazo legal.

Para organizar seu arquivo morto e evitar sanções, separamos algumas dicas. Confira!

Prazos legais

Os prazos legais são determinados pelos prazos de prescrição e decadência que estão previstos na legislação. Em outras palavras, depois de ocorrido esse prazo, o Poder Público não pode mais ajuizar nem uma ação ou exigir o cumprimento de uma determinada obrigação que não tenha sido realizada pela empresa, seja pela via judicial, seja pela via administrativa.

Se estamos falando do recolhimento de impostos, por exemplo, o crédito tributário é considerado extinto, assim, os órgãos de defesa do Poder Público não poderão promover qualquer ação ou medida contrária a empresa, nem tampouco, poderá questioná-las administrativamente.

Cada documento observa prazos específicos que podem variar entre cinco, dez e até trinta anos. Para saber o prazo legal correto de cada documento e o fundamento da legislação não deixe de conferir o quadro abaixo.

Uma sugestão é imprimir essa tabela ou compartilhar esse post com secretárias e arquivistas, para organizar ser arquivo morto da sua empresa o quanto antes.

Documentos fiscais
Documento Prazo Legislação
IR- Imposto de Renda 5 anos arts. 173 e 174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido 5 anos arts. 173 e 174, CTN
PIS – Programa de Integração Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais e contábeis 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil 5 anos art. 11, Lei nº 8.218/1991 e art. 173, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos arts. 173 e 174, CTN
DASN– Declaração Anual do Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
Contribuição previdenciária – GPS 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Contribuição sindical – GRCSU 5 anos arts. 173 e 217, i, CTN
Contrato de trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto 5 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio 2 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Folha de pagamento 10 anos art. 225, i e § 5º, Decreto nº 3.048/1999
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos art. 225, § 22, Decreto nº 3.048/1999
Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 5 anos art. 2º, § 1º, Portaria MTE 1.129/2014
Rais – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos art. 8º, Portaria MTE 269/2015
Fonte:FECOMERCIO

 

A guarda de documentos

Enquanto a empresa precisar manter seus documentos, a guarda realizada por uma empresa especializada pode ser uma boa solução. Além de economizar espaço e gastos, a empresa pode acessar seus documentos sempre que preciso, seja solicitando o documento físico, seja consultando seu conteúdo na nuvem.

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3 razões fundamentais para você terceirizar a destruição dos documentos da sua empresa

Documentos tem prazo de validade até mesmo para sobreviverem no arquivo morto. A própria legislação determina que depois de certo período, os documentos perdem a validade e por isso, podem ser descartados. Assim, fichas de acidente de trabalho, documentos relativos ao FGTS,recolhimento de impostos, PPRA entre outros podem ser eliminados considerando cada prazo específico.

O descarte é um processo importante dentro da gestão de documentos, já que o acumulo ocupa espaço e, consequentemente, gera custos para a empresa. Porém, qual a melhor forma de descartar seus documentos? E como garantir que as informações sejam efetivamente destruídas? Para saber por que a terceirização pode ser uma ótima resposta para essa pergunta, confira o post!

O que considerar no descarte e destruição de documentos

Primeiramente, o descarte deve considerar a segurança, já que muitas informações presentes nos documentos podem ser importantes e até mesmo sigilosas. Além disso, a empresa deve se preocupar em dar a destinação correta aos seus documentos, já que o papel é um item reciclável e a própria Política Nacional de Resíduos Sólidos deixa clara a responsabilidade das empresas com relação à destinação de seus resíduos.

Assim, para que haja a destruição e o descarte a empresa deve considerar uma logística mínima de pelo menos um funcionário para se responsabilizar pela destruição, além da subcontratação de outros serviços para que seja dado o correto descarte da papelada.

Uma empresa terceirizada é capaz de substituir tanto a contratação de um funcionário quanto poderá suprir toda a logística do processo, tornando a destruição mais simples, prática e barata. Além disso, terceirizar a destruição de documentos pode trazer os seguintes benefícios:

  1. Mais segurança na destruição de informações importantes

Uma empresa especializada que oferece serviços de destruição de documentos conta com maquinário próprio para isso e assume a responsabilidade pelo sigilo das informações. Ao contratar esse tipo de serviço, o cliente tem com um contrato que assegura todo o processo e impede que informações importantes caiam nas mãos erradas.

  1. Evitar problemas com o meio ambiente

Muitas empresas consideram colocar fogo da papelada, pois essa seria a forma mais eficiente de destruir os documentos. Porém, além de criar problemas com os vizinhos, colocar fogo é uma prática que pode gerar autuações pesadas pelos órgãos ambientais.

O ideal é adquirir uma máquina fragmentadora de papel para fazer o serviço da destruição e posteriormente destinar os resíduos à empresas de reciclagem ou aos próprios catadores.

  1. Ganhar mais praticidade por menos custo

A contratação de um funcionário somada à contratação de empresas para fazer a logística dos resíduos, além da aquisição de uma máquina fragmentadora, pode gerar um custo significativo para um negócio, além de ser pouco prático. Com uma empresa terceirizada o procedimento pode ser bem simples: basta você separar os documentos que precisam ser descartados que a própria empresa se encarrega de buscar, destruir e dar a destinação ambientalmente correta.

A terceirização de serviços suporte vem se transformando em uma tendência no mundo corporativo e trazendo ótimos resultados em termos e custos e eficiência para inúmeras empresas. Por isso vale a pena considerar também a terceirização da destruição dos documentos para otimizar o dia a dia do seu negócio.

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