O que considerar na hora de escolher uma empresa de guarda de documentos?

A guarda de documentos vai muito além do espaço físico para o armazenamento da papelada. Atualmente as empresas contam com outras necessidades, que ultrapassam a guarda e estão diretamente ligadas à gestão dos documentos. Na era da informação, ter agilidade na localização e no acesso aos papéis é imprescindível para a produtividade, eficiência e até para o bem-estar nas empresas.

No Brasil, o conceito de full service storage ainda é relativamente novo, mas ao que tudo indica, os serviços de inteligência e organização de documentos atrelados à guarda, vieram mesmo para ficar.

Por aqui, o mercado de empresas que realizam a guarda de documentos ainda está em desenvolvimento e, justamente por isso, a qualidade dos serviços oferecidos é bastante variada. Para quem tem um negócio e precisa contratar uma boa empresa para guardar e gerenciar seus documentos, seguem algumas dicas para ajudá-lo!

Custo benefício

Um dos primeiros itens a serem avaliados por uma empresa na hora de contratar os serviços de guarda de documentos é o custo benefício. Muitas companhias ainda consideram que manter os documentos longe do espaço físico é caro e pouco funcional. No entanto, considerando os atuais valores dos aluguéis comerciais, manter caixas de documentos arquivadas pode ser muito mais dispendioso para a sua empresa.

Para escolher bem um serviço de guarda de documentos, primeiramente identifique quais são as suas necessidades como negócio, depois avalie os pacotes que podem ser mais adequados a elas. Além do armazenamento de caixas, as empresas de guarda oferecem serviços de frete, organização e até a gestão eletrônica de documentos (GED), permitindo o acesso remoto seu conteúdo de qualquer lugar.  Quanto mais variados os serviços oferecidos, maior a capacidade da empresa servir as necessidades do seu negócio.

Segurança

Esse é um dos pontos fundamentais a serem analisados antes da contratação, afinal, a empresa de guarda terá que armazenar documentos e informações importantes sobre o seu negócio. Verifique como são as instalações do site onde os documentos serão armazenados. Avalie se a empresa conta com proteção anti-incêndio, controle de pragas, sistema de vigilância, entre outros. Verifique como funciona a estrutura de organização da empresa e se existe algum tipo de controle e rastreabilidade dos documentos que são guardados por ela.

Tecnologia

A tecnologia se tornou uma forte aliada de quem precisa de rapidez na organização e na localização de informações. Hoje, graças à tecnologia já é possível fazer a gestão de documentos à distância, através da Gestão Eletrônica de documentos (GED) e até armazená-los na nuvem. Através de softwares específicos, as empresas de guarda conseguem atender as mais diferentes necessidades do Business Process Outsourcing.

Serviço personalizado

As necessidades de armazenamento e de gestão costumam variar de um negócio para outro. Por isso, ao contratar os serviços de guarda verifique se a empresa a ser contratada conta com um portfólio de soluções baseado em diferentes modelos de negócio e se é capaz de oferecer um serviço personalizado que realmente atende as demandas do seu negócio. Isso vai ajudá-lo a sobre analisar a expertise e know how a empresa a ser contratada.

Referência no mercado

Por fim, verifique quem são os clientes da empresa de guarda que você pretende contratar. Veja se a empresa é bem recomendada no mercado e se conta com credibilidade na prestação dos serviços.

Lembre-se que a empresa de guarda de documentos deve agir como uma parceira do seu negócio, facilitando as atividades internas e contribuindo para a eficiência e produtividade da sua empresa.

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