Organização do arquivo: como encontrar os documentos com facilidade

Quem lida com um número grande de documentos diariamente, sabe como é difícil manter um acervo organizado. A organização do arquivo é uma tarefa dinâmica, que depende da funcionalidade. Logo, se ela não proporciona acessibilidade e não é feita de forma inteligente, existe uma grande chance de que os documentos saiam do lugar correto e nunca mais voltem para ele.

Escrever regras de boas práticas e deixa-las afixadas nas paredes da empresa, pode até conscientizar os colaboradores. Porém, na correria do dia a dia, muitos acabam não praticando aquilo que leem e os documentos somem, gerando muita dor de cabeça para os responsáveis pelos papéis.

Se você atua como secretária ou arquivista, confira algumas dicas que separamos para você tornar os documentos da sua empresa mais acessíveis!

Estabeleça critérios de organização

A organização do arquivo vai muito além de separá-los e armazená-los em caixas. Caso não seja feita de forma inteligente, a chance de que os documentos sejam retirados e não voltem ao seu devido lugar é grande. Quem trabalha com documentos sabe o quanto é difícil manter a organização em dia, principalmente porque muitas vezes os documentos são consultados por diferentes colaboradores da empresa.

O ideal é estabelecer critérios adequados às rotinas da empresa. Isso faz com que os a guarda dos documentos se adapte ao dia a dia do negócio, e não o contrário. Procure sempre definir quais são as rotinas da sua empresa que demandam o acesso à documentação. Se estamos falando em atividades de fiscalização, por exemplo, que tal manter uma caixa ou pasta exclusiva com todos os documentos necessários? Isso faz com que a utilidade da caixa seja mais importante do que a dos documentos, logo, a chance de eles sumirem de lá é bem menor.

Evite o acúmulo de documentos

Ter muitos documentos acumulados é outro motivo que dificulta o acesso e a localização. Procure separar aqueles documentos que são mais utilizados e disponha em um arquivo específico aqueles que só serão usados em ocasiões determinadas. Separar os documentos pelo critério da usabilidade e evitar que todos se acumulem no arquivo é uma das formas de facilitar a localização.

Aposte nos serviços de guarda de documentos inteligente

Nem todos os documentos da sua empresa precisam ficar armazenados na sua empresa. Graças à tecnologia e o aprimoramento dos serviços de guarda, hoje as empresas precisam manter apenas um acervo mínimo, já que a gestão dos documentos pode ser feita à distância.

Com o cloud computing, por exemplo, a empresa pode armazenar seus documentos longe do seu espaço físico sem abrir mão de ter acesso ao conteúdo dos seus documentos a qualquer momento, em razão do armazenamento na nuvem.

Com esse tipo de serviço, sua empresa pode aproveitar muito melhor o seu espaço físico, além de ganhar em economia e produtividade.

Invista na tecnologia de rastreamento

A tecnologia, além de favorecer o acesso à distância ao conteúdo dos documentos, permitem que eles sejam localizados facilmente no espaço físico, graças ao recurso da rastreabilidade. O RFID (Radio Frequency Identification) é um recurso de identificação automática aplicada à objetos e documentos que permite não apenas a localização, mas também a inclusão de informações e dados através de tags específicas.

Isso facilita a localização de documentos específicos em locais de armazenamento mais amplos, como uma caixa ou um galpão. Lembra-se daquela expressão “encontrar uma agulha no palheiro? ”. Pode apostar, se a sua agulha contar com uma tag, encontrá-la será muito fácil.

Essas dicas foram úteis para você? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos inteligente? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Como estabelecer padrões e organizar melhor os documentos da sua empresa

A boa administração de uma empresa está diretamente ligada à organização e à guarda de seus documentos. Localizar facilmente um documento significa economia de tempo, agilidade e mais produtividade no dia a dia. Para promover uma organização eficiente, o ideal é contar com uma metodologia focada nas rotinas da empresa. Isso faz com que a guarda e a acessibilidade aos documentos sejam tarefas inteligentes.

Uma nova perspectiva sobre a gestão de documentos busca atender as necessidades da era da informação, que trouxe consigo um grande desafio para empresas de diferentes ramos e portes. Hoje, a maior parte dos negócios precisa gerenciar um crescente número de dados e de documentos. Porém, isso deve ser feito sem que prejudique a eficiência e a produtividade. Por isso, estabelecer padrões de organização a fim de proporcionar maior acessibilidade aos documentos é algo essencial ao contexto moderno de qualquer negócio.

Um exemplo tradicional e de alta efetividade comercial é a organização de documentos. Ela vai muito além de separar, agrupar e guardar itens. É necessário atender critérios próprios para que possa promover benefícios. Para saber quais são esses padrões e critérios, confira!

Critérios de organização

Organizar, como explicamos, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso criar padrões inteligentes, facilitando ao máximo a localização e o acesso aos elementos.

Muitas empresas acreditam que a digitalização de documentos é a única forma de se organizar de forma eficiente um arquivo. Porém, esse é um grande mito, já que a simples digitalização pode ser ineficiente para muitos tipos de documentos.

O ideal é utilizar padrões de organização somados a todas as ferramentas de gestão de documentos, que incluem não apenas a digitalização, como a guarda e até a organização em si.

Por mais que as empresas estejam inseridas em uma realidade cada vez mais eletrônica, os documentos físicos ainda têm sua importância e, assim como os eletrônicos, precisam ser gerenciados.

Documentos eletrônicos

Com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Sistema de Escrituração Digital (“SPED”), as empresas passaram a lidar com a realidade dos documentos eletrônicos. Em razão dos programas do governo, inúmeros documentos físicos de natureza contábil e fiscal foram substituídos pelos documentos eletrônicos.

Ainda que o governo disponibilize softwares para lidar com o envio dessa documentação aos órgãos competentes, a empresa ainda sim precisa gerenciar o arquivamento e o armazenamento desses documentos.

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento das notas em meio digital. Como esses documentos contam com validade jurídica, é imprescindível que sejam armazenados no formato correto (XML), para que tanto os colaboradores quanto os agentes dos órgãos fiscalizadores tenham fácil acesso.

Em termos de padrão de organização, uma boa dica é separar esses documentos em pastas, tendo em vista a rotina de fiscalização. Em outras palavras, separe em pastas próprias os documentos que precisam ser analisados durante a fiscalização.

Documentos físicos

Por mais que a tecnologia tenha evoluído, os documentos físicos são uma realidade dentro das empresas e devem ser armazenados de forma correta para que o acesso seja facilitado.

Hoje diversos documentos podem ser armazenados fora da empresa, devido aos recursos que as empresas de guarda já contam. Se você tem problemas com espaço e precisa crescer ou aumentar sua empresa, a guarda certamente pode ser uma solução.

Hoje, a guarda de documentos está integrada a uma série de outros serviços que integram a gestão de documentos, facilitando assim o dia a dia das empresas que precisam de espaço e acessibilidade, porém possuem muitos documentos acumulados e amontoados.

Documentos de colaboradores

Toda empresa precisa ter uma atenção especial com a organização e a guarda de documentos relativos aos seus funcionários, afinal, a gestão de pessoas depende dos dados e informações contidos nesses papéis.

Para armazená-los de forma eficiente, evitando a perda ou mesmo o sumiço destes documentos, é fundamental estabelecer critérios de organização baseados na rotina da empresa.

Uma boa maneira de guardar esses documentos é criando pastas separadas para cada colaborador. Isso evita que, caso um colaborador mude de setor, por exemplo, os documentos se percam ou se confundam.

Da mesma forma, esse tipo de organização também facilita os procedimentos como o pagamento de verbas trabalhistas, demissão ou concessão de férias e licenças.

Outra maneira de se organizar esses documentos é a separação por rotinas ou procedimentos. Considerando boa parte das empresas conta com processos seletivos para admissão de funcionários, por exemplo, uma boa dica é criar uma pasta apenas para agrupar documentos relativos à seleção e à admissão de funcionários.

Vale destacar que nem todos os documentos dos funcionários precisam ficar armazenados dentro da empresa. Em muitos casos, vale considerar a contratação de um serviço de guarda de documentos que, além de otimizar o espaço físico da empresa, pode oferecer suporte total ao responsável pela gestão de pessoas.

Documentos da empresa

Como já explicamos aqui, nem todos os documentos precisam estar no local físico da empresa e a guarda pode ser uma excelente solução para esses casos.

Em termos de organização, o ideal é guardar os documentos de acordo com as rotinas. Se a sua empresa é fiscalizada com uma certa regularidade e sempre os mesmos documentos são solicitados, porque não montar uma pasta própria para esse tipo de atividade? Da mesma forma documentos relativos às questões contáveis ou fiscais, devem ser mantidos de acordo com as demandas diárias de controle.

Organizar não é uma tarefa simples e requer diversas tentativas até que se torne parte da cultura de um negócio. Lembre-se que usar as ferramentas de gestão de documentos é um serviço de suporte, que pode trazer economia e produtividade.

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