Guardar documentos pode livrar sua empresa de problemas com a Justiça. Saiba como!

Um dos maiores desafios das empresas na era da informação é realizar uma boa gestão de seus documentos. Com o número crescente de dados que as companhias precisam lidar hoje, é preciso saber organizar e proporcionar acessibilidade ágil dos documentos, caso contrário, a produtividade costuma ser bastante afetada.

Já tratamos aqui no blog sobre os diversos aspectos da gestão de documentos. Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a gestão deve ser realizada a partir de diferentes ferramentas e soluções, visando sempre atender as necessidade e demandas específicas de uma empresa.

Por este motivo, às vezes convém utilizar a digitalização, em outras situações a guarda é melhor recomendada, para alguns negócios a simples organização dos documentos é o seu maior entrave. Assim, a gestão de documentos deve sempre ser analisada como um conjunto de soluções e não apenas uma solução única.

De toda forma, gerenciar bem os documentos evita uma série de problemas no dia a dia da empresa, que afetam o relacionamento interno e externo, tanto com colaboradores, quanto com órgãos de fiscalização e até a própria Justiça. Para saber mais, confira!

O Novo Código de Processo Civil e a guarda de documentos

Em março de 2015 foi editada uma lei que instituiu o Novo Código de Processo Civil (CPC) e alterou alguns dos procedimentos relativos à tramitação de ações judiciais. Uma das principais alterações que está diretamente relacionada à gestão de documentos, diz respeito à possibilidade da produção forçada de provas.

Segundo o novo CPC, o juiz agora pode forçar que a empresa apresente determinados documentos necessários ao esclarecimento de fatos que tenham sido apontados em uma ação judicial. Além de determinar a apresentação forçada dos documentos, o juiz também poderá impor penalidades à empresa caso descumpra a sua determinação. Em casos mais graves, a lei autoriza que o magistrado solicite uma busca e apreensão, onde utiliza a força policial para obter qualquer item necessário ao andamento da justiça.

Por esta razão, as empresas devem sem ainda mais cautelosas no que se refere à guarda de documentos. Mais do que um acervo organizado, a empresa deve ter atenção com relação à digitalização e principalmente o descarte e destruição de documentos.

É fundamental que, além de respeitar os prazos legais para a manutenção de documentos, a empresa tenha um controle de todo o seu acervo, mesmo que se trate de um arquivo morto.

Evitando problemas na Justiça

Diante de uma notícia como esta, pode ser que muitos empreendedores estejam preocupados com relação ao espaço e à segurança relacionadas ao armazenamento e arquivamento de documentos. Afinal, se é mais arriscado não manter ou gerenciar os documentos, como fazê-lo a partir do espaço limitado da empresa?

Porém, isso não precisa ser objeto de preocupação, já que existem no mercado serviços específicos para realizar a guarda. Mesmo empresas de micro e pequeno porte, que costumam ter mais problemas com espaço, podem se valer desse tipo de serviço.

A vantagem da guarda de documentos terceirizada é que, além de liberar espaço e trazer uma boa economia para o negócio, ela oferece maior segurança aos documentos.

Com as novas determinações da legislação, o empreendedor deve tomar mais cuidado com a guarda. Buscar terceirizar os serviços de guarda ou mesmo buscar soluções para o gerenciamento de documentos pode ser uma excelente alternativa para quem não quer problemas na Justiça.

Você as novas determinações legais sobre documentos? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos para manter seus documentos seguros? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de documentos e crise econômica: saiba como organização pode gerar economia para a sua empresa

Diante de um panorama de instabilidade, é muito comum que empreendedores encontrem dificuldades na hora de buscar soluções para os impactos negativos da crise. Na dúvida, muitos acabam cortando gastos. Porém, quando essa medida é realizada sem critério, ou mesmo, sem planejamento, a qualidade quase sempre é comprometida.

Por isso, mais do que cortar gastos agora é o momento de se otimizar rotinas de trabalho, automatizar processos e também investir no aumento da produtividade. Ações visando essas metas, certamente podem preservar o orçamento da empresa, garantindo maiores chances de sobrevivência ao negócio.

Uma das ferramentas que pode colaborar com esse processo é a implementação da gestão de documentos. Para saber como ela funciona e de que maneira ela pode trazer economia para o seu negócio, confira!

Gestão de documentos e otimização do orçamento

O corte de gastos sem nenhum planejamento prévio pode trazer uma série de efeitos colaterais para o seu negócio. Em momentos de instabilidade, é preciso se planejar e promover a otimização dos processos internos, garantindo assim a alta eficiência e produtividade.

Para a maior parte das empresas os documentos são peças chave no dia a dia e precisam de uma especial atenção. Afinal, quando o acesso aos documentos é difícil, por traz dessa situação existe sempre um colaborador perdendo tempo e uma empresa perdendo dinheiro.

A gestão de documentos é capaz de melhorar a rotina, trazendo economia no orçamento em diversos aspectos.

Economia de tempo

Quem já passou pela situação de perder um documento ou mesmo levar horas para encontra-lo, sabe quanto isso pode prejudicar a rotina dentro de uma empresa. Um dos elementos da gestão de documentos é a organização funcional, promovida com base nas necessidades e rotinas da empresa. Com esse tipo de serviço é possível eliminar problemas dessa natureza, fazendo com que o tempo seja melhor gasto com tarefas que efetivamente revertem para o colaborador e para a empresa.

Economia de papel

Outra tarefa que engloba a gestão de documentos é a digitalização. Embora muitas empresas tenham optado por digitalizar seus documentos, essa solução não é única e que deve ser aplicada a todos os documentos.

Como já explicamos aqui, a digitalização deve ser adotada para documentos que necessitem do acesso remoto, ou mesmo da consulta simultânea. Digitalizar todos os documentos de uma empresa, além de caro, poderá não trazer todos os benefícios que se espera.

Porém, um benefício que a digitalização traz é inegável: ela acaba diminuindo os gastos com impressões e papel. Por isso, ela deve ser considerada para casos específicos na empresa pois, quando bem realizada, traz agilidade e menos gastos com impressões.

Economia de espaço

Já explicamos aqui no blog que acumular caixas dentro da sua empresa, apenas com o objetivo de armazenar documentos, pode custar muito caro ao seu negócio, além de limitar seu espaço físico. Contratar um serviço de guarda de documentos, além de ser mais barato, permite que você crie mais espaço na sua empresa para crescer e gerar mais resultados.

A guarda de documentos é outra medida que engloba a gestão de documentos e ainda é pouco difundida no Brasil, especialmente para os pequenos negócios. No entanto, guardar os documentos de uma empresa em uma estrutura própria é considerada uma das melhores soluções em termos de gerenciamento de documentos.

Hoje as empresas de guarda oferecem diversos serviços complementares, que englobam a gestão de documentos e foram justamente pensados para a necessidade de todos os tipos de negócios. Antes de sair cortando gastos e pessoas, vale a pena considera

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Documentos digitais substiuem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos

Embora a legislação seja clara em impedir a equiparação dos documentos digitalizados aos originais, ela acaba sendo omissa quando se trata de documentos digitais. Se as empresas precisam manter um arquivo morto ou um acervo contendo os seus originais no caso dos documentos digitalizados, o que fazer com os documentos digitais ou eletrônicos? Eles também não substituem os originais? Como devem ser armazenados?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, documentos digitais e documentos digitalizados não são a mesma coisa e isso acaba gerando uma série de dúvidas para empreendedores, secretarias, arquivistas e outros profissionais que lidam diariamente com a gestão de documentos.

Para solucionar a questão de vez a questão, elaboramos um post completo explicando a diferença entre documentos digitais e digitalizados, além do funcionamento da certificação digital. Quer saber mais? Então, confira!

Documentos digitais X documentos digitalizados

Embora muitas vezes os termos documentos digitais e documentos digitalizados sejam utilizados indistintamente, na prática, existe uma grande diferença entre eles.

Documentos digitalizados são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais.

Os documentos digitais, por sua vez, foram aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital, uma espécie de credencial eletrônica que atesta a veracidade desses documentos.

Os documentos digitalizados não possuem qualquer validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais. Já os documentos digitais, como surgem no próprio meio eletrônico e são certificados, possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.

O que é a certificação digital?

A certificação digital é uma tecnologia que permite o usuário emitir e assinar documentos no meio online, além de possibilitar a comunicação e a realização de transações seguras. Trata-se de uma espécie de credencial, que atesta a identidade tanto de máquinas e sites, como de pessoas e empresas. Por meio do recurso da criptografia, o certificado digital garante autenticidade na geração e na transmissão de dados, assegurando a veracidade e a confidencialidade tanto das informações, quanto das partes envolvidas.

Além de possibilitar o acesso e a transmissão segura de dados, a certificação digital viabiliza a assinatura de documentos, com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Por isso, graças ao certificado digital, um documento digital conta com a mesma autenticidade e segurança de um documento original.

Com a certificação digital, portanto, é possível gerar documento eletrônicos que sejam autênticos, além de possibilitar as respectivas assinaturas desses documentos.

Com o certificado digital, muitas empresas vêm experimentando inúmeros benefícios que vão desde a praticidade e agilidade, até a economia de recursos.

Gerenciamento de documentos digitais

Para que a sua empresa realize operações seguras na internet e emita documentos digitais, é preciso contar com um certificado digital. Embora a certificação digital já seja obrigatória em determinadas situações, nem todas as empresas contam com essa credencial eletrônica.

Para obter um certificado digital, é necessário que a empresa busque uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil. Essas Autoridades Certificadoras (“AC”) são credenciadas pela Infraestrutura das Chaves Pública Brasileiras – ICP Brasil, e são responsáveis pela emissão dos certificados digitais. Durante o processo de obtenção do certificado as AC’s ficam responsáveis por criar uma identificação da empresa ou pessoa física no meio digital.

Os certificados contam com todos os dados do titular, que são previamente detalhados na política de segurança das AC’s.

Vale destacar que, embora os documentos digitais tenham autenticidade, muitos deles ficam armazenados em softwares próprios e precisam de um back up no sistema do usuário. Assim, as empresas que possuem documentos digitais precisam promover o gerenciamento e o arquivamento em meio eletrônico

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento desses documentos em meio digital, ou ainda, realizem o back up físico.

Você já conhecia a certificação digital? Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.