Armazenamento na Nuvem e os documentos digitais

O Armazenamento de Documentos Digitais exige uma operação organizada para que no futuro sejam facilmente encontrados.
A forma como os arquivos são nomeados são de extrema importância e facilitam o gerenciamento e a pesquisa.
O armazenamento em nuvem auxilia na preservação dos arquivos físicos/originais e disponibilidade de espaço físico.

A sustentabilidade e questões ecológicas tem um peso relevante e os processos digitais tendem a contribuir para esse quesito, onde milhares de arquivos deixam de ser impressos com o auxílio dos meios digitais.

Atenção, documentos digitais não devem ser confundidos com os digitalizados (que não possuem valor legal).
Compreenda a diferença lendo o artigo: Documentos digitais substituem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos.

Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos

Aliado para o aumento de produtividade e otimização de tempo

Toda empresa que se preocupa com a produtividade da equipe, deve considerar a guarda de documentos como uma aliada nas estratégias de otimização de tempo. O recurso pode impactar positivamente na receita do negócio e auxiliar a melhoria da cultura organizacional.
As informações devem estar bem difundidas entre os setores e envolver os funcionários, desde a gerência aos diretores de diferentes departamentos, gerando maior eficiência sem aumento nos custos.

Veja abaixo algumas boas práticas no gerenciamento de documentos que impactam a produtividade:

Menos burocracia
Conte sempre com procedimentos bem definidos e completos para identificar o caminho do documento. Essa precaução pode aumentar a produtividade consideravelmente.
Um checklist pode garantir que todos os envolvidos estão fazendo as tarefas necessárias para que o processo corra bem e garanta a integridade do documento. É importante seguir as etapas de escaneamento, edição, assinatura e armazenamento.
Com a avaliação dos primeiros processos é possível medir o tempo utilizado em cada estágio e identificar os gargalos onde os documentos ficam mais tempo retidos.

Evite duplicar o documento
A duplicação de documentos pode acarretar sérios problemas. Se um funcionário faz alterações em uma cópia, e outro setor está trabalhando em uma nova versão, sua empresa pode ter informações desatualizadas e divergentes.

Principalmente no setor financeiro, por exemplo, essa situação pode causar prejuízos.

Equipe Treinada
É importante que cada membro de sua equipe, lide com os documentos de forma apropriada, e saibam onde e como são armazenadas as informações, isso garante a segurança e o aumento da produtividade.
Adotar o uso de protocolos pode auxiliar no processo de treinamentos.

Atente-se à segurança
É preciso precauções no quesito segurança. Documentos acessíveis são importantes para aumentar a produtividade, porém há, também, o aumento da vulnerabilidade. O ambiente de armazenagem deve ser seguro e contar com um rígido controle de acesso.

Nunca deixe de manter os backups atualizados para que haja rápido restabelecimento em caso de necessidade.

Considere serviços especializados
O serviço de guarda de documentos e gerenciamento documental proporciona economia de espaço interno, que poderá ser utilizado na expansão de negócios rentáveis. Poupa o tempo de funcionários na tarefa de armazenamento e pesquisa da informação.
A Boomerang File garante a segurança da informação e oferece o serviço de entrega e retirada de documentos.

Consulte os planos que mais se adéquam as suas necessidades!