Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.
A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.
Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.
O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.
Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.
Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.
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