A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A Lei de Acesso e a Guarda de Documentos

Os procedimentos legais vigentes, sofrem constantes alterações e as empresas precisam estar atentas para atender as exigências de forma eficaz. A Gestão de Documentos auxilia no cumprimento dessas obrigações.

A LAI – Lei de Acesso à informação ou Lei nº 12.527/2011, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
As principais obrigações são:
– Compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas prefeituras
– Cuidados com a Segurança
– Garantia de sigilo das informações pessoais
– Garantia de transparência
– Proteção da autenticidade e integridade dos dados fornecidos

As prefeituras devem apresentar a população os dados gerais da administração, como os gastos e investimentos, licitações, contratos fechados, etc.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam garantir o acesso à informação é preciso fazer a Organização de Documentos, separando os materiais por categorias e subcategorias.

A LAI tem como uma das principais exigências a disponibilização das informações por meio eletrônico. Para isso um passo importante é a digitalização de documentos e arquivos.
A Microfilmagem é uma importante aliada dos órgãos públicos, pois, a cópia feita pelo método substitui o documento original.

A Gestão e Guarda de Documentos das prefeituras devem ser feitos de forma estratégica, garantindo a segurança e a preservação.

Se você é Gestor Público, evite penalidades, entre em contato e entenda como a Boomerang File pode ajudar na Gestão de Documentos.

A Gestão de Documentos e o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal lida diariamente com diversos arquivos e tem a necessidade de armazenar os documentos dos colaboradores. Para que haja agilidade e eficiência nos processos é necessária uma boa Gestão de Documentos.
Diariamente é preciso acessar as informações e sabemos que localizar esse material manualmente é uma tarefa trabalhosa.

A Gestão de Documentos feita por uma empresa terceirizada agiliza esse processo, a Boomerang File por exemplo disponibiliza um sistema completo que facilita a busca e localização rápida da pasta do funcionário.

O serviço garante:
– Organização
– Economia de Tempo
– Economia de Espaço
– Preservação
– Segurança

Tem um Departamento Pessoal e gostaria de otimizar os processos?
Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes empresas

A Gestão de Documentos desempenha um papel fundamental na organização de grandes empresas, alguns exemplos de seguimentos onde a Gestão de Documentos são indispensáveis são:

  •  Museus – principal prioridade a preservação histórica e cultural
  •  Universidades – registros de milhares de alunos
  • Terceirização de Recursos Humanos – Documentos de Funcionários
  • Instituições bancárias – Contratos
  • Associações de Advogados – Processos

Porém, a tecnologia e os recursos atuais aplicados a Gestão e Guarda de Documentos, possibilita as pequenas e médias empresas contratarem os serviços com excelente Custo/Benefício.

Definitivamente, toda empresa, independentemente do tamanho necessita armazenar de forma correta os documentos da organização.

Listamos alguns motivos para se considerar a Gestão Documental:
Serviço Acessível
A contratação da Guarda de Documentos pode ser feita  por Pessoas Físicas que desejam manter os documentos organizados,  mas é mais comum pequenas, médias e grandes empresas, utilizarem os serviços. Como já falamos no post do “Custo/Benefício” o espaço liberado pode ser melhor aproveitado para atividades lucrativas.

Clientes Satisfeitos
O maior patrimônio de uma empresa são os clientes que geram a receita do negócio. Com o avanço tecnológico e as facilidades da era digital, os consumidores esperam agilidade no atendimento e identificação de  seus registros e se possível o acesso digital.

Aumento da Produtividade
Tempo é um recurso importante e nunca se investiu tanto em treinamento de administração do tempo como nos dias atuais.
Perder tempo procurando arquivos perdidos gera custo de dinheiro. O investimento em um bom sistema de organização auxilia no armazenamento e pesquisa de arquivos.

Credibilidade
A organização de um espaço impacta diretamente na imagem que o seus clientes e parceiros formam sobre o seu negócio. Internamente motiva os colaboradores por estarem em um ambiente limpo e organizado.