Como melhorar a Gestão documental em Instituição de Ensino?

A guarda documental é um procedimento extremamente importante dentro das instituições de ensino. Seja qual foi o foco da instituição, o fluxo de documentos é sempre intenso e demanda uma atenção especial do início ao fim.
Quando falamos sobre a organização e o armazenamento dessas informações, estamos nos referindo à gestão de documentos. Afinal, qual é a importância de um controle efetivo desse tipo de material em uma escola ou universidade, por exemplo?
Em uma instituição de grande porte, o volume de documentos recebidos e emitidos é altamente expressivo. No entanto, mesmo os estabelecimentos menores devem se preocupar em qual será o destino dado a esses arquivos.
Existe uma série de leis, resoluções e regulamentos que deve ser obedecida na maioria dos casos. Elas determinam desde o período que determinados documentos precisam ser armazenados até a forma correta de eliminá-los, quando preciso.
Se a sua instituição não possui um sistema estabelecido ou ele já não atende de forma satisfatória às suas necessidades, uma empresa especializada em guarda de documentos podem ser uma boa solução. Descubra mais sobre o assunto nesse post!
Quais documentos uma instituição de ensino deve armazenar?
Para que uma instituição de ensino funcione corretamente, é imprescindível que o acervo de documentos possa ser facilmente acessado. Estabelecer critérios para essa organização, como a separação por espécies e tipos documentais, é essencial.
Dessa forma, sempre que se fizer necessária a consulta ou a remissão de algum, desses registros, ele poderá ser encontrado com rapidez. É fato, no entanto, que nem todas as instituições dispõem de espaço físico suficiente para guardar tantos documentos!
Vamos partir da ideia de que uma escola ou universidade precisa dividir seus arquivos em pelo menos quatro categorias mais amplas:
• Discentes (ou alunos)
• Docentes (ou quadro pedagógico)
• Colaboradores (não-associados ao processo educacional em si)
• Institucionais (administrativos, jurídicos e históricos)
Observando em um primeiro momento, parece simples, mas esse poço é um pouco mais fundo do que aparenta. Para cada uma delas, a instituição certamente terá arquivos ativos e passivos. Se você não é familiarizado com os termos, vamos explicar!
Ativos são os documentos que pertencem a alunos regularmente matriculados ou professores em exercício da função. Já os passivos se referem às pessoas que passaram pela unidade educacional, mas não se encontram mais lá, como ex-funcionários.
Além disso, cada uma delas será subdividida em tópicos diversos. No caso dos discentes, os documentos abrangem desde o requerimento de matrícula até o histórico escolar, incluindo atestados, solicitações, comunicados, etc.
Confira alguns documentos que devem ser armazenados pela instituição de ensino, de acordo com o Portal Educação:
1. Registros permanentes: abrange assentamentos de discentes (solicitação de matrícula, documentos pessoais, atestados médicos e solicitações de dispensa de exercícios físicos, boletins e histórico escolar, etc.), assentamentos de docentes e outros colaboradores (documentos pessoais, currículo e comprovantes de formação), regimentos com planos de curso e planos escolares, quadros curriculares, entre outros.
2. Correspondências, fazendo a inclusão de cartas, ofícios, requerimentos, propostas e outras, durante o período de 4 anos.
3. Comunicados, memorandos, avisos, circulares e tudo que tange a comunicação interna, durante o período de 2 anos.
Esses documentos devem ser adequadamente armazenados para que possam ser consultados com facilidade sempre que preciso. Mas se a instituição de ensino não possuir a estrutura necessária ou um sistema eficiente de gestão documental?
Vantagens da guarda de documentos para instituições de ensino
O processo de separação de documentos por espécies e tipo é muito trabalhoso. Principalmente se você estiver dando os primeiros passos nessa direção. É importante que a organização se faça em conformidade com as necessidades da instituição.
As condições de armazenamento também são essenciais para a preservação desses documentos. Se não forem adequadas, elas podem ocasionar danos permanentes, como a perda irreversível de informação.
Não seria melhor então considerar uma empresa de confiança para coletar e armazenar esses documentos com segurança? Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, veja as vantagens que ele pode proporcionar para a sua instituição de ensino:
• Liberação de espaço físico
Com esse serviço, não é necessário ter um espaço físico disponível para armazenar os documentos. Você pode aproveitar o ambiente de outras formas!
• Organização informatizada
A organização é feita de forma sistemática, facilitando o mapeamento, a identificação e a localização dos documentos que estão guardados.
• Condições de conservação
As empresas de guarda de documentos são especializadas nesse serviço e sabem quais são as condições ideais de conservação.
• Sistema de coleta
Os documentos da instituição de ensino são coletados pela empresa e levados com segurança para o galpão, onde são registrados e armazenados corretamente.
Com esse serviço, você elimina de vez as preocupações com a organização, a conservação e a segurança dos documentos da sua instituição. Gostou? Deixe a sua opinião aqui nos comentários!

Gestão Documental e a Auditoria Empresarial

Auditoria é a análise minuciosa de todos os processos e atividades de uma empresa. O objetivo é conferir se está tudo de acordo com o planejado. Pode ser classificado como auditoria externa ou interna.
A auditoria interna é feita por um membro da equipe que pode ter a função de auditor ou ser designado a isso. A auditoria externa é feita por uma empresa ou profissional independente, contratado para um projeto específico.
A auditória tem o papel de minimizar os riscos pois, sempre há erros cometidos em algum processo, que poderão ser corrigidos através da auditoria.
A área contábil e fiscal são as mais impactadas no que diz respeito a erros pois, as multas por não recolhimento de tributos ou atrasos podem gerar prejuízos a instituição.
Ao contrário do que muitos pensam, a auditória não serve apenas para apontar problemas. Ela pode ser utilizada como estratégia e uma base de crescimento, ou instrumento para mudanças positivas!
É importante utilizar a ferramenta de auditoria com frequência e não apenas em situações críticas. Visando a evolução contínua da empresa.
Para que a auditoria seja um sucesso é preciso ter nas mãos todas as informações, documentos e demais registros. O auditor apresenta os resultados e pontua possíveis correções. A gestão de documentos é um forte aliado no bom desempenho da auditoria.

Melhores localizações

Quando se fala em grandes centros urbanos, não há como não pensar em São Paulo. No Brasil, a cidade é considerada a capital financeira do país e, em 2018, foi considerada a economia mais sólida de todo o território nacional, representando 34% do PIB estadual.
A representatividade que a metrópole possui no cenário brasileiro e a influência que ela exerce sobre a América Latina atrai pequenos, médios e grandes empresários, além de inúmeras pessoas que estão em busca de novas oportunidades.
Dito isso, faz total sentido que a capital paulista lidere, há anos, o ranking de cidade mais populosa do país. Contudo, o crescimento contínuo da metrópole, evidentemente, gera consequências e cria, dia após dia, novas necessidades.
Entre elas, talvez duas das mais importantes atualmente, a otimização da mobilidade e do aproveitamento de espaços físicos são pontos discutidos frequentemente. Para que os avanços não cessem, é essencial que medidas sejam tomadas diariamente.
Tanto o governo, quanto as instituições privadas, podem exercer esse papel. Foi analisando as novas demandas da sociedade e as tendências que se desenhavam no mercado que a Boomerang File nasceu em São Paulo, atendendo todo o território estadual.
Descubra quais são as melhores localizações para que você e a sua empresa possam usufruir dos serviços prestados!
Quais são as melhores localizações?
Os serviços de guarda, digitalização e organização de documentos, além do BPO – Business Process Outsourcing, abrangem todo o estado de São Paulo, ou seja, você não precisa estar na capital para desfrutar das vantagens que oferecemos para você ou para a sua empresa.
Visando a excelência no atendimento, a eficiência dos serviços, a agilidade no tráfego e a segurança do início ao fim no processo de gestão de informações, a Boomerang File conta hoje em dia com três unidades em atividade no território nacional, sendo elas:
• São Paulo/SP (Capital)
Localizado no bairro nobre do Pacaembu, nosso escritório central está instalado em um ponto estratégico da cidade, próximo às zonas oeste e central. A Avenida Pacaembu, onde se encontra atualmente, à Barra Funda, à Marginal Tietê e à Avenida Paulista.
• Osasco/SP
Situado na região metropolitana de São Paulo, o município de Osasco fica a aproximadamente 40 minutos da sede. Lá se encontra um dos modernos galpões de armazenamento, guarda e gestão de documentos, com os mais avançados e seguros equipamentos de segurança.
• São Roque/SP
A terceira unidade da Boomerang File localiza-se no município de São Roque, cerca de 1 hora e 20 minutos do escritório central instalado no Pacaembu. Assim como a unidade de Osasco, o galpão é completamente equipado para manter os seus documentos seguros e protegidos de qualquer eventualidade.
Se a rotina da sua empresa exige que você tenha acesso a documentos impressos com frequência e agilidade, é importante considerar as informações de localização. Nesse caso, situar-se próximo ou dentro de um dos municípios pode apresentar benefícios adicionais.
É essencial reforçar que valorizamos a máxima comodidade e satisfação do cliente com os serviços prestados. Por isso, além de atuarmos com profissionais extremamente capacitados, oferecemos soluções práticas para o seu dia a dia, independentemente da distância.
Além de manter os arquivos armazenados, a sua empresa pode optar pela digitalização dos documentos. Dessa forma, sempre que houver necessidade de consulta, mas não se configurar necessário tê-lo em mãos, isso pode ser feito com agilidade e sem complicações.
Outra facilidade oferecida pela Boomerang File é o Sistema de Leva e Traz, que consiste em coletar os documentos no endereço da empresa e transportá-los até o local de armazenamento, bem como o trajeto inverso, retirando os arquivos do local de armazenamento e transportando novamente para a sua empresa sempre que preciso.

Soluções na medida certa!

A dinamicidade da vida moderna requer cada vez mais a implementação de soluções práticas para que você e a sua empresa alcance o melhor rendimento ao final de cada dia. O mercado conta com uma vasta oferta de serviços, mas identificar aquele que vai se encaixar perfeitamente às suas necessidades podem demandar uma longa e detalhada pesquisa.
Para quem procura otimizar o tempo e incorporar mais praticidade às atividades cotidianas, a busca por um serviço que atenda a todos os requisitos essenciais sem se distanciar da realidade da sua organização não parece muito prática, certo? É por isso que encontrar serviços competentes, habilitados para atender organizações de qualquer porte é tão importante.
Pode não parecer uma escolha tão fundamental em um primeiro olhar, mas imagine a seguinte situação: o seu negócio está dando os primeiros passos e você encontra um serviço competente que atende apresenta soluções perfeitas para empresas de pequeno porte, mas o tempo passa, a sua empresa cresce e infelizmente, ele não consegue mais atendê-lo.
Em outro panorama, o contrário também pode acontecer: você administra uma empresa de grande porte e recebe recomendações extraordinárias de um serviço que a sua organização precisa para ganhar agilidade, produtividade e resultados mais representativos, porém, ele atende somente empresas de menor porte ou vice-versa.
Os serviços que se preocupam em atender às empresas de pequeno, médio e grande porte, estão conectados com as novas demandas e necessidades da sociedade moderna. Pensando nisso, criam planos e condições adequados para a realidade de cada organização e assim se mantêm à frente no mercado. É o caso da Boomerang File. Descubra qual é a melhor para você!
Qual é a solução na medida certa para a sua empresa?
O profissional que vivência o cotidiano de uma empresa, semana após semana, conhece a fundo os pontos que podem ser melhorados para que o desempenho e a produtividade alcancem o nível máximo. Todos desejam os melhores resultados, desde o profissional autônomo, que atua por conta própria, ao profissional que conta com uma gigantesca equipe.
A proposta da Boomerang File vai muito além de cuidar para que os documentos da empresa estejam catalogados e armazenados em segurança. Credibilidade, praticidade, comodidade e eficiência são valores levados extremamente a sério pela organização na prestação dessa categoria de serviço. Quanto mais personalizado para a sua organização, mais eficaz ele é.
Logo a seguir apresentamos sugestões de qual pode ser o melhor plano e condição para cada empresa, ou seja, conforme o porte de cada negócio. Você, no entanto, é que deve listar os obstáculos que surgem diariamente no ambiente de trabalho e avaliar qual é a melhor alternativa para o seu caso!
• Pequeno porte
Se você é um profissional autônomo ou administra uma empresa com poucos colaboradores, tem a vantagem de poder optar por planos mais econômicos, que são suficientes para o fluxo de trabalho que se apresenta.
No plano Light, por exemplo, a taxa de implementação do sistema é a mais em conta, assim como a mensalidade. Alguns dos serviços, inclusive, se assemelham ao plano Top, como o suporte online e o número de fretes incluso.
• Médio porte
A tendência de uma organização é crescer. Com o tempo, novas demandas surgem ao passo que a equipe de profissionais aumenta e a quantidade de tarefas e objetivos a serem cumpridos cresce a cada dia.
Em um caso como esse, a expansão do escritório torna-se inevitável, visto que é necessário acomodar mais colaboradores. O plano Pró possibilita que uma considerável quantidade de documentos – inclui 100 caixas box! — desocupe o espaço físico que você tanto precisa.
• Grande porte
Quando uma empresa se expande e consolida a sua posição no mercado, a otimização do tempo, dos procedimentos e das incumbências gerais torna-se uma prioridade. É imprescindível salvar energia para superar obstáculos e concretizar novas ideias.
Para uma grande equipe, soluções práticas fazem toda a diferença no dia a dia. O plano Top, nesse caso, é o mais indicado. Com mais facilidades, como o login por até três usuários, ele permite que um volume maior de documentos seja armazenado, já que são 200 caixas box.
Na dúvida sobre qual é o plano mais adequado às suas necessidades? Precisa de mais do que o plano Top pode oferecer? A Boomerang File possui consultores que podem auxiliar nesse momento de decisão. Qual você pensa que é a solução na medida certa para você?