Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.

Conheça as vantagens da guarda de documentos para o RH terceirizado

Se existe um departamento no mundo corporativo que sabe a importância da guarda de documentos é o de Recursos Humanos. Chamado pelos mais íntimos de RH, o setor é responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa.
Ainda que o vínculo entre os dois se estabeleça no momento da contratação, ele não termina quando o funcionário pede demissão ou é mandado embora. Isso porque o RH precisa manter esses arquivos armazenados durante um período, que pode ser curto ou longo.
Obviamente, a regra também vale para as empresas de RH terceirizado. Nesse caso, a gestão de documentos se faz ainda mais complexa. Afinal, o fluxo de documentos é bem maior que em um departamento de RH interno, mesmo que se trate de uma empresa de grande porte.
A terceirização do RH, inclusive, é uma alternativa que atraem cada dia mais gestores. Essas empresas especializadas em departamento pessoal prezam pelo profissionalismo, recorrendo, muitas vezes, a serviços de guarda de documentos para garantir a boa reputação.
Veja como elas se beneficiam e entenda porque elas preferem contratar essa espécie de  serviço!
Benefícios do serviço de guarda de documentos para RH terceirizado
As vantagens que uma empresa de RH terceirizada pode obter de um serviço de guarda de documentos são inúmeras. Isso vale tanto para o ambiente interno, entre os próprios colaboradores, quanto para o ambiente externo, ou as empresas que atende.
Organizar, guardar e preservar de forma correta os documentos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores de uma empresa é imprescindível. Conheça os três principais benefícios que esse tipo de serviço pode oferecer para uma empresa de RH:
• Aumento da produtividade
Esse é, sem dúvida, um dos principais benefícios obtidos após contratar o serviço de guarda de documentos. Isso porque os colaboradores passam a dispor de mais tempo para realizar outras tarefas.
Se antes a empresa precisava que parte dos funcionários se dedicasse ao arquivamento e à preservação desses documentos, essa função passa a ser exercida por outras pessoas. Assim, elas ficam livres para se dedicar a tópicos mais importantes.
Isso sem mencionar o tempo poupado na busca por documentos que estão armazenados há muito tempo. Com um serviço especializado, esses dados são informatizados. Ou seja, o documento solicitado é localizado rapidamente.
• Documentos em segurança
Outra grande vantagem de contar com um serviço especializado em guarda de documentos é a tranquilidade em saber que os arquivos estão em segurança. Quando essa gestão é feita internamente, sem um controle criterioso, existe o risco de dados importantes se perderem.
Vale frisar que cada um desses documentos manipulados pelo RH possui um prazo específico de armazenamento. Sendo assim, eles não podem ser descartados a qualquer tempo. O tempo varia de acordo com o tipo: de 3 anos à guarda permanente.
Esse tempo de armazenamento é estipulado por lei e fiscalizado por órgãos competentes. Portanto, é essencial que ele seja respeitado pela empresa de RH responsável. Além disso, a guarda desses documentos evita complicações futuras!
• Espaço disponível
Quanto maior o fluxo de documentos, mais espaço físico a empresa precisa disponibilizar para a sua armazenagem correta. No entanto, a maior parte das organizações não dispõe de um ambiente amplo o suficiente apenas para guardar arquivos, certo?
Ainda que exista uma sala suficientemente grande para acomodar esses documentos, é muito mais conveniente usá-la para outras atividades. Além disso, essas informações não podem ser armazenadas em qualquer lugar. Precisam de um local apropriado, com a climatização correta.
As empresas especializadas em guarda de documentos já possuem a infraestrutura necessária para acomodar esses dados. Eles são acondicionados em caixas, que depois vão para as prateleiras com os respectivos códigos de identificação, respeitando as condições ideais.
Digitalização e descarte de documentos de RH terceirizado
Normalmente, as empresas especializadas em guarda de documentos oferecem serviços adicionais. Quando for escolher alguém para executar essa tarefa, é importante verificar se o atendimento é 360 graus.
Mas o que isso significa? Vamos supor que você selecionou uma empresa para armazenar os seus documentos. Tudo bem até aí! Porém, dali a aproximadamente 5 anos, uma parte desses arquivos precisarão ser descartados.
Não parece muito prático retirar os documentos de lá e enviar para outro local que faça o descarte correto, certo? Por isso, a dica aqui é procurar uma empresa que contemple diversos serviços relacionados. Por exemplo:
• Guarda de documentos (caixas e mídias)
• Digitalização de documentos
• Armazenagem na web
• Organização documental
• Destruição de documentos
Dessa maneira, é possível realizar tudo o que uma empresa precisa em um só lugar. O serviço especializado de guarda de documentos pode ser extremamente vantajoso para uma empresa de RH terceirizada.

Gestão de Documentos na Área da Saúde

A saúde é uma das áreas que requer mais organização e controle quando o assunto é documento, isso porque todas as informações desses documentos são importantes e tem uma proteção ética por trás.

Assim, toda clínica e hospital precisam de agilidade na hora de buscar por esses documentos, além de saber os meios de como guarda-los. O Conselho Federal de Medicina prevê que os prontuários em papel devem ser guardados por no mínimo 20 anos, já os prontuários eletrônicos devem ser guardados permanentemente.

Ou seja, estamos lidando com uma questão bem séria e que exige determinados cuidados na hora do armazenamento e da recuperação.

A gestão de documentos

Com a chegada da tecnologia muita coisa mudou na forma de trabalho, e isso também inclui a área da saúde, os documentos podem ser todos atualizados e arquivados através de sistemas, assim poupando papel e economizando espaço.

Outra forma que a tecnologia ajudou a área da saúde foi através da digitalização de documentos, graças a isso diversos setores de hospitais conseguem buscar com maior qualidade e agilidade as informações dos pacientes. Assim através da internet até os convênios médicos conseguem ter acesso aquela informação, por exemplo.

Nesse caso é preciso ter alguns cuidados já que mais uma vez devemos ressaltar que estamos lidando com documentos confidenciais, por isso ao realizar a digitalização é muito importante estar atento aos dados do paciente, atualmente a mistura da tecnologia com a questão do sigilo dos documentos tem sido algo que gera preocupação dentro da área médica no geral.

Como a tecnologia avança de forma muito rápida a fim de atender as nossas necessidades todos os dias têm surgido diversos serviços voltados para a área da saúde, para que o armazenamento e as informações possam ser rapidamente acessadas e protegidas.

Por isso a gestão de documentos na área da saúde por meio eletrônico já é uma realidade, e está devidamente estabelecida dentro das leis federais. Esse arquivamento tem como objetivo registrar o prontuário e todas as informações dos pacientes, como citamos anteriormente diminuindo papéis e espaço.
Softwares que podem auxiliar na gestão de documentos na área da saúde.
Conheça agora algumas ferramentas de gestão eletrônica que o seu hospital / consultório pode adotar para o armazenamento de registros de forma ética e prática.
Software GED
GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é um software que vai auxiliar na gestão tanto dos arquivos impressos quanto dos arquivos digitais. Além disso, é possível também armazenar eletronicamente os registros e disponibilizar na web por meio de uma rede segura.

Gestão de documentos na área da saúde
– Menor circulação dos documentos entre pessoas e locais físicos;
– Redução de mão de obra, otimizando os custos;
– Armazenamento mais seguro e protegido;
– Acesso instantâneo através de computadores ou dispositivos móveis.
Lembrando que há empresas especializadas em organizar e otimizar todos os arquivos que estão em papéis, tanto digitais quanto manuscritos.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de documentos na área da saúde continue em nosso site e leia mais artigos!

Vantagens de Implantar o BPO

Sabia que o BPO é uma das estratégias que vem ganhando cada vez mais o seu espaço no mercado por ser mundialmente conhecida?

Conhecer melhor sobre esse processo e sobre os benefícios em utilizar essa estratégia é muito importante, por isso o nosso artigo de hoje vai esclarecer tudo isso para você. Confira.

O que é o BPO?

BPO é a sigla para a palavra em inglês de “Business Process Outsourcing” essa expressão pode ser traduzida como uma terceirização dentro dos processos de negócios.

Na prática, seria a contratação de empresas especializadas para a realização de diversas tarefas que não estão diretamente ligadas com o seu negócio, mas mesmo assim são essenciais para que tudo funciona da forma correta.

O BPO  em Gestão de Documentos é uma área que as empresas estão investindo muito pois, cada dia tem se tornado mais necessário a otimização de todos os documentos. Os serviços terceirizados são os grandes responsáveis pela implementação dessas tarefas.

Quais as vantagens do BPO?

Agora que você já conhece melhor como funciona o BPO está na hora de conhecer algumas de suas vantagens.

O BPO pode trazer diversas transformações e mudanças para lá de positivas dentro da empresa, há diversos estudos que associam cada vez a contratação dos profissionais terceirizados como algo extremamente positivo.

Através do BPO acontece:

A otimização do tempo

A primeira grande vantagem da contratação do BPO é o tempo ganho dentro da sua empresa, tempo que vai ser aproveitando diretamente ao seu ramo. Quando você terceiriza um serviço automaticamente os seus funcionários vão ter mais tempo para outras tarefas.

Além disso, encher os funcionários de tarefas os faz serem menos produtivos, mais estressados, piorando assim todo o clima da organização. Com a contratação de serviços terceirizados os seus funcionários podem se sentir mais livre, aumentando o seu desempenho nas tarefas que lhe foram atribuídas.

Resumindo, o tempo que você economiza com seus funcionários nas atividades indiretas do seu produto final, faz com que a qualidade do seu trabalho final seja melhor.

Redução de custos

Outra coisa que toda empresa gosta e que o BPO oferece é a redução de custos. A redução acontece por diversos motivos, há diminuição no tempo gasto na realização de tarefas e você reduz os encargos trabalhistas, já que tem que contratar menos mão de obra.

Maior flexibilidade

O BPO oferece um processo mais flexível tanto nos processos realizados internamente quanto nos serviços oferecidos. Isso acontece porque o BPO proporciona a redução dos processos internos, oferecendo maiores opções para a empresa se organizar de maneira estratégica. Além isso o BPO vai permitir que a sua empresa se adapte mais rapidamente as novas exigências feitas pelo cliente e pelo mercado.

Melhor aproveitamento do espaço

Como muitas tarefas começam a ser realizadas no espaço das empresas terceirizadas que você contratou a sua empresa acaba ficando com mais espaço, isso é benéfico porque pode ser utilizado para a realização de outras funções, além de reduzir despesas.

Experiência com as tarefas

Os profissionais terceirizados por aquela empresa já são altamente capacitados e especializados no ramo, assim eles vão ter uma maior facilidade para lidar com aquelas tarefas, entregando um trabalho com maior qualidade e rapidez.

Se você gostou do nosso artigo de hoje continue em nossa página e confira outros artigos.

Guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo

Chega de entulhar caixas com documentos em tudo quanto é lado a gestão de documentos pode parecer um sonho para muitas empresas brasileiras, mas é cada vez mais possível fazer uma guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo, quer saber como? Então confira o nosso artigo de hoje.

Guarda de documentos

A guarda de documentos é uma parte muito importante da empresa, isso porque se os documentos forem arquivados de forma inadequada a empresa pode sofrer prejuízos financeiros, dentre outras punições. Além disso, há uma enorme falta de tempo, por vezes os gestores passam horas procurando informações que estão arquivadas de forma desorganizada, ou em locais que não deveriam estar.

Parece besteira, mas todo esse tempo perdido pode otimizar o trabalho, e gerar mais lucros para a empresa ao final de um mês e de um ano. O ideal é que os documentos sejam encontrados com rapidez, e que sigam todas as normas exigidas. Para que isso aconteça você pode organizar melhor o seu ambiente.

Organização do ambiente corporativo

Para começar a organizar o ambiente corporativo afim da gestão de documentos trazer benefícios para sua empresa você pode,

Definir um local adequado

Tanto para os arquivos físicos quanto para os arquivos digitais o primeiro passo a ser tomado para manter a organização do ambiente corporativo, é escolher onde esses documentos serão guardados.

Isso faz com que as pessoas já saibam diretamente onde procurar, não precisando passar de sala em sala atrás de um arquivo. Além de definir o local onde todos os arquivos vão ficar é necessário garantir que todos os documentos retornem sempre para o seu devido lugar, para isso é necessário contar com a colaboração de todos da equipe, e separar um tempo dar uma conferida se as coisas estão em ordem, assim não se deixa acumular futuras bagunças.

Faça uso de um arquivo suspenso

Sabe aqueles documentos que precisam ser guardados fisicamente? Adote o sistema de arquivos suspensos pra eles. Isso porque esse sistema proporciona uma facilidade enorme para que os documentos sejam encontrados, mesmo esses documentos estando perto de outros parecidos.

Isso é possível porque é feito um agrupamento por pastas e assuntos, assim evita a ação de ficar abrindo pastas para saber se tal documento está lá dentro. Eles costumam oferecer maior praticidade do que pastas, que precisam ser abertas para conferir o que tem dentro.

Digitalização dos documentos

Usar a tecnologia ao nosso favor é uma boa ideia na hora de organizar documentos, isso evita que eles fiquem danificados, além de serem transportados com maior segurança, além disso, você pode duplicar os documentos se for necessário.

Sempre há alguns documentos que precisam estar em formato físico, mas para o resto digitalize, além de economizar espaço dentro da sua empresa, você vai economizar tempo, já que uma busca por documentos dentro de pastas de um computador costuma ser bem mais prática.

Organização das pastas

Na hora de agrupar os documentos a forma ideal é sabermos o melhor modo de fazermos isso. Por exemplo, separe os documentos por temas, como ‘’financeiro’’ ‘’recursos humanos’’ ‘’vendas’’ e assim vai indo. Dentro dessas pastas maiores faça divisões para ficar mais organizado ainda, por exemplo, dentro da pasta financeiro crie outras pastas com orçamentos, impostos, contratos, etc.

O ideal é você conseguir uma pasta para cada assunto, evitando colocar uma pasta de ‘’outros’’ essas pastas começam com pouco, e quando vemos já tem todo o tipo de documento por lá. Por isso nomear cada coisa é muito importante na hora de organizarmos o ambiente corporativo.

Armazene os documentos em nuvens

Mais uma vez a tecnologia pode dar um grande apoio na hora da organização de documentos. Isso porque os documentos podem ser organizados e guardados em uma nuvem, assim além de poupar dinheiro você evita preocupação, já que os documentos estão mais seguros por lá.

Indique a data de descarte dos documentos

Todo documento possui uma data de validade que deve ser respeitada, e para facilitar que sejam descartados no momento certo o ideal é na hora de guardar os documentos já colocar sua data de validade.
Assim naquela famosa faxina você não vai perder tempo olhando esses detalhes.

Considere terceirizar a Guarda de Documentos

Uma empresa de guarda de documentos disponibiliza profissionais qualificados para a organização necessária, tecnologia e segurança. Facilitando a rotina da empresa, deixando os profissionais focados nas atividades principais do segmento.

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