A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Projeto de Digitalização de Prontuários Médicos é aprovado pelo CCT

O projeto do senador Roberto Requião que propõem o armazenamento de prontuários médicos nas instituições de saúde, foi aprovado em abril de 2018 pela Comissão de Ciência, Tenologia, Inovação, Comunicação e Informática. Agora está ma Câmara dos Deputados onde passará por uma votação. A medida tornará a digitalização em hospitais possível e facilitando o armazenamento de dados.

Para a realização da digitalização será necessário o certificado digital emitido pelo ICP/Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
A digitalização de documentos poupa espaço, permitindo a melhor utilização do mesmo. No caso de hospitais o número de documentações é bastante volumoso e chegando muitas vezes a ocupar diversas salas.

A medida pode beneficiar os hospitais e os pacientes, com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, evita-se extravios e agiliza o processo de consulta aos prontuários.

Para os hospitais a medida pode trazer grandes economias, pois, diariamente é feita milhares de impressões apenas com prontuários, o que demanda papel, tinta e mão de obra.

Outro grande benefício que a digitalização proporciona é a praticidade no acompanhamento desses documentos que de forma física exige armazenamento e controle.

Organize seu Computador e melhore seu desempenho

O computador auxilia muito em diversas profissões e na maioria delas se faz indispensável. Uma boa organização pode melhorar o seu desempenho. Principalmente na hora de encontrar arquivos armazenados.

1 – Utiliza Pastas e nomeie de acordo com assuntos
Separe, planilhas, fotos, vídeos. Você também pode montar pastas por ano/meses, separar arquivos por clientes, etc.

2 – Organize a Área de Trabalho
Certifique-se de limpar a área de trabalho deixando a livre de fotos e documentos, esses arquivos deixam o computador pesado. Por isso descarte o lixo eletrônico e contate a melhora do desempenho.

3 – Faça Backup constantemente
É preciso criar o hábito de fazer backup, agendar de tempos em tempos o recurso, evitará a perca de documentos importantes em caso de problemas com o computador.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

O que é assinatura digital e como utilizá-la

A assinatura digital garante a autenticidade de um documento sem a necessidade de caneta e papel. Ela já é muito comum no meio corporativo, principalmente em empresas que lidam com grandes quantidades de documentos digitais, como, por exemplo empresas do ramo contábil, jurídico e financeiro.
Para passar a utilizar a assinatura digital é preciso solicitar a chave e o certificado a uma Autoridade Certificadora, autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Após receber o certificado e a chave privada, é preciso acessar o Portal QualiSing para concluir as assinaturas nos documentos.
A assinatura digital é totalmente segura, a assinatura e documento são criptografados para garantir a autenticidade.
Confira alguns benefícios de adotar a assinatura digital:
– Redução de Custos (impressão, cartuchos, pastas, estantes)
– Segurança da Informação (dificuldade de falsificação)
– Aumento da Produtividade
É importante lembrar que para a utilização da assinatura digital é preciso organizar a Gestão de Documentos Eletrônico.
Contate-nos e consulte-nos de como podemos ajudá-los.