Intensifique a Segurança da Informação

Com o aumento da troca de informações digitais e o uso massivo da internet para comunicação e mesmo de armazenamento às empresas passaram a precisar de um novo formato de segurança para garantir que as informações importantes vão ser mantidas longe das mãos de terceiros.

Hoje vamos falar sobre como funciona a segurança da informação, quais são os métodos e meios mais eficazes para manter uma empresa segura mesmo quando todos os dados importantes estão armazenados em formato digital e sendo mantidos na rede além de dar dicas de como proceder para criar o seu próprio sistema de segurança da informação na sua empresa.

Antivírus
A primeira linha de defesa para a segurança da informação, um antivírus é um programa que foi criado especificamente para detectar qualquer arquivo malicioso que possa tentar infectar sua máquina, a maior parte dos vírus não estão lá para tentar roubar suas informações, mas sim para apenas roubar o seu poder de processamento.

Existem vírus que vão utilizar sua máquina e sua conexão para fazerem alguma ação que vai beneficiar o criador sem necessariamente fazer algo com seus dados, ainda assim existem vírus que podem roubar seus dados e utilizar de forma a te prejudicar.

É aconselhavel a utilização de antivirús pago pois oferecem maior segurança que as versões gratuitas.

Firewalls
Os firewalls funcionam de uma maneira similar ao antivírus, porém a função do firewall é proteger diretamente a sua rede contra ataques propositais que possam vir de fora e que sejam criados especificamente para entrar na sua rede e caçar dados específicos como senhas e dados bancários.

Por isso os firewalls são utilizados para deter programas mais sofisticados e muitas vezes pessoas de verdade que estão ativamente tentando entrar no seu sistema em busca de algo específico.

Controle de acesso
Defina níveis de acesso para que cada pessoa apenas tenha acesso aos dados que for utilizar no trabalho e nada, além disso, assim você impede que algo importante acabe sendo divulgado ou perdido por esquecimento, distração ou sabotagem.

Existem dezenas de programas que vão te ajudar a controlar o acesso aos seus dados, você vai poder configurar de forma individual o que você deseja que cada usuário possa ver ou alterar e sempre que uma dessas ações for feita você vai poder ver em um relatório, é super seguro e prático.

Treinamento de pessoal
O treinamento de pessoal dará a sua equipe noção dos riscos que a empresa corre no caso de dados se perderem ou vazarem.

Esse treinamento é normalmente oferecido em palestras e cursos rápidos e fazem um grande efeito cobrindo desde os detalhes mais simples como explicar para sua equipe que às senhas não devem ser compartilhadas como situações mais improváveis como discutir sobre documentos e sobre os métodos de segurança da empresa com terceiros.
Além de treinamento técnico para ensinar como utilizar corretamente cada ferramenta a disposição da equipe,  de modo a ter o melhor aproveitamento de tempo e produtividade.

Entenda porque a gestão documental auxilia no crescimento empresarial

O processo de organização vai além da simples armazenagem e  pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

A forma como você lida com os documentos gerados e necessários para a existência da sua empresa afetam todo o processo de crescimento dela e podem inclusive te levar a um ponto onde você acabe perdendo oportunidades por causa de uma falta de organização que você nem sabia que existia, nesse artigo vamos falar um pouco sobre gestão documenta.

Como funciona esse processo de organização que vai além da simples armazenagem e que pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

Carregar documentos com você sempre que precisar fazer alguma negociação não é nada fácil e nem prático, esse tipo de situação pode se tornar um verdadeiro problema levando você a perder oportunidades e atrasando decisões sempre que um documento específico precisar ser consultado e você não tiver acesso no momento.

Quanto maior for o volume de documentos a serem armazenados maior vai ser o tempo necessário para localizar algo no meio da pilha e conseguir agir.

Utilizando o sistema de gestão documental digitalizada você não precisa mais passar por isso, todos os terminais que você utiliza no dia a dia para trabalhar vão estar conectados o tempo inteiro.

Documentos vão estar na palma da sua mão no momento em que forem criados em qualquer local da empresa e você vai conseguir editar com apenas alguns cliques, totalmente acessível quando você precisar em qualquer lugar e qualquer hora.

Moderno e eficiente

Imagine que você precisa localizar um documento no seu arquivo físico e descobre que ele não está dentro da pasta onde deveria estar, imediatamente você percebe que ele pode estar em qualquer uma das outras ou em nenhuma.

O documento foi movido ou alguém esqueceu de guardar no lugar correto e você não tem nem como saber quem foi o responsável por essa falha, a única saída é gastar algumas horas do seu tempo procurando.

Com o sistema de gestão documental você não têm esse problema, a organização dos documentos é feita de forma prática com apenas alguns cliques e uma vez adicionado o documento você pode apenas arrastar e soltar na pasta correta sem medo de perder nada.

Se ainda assim você descobrir que ele não está na pasta virtual que deveria não têm problema algum, basta digitar o título e o sistema encontra para você imediatamente não importa em qual pasta esteja, depois é só um movimento para colocar no lugar certo.

Seguro e confiável

Com documentos físicos você nunca sabe o que pode dar errado, o papel está sempre sujeito ao clima e desde às manchas de comida até os riscos de incêndio qualquer coisa pode acabar destruindo em segundos algo que você levou a vida inteira para conseguir colocar em ordem.

Com ou sem os danos causados pelo clima os seus documentos ainda podem se perder, serem roubados, jogados fora por acidente e tudo isso sem falar da ação do tempo que não vai ser nada gentil com suas folhas de papel.

Utilizando o sistema digital de gestão de documentos você pode dormir tranquilo, cada arquivo se mantém protegido em um servidor totalmente online.

Mesmo que seus equipamentos sejam destruídos ou que você precise acessar de um local diferente seus arquivos vão estar disponíveis em qualquer lugar através de qualquer conexão desde que você tenha a senha correta.

Para tornar ainda mais seguro os arquivos vão manter um histórico de edições que vai te dizer quando aquele documento foi alterado e por quem, depois caso alguma alteração tenha sido feita de maneira errada basta um clique para recuperar a versão anterior, sem riscos e sem perdas.

Tempo e dinheiro

Conforme você muda para o sistema de gestão documental você pode economizar tempo e dinheiro com coisas que nunca achou que seria possível, não existe mais a necessidade de levar os documentos de um lado para o outro na hora de trocar informações com membros da equipe.

Não existe mais a necessidade de gastar com impressões repetitivas do mesmo documento e você pode até mesmo parar de ocupar aquele espaço imenso da sua sala que servia apenas para colocar gabinetes de arquivos cheios de ferrugem e poeira.

Dicas de Armazenamento de Documentos

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de como cuidar do armazenamento de documentos da sua empresa ou mesmo seus documentos pessoais de forma efetiva para que você tenha um melhor aproveitamento do seu tempo e do seu espaço.

Escolha a plataforma

Existem muitas plataformas que servem perfeitamente para o controle de armazenamento de documentos, cada plataforma tem ferramentas integradas específicas que vão fazer com que seja mais fácil um determinado tipo de uso.

Assim enquanto estiver escolhendo a plataforma na qual seus documentos vão ficar hospedado você precisa analisar a forma como você utiliza esses documentos no dia a dia para garantir que a plataforma escolhida tenha a melhor organização e às melhores ferramentas para tornar o seu uso mais simples e mais rápido.

A maior parte destas plataformas de armazenamento oferece um período de testes grátis no qual você pode utilizar todo o conteúdo e ver o quão bem funciona aquilo que está sendo oferecido.

Comece pelos mais utilizados

Se você está começando a fazer a transição do físico para o digital então você talvez tenha pilhas de documentos antigos que você precisa manter guardados e que vão ter que se transformar em arquivos digitais para que o armazenamento seja de fato totalmente padronizado.

Fazer isso pode levar muito tempo e acabar prejudicando a produtividade da empresa durante o processo, nesse caso a solução é fazer uma separação entre o que você de fato utiliza com frequência e o que pode esperar um pouco.

Comece digitalizando os documentos mais recentes e mais utilizados, assim você consegue dar continuidade ao trabalho e já utilizar deste ponto em diante todos os dados que forem adicionados diretamente na versão digital.

Assim você pode digitalizar os documentos antigos conforme houve a necessidade e não ter que se preocupar de imediato com a mudança sendo um obstáculo para a produtividade.

Crie categorias

Isso vai te ajudar infinitamente a manter a organização, separe os documentos que você precisa manter armazenados em categorias.

Cada categoria vai conter um tipo específico de documentos, você pode criar quantas categorias forem necessárias de acordo com sua própria necessidade e complexidade dos documentos que você precisa manter armazenados.

Criar diferentes categorias em pastas diferentes com cores e visual diferente vai ajudar você a ter um menor tempo de reação quando precisar localizar algo, se suas categorias forem claras você vai poder inclusive passar o conhecimento de como manter tudo organizado para outra pessoa com mais facilidade.

Assim você não precisa lidar com todos os documentos sozinhos e ainda mantém o controle sobre o método que vai ser utilizado por todos.

Crie um índice e uma data de expiração

Para ajudar você ou outro membro da equipe a entender suas categorias e se tornar mais rápido na hora de realizar qualquer tarefa você pode criar um índice.

Esse índice vai servir para que você tenha a liberdade de passar o conhecimento sobre sua forma de organização adiante sem precisar explicar nada passo a passo a cada novo membro da equipe e sem ter medo de que eles cometam erros.

O índice indica exatamente onde cada documento está localizado de acordo com as categorias.

Já a data de expiração vai servir para que documentos que não têm mais valor sejam descartados ou para que seja feita uma nova versão do mesmo.

A data de expiração vai ser uma forma rápida de saber se você encontrou uma versão válida do documento que estava procurando e ainda ajuda na hora de fazer aquela limpeza anual ou semestral para se livrar de arquivos mortos.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

Previna-se contra possíveis problemas

O plano de contingência servem para que você tenha os dados necessários caso algum problema aconteça a solução ocorra de maneira rápida e sem riscos de improvisos.

Nesse artigo vamos falar sobre como você deve organizar um plano de contingência para qualquer situação ou possibilidade futura de modo que você tenha total controle dos riscos e opções na palma da mão quando forem necessários.

Faça backup físico e virtual das informações fundamentais. Para maior eficiência da atividade envolva os departamento e faça checlists frequentes para atualizar as necessidades da equipe.