Acervo Acadêmico deve ser digitalizado até 2020

A Portaria 1.224 do MEC que institui as normas de acervos acadêmicos de Instituições de Ensino Superior,  foi revogada. porém ela estabeleceu novas regras com o Decreto 9.235, entre elas é que toda Instituição deve migrar seus acervos para o meio digital.

O prazo para a implantação do novo acervo é abril de 2020.

É importante se atentar a alguns requisitos para que o gerenciamento de documentos seja eficiente, sistemas de principalmente se tratando de ensino onde a quantidade de documentos é armazenados é muito grande.

  • Capacidade de Armazenagem
  • Segurança da Informação
  • Indexação para facilitar as buscas
  • Fácil localização
  • Simplificação do sistema
  • Utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil (lei)

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Digitalização de Documentos – É hora de começar!

Se sua empresa ainda não digitaliza os documentos, a hora de planejar a implantação desse recurso é agora. Pois a ação irá trazer benefícios diretos a toda organização.

Iremos listar algumas vantagens:

Facilitação da busca por documentos

Os documentos arquivados na nuvem de preferência, devem estar nomeados de forma clara, e a utilização de tags é importante para facilitar a busca. Feito isso, a busca por documentos será muito mais rápida.

Redução do espaço Físico

Restringir a guarda de documentos impressos apenas ao que exido por lei, pode liberar muito espaço físico que será bem aproveitado para o desenvolvimento de atividades pertinentes ao seu negócio.

Redução dos custos com reproduções

O digital possibilita um compartilhamento rápido e dinâmico. O mesmo arquivo pode ser utilizado por departamentos diversos.

Organização

A digitalização trará com ela uma grande organização a sua empresa. Os colaboradores sentirão a diferença, aproveite o momento para incentivá-los.

Comprimento Legal

Elimine riscos de passivos judiciais por perda de documentos ou prazos.

Aumento da Produtividade

Estudos comprovam que empresas mais digitais tendem a serem mais produtivas.

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Agilidade na Coleta e Entrega de Documentos

Os sistemas Deliverys cresce a cada dia e está presente nos mais diversos segmentos.
A Boomerang File oferece o serviço Leva e Traz facilitando a operação do armazenamento de documentos importantes.  O sistema evita a interrupção de determinadas atividades e não afeta o ritmo de trabalho do colaborador.

A solução está disponível para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.

Após a contratação do serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.


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Incorporadoras e o GED – Gestão Eletrônica de Documentos

As incorporadoras precisam armazenar diversos documentos relacionados aos imóveis e de clientes. Com o aumento das vendas a necessidade de mais espaço para a Guarda de Documentos é inevitável.

A Boomerang File tem vários clientes no seguimento e o principal valor percebido é a economia, o custo benefício do Serviço de Guarda de Documentos é sempre melhor.

Além disso, o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, facilita as operações, pois, os documentos são digitalizados e mantidos na nuvem, podendo ser acessadas virtualmente sempre que necessário.

Com o GED implantado a performace da empresa melhora como um todo, pois, há maior organização dos espaços físicos e virtual, mão de obra empenhada nas estratégias empresariais e mais agilidade na pesquisa.