Evite Percas de Documentos

Acervo virtual

A gestão eletrônica de arquivos disponibiliza em ambiente virtual a cópia digitalizada de todos os documentos da empresa. Assim, em caso de dano ou extravio, existe uma réplica armazenada no banco de dados da organização.

O acesso virtual também permite o acesso remoto ao material. Dessa forma, a consulta pode ocorrer a partir de qualquer local, evitando o manuseio e o transporte físico de informações.

Organização do espaço físico

Ao disponibilizar os arquivos para consulta virtual, o manejo de papéis fica relegado ao segundo plano. Assim, é possível manter a organização do espaço físico da empresa com mais facilidade. Isso garante a proteção dos arquivos do mau uso e previne contra perdas.

Controle de acesso

Quando a documentação está mal guardada ou não possui controle de acesso, fica sujeita à ação de qualquer um.

Esse descontrole, por sua vez, faz com que ninguém seja responsabilizado em casos de uso indevido ou de extravio de informações. A gestão eletrônica acaba com esse problema, pois hierarquiza acessos e identifica quem teve acesso a determinado material.

Um documento perdido pode causar prejuízos consideráveis para uma empresa. De multas fiscais a indenizações trabalhistas, os custos passam ainda pela má alocação da mão de obra e pelo retrabalho. Felizmente, a introdução da gestão eletrônica de documentos é a alternativa perfeita para as empresas que desejam regrar o trato com arquivos e desenvolver mecanismos de segurança para o acesso e para a guarda de informações.

Os prejuízos causados por Documentos Perdidos

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes.

Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada.

É comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, difíceis de ser encontrados e sujeitos a ação de pragas e da umidade, ocasionando a perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup.

Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo. Assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.

Lei decreta o fim da Manutenção de Prontuários Físicos

Saiu no Diário Oficial da União a Lei 13.787/2018 sobre a digitalização e armazenamento do prontuário de pacientes.

Com a nova medida os prontuários fisícos não são mais obrigatórios o que permite ao setor da saúde mais modernidade e agilidade com o auxilio da tecnologia!

Esse é um grande passo que tornará o segmento mais rápido e eficiente.
É importante lembrar que o processo digital exige um processo de implantação que permita segurança da informação.

Para ler a Lei na Integra clique aqui!

 

Antecipe-se as tendências de mercado

A automação de processos é o maior desafio das empresas por ser uma forte tendência. É preciso se antecipar a essa demanda do mercado para se manter atualizado no mercado.

Associação para a Gestão de Informação e Imagem apresentou uma recente pesquisa onde  75% dos entrevistados consideram a automação dos processos “importante” ou “muito importante” para sua empresa.

Independente do tipo de negócio, toda organização precisa se transformar digitalmente pois esse é o cenário real que impera no meio corporativo. Os dados comprovam que os usuários entendem as necessidades da implantação da automatização, porém muitos não sabem por onde começar.

A Boomerang File oferece  toda a estrutura necessária para a implantação do processo digital.

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Inicio de Ano e as Metas Corporativas

A direção organizacional depende de metas e indicativos para garantir bons resultados. Tudo deve estar muito bem desenhado e a capacidade de prever cenários futuros é imprescindível,  para o sucesso da empresa.

Como no início do ano as pessoas tendem a planejar o ano, é uma ótima oportunidade de engajar os colaboradores com as metas corporativas.
Com o planejamento correto, as metas e objetivos se tornarão um desafio constante, isso evitará relaxamento e trará uma gestão mais eficiente e inovadora.

O trabalho em equipe

As metas para equipes é importante para aumentar a produtividade,  pois garante que cada membro atinja o seu melhor resultado com o apoio da empresa.  Inclusive é interessante envolver e considerar a opinião dos membros na definição das metas tornando as mais realistas e gerando maior comprometimento.

Estabelecer pontos específicos

Saiba exatamente o que atingir e deixe muito claro aos envolvidos.
Por exemplo: Aumentar em 50% a produção de um determinado produto em até 40 dias.

Utilize como base os seguintes perguntas:
-O que?
– Como?
– Quando?

Acompanhe de perto e divida os pontos em frações, isso permitirá manobras caso algo saia do percurso desejado.

Transformar as metas em desafios

O principal papel de uma meta deve ser  elevar o nível da organização em relação ao mercado. As metas não devem ser muito baixas para não gerar descomprometimento. Pelo contrário, deve ser o fio que norteia a organização ao crescimento, e deve fazer com que a equipe dê o máximo de esforço e melhore dia a dia.