Por que aderir a Certificação Digital

Como já abordamos em outros artigos, a digitalização de arquivos traz diversos benefícios a organização. Com a demanda crescendo existe também a necessidade de desenvolver mais medidas de segurança dos dados contidos nesses arquivos. A certificação digital surgiu para sanar essas necessidades.
Muito utilizada por bancos, instituições jurídicas e órgãos do governo, a certificação digital tem ganhado bem mais espaço entre as empresas e até mesmo entre as pessoas físicas. Essa expansão se deve à necessidade de garantir a autenticidade e a confidencialidade das informações presentes nos documentos e segurança no vai e vem de arquivos.
A certificação digital é um desenvolvimento tecnológico que tem por objetivo proteger informações e garantir autenticidade do conteúdo de documentos, assim como assegurar a segurança da circulação desses arquivos. Grosso modo, é um recurso que faz com que o trânsito de documentos seja seguro em meio online e que as informações que os compõem não sejam alteradas e nem roubadas.
Os principais parâmetros:
-Autenticidade
– Confidencialidade
– Integridade
Por que vale o investimento?
Além de atender aos parâmetros de segurança da informação, a certificação digital torna as transações mais rápidas, práticas e válidas juridicamente. Assim, você reduz muito o risco de fraudes eletrônicas e otimiza uma boa parte do uso dos documentos.

Otimizando Fluxos de Tarefas em Instituições de Ensino

Sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos – também – que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.
Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos – são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

A Lei determina a digitalização do Acervo de Instituições de Ensino – Confira mais detalhes  no Post anterior.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos em Imobiliárias

Mesmo com toda a crise econômico-financeira e social que nos assolou nos últimos anos, o setor imobiliário se ajustou às novas demandas e vem se recuperando bravamente.

É diante desse cenário que a Acervo apresenta as razões pelas quais a sua imobiliária deve implantar o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) o mais rápido possível. Queremos ser os seus grandes parceiros nessa empreitada de recuperação e sucesso.

Por questões de cibersegurança, os documentos de uma empresa não permanecem mais arquivados em discos rígidos ou servidores locais, estão agora em nuvem.

Com o sistema de armazenamento em nuvem (cloud) qualquer documento da empresa pode ser acessado fácil e remotamente, sempre que necessário.

Utilizando a mesma premissa do armazenamento em nuvem, todas as despesas com geração de impressões desnecessárias diminuirão. As impressoras estarão limitadas a um número determinado de cópias e só será impresso documento essencial.

Não só com cópias desnecessárias economizamos, mas também com cartuchos de tinta e depreciação do equipamento.

Um dado que, volta e meia, não percebemos é: o espaço físico necessário para o seu negócio operar, em muito, depende do volume de arquivos que a empresa precisa guardar. Em outras palavras – “isso é coisa do passado”, pois agora contamos com ótimos sistemas de gestão de documentos (GED).

É comum nos depararmos com empresas que possuem andares inteiros de centros executivos ou prédios públicos apenas para o armazenamento de documentos, o que é um verdadeiro desperdício de espaço.

Gestão de Contratos

Empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.

O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.

Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.

Identificar o foco do problema nem sempre é tarefa fácil

Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.

1- Dificuldades para localizar contratos ou documentos;

2- Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;

3- Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;

4- Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.