O que é Temporalidade Documental

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) pode auxiliar na organização dos documentos em diversos aspectos. Definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da TTD em uma empresa.
Os orgãos públicos em geral costumam usar a TTD como ferramenta essencial, devido ao volume de documentos gerados nessas instituições. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda, e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo. Um TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Para algumas empresas a temporalidade dos documentos variam dependendo da área relacionada.
Em resumo, a tabela de temporalidade documental determina:
• Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
• O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
• E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.

Para maior efetividade da Tabela de Temporalidade Documental é aconselhável estabelecer uma comissão para a gestão de documentos, de preferência com membros de todos os setores envolvidos na geração dos documentos.

Segurança na Guarda de Documentos de Terceiros

Muitos segmentos do mercado tem a necessidade de armazenar documentos de clientes. Algo que requer cuidados e necessidades específicas.
A começar por um espaço fisíco adequado.

A contratação de uma empresa de Guarda de Documentos pode ser uma ótima alternativa por oferecer tecnologia e experiência com gestão documental estratégica.

Os softwares são desenvolvidos para proporcionar a melhor experiência aos usuários, facilitando o uso e permitido o acesso via web. As ferramentas agilizam as consultas, principalmente por utilizarem categorias no momento da armazenagem.
Dessa forma sua empresa contará com uma logística completa na guarda de documentos e a gestão documental.
– Economia de tempo e dinheiro com o desenvolvimento de software
– Garantia de servidores estruturados para guarda de documentos.
– Agilidade em auditorias fiscais.
Saiba como a Boomerang File pode te ajudar.

Armazenamento em Nuvens, mais agilidade para sua empresa

A demanda por armazenamento em nuvens cresce a cada dia. E a oferta de plataformas com um bom serviço, seguro e econômico segue o mesmo caminho.
A possibilidade de compartilhar os arquivos de forma segura proporcionou as organizações mais agilidade e dinamismo nos processos.
A tendência é que os armazenamento em nuvens em breve substitua os dispositivos móveis.
Outra vantagem da tecnologia é a facilidade de acesso aos arquivos, basta ter um dispositivo com conexão à internet e será possível consultar o seus arquivos em qualquer lugar do mundo.
O compartilhamento é prático, e isso faz a tecnologia cada vez mais popular, principalmente em se tratando de um volume grande de informações.
A segurança é garantida por dados criptografados e o acesso é permitido apenas a pessoas que possuem a chave de acesso.
O alto investimento feito nas plataformas garantem o bom funcionamento dos processadores.

Com o uso do armazenamento em nuvens os computadores das organizações tendem a serem mais rápidos devido ao espaço livre gerado pela tecnologia utilizada.
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O que é Microfilmagem?

A tecnologia muito utilizada por bancos e instituições financeiras é um processo de armazenamento de dados em microfilme. Trata-se de uma foto do documento e é um método bastante seguro, pois impede alterações no conteúdo original, tem reconhecimento jurídico e pode substituir o documento físico.
O método evoluiu e hoje contamos também com a microfilmagem eletrônica que tem procedimentos e plataformas de armazenagem diferente da convencional, atravez dela é possível obter o arquivo digital que permite o acesso remoto.
Algumas vantagens da microfilmagem eletrônica:
Redução de custos;
Facilidade de acesso e uso dos dados, uma vez que é compatível com os softwares de gestão documental;
Diminuição de erros no processo, pois o método é mais avançado;
Mais agilidade no trato com documentos.
Segurança por ainda ter o uso da película
Validade jurídica
De acordo com a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e o Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996: após microfilmado, o documento tem o mesmo valor da versão física e a mídia original pode ser descartada. Mas aconselhamos a manutenção dos documentos originais.