COMO GARANTIR A SEGURANÇA DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS?

 

Independente do porte da empresa é preciso manter uma quantidade considerável de documentos administrativos.

Uma das formas de garantir a segurança dessas documentações é através da digitalização que além de agilizar a localização e utilização ainda permite o backup dos arquivos em diversos dispositivos. Com isso o risco de extravio diminui consideravelmente.

A melhor forma de digitalizar o acervo é contar com os serviços de empresas especializadas, que oferecem plataforma de gestão online o que deixará o processo mais dinâmico.

Uma forte tendência no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica utiliza a fotografia para capturar imagens dos documentos. A quando armazenada corretamente a técnica dura centenas de anos.
Mesmo os arquivos digitalizados exigem organização para ser considerado seguro e não se perder com o tempo. A nomeação correta e a utilização de etiquetas é preciso para garantir a agilidade nas buscas.
É importante fazer uma triagem inicial para organizar a bagunça de papéis ou de arquivos no computador e nomeá-las corretamente.
Se possível gerar um índice de dados catalogados irá facilitar buscas futuras. Cada instituição costuma criar seus próprios códigos.

No que diz respeito a segurança é importante atentar-se aos prazos exigidos por lei onde os documentos devem estar devidamente preservados.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.
Ter processos claros e pessoas orientadas a devolver os documentos no mesmo local após o uso é fundamental para a manutenção da organização documental.

É hora de implantar a GED – Gestão Eletrônica de Documentos?

 

O GED Gestão Eletrônica de Documentos já é utilizado em empresas de  todos os portes que priorizam a agilidade das buscas, a GED permite a manipulação dos arquivos no ambiente virtual.

Faremos aqui algumas observações para que você avalie a implantação da GED em sua empresa.

– ORGANIZAÇÃO
A GED é altamente recomendado para empresas que trabalham com um volume grande de papéis, como instituições de ensino, clínicas e hospitais, concessionárias, recursos humanos, etc.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos além da organização e agilidade nas buscas por documentos em alguns segmentos auxilia no comprimento de normas jurídicas.

– REDUÇÃO DE CUSTOS COM ESPAÇO
A GED pode ser bem aplicada em grandes, médias e, principalmente, pequenas e micro empresas que buscam tornar suas rotinas mais ágeis e sofrem com problemas da falta de espaço para armazenamento de arquivos e documentos, que tendem a desaparecer com a digitalização das centenas de folhas movimentadas diariamente.

A sustentabilidade da empresa é garantida pela eliminação do uso de papéis e impressões, diminuindo os custos da operação exponencialmente.

– SEGURANÇA da INFORMAÇÃO
A Gestão Eletrônica de Documentos proporciona maior segurança da informação,  devido aos mecanismos aplicados e aos controles de acesso. A garantia quanto a perda de informações é maior com a utilização dos arquivos no dia a dia.

– MAIOR ACESSIBILIDADE AOS DOCUMENTOS

Com a gestão de documentos em nuvem a GED possibilita a busca e o envio de informações de forma remota, agilizando procedimentos internos e para clientes e parceiros.

Como fazer a Organização de Arquivos Administrativos?

 

Empresas que trabalham com grande quantidade de papéis e documentos precisam  de um método claro de organização de arquivos para que tudo ande bem.

A desorganização pode trazer lentidão no acesso ás informações o que atrapalha as operações cotidianas.

Para algumas instituições para que seja feito o cadastro de um cliente é necessário cópias de dezenas de documentos . E quanto mais clientes, maior o numero de papeis acumulados.
Alguns problemas que a organização de arquivos pode resolver:
– Dificuldade no acesso aos documentos
– Perda de dados importantes
– Demora no tempo de atendimento
– Deteriorização do documento devido a má armazenagem
– Desorganização de arquivos físicos

Quanto maior o porte da empresa, mais difícil é fazer o armazenamento correto dos documentos. O acumulo de documentos exige maior espaço físico e custos com armários, pastas, mão de obra e demais gastos que envolvem diretamente o orçamento do negócio.

Veja abaixo algumas dicas para melhorar o desempenho da organização:

ORGANIZAÇÃO FÍSICA
Apesar da digitalização de documentos ter se tornado uma forte tendência, sempre existe a necessidade de armazenar alguns arquivos físicos por diversos motivos.

Um forte exemplo são as Notas Físicas que comprovam o pagamento de serviços e bens.
Uma boa dica é armazenar os arquivos com o nome dos fornecedores.

ARQUIVOS DE COLABORADORES

Esses documentos exigem maior cuidado pois é preciso evitar danos físicos e manter as normas exigidas em leis.
É preciso armazenar os documentos em pastas com o nome de cada colaborador e arquivar os comprovantes de pagamentos de: férias, fundo de garantia, adiantamentos, etc. Mantenha os papéis em ordem alfabética para facilitar futuras buscas.

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Cerca de  90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que diminui o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Além de diminuir a necessidade de espaço físico a digitalização facilita a busca através de softwares.