Gestão de documentos é o 1º passo para participar de licitações

Empresas competitivas consolidadas no mercado acabam, por consequência do seu planejamento estratégico, participando de licitações. Afinal de contas, contratos com o poder público sempre rendem bom faturamento. Mas para as empresas que estão começando a participar desse universo das licitações, o primeiro passo é fazer uma boa gestão de documentos.
Isso porque existe uma série de documentos que devem ser apresentados na fase de habilitação da empresa no processo licitatório. Em muitas modalidades de concorrência pública, a parte documental é a primeira a ser analisada.
Portanto para ganhar tempo e se prevenir de eventuais esquecimentos, é importantíssimo manter todos os documentos em dia, independentemente do porto da empresa.
Desse modo as empresas que estão pesquisando editais de licitação em suas áreas de atuação, já devem ir separando os principais documentos exigidos. Entre eles estão:
Registro comercial com a inscrição na Junta Comercial do seu estado;
Contrato social ou estatuto;
Ata de eleição (no caso de sociedades comerciais);
Inscrição do ato constitutivo (no caso de sociedade civil);
CPF ou CNPJ
Prova de inscrição no cadastro de contribuintes
Prova de regularidade com a Fazenda Estadual e a Fazenda Municipal
Prova de regularidade com o FGTS
Esses acima são apenas alguns dos documentos exigidos nos processos licitatórios. Ao retirar o edital no órgão público, leia e releia o rol de exigências previsto para elencar todos os documentos pedidos.
É possível organizar o arquivo em curto espaço de tempo?
Agora, já imaginou ter de providenciar os documentos num curto espaço de tempo? Ainda mais se, além dessa tarefa, você acumular muitas outras na empresa?
Com certeza, você se sentirá sobrecarregado. Dessa forma o melhor a se fazer é manter uma boa gestão documental. Uma prática adotada por empresas que participam constantemente de licitações é a terceirização da gestão de documentos.
Em resumo, ao participar de licitações com o poder público, tenha em primeiro lugar uma boa gestão de documentos para acelerar os preparativos para o dia da abertura de propostas.
Agora que você já sabe a importância de ter documentos em dia para ingressar em processos licitatórios, conheça nossos serviços de gestão e guarda de documentos aqui na Boomerang File, acessando nosso BLOG!

O que é e como funciona a certificação digital?

Na era da informação, a praticidade e a agilidade vêm em primeiro lugar. É justamente por isso que a certificação digital veio para resolver o problema de muitas empresas e pessoas físicas na hora de comprovar sua identidade de forma rápida e sem burocracia. A certificação digital tem sido cada vez mais utilizada.
Porém para você que já ouviu falar, mas não conhece muito bem a certificação digital, este artigo vai lhe ajudar. Leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/por-que-aderir-a-certificacao-digital/.
O certificado digital é um documento eletrônico. Ele serve para comprovar a identidade nas transações online de forma segura e precisa. Além da agilidade, o processo garante autenticidade e proteção dos dados.
Como veremos adiante, a certificação digital pode ser física (cartão ou pen drive) ou online, inserida no software.
Dessa forma entre as informações constantes de uma certificação digital estão:
Nome
E-mail
CPF
CNPJ
PIS
Se você, como empresa ou pessoa física, deseja emitir o certificado digital você gera duas chaves criptográficas, sendo uma delas uma chave pública e outra privada.
Todo o procedimento é feito pela entidade certificadora. O responsável pela empresa ou a própria pessoa física vai até a entidade para confirmar os dados constantes no certificado e assinar a documentação.
Desse modo a certificação digital pode ser usada em compras, contratos, gestão de documentos, entre outros fins.
E para quem pensa que o processo é recente no Brasil está enganado, pois as regras já foram definidas em 2001 pela Medida Provisória 2.200.
Já na criação, foram definidos dois tipos de certificados no Brasil:
Certificado A 1: gerado em software, é requisitada diretamente pelo sistema quando da emissão de nota fiscal. Tem validade de um ano.
Certificado A 3: gerado em forma de token ou cartão, pode ser transportado de um lugar para outro. A validade é de até três anos.
Em resumo, a certificação digital veio para facilitar as transações online das empresas de forma segura.
Se você gostou deste artigo e deseja obter mais informações sobre gestão de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File , empresa especializada na gestão e guarda de documentos.