Terceirize a gestão de documentos, ganhando tempo e espaço!

O que fazer com o arquivo ativo e inativo de documentos da sua empresa? Ano após ano o volume de papéis e caixas aumenta. Se você não tem um profissional responsável pela manutenção do arquivo, o recomendado é que você terceirize a gestão de documentos. Veja neste post dicas para ganhar espaço e otimizar o tempo na sua empresa.
Embora para o empresário a guarda de documentos antigos  e recentes possa fazer pouco sentido, ela é uma exigência fiscal e jurídica. (Leia mais nesse artigo)
Preservar contratos, autorizações, alvarás, notas fiscais, laudos, entre outros documentos, garante à empresa a prevenção de eventuais ações judiciais e multas.
Sendo assim a terceirização da guarda e manutenção documental garante ao executivo mais segurança e praticidade. Afinal de contas, quanto tempo um funcionário seu perderia procurando um determinado documento entre as caixas repletas de papéis?
Gestão de documentos custa tempo na sua empresa
Desse modo a gestão de documentos exige tempo e investimento por parte do empresário que queira administrar sozinho o arquivo do seu negócio. A tarefa, normalmente, é delegada ao Departamento Pessoal.
Assim um funcionário tem de ser deslocado para fazer a triagem dos documentos, armazená-los em caixas ou digitalizá-los e fazer a manutenção.
Deve-se ainda estar com o olhar constantemente voltado ao setor devido aos riscos desse material ser alvo de infiltrações, traças e o manuseio por pessoas não autorizadas.
Isso tudo sem contar o espaço que é destinado à gestão de documentos. Se for um arquivo físico, ele pode estar ocupando o espaço de uma sala que poderia ser usada para outros fins.
Se for um arquivo digital ele estará ocupando espaço no HD ou ainda estar armazenado em nuvem. A segunda opção, embora seja mais indicada, exige mais atenção devido à ação de hackers, exigindo, portanto, um investimento extra na contratação de empresas de TI.
Em resumo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais segurança e praticidade às empresas. A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos, sendo referência no segmento.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, procure nossos consultores, clicando aqui.

Veja 5 maneiras de preservar os documentos da sua empresa

Se você é o responsável pelo arquivo de documentos da sua empresa é bom saber que terá muito trabalho pela frente. Isso porque uma empresa gera muitos papéis em todos os procedimentos, como contratos, demissões, guias governamentais, entre outros. Portanto preservar os documentos é necessário e faz parte da rotina corporativa.
Sabendo da relevância de manter os documentos em dia para eventuais consultas, confira agora as dicas do nosso blog.
1.Zele pelo local
O local onde serão guardadas as pastas de documentos deve ser livre de infiltrações que gerem umidade nas paredes, goteiras e insetos, como traças. Deve ainda ser bem arejado e iluminado naturalmente. Também é importante que não facilite o acesso de pessoas estranhas à empresa.
2.Separe os documentos
Para preservar os documentos, é importante saber classificá-los conforme os seus objetivos (trabalhistas, contratuais, registros). Também é necessário separar os documentos que precisam ser atualizados, como AVCB e alvará.
3.Limpe o ambiente
Pelo menos uma vez a cada três meses providencie uma limpeza nas caixas passando pano com álcool e retirando o excesso de pó. Lembre-se de guardar os papéis dentro de folhas plásticas em pastas apropriadas. Evite usar clipes e grampos porque eles enferrujam e danificam o papel.
4.Digitalize os documentos
A forma mais salutar de preservar os documentos é a digitalização. Você pode providenciar a digitalização interna ou contratar uma empresa terceirizada. Confira dicas neste post .
5.Terceirize a gestão
Para preservar os documentos e evitar multas ou possíveis problemas na Justiça, devido à ausência de provas durante uma ação trabalhista, por exemplo, uma recomendação importante é terceirizar a gestão e a guarda dos documentos.
Agora que você já tem mais informações sobre como preservar os documentos da empresa, confira os serviços oferecidos pela Boomerang File clicando aqui.
Temos soluções para pequenas, médias e grandes empresas, além de profissionais liberais e pessoas físicas.

Veja quais são os documentos essenciais de uma empresa!

Quem está começando a empreender deve se preocupar com uma série de coisas: capital de giro, produto ou serviço, captação de clientes, locação de espaços físicos ou criação de sites, entre outras coisas. Mas um item que merece uma atenção especial são os documentos essenciais para a abertura de um negócio.
Leia este post e saiba mais sobre as principais exigências que devem ser cumpridas antes de abrir as portas do seu empreendimento.
É bom lembrar que muitos documentos essenciais irão depender do segmento de atuação.
Uma hidrelétrica, por exemplo, precisa de um documento chamado licenciamento ambiental.
Ao passo que uma empresa de cosméticos necessita de licenças aprovadas pela Anvisa, que é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Por isso logo após definir o CNAE, que significa Classificação Nacional de Atividades Econômicas, você como empresário irá providenciar toda a documentação exigida para o exercício.
Porém um dos documentos essenciais para a vida de qualquer empresa, independentemente do porte e do faturamento, é o CNPJ, que quer dizer Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Sem ele, por sinal, não é possível emitir nota fiscal.
Veja agora outros documentos essenciais, que vão muito além do CNPJ:
Alvará (emitido por órgão municipal e atualizado de tempos em tempos);
Inscrição municipal e estadual;
Rais (Relação Anual de Informações Sociais), que controla as atividades trabalhistas;
Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
Livros (entradas e saídas);
Guias (recolhimento do FGTS e INSS);
AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Conjunto de documentos deve estar à vista da fiscalização
Portanto estes são alguns dos documentos essenciais que devem ser apresentados mediante uma fiscalização municipal, estadual ou federal. Saiba mais sobre a prevenção de perdas clicando aqui https://boomerangfile.com.br/blog/evite-percas-de-documentos/.
É importante ressaltar que a ausência de alguns desses documentos essenciais pode provocar notificações e multas salgadas aos proprietários. Afinal de contas muitos desses registros garantem a qualidade dos processos e a segurança do estabelecimento.
Já pensou, por exemplo, se não houvesse a necessidade de comprovar as condições de higiene da cozinha de um restaurante?
Em resumo, os documentos essenciais podem até parecer demasiadamente burocráticos, porém, ajudam a qualificar a prestação de serviços e a venda de produtos no mercado.
Para você que reconhece a importância da guarda de documentos, a Boomerang File é uma empresa voltada à terceirização de gestão documental e pode te ajudar com diversas opções de serviços. Saiba mais visitando o site .

Por que é importante fazer a digitalização de mídias?

Uma empresa não nasce da noite para o dia, não é mesmo? Portanto toda a história do empreendimento deve ser devidamente documentada. Afinal de contas, contar a trajetória da empresa através de fotos e vídeos, com a digitalização de mídias, reforça o branding e transmite uma percepção positiva da marca.
Como você sabe, as fotos digitais são um fenômeno recente. Elas começaram com antigas câmeras digitais, nas quais eram inseridos os famosos disquetes, e chegaram à alta resolução das câmeras dos smartphones.
Nesse sentido, as empresas com mais de duas décadas, pelo menos, têm acervos fotográficos armazenados em caixas esquecidas em algum canto da empresa (leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/formas-de-diminuir-o-uso-do-papel-no-escritorio/).
Sobretudo essas imagens podem ser selecionadas, datadas, classificadas por tema e, finalmente, fazerem parte de um acervo organizado de fotografias.
Mas para que esse acervo fotográfico tenha uma utilização estratégica no planejamento de marketing da empresa, é fundamental que ocorra a digitalização de mídias.
Como utilizar fotos e vídeos digitais?
Como você viu acima, o uso de imagens antigas da corporação reforça o branding da empresa. Mas também documenta a sua história de maneira profissional para ser utilizada em treinamentos internos.
Portanto há inúmeros modos de fazer a digitalização de mídias. A solução mais caseira são aplicativos de scanner que podem ser baixados em smartphones.
Nesse caso um dos apps mais baixados do mercado é o PhotoScan, do próprio Google. Ele foi lançado para uso doméstico, mas permite um armazenamento profissional, pois pode ser sincronizado com o Google Fotos.
Em se tratando de vídeos, a solução também está na digitalização de mídias. Com a conversão de fitas de vídeo em formato MP 4, se ganha qualidade de som e imagem, além da praticidade de armazenagem.
Se você se interessou pela digitalização de mídias, porém, acredita que o processo é custoso e exige muito tempo de sua equipe, procure uma empresa especializada em digitalização.
Somos a Boomerang File e atuamos no segmento de guarda e digitalização de documentos e mídias. Para saber mais informações, acesse a página inicial do nosso site  e entre em contato conosco.