A terceirização de documentos garante segurança?

Se você é um empresário ou um profissional liberal e já pensou na possibilidade da terceirização de documentos, mas ficou com medo de que isso pudesse ser inseguro, calma, você não está sozinho!
Muitas pessoas temem deixar documentos corporativos, muitas vezes confidenciais, com empresas terceirizadas. Os temores vão desde o acesso indevido, a deterioração e a troca de pastas com outras empresas.
Porém devido à tendência da terceirização de atividades secundárias no espaço corporativo e também à consolidação de empresas de qualidade, especializadas na guarda de documentos, os empresários estão delegando a gestão e armazenamento de documentos importantes.
Serviço tem cada vez mais interessados
Isso ocorre porque a maioria das empresas vê na terceirização de documentos a solução para problemas como a falta de espaço para a guarda de papéis, falta de um funcionário destinado apenas ao setor e, principalmente, pela falta de segurança.
Embora a empresa tenha sistema de proteção contra incêndios, ela não está isenta dos riscos de uma fatalidade que consuma todos os documentos. O mesmo vale para o risco de alagamentos.
Isso sem falar no acesso de pessoas não autorizadas e até mesmo de criminosos, apesar de todo o sistema de segurança privada oferecido na maioria dos prédios comerciais, com controle de acesso e câmeras de segurança. Leia mais sobre as vantagens da terceirização de documentos clicando no link .
Terceirização é feita com sigilo e segurança
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada na terceirização de documentos de profissionais liberais e empresas de pequeno, médio e grande porte. O armazenamento e gestão são feitos com total sigilo e segurança.
Portanto, o contrato contempla cláusulas específicas sobre sigilo e confidencialidade. Já no contrato, a empresa define quem pode ter acesso aos documentos.
Além disso, os documentos físicos são guardados em caixas que ficam dispostas em grandes prateleiras no galpão. O imóvel, por sua vez, passa por dedetização frequente para eliminar o risco da presença de “convidados” indesejados, como ratos, baratas e traças que possam vir a danificar os documentos.
Sistema protege contra incêndios
O sistema de monitoramento com câmeras em funcionamento 24 horas previne do risco de invasões. Um cuidado especial também é tomado com relação à prevenção de incêndio. O piso tem um composto antichamas. As luzes são de LED de 12 volts. Isso impede a formação de fagulhas.
Em resumo, assim como outros setores da empresa, a gestão de documentos deve ser profissional para evitar riscos e prejudicar a empresa.
Se você ainda tem alguma dúvida da segurança oferecida pela terceirização de documentos da Boomerang File, entre em contato, nossa equipe  passará mais informações.

Lei que prevê fim da autenticação ainda é pouco conhecida

Desde novembro do ano passado está em vigor a chamada Lei da Desburocratização. A lei é baseada no decreto nº 13.726, que retirou a exigência da autenticação e reconhecimento de firma nos documentos solicitados por órgãos públicos.
Só para lembrar, veja o que é autenticação e reconhecimento de firma:
Autenticação: é um carimbo feito na cópia de um documento para identificar que ele foi conferido e reconhecimento
Reconhecimento de firma: é o ato do tabelião ou escrevente conferir a autenticidade da assinatura em um documento
Mas apesar de já estar em vigor há mais de oito meses, a lei ainda é pouco conhecida da maioria da população, que continua se preocupando em autenticar e reconhecer firma nos documentos. Por isso este artigo vai esclarecer suas principais dúvidas sobre a nova lei.
Lei tenta reduzir a burocracia e despesas
Antes da lei, cada cidadão que precisava de uma certidão ou qualquer outro documento oficial de um órgão público tinha que entregar uma lista enorme de documentos com autenticação em cartório e firma reconhecida.
Além do tempo dispensado para juntar todos os papéis, o procedimento gerava despesas para o indivíduo.
Só para constar, o objetivo dessas duas exigências era evitar a falsificação de documentos. Mas a necessidade da autenticação e reconhecimento de firma acabou culminando no aumento da burocracia.
Nesse sentido a lei foi uma consequência de um decreto do então presidente Michel Temer, em 2017, que previa o fim da mesma exigência, mas somente nos órgãos federais. Agora, a lei é válida para órgãos e entidades da União, Estados, Distrito Federal e municípios.
Desde a vigência da nova legislação, a conferência da assinatura é feita pelo próprio funcionário público.
Falsificadores de documentos podem ser punidos
Caso não seja possível conferir a autenticidade, pode ser feita uma declaração escrita que ateste a veracidade do documento.
Mas atenção: a nova regra não incide sobre as certidões de antecedentes criminais e outros documentos exigidos em lei específica, variando, portanto, de caso para caso.
As informações das pessoas jurídicas também não estão abrangidas pela nova legislação.
De modo geral, como a nova legislação visa reduzir a burocracia na apresentação de documentos aos órgãos públicos, os legisladores entenderam que haverá boa fé por parte dos cidadãos. Entretanto se houver má fé, com a apresentação de documentos falsos, o cidadão poderá sofrer sanções administrativas, civis e penais.
A autenticação e o reconhecimento de firma são apenas alguns dos detalhes que envolvem a gestão de documentos. A Boomerang File é uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos.
Conheça melhor nossos serviços clicando aqui . Continue acompanhando nosso blog para obter mais informações.

BPO: sua empresa está preparada?

O mercado está cada vez mais competitivo e seletivo. Dependendo do nicho de atuação da sua empresa, ela disputa espaço com marcas nacionais e internacionais. Por isso é crucial focar na especialidade do empreendimento. O BPO (Business Process Outsourcing) é uma solução dentro desse contexto. Quer saber mais? Continue lendo este artigo.
Literalmente, BPO significa Terceirização de Processos de Negócio. Ele é um conjunto de ações que prioriza a terceirização de serviços secundários, como tecnologia da informação, contabilidade, gestão financeira e gestão de documentos.
Desse modo, a empresa pode concentrar todos os recursos e energias no seu core business (https://pt.wikipedia.org/wiki/Core_business), que é justamente a especialidade do negócio.
Ou seja, uma escola técnica, um escritório de advocacia ou uma fábrica de móveis, por exemplo, podem convergir suas forças no seu core business. Assim, não terão que ter estruturas próprias para manter em funcionamento suas atividades secundárias.
Gestão de documentos
Nesse sentido, a gestão de documentos (https://boomerangfile.com.br/blog/terceirize-a-gestao-de-documentos-ganhando-tempo-e-espaco/) é contemplada nos serviços de BPO.
Afinal de contas, a terceirização dos cuidados com os documentos de uma empresa não se resume apenas na locação de um espaço para o armazenamento de caixas de documentos.
Portanto, a gestão de documentos engloba toda a seleção, classificação e armazenamento seguro de papéis, contratos, recibos, laudos, alvarás, autorizações, certificados etc.
A partir do BPO, a empresa pode delegar a empresas especializadas toda a parte de execução, assessoria e entrega de resultados.
Além disso, ainda pode avaliar os índices de produtividade com mecanismos próprios ou da empresa terceirizada.
Sendo assim, os negócios que possuem ISO 9001 podem (e devem) avaliar a qualidade dos serviços dos seus fornecedores e estabelecer processos de monitoramento para que um eventual erro das empresas terceirizadas não afete os índices de qualidade da empresa contratante.
Nesse sentido, a Boomerang File, que é especializada na armazenagem e gestão de documentos, também possui a certificação ISO 9001, padronizando assim todos os processos para eles ficarem à altura dos serviços prestados pelos seus clientes.
Agora que você já conhece o BPO, sua empresa está preparada para esta nova tendência? Se deseja conhecer melhor as soluções que a Boomerang File pode oferecer neste contexto, entre em contando clicando aqui.

Como a Lei de Proteção de Dados vai repercutir na sua empresa?

Você já deve ter se perguntado: como tal operadora de telefonia conseguiu meu contato? Ou ainda: como tal companhia encontrou meu e-mail? É justamente para preservar os dados pessoais e garantir a privacidade que foi criada a Lei de Proteção de Dados.
A nova legislação leva o número 13.709  foi aprovada em agosto de 2018 no Brasil pelo então presidente Michel Temer. A Lei de Proteção de Dados entrará em vigor em fevereiro de 2020. Confira aqui o teor da lei. 
Mas você pode estar se questionando: o que a minha empresa tem a ver com a nova lei?
A partir do momento em que sua empresa tem uma listagem de clientes, com nome, e-mail, documentos pessoais e outras informações mais específicas, como uma doença ou a opção sexual, você tem em mãos os famosos dados.
Portanto seu empreendimento deve criar mecanismos para proteger esses dados, evitando assim ataques cibernéticos que possam expor essas informações.
Além disso, as informações do cadastro não podem, em nenhuma hipótese, ser repassadas ou vendidas a outras empresas. Todos nós sabemos que há empresas especializadas na venda de dados de pessoas físicas, o que é combatido pela nova legislação.
É interessante ainda acrescentar que a Lei de Proteção de Dados não atinge somente as empresas privadas, mas também as públicas. Sendo assim, bancos públicos, autarquias, concessionárias de serviços como luz e água, devem preservar os dados dos seus clientes.
O que você precisa saber é que caso os cadastros em seu poder sejam vazados a outras empresas ou na internet, sua empresa corre o risco de ser multada e processada.
A Lei de Proteção de Dados prevê ação de responsabilidade civil, administrativa e criminal. O valor da multa chega a 2% do faturamento, desde que não ultrapasse R$ 50 milhões por infração.
Como você pôde perceber, a multa é bastante salgada. Mas além da multa, existe ainda a imagem da sua empresa, que ficará arranhada com a repercussão da infração.
Portanto, todo cuidado é pouco. Se você gostou deste artigo, continue acompanhando o blog da Boomerang File e conheça mais sobre a nossa empresa.

Gestão de documentos para profissionais liberais: como fazer?

Assim com as empresas, os profissionais liberais têm grande carga de documentos a serem guardados. Dentistas, médicos, advogados, jornalistas e outros profissionais gastam energia, tempo e dinheiro na gestão de documentos. Que tal então conhecer as vantagens da terceirização?
O dia a dia do escritório gera documentos diversos como contratos, laudos, processos, autorizações, alvarás, certificados, notas fiscais, entre outros.
Como os profissionais liberais têm equipes reduzidas de trabalho, em comparação às grandes empresas, a gestão de documentos torna-se algo penoso.
Além do espaço dos escritórios ser reduzido, há poucos profissionais disponíveis para guardar, selecionar, fazer a triagem e a manutenção do arquivo do escritório.
Portanto uma medida eficaz a ser adotada pelos profissionais liberais é a terceirização na gestão de documentos.
Uma empresa especializada tem condições de armazenar os papeis do escritório ou consultório de forma segura e eficiente. Clique aqui e leia mais sobre a segurança.
Afinal, economiza-se tempo ao procurar um documento quando há processos claros e precisos de armazenagem das pastas.
Outra vantagem é que se economiza espaço no escritório. Afinal de contas, se o espaço é reduzido, reservar uma sala ou um canto do depósito para armazenar caixas e caixas de documentos pode ser pouco proveitoso.
Além da guarda de documentos em papel, a terceirização pode oferecer a digitalização de arquivos, o que facilita em muito a rotina do escritório ou consultório.
Portanto a digitalização, com armazenamento em nuvem, é ainda a medida mais ecologicamente correta e segura. Assim não se corre o risco de perder tudo devido a uma intempérie, como um alagamento ou incêndio.
Em resumo, a terceirização de gestão de documentos não está voltada apenas para grandes empresas. Ela pode ser uma solução eficaz e segura para profissionais liberais, que desejam se tornar mais competitivos no mercado com uma gestão mais inteligente.
Agora que você sabe as vantagens da terceirização da gestão de documentos para profissionais liberais, conheça os serviços oferecidos pela Boomerang File, empresa especializada na guarda, gestão e digitalização de documentos empresariais e de pessoas físicas.
Acesse nosso site e saiba mais.