Veja 6 vantagens da digitalização de documentos

Com o crescimento do volume de documentos, devido à burocracia, e o avanço da tecnologia, a substituição documentos físicos por digitais tem se tornado regra nas corporações. Por isso, veja neste artigo as seis principais vantagens da digitalização de documentos.
Mais organização
Com a digitalização de documentos, a bancada de trabalho fica livre daquelas pilhas de pastas e papéis. O resultado de um ambiente de trabalho limpo e organizado é o aumento da produtividade da equipe.
Mais segurança
Os documentos digitais armazenados em mídias físicas ou na nuvem  permitem mais segurança através de um processo de monitoramento que permite saber o histórico de acessos bem como a implantação de senhas.
Mais praticidade
Quanto tempo uma pessoa perde procurando um documento físico importante? Com certeza, esse período poderia estar sendo usado para aumentar os resultados da empresa. O documento digital permite a localização rápida com palavras-chave.
Mais proteção
Os papéis são alvo de alagamentos, incêndios, traças e oxidação de clipes, que podem comprometer a manutenção de documentos históricos ou não. Portanto, se o seu objetivo é poder acessar determinado documento ao longo dos anos, a solução é a digitalização.
Mais preservação ambiental
Calcula-se que um funcionário de escritório utilize 10 mil folhas de papel por ano. Com a digitalização de documentos, economizam-se impressões e se poupa o meio ambiente. Dessa forma se reduz o impacto nos aterros com o descarte incorreto de papéis.
Mais conformidade
A comunicação entre empresas e órgãos do governo têm se mantido através de meios digitais. Durante as auditorias, as empresas devem estar em conformidade  com as normas e com a documentação empresarial em plataformas próprias, como é o caso do e-Social.
Em resumo, por esses e outros motivos, mais específicos de cada segmento de negócios, que a digitalização de documentos tem sido adotada nos empreendimentos pequenos, médios e grandes.
A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos de empresas e profissionais liberais. Entre os serviços prestados está o de digitalização de documentos. Se você deseja conhecer melhor nossos planos, clique aqui  e continue acompanhando as notícias do nosso blog.

Como eliminar documentos da forma correta?

Devido às regras da temporalidade, ou seja, o prazo legal de guarda de documentos, o volume de documentos tende a aumentar ano a ano. É por isso que muitas empresas têm estratégias de terceirização de gestão de documentos. Mas e na hora de eliminar documentos? Como proceder de forma segura e sem prejudicar o meio ambiente?
Se esta é a sua preocupação com relação aos documentos da sua empresa, acompanhe a leitura deste post até o final. É por isso que o nosso blog traz hoje dicas de como fazer o descarte correto.
Você sabia que há empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos? É importante notar que algumas dessas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços.
Em suma, a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos é através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental.
Mas uma solução caseira é o uso do triturador de papel, instrumento comum em qualquer escritório.
Não descarte no lixo comum
Em casa ou no trabalho, não descarte os documentos antigos no lixo comum. Afinal de contas, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por golpistas. Aliás, com tantos golpes na praça é bom se precaver.
Outro método incorreto para eliminar documentos é a incineração caseira. Portanto, aproveitar aquele terreno baldio ao lado da firma, juntar todos os documentos e queimá-los não é uma boa saída. Leia mais.
Além do risco da aplicação de multas pelos órgãos ambientais, a fumaça liberada na queima do papel contém poluentes que comprometem ainda mais a qualidade do ar e causam problemas respiratórios. Sem falar no risco de as chamas se espalharem.
Devem-se respeitar as regras de temporalidade
Em média, os documentos devem ser guardados por cinco anos. É o caso de recibos, contas de concessionárias de água e luz, além de telefone e internet.
A guarda desses documentos, de forma ordenada, é necessária para resguardar a empresa de eventuais cobranças inadequadas e ações judiciais. Saiba mais acessando.
Para concluir, precisamos evidenciar que não é possível se isentar da guarda de documentos. Mas é possível descartá-los da forma correta. A Boomerang File tem expertise na gestão documental. Se você deseja conhecer mais sobre nossos serviços, acesse agora mesmo a página.

Como saber se minha empresa precisa de GED?

Você deve concordar que o volume de dados está em expansão nas empresas. O número de certidões, alvarás, contratos, documentos e várias vias enchem caixas dos mais diferentes tamanhos. Nesse contexto como saber se a minha empresa precisa de GED?
Para começar, vamos lembrar que GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mais recentemente vem se usando o termo ECM (Enterprise Content Management), que é mais abrangente. Saiba mais.
Trocando em miúdos, o GED é um sistema digital de gerenciamento de documentos que pode ser acessado via web. Ele não significa a eliminação total do papel, mas sim a sua gestão online.
Como armazenar documentos?
Com o sistema é possível armazenar os documentos em vários formatos, como COLD (gravação direta do computador para disco ótico), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho) e até DVD.
Tal sistema permite acessar todos os documentos da empresa de forma segura e prática, permitindo a rastreabilidade e a otimização do tempo. A consulta pelos gestores, por exemplo, pode ser feita de qualquer lugar, não exigindo a presença dentro da empresa.
Mas para quem pensa que a ferramenta é um conceito novo, típico da era da internet 4.0, está enganado. O conceito vem sendo aplicado nas principais empresas do mundo dos anos 90 para cá.
GED pode ser adotado em todas as empresas
Entretanto, você deve estar se perguntando: será que minha empresa precisa de GED? Desde que ela gere documentos, sim! Vejamos as principais vantagens:
Maior rastreabilidade dos documentos;
Mais segurança;
Otimização do tempo.
Só para dar um exemplo, uma pesquisa do IDC (empresa de consultoria nas indústrias de tecnologia da informação) demonstrou que somente nos anos de 2017 a 2018 foram gerados 90% dos documentos em geral. Sendo que, pelo menos, 60% desses documentos foram gerados nas empresas.
GED pode ser usado de forma segmentada
Portanto, não é à toa que muitas empresas têm aderido ao GED. As grandes corporações, por exemplo, têm adotado o GED segmentado. Ou seja, sistemas específicos para o setor comercial, o administrativo, o RH, entre outros.
Em resumo, se você identificou que a sua empresa precisa de GED, é bom começar a fazer o planejamento e colocá-lo em prática. A gestão eletrônica de documentos está no menu de serviços da Boomerang File, empresa especializada na gestão e guarda de documentos.
Venha conhecer nossa estrutura e continue acompanhando nosso blog para acessar mais informações importantes para a sua empresa.

Por quanto tempo guardar documentos trabalhistas?

Você já parou para pensar na montanha de papéis que sua empresa pode gerar em 10 anos? Apesar de a papelada ter diminuído muito nos últimos anos devido ao avanço dos documentos digitalizados, ainda é muito alto o número de documentos a serem armazenados. Nesse sentido, os documentos trabalhistas têm um destaque especial.
Você sabe, por exemplo, por quanto tempo deve guardar um atestado médico de um funcionário? Ou um comprovante de depósito de FGTS (para saber mais, acesse) ?
Pois saiba que o armazenamento correto pode livrar sua empresa de dores de cabeça futuras com possíveis ações trabalhistas. Afinal de contas, os documentos são provas materiais de que sua empresa está quite com um antigo funcionário.
Portanto, se para você esse assunto é importante, continue lendo este post até o final que traremos algumas informações valiosas de prazos de guarda de documentos trabalhistas. E para saber mais sobre temporalidade de documentos clique aqui .
Confira alguns dos principais prazos aqui
Separamos aqui alguns dos principais prazos da guarda de documentos trabalhistas e previdenciários para efeitos de composição de eventuais processos judiciais. Porém, há outros também importantes. Por isso, é interessante que você consulte seu contador ou advogado. Siga:
Aviso prévio: 2 anos
Pedido de demissão: 2 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: 2 anos
Adiantamento salarial: 5 anos
Atestados médicos: 5 anos
Processo eleitoral da CIPA: 5 anos
Férias (recibos de pagamento e gozo): 5 anos
Salário (depósitos bancários): 5 anos
Folha de pagamento: 10 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos
FGTS (depósitos): 30 anos
Livro de Inspeção do Trabalho: Indeterminado
Contrato de trabalho: Indeterminado
Imagine uma empresa com mais de 10 colaboradores, por exemplo, tendo que fazer a gestão dos documentos trabalhistas gerados ao longo de 5, 10, 20 e 30 anos?
Imaginou? Com certeza, é um volume considerável de papéis. Por isso, o mais prudente é contratar um funcionário exclusivo para esta função, bem como destinar um espaço seguro dentro da empresa apenas para a guarda de documentos. Ou então terceirizar o serviço, que é a principal tendência das empresas.
Em resumo, a Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos em geral, para empresas e profissionais liberais, como médicos e advogados. Para conhecer melhor nossa empresa, clique no link  e continue acompanhando as dicas do nosso blog.