Quais os prejuízos gerados com a perda de documentos?

Se você trabalha na área administrativa de uma empresa, deve estar habituado a lidar com uma montanha de papeis, não é mesmo? Porém, você já deve ter imaginado os prejuízos causados com a perda de documentos. Vamos entender melhor? Acompanhe a leitura deste post.

Muitas vezes as empresas trabalham com equipes enxutas na área administrativa. Portanto, o principal reflexo é o acúmulo de tarefas .

E como diz o ditado: a pressa é a inimiga da perfeição. Nesse sentido, o risco de falhas aumenta.

Logo, um dos problemas que podem vir a acontecer é a perda de documentos.

Embora a maioria dos escritos importantes, como contratos, licenças, recibos e laudos tenham mais de uma via, o extravio de um papel importante gera muita dor de cabeça.

Entre os prejuízos gerados com a perda de documentos estão:

– queda na produtividade

– abertura de fichas de ocorrências internas

– aumento no somatório de falhas

– risco de ações judiciais

– perda de tempo

– desgaste da imagem do setor ou do funcionário

Dessa forma, por mais que o documento venha a ser localizado, perde-se um tempo considerável na busca.

Mesmo que o erro afete um membro da equipe, corre-se o risco de ações judiciais. Foi o que aconteceu recentemente em Tocantins.

Uma empresa perdeu a carteira de trabalho  do funcionário. Ele ingressou com uma ação na Vara do Trabalho e ganhou a causa correspondente a 10 vezes o salário recebido na empresa.

Em resumo, o melhor é prevenir do que remediar. A perda de documentos traz inúmeros prejuízos, entre eles a queda na produtividade e o risco de ações judiciais.

É por isso que muitos empresários contratam empresas de guarda e gestão de documentos. A Boomerang File é especializada em soluções inteligentes na guarda e gestão documental. Entre em contato para mais informações .

Gestão de documentos pode ajudar na redução de custos

Você já parou para pensar que, independentemente dos resultados financeiros da sua empresa, reduzir custos é uma prioridade? Isso porque uma gestão financeira inteligente evita problemas futuros. Nesse sentido, a gestão de documentos feita de forma profissional pode auxiliar na redução de custos da empresa.

Para quem acredita que a gestão de documentos é um processo simples, está enganado. Isso porque para fazer uma administração correta dos documentos é preciso levar em consideração dois aspectos importantes.

São eles: o primeiro é deixar os documentos mais acessados de uma forma que possam ser buscados e atualizados com mais facilidade; e o segundo é armazenar de forma mais adequada aqueles documentos que são menos acessados.

 

Boas práticas reduzem impressão de papel

Além disso, as boas práticas da gestão de documentos permitem que se reduza a impressão de papeis. Isso porque quando se vai armazenar documentos importantes, como recibos e contratos comerciais, não se sabe ao certo o número correto de vias. E, seguindo aquele velho pensamento de que é melhor sobrar do que faltar, acaba-se fazendo impressões duplicadas.

Uma pesquisa da empresa Gartner Inc. estimou, por exemplo, que um funcionário gasta, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Parece um número gigantesco, mas basta olhar para os lados na sua bancada de trabalho que você verá que o papel ainda é muito utilizado.

 

Gestão de documentos aumenta produtividade

Outra consequência da gestão de documentos é o aumento da produtividade da equipe. Não é regra geral, mas alguns arquivos e pastas são guardados de forma improvisada, sem serem priorizados pela empresa, fazendo com que a localização desses documentos seja um martírio para muitos colaboradores.

Nesse ponto, um quesito a ser observado é a terceirização na gestão de documentos. Isso porque, em princípio, ela pode parecer um gasto, porém, com o passar dos meses, se verá que a terceirização otimiza o tempo, o espaço e a energia da equipe.

Afinal de contas, pode-se usar a jornada de trabalho de forma mais útil, aplicando toda a dedicação nas atividades próprias da empresa e não com atividades burocráticas da guarda de documentos.

 

Terceirização é uma boa saída

Em resumo, a gestão de documentos profissional e terceirizada otimiza o tempo, aumenta a segurança e permite que a equipe se dedique às suas tarefas específicas, sem ter que abrir espaços na agenda para localizar documentos ou classificar papeis.

Agora que você já refletiu sobre a importância desse processo no dia a dia da sua empresa, que tal conhecer melhor a Boomerang File? Navegue no nosso site  e saiba mais sobre nossas soluções.

Evite esses 5 erros na gestão de documentos

A gestão de documentos de uma empresa é uma tarefa que precisa receber uma atenção especial e não pode ser negligenciada, pois pode impactar em outros setores. Veja agora, neste artigo, os cinco principais erros que podem estar passando despercebidos na sua empresa.

1.Falta de padronização

A falta de padronização dos documentos por tipo e data pode prejudicar a busca, ainda mais em se tratando da gestão do tempo durante o expediente. Quando o arquivo documental é pequeno, esse problema não tem maiores consequências. Porém, à medida que o volume de documentos guardados cresce, a desorganização pode comprometer seriamente os trabalhos.

2.Livre acesso

Deixar os documentos empresariais ao livre acesso de todos os funcionários, de qualquer setor, pode prejudicar o andamento dos processos de uma empresa. Isso porque diante de um caso de extravio, será difícil apontar responsáveis. Além disso, nem todos os conteúdos podem ser acessados por qualquer pessoa, como dados bancários, salários e balancetes financeiros.

3.Ferramentas insuficientes  

As empresas também cometem o erro de monitorar os documentos com ferramentas insuficientes de controle, como pranchetas, planilhas e cadernetas. Se o volume de documentos crescer, o método torna-se muito frágil e é preciso refazer todo o processo, provocando o retrabalho.

4.Sala inadequada

Uma solução caseira encontrada pela maioria das empresas é guardar as caixas de documentos no almoxarifado ou, na falta dele, em algum canto da área de serviços. Mas infelizmente esta não é a melhor saída. Isso porque os documentos podem ser danificados pela umidade ou presença de insetos.

5.Subestimar a importância dos documentos

Uma falha cometida nas empresas, e que resume bem todos os erros anteriores, é o ato de subestimar a importância dos documentos. Como já falamos aqui no blog, alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por mais de uma década.

Por isso, o cuidado necessário com a gestão de documentos evita problemas futuros, como a derrota em ações judiciais, o pagamento de multas e o mau uso do tempo.

É por essas razões que a solução mais prudente é a terceirização na gestão documental. A Boomerang File oferece serviços de armazenamento e guarda segura de documentos. Aproveite e converse com nossos atendentes .

5 dicas para manter documentos confidenciais seguros

Muitas empresas têm documentos confidenciais. Se eles forem acessados por terceiros não autorizados, a falha pode comprometer os resultados da corporação. Por isso, é preciso muita cautela na guarda de documentos dessa classificação. Veja neste artigo cinco dicas para aumentar a segurança no armazenamento de documentos confidenciais.

Em primeiro lugar, é imprescindível saber que o zelo pelas informações sigilosas deve ser prioridade nos documentos físicos e digitais. Sejam eles balancetes, lançamentos ou projetos de um novo produto.

Então, vamos às dicas de segurança na guarda de documentos confidenciais:

1 – Documentos físicos: controle de acesso

Se as informações sigilosas ficam guardadas no escritório, é importante comprar um cofre cuja senha seja disponibilizada a poucas pessoas, e estas devem ser de confiança. Se ficam armazenados em caixas dentro de uma sala, é interessante implantar um sistema de controle de acesso com senhas ou biometria para a entrada de pessoas autorizadas.

2 – Documentos digitais: acesso em duas etapas

Caso os documentos estejam guardados em meios digitais, em computadores ou na nuvem, é crucial fazer a verificação em duas etapas com a utilização de senhas diferentes. Lembre-se: quanto menos pessoas tiverem acesso, melhor!

3 – Cuidado com softwares e dispositivos

Se a guarda de documentos confidenciais é feita no meio digital é preciso tomar alguns cuidados para evitar ataques cibernéticos. É recomendado fazer a atualização constante dos softwares para evitar falhas. Outra medida preventiva é evitar o uso de pendrives , que podem conter vírus.

4- Destruição com segurança

Um momento que merece atenção do gestor é a destruição de documentos sigilosos. Observando as regras de temporalidade e a necessidade de manter ou não os papeis, os documentos devem ser destruídos por empresas especializadas, se possível, com o acompanhamento de um representante da empresa. A intenção é evitar que o processo tenha falhas.

5 – Contrate uma empresa especializada

Muitas empresas que possuem documentos confidenciais terceirizam a guarda  e a gestão desses documentos a fim de redobrar a segurança. Dessa forma, o monitoramento é constante e a consulta é mais organizada.

Gostou das nossas dicas? A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os confidenciais. Para saber mais sobre os nossos serviços, entre em contato com nossos consultores.