Tecnologia RFID aumenta segurança e controle de documentos

Você sabia que o uso da tecnologia RFID substituiu o código de barras e aumentou a rastreabilidade de acervos? A ferramenta está tão difundida que a inovação é empregada em setores variados, como bibliotecas, pecuária, guarda de documentos e até no pedágio.
Só para refrescar a memória, o RFID é uma sigla em inglês que significa Radio Frequency Identification. O termo pode ser traduzido para o português como Identificação por Radiofrequência.
Mas o interessante é que a tecnologia RFID  consiste no uso de etiquetas com transponders ou chips que podem ser lidos a distância por uma base transmissora.
Assim, é o que ocorre, por exemplo, na liberação das cancelas de pagamento automático do pedágio, ou ainda, nos alarmes de veículos que podem ser acionados a até 20 metros de distância.
Portanto, a partir da identificação, o objeto, animal ou até mesmo pessoa, é reconhecido por um software que permitirá o controle mais apurado em relação a estoque, lote, classificação etc.
Empresas podem terceirizar serviços
Toda empresa, de qualquer segmento, pode ter um sistema com tecnologia RFID instalado em seus departamentos. Especialmente o de guarda de arquivos documentais.
Porém, como o investimento é alto, é mais prudente terceirizar  a guarda de documentos em uma empresa que utiliza a tecnologia RFID.
Em se tratando de guarda de documentos, o uso da tecnologia RFID é o mais seguro e rastreável. É por isso que a Boomerang File, empresa especializada na guarda e gestão de documentos, utiliza a ferramenta para controlar e classificar o estoque de caixas de documentos armazenado.
Tecnologia RFID é usada na Boomerang File
Assim, como um simples toque para acessar o código, garante-se a inviolabilidade, a rápida localização e a tranquilidade de se deixar os documentos importantes de uma empresa em boas mãos.
Desse modo, a empresa que contrata a Boomerang File tem ciência de que os documentos não serão extraviados, misturados a outros acervos ou terão o risco de cair em mãos erradas.
Em suma, a tecnologia RFID é a mais moderna e completa em termos de controle de documentos.
A Boomerang File utiliza a metodologia e, assim, garante mais segurança e agilidade aos seus clientes, que podem focar suas energias na melhoria da produtividade.
Para saber mais sobre a Boomerang File, acesse aqui .

Por que as empresas ainda não estão maduras na gestão de documentos?

A maioria das empresas almeja diminuir gastos e aumentar a competitividade. Mas, no Brasil, ainda há muitos empreendedores que não investem no gerenciamento de documentos. Veja neste artigo qual é a relação entre a gestão de documentos profissional e os resultados da empresa.
Primeiramente para ser competitivo é preciso incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.
Para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos funcionários.
Desse modo, uma gestão de documentos precária acaba causando retrabalho e perda de tempo.
Você sabia que um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) comprovou que os funcionários perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos?
Isso em se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .
Impressões desnecessárias
Outro viés da gestão de documentos feita de forma muito amadora é o aumento de fotocópias desnecessárias.
Portanto, ainda segundo a ABGD, aproximadamente 40% das fotocópias são desnecessárias. Isso porque, em média, um documento é xerocado 19 vezes no decorrer de sua vida útil dentro da empresa.
Ainda sobre a gestão de documentos, a principal estratégia das empresas para armazenar contratos, recibos, alvarás e outros documentos importantes, é o arquivo físico.
Assim, uma pesquisa da Association for Information and Image Management , feita no ano de 2015, descobriu que 40% dos negócios tinham arquivos físicos porque não conheciam outros métodos de armazenam.
Digitalização de documentos
Nesse sentido, a digitalização de documentos vem, aos poucos, virando rotina das empresas. O resultado é a economia de papel, a segurança dos dados e a rapidez na hora de buscar uma determinada informação.
Agora, uma questão muito importante é o espaço destinado à guarda e gestão de documentos. O estudo da ABGD mostrou que praticamente dois terços dos dados guardados por um empreendimento podem ser descartados porque já estão obsoletos.
Mas atenção: isso não quer dizer que é possível descartar documentos sem critérios definidos porque existe a tabela de temporalidade que deve ser observada.
Em resumo, muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios da gestão de documentos profissional e podem estar deixando de crescer.
É por isso que a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais, possuindo soluções para todos os portes de empresas e até pessoas físicas. Para conhecer melhor a empresa, acesse o site  ou mande um e-mail para contato@boomerangfile.com.br.

É possível eliminar o uso de papel nos escritórios?

O papel é um dos vilões da natureza. Mas a maioria das pessoas pensa apenas nos danos causados pelo plástico. Principalmente ao ver imagens de tartarugas e pássaros presos às sacolas. Porém, o papel também danifica a natureza. Por isso, uma reflexão que se faz necessária é: é possível eliminar o uso de papel nos escritórios?
Calcula-se que 50% dos resíduos gerados num escritório sejam formados por papéis. São autorizações, anotações, fotocópias, resumos, formulários, entre outros.
No entanto, um meio de ajudar a eliminar o uso de papel nos escritórios é a digitalização, seja ela de documentos ou de papéis de procedimentos internos, representada no envio de comunicados online, por exemplo.
Entretanto, embora a digitalização de documentos seja algo já familiarizado na maioria das empresas, ainda existe a cultura do papel, comprometendo assim a fauna e a flora de muitas regiões do planeta.
Embora o papel utilizado nos departamentos das empresas venha de áreas reflorestadas, ainda são altos os índices de desmatamento da mata nativa, especialmente na região Norte do Brasil.
Por isso, além de colocar a digitalização como uma prioridade na maioria dos escritórios, é sobretudo importante pensar em saídas para evitar o uso excessivo de papel nos escritórios .
Nesse sentido, acompanhe algumas dicas:
– desinstale a impressora, assim evita-se a tentação de fazer fotocópias;
– se não puder evitar a fotocópia, prefira a impressão frente e verso, bem como o papel reciclado;
– utilize ferramentas, como o Google Drive, para o envio de arquivos à equipe e evite o pedido de assinaturas físicas;
– se o motivo da impressão for a comparação de documentos, habitue-se a usar um segundo monitor para fazer a checagem nas telas;
– monitore o número de impressões e o motivo do uso por parte dos funcionários, além de comunicar o balanço mensalmente à equipe;
terceirize a gestão de documentos usando o serviço de digitalização de papeis.
Em resumo, todas essas medidas vão auxiliar na redução do uso de papel nos escritórios. Afinal, além de ter uma bancada de trabalho mais limpa e organizada, você e sua empresa estarão contribuindo com a natureza, pois papel e papelão demoram seis meses para se decomporem no meio ambiente.
E, agora, uma dica: a Boomerang File é especializada na guarda e gestão de documentos das empresas. Entre seus serviços está a transformação de acervo físico em digital. Converse com um atendente acessando este link .

Veja 3 dicas simples para gerir documentos nos pequenos negócios

Pequenas empresas, grandes trabalhos. Não é mesmo? Com menos funcionários, os pequenos empreendimentos têm que dividir as atenções entre o atendimento ao cliente e as tarefas internas do dia a dia. Entre essas tarefas estão gerir documentos.
Leia neste post como fazer a gestão inteligente de documentos, sem perder tempo nem dinheiro.
Mas inicialmente vamos falar um pouco sobre os pequenos negócios. Atendendo no B2B ou no B2C, essas empresas formam a maioria dos empreendimentos do Brasil.

99% dos empreendimentos são MPE
Um levantamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) demonstrou que 99% das 6,4 milhões de empresas brasileiras são consideradas MPE (micro e pequenas empresas).
Um dado interessante é que os pequenos negócios foram responsáveis por 95% dos empregos formais criados em julho de 2019, conforme um levantamento do Sebrae . Ou seja, os pequenos empresários contrataram 41,5 mil pessoas neste período.
Embora o percentual seja considerável, uma característica marcante dos pequenos negócios é o número reduzido de funcionários por setor.
Quem não conhece um “Severino” que é o famoso “faz tudo” na empresa, responsável por controlar o setor de compras, de vendas, de RH e o que mais for possível. Aliás, nesta listagem de tarefas está a guarda e e a gestão de documentos .

Terceirização é nova tendência
Por isso, é importante que hajam processos bem definidos para que a empresa alcance resultados e reduza o retrabalho. Nesse sentido, seguem três dicas importantes para a gestão de pequenos negócios:
1- Destinar algumas horas na semana para classificar e organizar o arquivo de documentos. Muitas vezes, há tarefas mais urgentes, fazendo com que a guarda de documentos importantes fique em segundo plano. Mas é essencial separar algumas horas na semana para focar as energias no arquivo, seja ele físico ou digital.
2- Digilitalizar documentos. O papel já está com os dias contados. A maioria dos documentos hoje pode ter uma versão digital. Porém é preciso dedicar a mesma atenção que os documentos impressos recebem.
3- Tercerizar a gestão documental. É uma opção cada vez mais adotada pelas empresas que buscam otimizar a gestão do tempo. Os documentos ficam armazenados e classificados de forma segura e profissional.
Para concluir, os pequenos negócios representam a maioria dos empreendimentos brasileiros, seja atendendo ao público em geral ou o ramo corporativo.
Nessa linha de pensamento, a Boomerang File é uma empresa voltada para soluções inteligentes e customizáveis na guarda e gestão de documentos.
Dessa forma, há planos econômicos que atendem empresas com faturamentos e portes menores.
Agora que você já sabe a importância da terceirização deste setor, conheça melhor a Boomerang File através do nosso site  e não deixe de entrar em contato se tiver alguma dúvida.