Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
Para entender melhor os diferenciais da empresa, solicite uma visita dos nossos consultores. Entre em contato e saiba mais.

MEI: documentos necessários para ser dono do negócio

Não importa o tamanho da empresa: ela gera inúmeros documentos. E estes documentos contêm informações valiosas. Se não forem armazenados com o devido cuidado, o empreendedor pode amargar prejuízos. Por isso, confira agora como resolver o impasse MEI – documentos necessários.
Para quem já exerce uma atividade empresarial e quer se regularizar, ou para aqueles que estão pretendendo ingressar no mundo corporativo, fique atento à documentação exigida para MEI.
Primeiramente, o MEI é uma categoria criada para classificar empreendedores que trabalham sozinhos e têm faturamento anual inferior a R$ 81 mil.
Portanto, a sigla significa Microempreendedor Individual. Hoje existem no Brasil mais de 8 milhões de empresários nesta classificação.
MEI: documentos necessários
A formalização pode ocorrer no próprio site do Portal do Empreendedor ou diretamente no serviço municipal de apoio ao empreendedor da sua cidade.
Então, fique atento ao checklist: MEI – documentos necessários:
RG;
CPF;
Comprovante de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo, dependendo da atividade comercial);
Título de eleitor;
Número do recibo da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta prévia de localização (dependendo da atividade, se o município exigir).
Após reunir e apresentar os documentos necessários, o próprio Portal do Empreendedor recomenda que se imprima o DAS (contribuição mensal), bem como o certificado de Microempreendedor Individual e o cartão de CNPJ que pode ser obtido no site da Receita Federal.
Lembrando que o MEI deve pagar mensalmente o DAS, que inclui taxas previdenciárias. O valor do carnê do DAS varia de R$ 49,90 a R$ 54,90 mensais.
Outro detalhe importante é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que mais se aproxima da sua atividade profissional. Além de fazer a inscrição municipal para emitir nota fiscal.
Gestão de documentos
Após a formalização, você deve seguir as boas práticas de administração para ser bem sucedido no seu empreendimento. Uma dessas boas práticas é a gestão e guarda de documentos para evitar dores de cabeça futuras.
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em gestão e guarda de documentos. O MEI pode ter acesso, por exemplo, ao pacote light, que custa apenas R$ 49,90 mensais. Veja mais informações no nosso site.

Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.