Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?

Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.

A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Veja mais informações sobre o que fazer após digitalizar documentos lendo este artigo até o final.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos.
O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento bem como a qualidade da digitalização.
Depois disso é essencial fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas. O formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. O mais indicado é guardá-los em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou goteiras.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Dessa forma, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos. Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.

Microfilmagem é uma das opções
Se a empresa optar pela microfilmagem, porém, o documento original pode ser descartado, preservando-se apenas o arquivo digital. É o que diz a Lei 5.433/68, alterada pelo Decreto 1.799/96.
Concluindo, digitalizar documentos é uma tendência fortalecida com a transformação digital e se tornará indispensável nos próximos anos. Mas ainda é preciso tomar precauções, como o armazenamento de alguns documentos originais.
A Boomerang File tem soluções para pequenas, médias e grandes empresas que buscam a digitalização documental. Para saber mais, continue acompanhando o nosso blog com as novidades sobre a gestão documental terceirizada.

Quantas folhas cabem num arquivo? Organize seus documentos!

Na hora de armazenar documentos é essencial ter planejamento e fazer alguns cálculos. Você sabe, por exemplo, quantos documentos cabem numa “caixa arquivo” ou numa “caixa box”?
Saber a resposta vai lhe ajudar a ter uma noção melhor do espaço físico que o seu arquivo documental vai ocupar na sua empresa ou no seu escritório. Além disso, é possível saber o melhor plano a ser contratado no caso da terceirização da gestão documental.
Por isso fique atento às dicas deste artigo e comece, desde já, a colocar a papelada em ordem para facilitar o dia a dia do seu trabalho.

Dicas de como calcular o espaço certo para o arquivo

É certo que os papéis possuem pesos e dimensões diferentes. Os pesos são diversos devido à gramatura da folha. Já as dimensões se diferem por conta da sua classificação, que pode ir de papel ofício à A4 ou A3.
Mas, em regra geral, uma “caixa arquivo” comporta 3000 folhas. Ela tem, em média, 48 centímetros de largura por 27 centímetros de altura.
A partir dessas dimensões já é possível ter uma ideia de quantas caixas você precisa para montar seu arquivo, bem como o tamanho do armário que será adquirido.
Já uma “caixa box”, como as utilizadas na Boomerang File, comportam em média 1000 folhas. Elas apresentam uma medida padrão de 25 centímetros de altura por 37 centímetros de largura.

Portanto se a terceirização está nos planos da empresa já é possível ter em mente quantas “caixas box” serão necessárias para armazenar os documentos empresariais.
Lembre-se que a medida não é exata devido à especificidade do documento e da guarda de outros objetos, como plantas e projetos arquitetônicos, documentos impressos e mídias. Todos eles possuem pesos e tamanhos diferenciados.
Para concluir, é importante manter o arquivo de documentos da empresa sempre organizado para evitar extravios e acesso por pessoas não autorizadas, além de aumentar a vida útil do documento e agilizar a localização.
A Boomerang File opera a guarda e a gestão de documentos de empresas de todos os portes. Aproveite para conhecer melhor os planos clicando no nosso site.

Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
Nós somos a Boomerang File, uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os contábeis. Possuímos uma estrutura completa para atender empresas de todos os portes, com pacotes personalizados.
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Retenção de documentos: tudo o que você precisa saber

Você que é empresário deve ficar atento a um aspecto importantíssimo: a retenção de documentos pessoais de terceiros é contravenção penal prevista na Lei 5.553/68.
Portanto, para boas práticas de gestão de documentos empresariais é preciso estar atento à esta norma. Veja neste post os principais aspectos relacionados à retenção de documentos para se livrar de multas e outras dores de cabeça.
Primeiramente, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento pessoal do empregado e não pode, em nenhuma hipótese, ser retido pela empresa.
Sendo assim, os artigos 29 e 56 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determinam que o Departamento Pessoal deve efetuar todas as anotações do contrato de trabalho em até 48 horas e devolver o documento ao funcionário.
Se esse prazo for extrapolado, o empregado será indenizado. A indenização corresponde ao pagamento de 1 dia de trabalho a cada 1 dia de atraso na devolução da carteira. Além disso, o empresário está sujeito à multa do Ministério do Trabalho se houver denúncia ou fiscalização.
Por isso, é importante se precaver e pedir que o funcionário assine um recibo da devolução para que não se configure retenção de documento.
Nenhum documento pessoal poderá ser retido na empresa
A mesma lei, de 1968, também dita que você, empresário, não pode reter nenhum documento original ou fotocópia simples ou autenticada dos documentos pessoais do funcionário na empresa. A exceção é para a certidão de nascimento do filho para o registro e o pagamento do salário-família.
Outro fato corriqueiro, relacionado aos escritórios de contabilidade, é que alguns profissionais do mercado costumam fazer a retenção de documentos do cliente inadimplente até que ele quite a dívida.
Porém, pelo teor da mesma lei já citada e também pelo Código de Ética do Contabilista, em seu artigo 3º, é proibido praticar a retenção de documento do cliente inadimplente.
Para concluir, se você deseja saber mais sobre a guarda de documentos e a gestão documental, consulte o site da Boomerang File. Somos uma empresa especializada em serviços de guarda e gestão de documentos. Fale conosco.