Documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente

Desde abril de 2019, os documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente. A medida do governo federal veio para desburocratizar as relações com a iniciativa privada. Por enquanto a emissão digital ainda é facultativa, mas passará a ser obrigatória em breve. Veja neste artigo como proceder.

A portaria 211, de 11 de abril de 2019, estabeleceu que documentos relacionados à saúde e à segurança do trabalhador poderão ser gerados, assinados e armazenados digitalmente.

Portanto o empresário pode efetuar a assinatura digital através do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) ou optar por imprimir o documento em PDF, assinar, digitalizar e guardar de forma segura.

Veja, portanto, alguns documentos que estão incluídos na portaria:

– Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);

– Plano de Proteção Radiológica (PPR);

– Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

– Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Há ainda outros documentos que podem ser conferidos diretamente na portaria; para isso clique aqui.

Portaria entrará em vigor a partir de 2021

O importante a ser observado é que os empresários devem ficar atentos ao prazo de cumprimento da portaria, pois a partir de abril de 2021 a emissão digital possa a ser obrigatória. Veja os prazos contados a partir da publicação da portaria:

– 5 anos para microempresas e MEI;

– 3 anos para empresas de pequeno porte;

– 2 anos para os demais portes de empresas.

O processo digital possibilita a celeridade e a economia. Porém, uma observação importante, é que se o documento for impresso deve ser armazenado assim como ocorria anteriormente à portaria. Isso porque os documentos físicos podem ser cobrados nas fiscalizações.

Para concluir, a portaria 211 permitiu o processo digital de emissão e armazenamento de documentos de segurança do trabalho. Entretanto, até abril de 2021 ela será facultativa para alguns portes de empresas.

Se você deseja continuar acessando informações importantes sobre a armazenagem de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File.

Somos uma empresa de guarda e gestão documental e atendemos todos os portes de empresa, em arquivos físicos e digitais. Para saber mais sobre nossos serviços, acesse o link.

Confira as principais tendências de gestão de documentos para 2020

O arquivo documental de uma empresa é uma das tarefas mais importantes do setor administrativo, pois o extravio ou o armazenamento inadequado pode resultar em problemas, como multas em fiscalizações e a perda de tempo na busca. Por isso muitas empresas têm aperfeiçoado a gestão de documentos. Nesse sentido, para ficar por dentro das tendências de 2020 neste setor, leia este post.

1.Transformação digital

Não há como negar que a transformação digital chegou para ficar. Assim sendo, as corporações têm adotado automações para tornarem-se mais ágeis e competitivas no mercado.

Nesse sentido uma forte tendência em 2020 será a digitalização de documentos. Ela facilita a guarda e a localização de documentos importantes.

2.Proteção de dados

Finalmente, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrará em vigor. A nova legislação que protege as informações pessoais de toda a base de dados de uma empresa começa a valer a partir de agosto de 2020.

Não é somente os arquivos digitais que deverão ser protegidos contra o ataque de hackers, mas os documentos físicos terão de receber cuidado redobrado para evitar que informações pessoais, como salários, possam parar nas mãos de pessoas não autorizadas.

Empresas que desrespeitarem a lei estarão sujeitas a multas de até R$ 50 milhões.

3.Terceirização

Desde 2017, quando a Lei 13.429 entrou em vigor, atividades fim das empresas puderam ser terceirizadas. Portanto a terceirização é quando uma empresa contrata outro CNPJ para a realização de um serviço. Assim não se tem vínculo empregatício.

As empresas têm aprimorado a terceirização a fim de repassar a especialistas de um determinado nicho um serviço específico, como a gestão de documentos.

Como consequência, os contratantes conseguem focar seus esforços no cerne do negócio e conseguir melhores resultados, inclusive com o aumento do faturamento.

Para concluir, as tendências para 2020 mostram que as empresas devem estar cada vez mais alinhadas com os novos processos de gestão para saírem da média e alcançarem sucesso.

Se você também deseja aprimorar sua administração com a terceirização da gestão de documentos, conheça melhor os serviços da Boomerang File, conversando com nossos consultores.

Para que serve a microfilmagem?

Com o alto volume de documentos gerados nas empresas, a microfilmagem se apresenta como um dos métodos para armazenagem segura e eficiente do ponto de vista de redução de espaço.
Ela serve para substituir documentos em papel e possibilitar uma rápida localização através da digitalização – processo que ocorre após a microfilmagem.
Portanto há duas grandes vantagens no método:
a microfilmagem pode ser convertida em arquivo digital;
tem amparo legal, permitindo o reconhecimento da autenticidade.
Para conhecer mais detalhes sobre a microfilmagem, acompanhe a leitura deste post.
O que é microfilmagem?

A microfilmagem consiste na fotografia de um documento a ser arquivado. O microfilme em si é uma mídia analógica. O mais utilizado é o rolo de filme de 16 milímetros em preto e branco.
O mais interessante é que o processo é fundamentado pela legislação brasileira. Desde 1968 está em vigor no Brasil a Lei 5.433 que reconhece a autenticidade dos documentos microfilmados.
Com isso, os documentos originais em papel podem ser descartados. Embora muitas empresas prefiram manter os papéis armazenados por motivo de segurança extra.
O microfilme é um material duradouro. Se forem tomados todos os cuidados no seu armazenamento, estima-se que as informações possam ser preservadas por até 500 anos.
Uma das vantagens desse processo é que se diminui o volume de documentos acumulados nas empresas e se aumenta a segurança.
Os rolos podem ficar abrigados em local protegido, enquanto que as imagens são digitalizadas para agilizar as buscas e reforçar a segurança dos dados.
O processo de digitalização que acompanha a microfilmagem é um tanto complexo e pode ser terceirizado. A Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos. Entre os serviços oferecidos estão o de digitalização.
Uma vez digitalizados, os documentos passam a contar com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que também é utilizado pela Boomerang File.
Para ter mais detalhes do processo e fazer um orçamento sem compromisso, entre em contato com os nossos consultores.

Como devo proceder com a guarda de documentos trabalhistas?

Documento trabalhista também é coisa séria. Por essa razão a guarda de documentos trabalhistas deve receber atenção especial. A papelada deve ficar armazenada em arquivos digitais ou caixas físicas. Após o vencimento, o descarte deve receber todo o cuidado porque contém informações pessoais.
Lembrando que documentos trabalhistas são todos aqueles que envolvem a relação empregatícia entre a empresa e o colaborador. Os exemplos são os seguintes:
– livro ou cartão de ponto;
– matrícula no INSS;
– contrato de experiência;
– contrato de trabalho;
– folha de pagamento;
– rescisão de contrato de trabalho.
O artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o prazo de guarda desses documentos. Confira:
– 5 anos (para trabalhadores urbanos e rurais) e até 2 anos, no máximo, após a extinção do contrato de trabalho;
Já o artigo 12 da mesma lei autoriza a guarda dos documentos trabalhistas em meio eletrônico, óptico ou equivalente. A regra vale para documentos relativos a obrigações trabalhistas e normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho.
Guarda de documentos trabalhistas: prazo do FGTS é de 30 anos
Como você viu, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos, no mínimo, e mais 2 anos após o desligamento do funcionário.
Uma exceção, porém, é a guarda de documentos pertinentes ao FGTS. Nesse caso, a guarda é de 30 anos.
Outro detalhe importante é que os documentos originais ou fotocópias do empregado, como RG e carteira de trabalho, não podem ser retidos pelo contratante.
Assim como o descarte dos documentos trabalhistas deve ser feito com cuidado, de modo que não haja vazamento de informações, como dados pessoais, que possam interessar pessoas mal-intencionadas.
Em suma a empresa deve ter um departamento específico para cuidar da guarda dos documentos trabalhistas, bem como seu descarte.
Mas, se preferir, pode contratar uma empresa especializada. Nós, da Boomerang File, somos qualificados na guarda e gestão de documentos, físicos e digitais.
Para ter mais notícias interessantes sobre a guarda de documentos empresariais, continue navegando no nosso blog.

Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.