Veja a importância da formalização de contratos administrativos

Sua empresa já fechou ou pretende fechar negócios com o poder público? Pois saiba que a formalização de contratos administrativos é essencial para a garantia de direitos do seu empreendimento. Lembrando que o contrato é um documento e deve ser guardado com as devidas precauções.

Só para lembrar o contrato administrativo é previsto pela Lei Federal 8.666/93, que dita as regras das licitações públicas. Sendo assim, ao vender um produto ou um serviço para um órgão da administração direta ou indireta do governo é essencial formalizar o contrato.

Afinal de contas, o contrato vai elencar valores, prazos, formas de pagamento e responsabilidades, bem como direitos e deveres das partes.

Conforme a Lei das Licitações, o contrato administrativo pode ser alterado no decorrer da parceria de forma unilateral, ou seja, sob a vontade do poder público. Isso inclui qualquer esfera: municipal, estadual ou federal.

Portanto, o contrato administrativo pode sofrer acréscimo ou supressão de até 25% do valor inicial definido na licitação. Mas em se tratando de reforma de prédio, a taxa se estende para até 50% do valor.

Caso a alteração ultrapasse esse limite, segundo especialistas em direito administrativo, o contrato poderá ser considerado nulo.

Contratos públicos

É muito importante ressaltar, portanto, que mesmo a empresa sendo particular, ela deve responder pela lei que rege os contratos públicos quando presta um serviço ao município, ao estado ou à União.

Em resumo, se é o seu caso, ou se a sua empresa tem condições de participar de licitações futuras, é bom saber que os documentos devem estar em dia. A formalização de contratos administrativos garante a lisura do processo e o cumprimento de direitos.

Portanto, um item a ser observado é a guarda e a gestão desses documentos, tão importantes para o bom andamento dos processos das empresas. Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda de documentos, bem como em gestão documental. Para conhecer melhor as nossas soluções, acesse o site e converse com nossos representantes.

Você sabe a diferença entre preservação e conservação de documentos?

A conservação de documentos é vital para o funcionamento de empresas de todos os portes. Isso porque, sem informações importantes em mãos, os gestores podem atrasar processos, reduzirem a produtividade da equipe e serem alvos de condenações judiciais civis pela falta de provas documentais. Portanto, para saber o que é conservação e os fatores de degradação, fique atento na leitura deste artigo.

Primeiramente é importante ressaltar a diferença entre conservação de documentos e preservação. Veja:

  • conservação: conjunto de ações que interrompem o processo de degradação, ou seja, da perda de informações importantes contidas nos documentos físicos. Ela é obtida por meio de processos de higienização, pequenos reparos e acondicionamento adequado de documentos;
  • preservação: compreende toda a metodologia usada para conservar os documentos e as informações dos arquivos físicos. É o “guarda-chuva” que comporta a conservação.

Mas você sabe elencar os principais fatores de degradação, comuns tanto em arquivos públicos de documentos históricos quanto em arquivos empresariais? Veja a seguir.

Fatores de degradação que impedem a conservação de documentos

A maioria dos documentos empresariais precisa ser guardada por muitos anos, como você pode conferir neste artigo do nosso blog. Porém muitos administradores ainda não se dão conta da importância de armazená-los corretamente.

Sendo assim, veja os principais fatores:

ambientais: raios solares, prédios mal-planejados e falta de manutenção.

físicos: temperatura, umidade e iluminação. Portanto é bom lembrar que a luz do dia incidindo sobre os arquivos pode enfraquecer o papel e desbotar a tinta. O excesso de calor também danifica as fibras do papel. Sendo assim o ideal é manter um ambiente com ar-condicionado e umidificador, sem oscilações bruscas de temperatura, com uma média de 20ºC a 22ºC.

químicos: a poluição atmosférica danifica os arquivos documentais;

biológicos: ação de fungos, insetos e roedores;

humanos: a falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água ou café, por exemplo, nos registros.

Por tudo isso, é fundamental controlar os riscos e evitar que os documentos, que contêm informações sigilosas ou importantes sobre a história e o crescimento da empresa, devem ser armazenados adequadamente para terem vida útil prolongada.

A empresa Boomerang File é especialista em gestão e guarda documental. Por isso tem métodos específicos de conservação de documentos. Além disso, a empresa atende ao sistema de qualidade NBR ISO 9001 e, nesse sentido, é comprometida com todos os processos para a preservação.

Se você deseja conhecer melhor os nossos serviços, agende a visita de um consultor através do nosso site.

Armazenamento em nuvem: veja as vantagens para a sua empresa

Não tem como escapar: a transformação digital está mais presente do que nunca no mundo corporativo. Sendo assim o armazenamento em nuvem surge como uma promessa de guarda de dados de forma econômica e segura. Quer saber mais sobre o que é e quais são as vantagens para a sua empresa? Então, acompanhe a leitura deste post.

O armazenamento em nuvem, como o próprio nome diz, é a guarda de informações importantes na nuvem, ou seja, na internet. Por meio da contratação de um provedor, as informações são lançadas na internet em espaços protegidos e que permitem o acesso na hora e no local que o empresário precisar.

Devido às vantagens, os empresários têm reduzido a desconfiança com relação ao armazenamento em nuvem e contratado os planos. Existem inúmeros dispositivos de cloud computing gratuitos, como o Google Drive, o Dropbox e muitos outros. Entretanto, quando o assunto é armazenamento em nuvem de dados empresariais, o mais indicado é recorrer aos planos pagos.

Isso porque eles são customizados, têm mais espaço, possuem mecanismos de segurança reforçados contra o ataque de hackers. Eles ainda contam com suporte técnico mais assertivo.

 

Benefícios

 

Veja, nesse sentido, as principais vantagens do armazenamento em nuvem:

  • segurança digital;
  • mais economia;
  • maior facilidade de acesso;
  • compartilhamento de dados facilitado entre pessoas autorizadas.

Uma importante ressalva é que os dados da empresa devem ser, primeiramente, digitalizados para serem lançados no ambiente virtual.

Portanto a própria digitalização de documentos físicos já tem seus benefícios. Há uma otimização de espaço e de tempo. Prioritariamente espaço, porque não é preciso mais acumular caixas e caixas de arquivos. Em segundo lugar é a economia de tempo, já que a busca nos meios digitais é muito mais ágil, bem como o risco de extravio de documentos é mitigado.

Para concluir, a dica que fica para o empresário ou líder é promover a digitalização de todos os documentos físicos e, na sequência, o armazenamento em nuvem. As medidas otimizam o tempo, aprimoram os processos internos e dão mais segurança aos dados armazenados.

A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos físicos, mas também tem em seu portfólio os serviços de digitalização e armazenamento em nuvem. Para tirar suas dúvidas sobre o assunto ligue para (11) 9.4460-2811(WhatsApp) ou (11) 4712-1506.

Terceirização facilita a organização de documentos

Todo mundo concorda que a rotina de uma empresa é bastante agitada. Independentemente do ramo, é preciso manter em funcionamento os processos de produção, de vendas e do setor administrativo. Esses setores são vitais para qualquer corporação e todos eles geram documentos. Por isso muitos gestores têm percebido que a terceirização facilita a organização de documentos e, por isso, têm apostado nessa tendência.

Embora os governos mais recentes tenham tentado diminuir a burocracia, ela ainda é um mau necessário no mundo corporativo. Afinal todos os procedimentos precisam ser oficializados por meio de documentos que, por sua vez, devem ser cadastrados ou transmitidos aos órgãos responsáveis.

Isso tudo gera uma carga imensa de papéis e arquivos digitais que exigem uma gestão profissional. Algumas empresas recorrem a soluções caseiras. Ou seja, o mesmo funcionário do setor administrativo é incumbido de separar os documentos, classificá-los e criar uma metodologia de manuseio e de pesquisas para eventuais consultas.

Otimizando tempo e espaço

Porém isso acaba requerendo tempo e espaço. O colaborador tem que dedicar horas da sua jornada na gestão documental. A empresa, por sua vez, deve providenciar um espaço para a armazenagem dos arquivos.

Nesse sentido, o gestor precisa adotar métodos de conservação dos documentos. Eles devem ficar em local seguro, livre da ação de intempéries do tempo e do manuseio de pessoas não autorizadas.

Concluindo, a terceirização facilita a organização de documentos, bem como a consulta e a guarda segura. Nesse sentido o mercado oferece soluções por meio de empresas especializadas no segmento de guarda e gestão documental.

A Boomerang File é voltada ao atendimento de pessoas físicas e jurídicas de todos os portes. Há planos iniciais, a partir de 50 caixas box de documentos, até volumes superiores a 200 caixas box mensais. Quer conhecer melhor nosso serviço? Agende uma visita dos nossos representantes.