Como o home office impacta na guarda e gestão de documentos?

Se você trabalha em sistema home office sabe que qualquer espaço, por menor que seja, deve ser bem aproveitado. Por isso, a guarda e a gestão de documentos nem sempre tem vez entre profissionais liberais que têm escritório em casa.

Geralmente, os espaços de home office são pequenos e otimizados para atender exclusivamente às necessidades do momento. Caixas, prateleiras e armários não comportam todos os documentos, especialmente quando você precisa gerenciar os seus próprios documentos e os papéis mais importantes dos seus clientes.

Mas isso não é motivo para desistir do chamado teletrabalho ou trabalho remoto. Afinal, ele tem diversas vantagens, como economia de gastos com combustível, aluguel de espaço físico, água, luz, internet e telefone.

Aumento no Brasil

Só para se ter uma ideia, o home office tem aumentado no Brasil nos últimos anos. Um levantamento da empresa de recrutamento Robert Half demonstrou que 47% dos diretores de RH entrevistados dizem que o trabalho remoto aumentou recentemente.

A mesma pesquisa ouviu diretores de outros países. Na China, por exemplo, 54% dos gestores identificaram esse aumento, colocando o país em primeiro lugar no ranking da percepção do aumento do teletrabalho.

Dependendo do ofício, o profissional liberal reúne mensalmente uma série de documentos, desde um corretor de imóveis autônomo ou um advogado. Tais profissionais precisam gerenciar os documentos dos seus clientes com o mesmo sigilo e profissionalismo de alguém que trabalha em escritório externo.

Concluindo, uma solução encontrada por profissionais liberais que estão no home office é a terceirização da guarda e gestão de documentos. Funciona assim: o cliente contrata a empresa, ganha uma chave de acesso à plataforma de gestão, enquanto que a empresa responde pela guarda segura dos papéis e mídias.

Os arquivos estão disponíveis sempre que o profissional liberal desejar. A Boomerang File é especialista em guarda e gestão documental. Quer saber mais? Mande uma mensagem para (11) 9.4460-2811.

Você tem certeza que os documentos estão seguros na sua empresa?

Um bom gestor deve ficar de olho no funcionamento de todos os setores da sua empresa. Afinal, uma peça solta pode comprometer a operação de toda a engrenagem. E essa peça solta, muitas vezes, pode estar na guarda de documentos. Você consegue afirmar, ao certo, que eles estão seguros na sua empresa?

Existem basicamente dois fatores que comprometem a segurança dos arquivos. Veja quais são eles:

  • infraestrutura: consiste nas condições físicas da sala onde são guardadas as caixas de documentos;
  • acesso: diz respeito a quantas pessoas têm acesso livre às pastas, bem como o grau de confidencialidade dos papéis.

Nesse sentido, é interessante verificar as condições do espaço onde estão os arquivos. Procure verificar se há risco de infiltração, de alagamento, da presença de roedores ou traças.

Outro detalhe a ser observado é a quantidade de luz natural que entra na sala dos arquivos. O sol enfraquece o papel e desbota a tinta mais facilmente. A alta temperatura também fragiliza as fibras do papel.

Mas um cuidado especial deve ser tomado com relação ao acesso de funcionários ao local. Sua empresa monitora o local com câmeras? É possível saber quantas pessoas entram na sala onde estão os documentos?

Segurança

Por mais que se tratem de arquivos não confidenciais, eles merecem proteção. Afinal de contas, os documentos empresariais têm prazos de armazenamento estabelecidos em lei.

O seu extravio ou dano pode ocasionar problemas judiciais para a empresa, além de notificações dos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho ou Vigilância Sanitária, dependendo do setor de atuação do seu negócio.

Por isso, muitas empresas adotam a terceirização da guarda de documentos. Sendo assim, as pastas ficam preservadas em galpões de empresas especializadas.

É o caso da Boomerang File. Possuímos depósitos com padrões de segurança da ABNT, com Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir total rastreabilidade dos seus documentos.

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