3 razões fundamentais para você terceirizar a destruição dos documentos da sua empresa

Documentos tem prazo de validade até mesmo para sobreviverem no arquivo morto. A própria legislação determina que depois de certo período, os documentos perdem a validade e por isso, podem ser descartados. Assim, fichas de acidente de trabalho, documentos relativos ao FGTS,recolhimento de impostos, PPRA entre outros podem ser eliminados considerando cada prazo específico.

O descarte é um processo importante dentro da gestão de documentos, já que o acumulo ocupa espaço e, consequentemente, gera custos para a empresa. Porém, qual a melhor forma de descartar seus documentos? E como garantir que as informações sejam efetivamente destruídas? Para saber por que a terceirização pode ser uma ótima resposta para essa pergunta, confira o post!

O que considerar no descarte e destruição de documentos

Primeiramente, o descarte deve considerar a segurança, já que muitas informações presentes nos documentos podem ser importantes e até mesmo sigilosas. Além disso, a empresa deve se preocupar em dar a destinação correta aos seus documentos, já que o papel é um item reciclável e a própria Política Nacional de Resíduos Sólidos deixa clara a responsabilidade das empresas com relação à destinação de seus resíduos.

Assim, para que haja a destruição e o descarte a empresa deve considerar uma logística mínima de pelo menos um funcionário para se responsabilizar pela destruição, além da subcontratação de outros serviços para que seja dado o correto descarte da papelada.

Uma empresa terceirizada é capaz de substituir tanto a contratação de um funcionário quanto poderá suprir toda a logística do processo, tornando a destruição mais simples, prática e barata. Além disso, terceirizar a destruição de documentos pode trazer os seguintes benefícios:

  1. Mais segurança na destruição de informações importantes

Uma empresa especializada que oferece serviços de destruição de documentos conta com maquinário próprio para isso e assume a responsabilidade pelo sigilo das informações. Ao contratar esse tipo de serviço, o cliente tem com um contrato que assegura todo o processo e impede que informações importantes caiam nas mãos erradas.

  1. Evitar problemas com o meio ambiente

Muitas empresas consideram colocar fogo da papelada, pois essa seria a forma mais eficiente de destruir os documentos. Porém, além de criar problemas com os vizinhos, colocar fogo é uma prática que pode gerar autuações pesadas pelos órgãos ambientais.

O ideal é adquirir uma máquina fragmentadora de papel para fazer o serviço da destruição e posteriormente destinar os resíduos à empresas de reciclagem ou aos próprios catadores.

  1. Ganhar mais praticidade por menos custo

A contratação de um funcionário somada à contratação de empresas para fazer a logística dos resíduos, além da aquisição de uma máquina fragmentadora, pode gerar um custo significativo para um negócio, além de ser pouco prático. Com uma empresa terceirizada o procedimento pode ser bem simples: basta você separar os documentos que precisam ser descartados que a própria empresa se encarrega de buscar, destruir e dar a destinação ambientalmente correta.

A terceirização de serviços suporte vem se transformando em uma tendência no mundo corporativo e trazendo ótimos resultados em termos e custos e eficiência para inúmeras empresas. Por isso vale a pena considerar também a terceirização da destruição dos documentos para otimizar o dia a dia do seu negócio.

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