Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
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