5 dicas infalíveis para organizar melhor seu escritório

O gerenciamento de papéis é uma atividade essencial para todo escritório. Mesmo com o escaneamento de documentos, a presença dos originais é necessária em diversas atividades do dia a dia. Por isso, não se engane, escritório “papel zero” é uma utopia e é melhor não contar com isso! Uma gestão de documentos eficiente, no entanto, pode resolver boa parte dos problemas que envolvem documentos, além de beneficiar a produtividade da empresa.

A organização de documentos é uma prática que contribui com a produtividade, além de melhorar a qualidade do ambiente. Organizações que não são vulneráveis à bagunça dos documentos correm menos riscos de atrasarem tarefas, perderem documentos e até cometerem erros nas atividades cotidianas.

Se seu escritório não anda com o arquivo muito organizado, confira as dicas que separamos para você!

  1. Monte um plano de ação antes de organizar seus documentos

Antes de dar início a separação e organização de documentos, faça um planejamento prévio. Avalie o dia a dia da sua empresa, veja quais são as categorias para o arquivamento que melhor atendem às demandas diárias, escreva tudo em um papel e depois parta para a ação. Isso irá ajudá-lo a realizar um trabalho de organização mais eficiente e em menos tempo, sem que recursos sejam desperdiçados. Em outras palavras, você não precisará ir a uma papelaria e comprar toneladas de caixas de arquivo e depois perceber que só precisava utilizar meia dúzia delas.

  1. Padronize sua documentação

Padronizar significa agrupar sua documentação de acordo com um critério previamente estabelecido. Você pode agrupar sua documentação por tema, por data, por cliente, enfim, existem diversas formas de reunir seus documentos de forma que eles sejam facilmente localizados quando for necessário.

Uma boa dica é promover uma padronização inteligente, ou seja, adequada as rotinas da empresa. Se você sofre fiscalizações constantes, por exemplo, deixe uma pasta com toda documentação separa que os fiscais solicitam. Da mesma forma, você deve reunir toda a documentação contábil que acaba influenciando nas atividades do financeiro e frequentemente são solicitadas pelos gestores.

Uma boa dica é estabelecer categorias genéricas e subcategorias, se necessário. A criação de categorias muito específicas acaba multiplicando a necessidade de caixas de arquivo e dificulta a busca dos documentos.

  1. Tenha uma rotina de organização do escritório

Escritórios que acumulam muitos papéis tendem a lidar com a perda e o sumiço constante desses documentos. Por isso, além de promover toda a organização dos arquivos, a empresa deve estabelecer junto aos colaboradores uma rotina que facilite as ações de guarda e conservação de documentos.

Todos da empresa devem estar cientes dos impactos negativos da desorganização para a sua esfera individual e o dia a dia da empresa. Se possível envolva o maior número de funcionários no processo de organização do escritório em vez de deixar apenas uma pessoa responsável por ela. Isso costuma gerar resultados mais eficientes.

  1. Tenha um back up dos seus documentos

Uma boa dica é fazer uma “planilha back up” identificando todos os documentos e as caixas arquivo. Isso, além de otimizar a localização, auxilia na atualização e limpeza do arquivo, principalmente no que se refere à documentos que não precisam mais ser guardados.

  1. Valorize o seu espaço

Qual o benefício de manter em seu escritório pastas e arquivos que não são utilizados com frequência? O acumulo de pastas pode impedir que você tenha um melhor aproveitamento do seu espaço, utilizando para o benefício da empresa.

A guarda de documentos já é uma solução possível e acessível para empresas de todos os portes e isso pode ajudar a sua empresa a se organizar de forma mais eficiente.

Um dos principais motivos que leva à desorganização é o excesso. Se o seu escritório parece que se desorganiza sozinho, existem boas chances de você ter mais pastas do que precisa em seu espaço. Considere a guarda de documentos como uma aliada da sua empresa. A produtividade certamente agradecerá!

Como você lida com a organização do seu escritório? Já utilizou algum serviço de guarda de documentos? Deixe seus comentários abaixo!