5 dicas para manter documentos confidenciais seguros

Muitas empresas têm documentos confidenciais. Se eles forem acessados por terceiros não autorizados, a falha pode comprometer os resultados da corporação. Por isso, é preciso muita cautela na guarda de documentos dessa classificação. Veja neste artigo cinco dicas para aumentar a segurança no armazenamento de documentos confidenciais.

Em primeiro lugar, é imprescindível saber que o zelo pelas informações sigilosas deve ser prioridade nos documentos físicos e digitais. Sejam eles balancetes, lançamentos ou projetos de um novo produto.

Então, vamos às dicas de segurança na guarda de documentos confidenciais:

1 – Documentos físicos: controle de acesso

Se as informações sigilosas ficam guardadas no escritório, é importante comprar um cofre cuja senha seja disponibilizada a poucas pessoas, e estas devem ser de confiança. Se ficam armazenados em caixas dentro de uma sala, é interessante implantar um sistema de controle de acesso com senhas ou biometria para a entrada de pessoas autorizadas.

2 – Documentos digitais: acesso em duas etapas

Caso os documentos estejam guardados em meios digitais, em computadores ou na nuvem, é crucial fazer a verificação em duas etapas com a utilização de senhas diferentes. Lembre-se: quanto menos pessoas tiverem acesso, melhor!

3 – Cuidado com softwares e dispositivos

Se a guarda de documentos confidenciais é feita no meio digital é preciso tomar alguns cuidados para evitar ataques cibernéticos. É recomendado fazer a atualização constante dos softwares para evitar falhas. Outra medida preventiva é evitar o uso de pendrives , que podem conter vírus.

4- Destruição com segurança

Um momento que merece atenção do gestor é a destruição de documentos sigilosos. Observando as regras de temporalidade e a necessidade de manter ou não os papeis, os documentos devem ser destruídos por empresas especializadas, se possível, com o acompanhamento de um representante da empresa. A intenção é evitar que o processo tenha falhas.

5 – Contrate uma empresa especializada

Muitas empresas que possuem documentos confidenciais terceirizam a guarda  e a gestão desses documentos a fim de redobrar a segurança. Dessa forma, o monitoramento é constante e a consulta é mais organizada.

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