A Lei de Acesso e a Guarda de Documentos

Os procedimentos legais vigentes, sofrem constantes alterações e as empresas precisam estar atentas para atender as exigências de forma eficaz. A Gestão de Documentos auxilia no cumprimento dessas obrigações.

A LAI – Lei de Acesso à informação ou Lei nº 12.527/2011, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
As principais obrigações são:
– Compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas prefeituras
– Cuidados com a Segurança
– Garantia de sigilo das informações pessoais
– Garantia de transparência
– Proteção da autenticidade e integridade dos dados fornecidos

As prefeituras devem apresentar a população os dados gerais da administração, como os gastos e investimentos, licitações, contratos fechados, etc.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam garantir o acesso à informação é preciso fazer a Organização de Documentos, separando os materiais por categorias e subcategorias.

A LAI tem como uma das principais exigências a disponibilização das informações por meio eletrônico. Para isso um passo importante é a digitalização de documentos e arquivos.
A Microfilmagem é uma importante aliada dos órgãos públicos, pois, a cópia feita pelo método substitui o documento original.

A Gestão e Guarda de Documentos das prefeituras devem ser feitos de forma estratégica, garantindo a segurança e a preservação.

Se você é Gestor Público, evite penalidades, entre em contato e entenda como a Boomerang File pode ajudar na Gestão de Documentos.