Como o home office impacta na guarda e gestão de documentos?

Se você trabalha em sistema home office sabe que qualquer espaço, por menor que seja, deve ser bem aproveitado. Por isso, a guarda e a gestão de documentos nem sempre tem vez entre profissionais liberais que têm escritório em casa.

Geralmente, os espaços de home office são pequenos e otimizados para atender exclusivamente às necessidades do momento. Caixas, prateleiras e armários não comportam todos os documentos, especialmente quando você precisa gerenciar os seus próprios documentos e os papéis mais importantes dos seus clientes.

Mas isso não é motivo para desistir do chamado teletrabalho ou trabalho remoto. Afinal, ele tem diversas vantagens, como economia de gastos com combustível, aluguel de espaço físico, água, luz, internet e telefone.

Aumento no Brasil

Só para se ter uma ideia, o home office tem aumentado no Brasil nos últimos anos. Um levantamento da empresa de recrutamento Robert Half demonstrou que 47% dos diretores de RH entrevistados dizem que o trabalho remoto aumentou recentemente.

A mesma pesquisa ouviu diretores de outros países. Na China, por exemplo, 54% dos gestores identificaram esse aumento, colocando o país em primeiro lugar no ranking da percepção do aumento do teletrabalho.

Dependendo do ofício, o profissional liberal reúne mensalmente uma série de documentos, desde um corretor de imóveis autônomo ou um advogado. Tais profissionais precisam gerenciar os documentos dos seus clientes com o mesmo sigilo e profissionalismo de alguém que trabalha em escritório externo.

Concluindo, uma solução encontrada por profissionais liberais que estão no home office é a terceirização da guarda e gestão de documentos. Funciona assim: o cliente contrata a empresa, ganha uma chave de acesso à plataforma de gestão, enquanto que a empresa responde pela guarda segura dos papéis e mídias.

Os arquivos estão disponíveis sempre que o profissional liberal desejar. A Boomerang File é especialista em guarda e gestão documental. Quer saber mais? Mande uma mensagem para (11) 9.4460-2811.

Você tem certeza que os documentos estão seguros na sua empresa?

Um bom gestor deve ficar de olho no funcionamento de todos os setores da sua empresa. Afinal, uma peça solta pode comprometer a operação de toda a engrenagem. E essa peça solta, muitas vezes, pode estar na guarda de documentos. Você consegue afirmar, ao certo, que eles estão seguros na sua empresa?

Existem basicamente dois fatores que comprometem a segurança dos arquivos. Veja quais são eles:

  • infraestrutura: consiste nas condições físicas da sala onde são guardadas as caixas de documentos;
  • acesso: diz respeito a quantas pessoas têm acesso livre às pastas, bem como o grau de confidencialidade dos papéis.

Nesse sentido, é interessante verificar as condições do espaço onde estão os arquivos. Procure verificar se há risco de infiltração, de alagamento, da presença de roedores ou traças.

Outro detalhe a ser observado é a quantidade de luz natural que entra na sala dos arquivos. O sol enfraquece o papel e desbota a tinta mais facilmente. A alta temperatura também fragiliza as fibras do papel.

Mas um cuidado especial deve ser tomado com relação ao acesso de funcionários ao local. Sua empresa monitora o local com câmeras? É possível saber quantas pessoas entram na sala onde estão os documentos?

Segurança

Por mais que se tratem de arquivos não confidenciais, eles merecem proteção. Afinal de contas, os documentos empresariais têm prazos de armazenamento estabelecidos em lei.

O seu extravio ou dano pode ocasionar problemas judiciais para a empresa, além de notificações dos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho ou Vigilância Sanitária, dependendo do setor de atuação do seu negócio.

Por isso, muitas empresas adotam a terceirização da guarda de documentos. Sendo assim, as pastas ficam preservadas em galpões de empresas especializadas.

É o caso da Boomerang File. Possuímos depósitos com padrões de segurança da ABNT, com Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir total rastreabilidade dos seus documentos.

Quer saber como funciona? Entre em contato conosco e obtenha mais informações.

Veja a importância da formalização de contratos administrativos

Sua empresa já fechou ou pretende fechar negócios com o poder público? Pois saiba que a formalização de contratos administrativos é essencial para a garantia de direitos do seu empreendimento. Lembrando que o contrato é um documento e deve ser guardado com as devidas precauções.

Só para lembrar o contrato administrativo é previsto pela Lei Federal 8.666/93, que dita as regras das licitações públicas. Sendo assim, ao vender um produto ou um serviço para um órgão da administração direta ou indireta do governo é essencial formalizar o contrato.

Afinal de contas, o contrato vai elencar valores, prazos, formas de pagamento e responsabilidades, bem como direitos e deveres das partes.

Conforme a Lei das Licitações, o contrato administrativo pode ser alterado no decorrer da parceria de forma unilateral, ou seja, sob a vontade do poder público. Isso inclui qualquer esfera: municipal, estadual ou federal.

Portanto, o contrato administrativo pode sofrer acréscimo ou supressão de até 25% do valor inicial definido na licitação. Mas em se tratando de reforma de prédio, a taxa se estende para até 50% do valor.

Caso a alteração ultrapasse esse limite, segundo especialistas em direito administrativo, o contrato poderá ser considerado nulo.

Contratos públicos

É muito importante ressaltar, portanto, que mesmo a empresa sendo particular, ela deve responder pela lei que rege os contratos públicos quando presta um serviço ao município, ao estado ou à União.

Em resumo, se é o seu caso, ou se a sua empresa tem condições de participar de licitações futuras, é bom saber que os documentos devem estar em dia. A formalização de contratos administrativos garante a lisura do processo e o cumprimento de direitos.

Portanto, um item a ser observado é a guarda e a gestão desses documentos, tão importantes para o bom andamento dos processos das empresas. Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda de documentos, bem como em gestão documental. Para conhecer melhor as nossas soluções, acesse o site e converse com nossos representantes.

Você sabe a diferença entre preservação e conservação de documentos?

A conservação de documentos é vital para o funcionamento de empresas de todos os portes. Isso porque, sem informações importantes em mãos, os gestores podem atrasar processos, reduzirem a produtividade da equipe e serem alvos de condenações judiciais civis pela falta de provas documentais. Portanto, para saber o que é conservação e os fatores de degradação, fique atento na leitura deste artigo.

Primeiramente é importante ressaltar a diferença entre conservação de documentos e preservação. Veja:

  • conservação: conjunto de ações que interrompem o processo de degradação, ou seja, da perda de informações importantes contidas nos documentos físicos. Ela é obtida por meio de processos de higienização, pequenos reparos e acondicionamento adequado de documentos;
  • preservação: compreende toda a metodologia usada para conservar os documentos e as informações dos arquivos físicos. É o “guarda-chuva” que comporta a conservação.

Mas você sabe elencar os principais fatores de degradação, comuns tanto em arquivos públicos de documentos históricos quanto em arquivos empresariais? Veja a seguir.

Fatores de degradação que impedem a conservação de documentos

A maioria dos documentos empresariais precisa ser guardada por muitos anos, como você pode conferir neste artigo do nosso blog. Porém muitos administradores ainda não se dão conta da importância de armazená-los corretamente.

Sendo assim, veja os principais fatores:

ambientais: raios solares, prédios mal-planejados e falta de manutenção.

físicos: temperatura, umidade e iluminação. Portanto é bom lembrar que a luz do dia incidindo sobre os arquivos pode enfraquecer o papel e desbotar a tinta. O excesso de calor também danifica as fibras do papel. Sendo assim o ideal é manter um ambiente com ar-condicionado e umidificador, sem oscilações bruscas de temperatura, com uma média de 20ºC a 22ºC.

químicos: a poluição atmosférica danifica os arquivos documentais;

biológicos: ação de fungos, insetos e roedores;

humanos: a falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água ou café, por exemplo, nos registros.

Por tudo isso, é fundamental controlar os riscos e evitar que os documentos, que contêm informações sigilosas ou importantes sobre a história e o crescimento da empresa, devem ser armazenados adequadamente para terem vida útil prolongada.

A empresa Boomerang File é especialista em gestão e guarda documental. Por isso tem métodos específicos de conservação de documentos. Além disso, a empresa atende ao sistema de qualidade NBR ISO 9001 e, nesse sentido, é comprometida com todos os processos para a preservação.

Se você deseja conhecer melhor os nossos serviços, agende a visita de um consultor através do nosso site.

Armazenamento em nuvem: veja as vantagens para a sua empresa

Não tem como escapar: a transformação digital está mais presente do que nunca no mundo corporativo. Sendo assim o armazenamento em nuvem surge como uma promessa de guarda de dados de forma econômica e segura. Quer saber mais sobre o que é e quais são as vantagens para a sua empresa? Então, acompanhe a leitura deste post.

O armazenamento em nuvem, como o próprio nome diz, é a guarda de informações importantes na nuvem, ou seja, na internet. Por meio da contratação de um provedor, as informações são lançadas na internet em espaços protegidos e que permitem o acesso na hora e no local que o empresário precisar.

Devido às vantagens, os empresários têm reduzido a desconfiança com relação ao armazenamento em nuvem e contratado os planos. Existem inúmeros dispositivos de cloud computing gratuitos, como o Google Drive, o Dropbox e muitos outros. Entretanto, quando o assunto é armazenamento em nuvem de dados empresariais, o mais indicado é recorrer aos planos pagos.

Isso porque eles são customizados, têm mais espaço, possuem mecanismos de segurança reforçados contra o ataque de hackers. Eles ainda contam com suporte técnico mais assertivo.

 

Benefícios

 

Veja, nesse sentido, as principais vantagens do armazenamento em nuvem:

  • segurança digital;
  • mais economia;
  • maior facilidade de acesso;
  • compartilhamento de dados facilitado entre pessoas autorizadas.

Uma importante ressalva é que os dados da empresa devem ser, primeiramente, digitalizados para serem lançados no ambiente virtual.

Portanto a própria digitalização de documentos físicos já tem seus benefícios. Há uma otimização de espaço e de tempo. Prioritariamente espaço, porque não é preciso mais acumular caixas e caixas de arquivos. Em segundo lugar é a economia de tempo, já que a busca nos meios digitais é muito mais ágil, bem como o risco de extravio de documentos é mitigado.

Para concluir, a dica que fica para o empresário ou líder é promover a digitalização de todos os documentos físicos e, na sequência, o armazenamento em nuvem. As medidas otimizam o tempo, aprimoram os processos internos e dão mais segurança aos dados armazenados.

A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos físicos, mas também tem em seu portfólio os serviços de digitalização e armazenamento em nuvem. Para tirar suas dúvidas sobre o assunto ligue para (11) 9.4460-2811(WhatsApp) ou (11) 4712-1506.

Terceirização facilita a organização de documentos

Todo mundo concorda que a rotina de uma empresa é bastante agitada. Independentemente do ramo, é preciso manter em funcionamento os processos de produção, de vendas e do setor administrativo. Esses setores são vitais para qualquer corporação e todos eles geram documentos. Por isso muitos gestores têm percebido que a terceirização facilita a organização de documentos e, por isso, têm apostado nessa tendência.

Embora os governos mais recentes tenham tentado diminuir a burocracia, ela ainda é um mau necessário no mundo corporativo. Afinal todos os procedimentos precisam ser oficializados por meio de documentos que, por sua vez, devem ser cadastrados ou transmitidos aos órgãos responsáveis.

Isso tudo gera uma carga imensa de papéis e arquivos digitais que exigem uma gestão profissional. Algumas empresas recorrem a soluções caseiras. Ou seja, o mesmo funcionário do setor administrativo é incumbido de separar os documentos, classificá-los e criar uma metodologia de manuseio e de pesquisas para eventuais consultas.

Otimizando tempo e espaço

Porém isso acaba requerendo tempo e espaço. O colaborador tem que dedicar horas da sua jornada na gestão documental. A empresa, por sua vez, deve providenciar um espaço para a armazenagem dos arquivos.

Nesse sentido, o gestor precisa adotar métodos de conservação dos documentos. Eles devem ficar em local seguro, livre da ação de intempéries do tempo e do manuseio de pessoas não autorizadas.

Concluindo, a terceirização facilita a organização de documentos, bem como a consulta e a guarda segura. Nesse sentido o mercado oferece soluções por meio de empresas especializadas no segmento de guarda e gestão documental.

A Boomerang File é voltada ao atendimento de pessoas físicas e jurídicas de todos os portes. Há planos iniciais, a partir de 50 caixas box de documentos, até volumes superiores a 200 caixas box mensais. Quer conhecer melhor nosso serviço? Agende uma visita dos nossos representantes.

Documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente

Desde abril de 2019, os documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente. A medida do governo federal veio para desburocratizar as relações com a iniciativa privada. Por enquanto a emissão digital ainda é facultativa, mas passará a ser obrigatória em breve. Veja neste artigo como proceder.

A portaria 211, de 11 de abril de 2019, estabeleceu que documentos relacionados à saúde e à segurança do trabalhador poderão ser gerados, assinados e armazenados digitalmente.

Portanto o empresário pode efetuar a assinatura digital através do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) ou optar por imprimir o documento em PDF, assinar, digitalizar e guardar de forma segura.

Veja, portanto, alguns documentos que estão incluídos na portaria:

– Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);

– Plano de Proteção Radiológica (PPR);

– Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

– Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Há ainda outros documentos que podem ser conferidos diretamente na portaria; para isso clique aqui.

Portaria entrará em vigor a partir de 2021

O importante a ser observado é que os empresários devem ficar atentos ao prazo de cumprimento da portaria, pois a partir de abril de 2021 a emissão digital possa a ser obrigatória. Veja os prazos contados a partir da publicação da portaria:

– 5 anos para microempresas e MEI;

– 3 anos para empresas de pequeno porte;

– 2 anos para os demais portes de empresas.

O processo digital possibilita a celeridade e a economia. Porém, uma observação importante, é que se o documento for impresso deve ser armazenado assim como ocorria anteriormente à portaria. Isso porque os documentos físicos podem ser cobrados nas fiscalizações.

Para concluir, a portaria 211 permitiu o processo digital de emissão e armazenamento de documentos de segurança do trabalho. Entretanto, até abril de 2021 ela será facultativa para alguns portes de empresas.

Se você deseja continuar acessando informações importantes sobre a armazenagem de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File.

Somos uma empresa de guarda e gestão documental e atendemos todos os portes de empresa, em arquivos físicos e digitais. Para saber mais sobre nossos serviços, acesse o link.

Confira as principais tendências de gestão de documentos para 2020

O arquivo documental de uma empresa é uma das tarefas mais importantes do setor administrativo, pois o extravio ou o armazenamento inadequado pode resultar em problemas, como multas em fiscalizações e a perda de tempo na busca. Por isso muitas empresas têm aperfeiçoado a gestão de documentos. Nesse sentido, para ficar por dentro das tendências de 2020 neste setor, leia este post.

1.Transformação digital

Não há como negar que a transformação digital chegou para ficar. Assim sendo, as corporações têm adotado automações para tornarem-se mais ágeis e competitivas no mercado.

Nesse sentido uma forte tendência em 2020 será a digitalização de documentos. Ela facilita a guarda e a localização de documentos importantes.

2.Proteção de dados

Finalmente, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrará em vigor. A nova legislação que protege as informações pessoais de toda a base de dados de uma empresa começa a valer a partir de agosto de 2020.

Não é somente os arquivos digitais que deverão ser protegidos contra o ataque de hackers, mas os documentos físicos terão de receber cuidado redobrado para evitar que informações pessoais, como salários, possam parar nas mãos de pessoas não autorizadas.

Empresas que desrespeitarem a lei estarão sujeitas a multas de até R$ 50 milhões.

3.Terceirização

Desde 2017, quando a Lei 13.429 entrou em vigor, atividades fim das empresas puderam ser terceirizadas. Portanto a terceirização é quando uma empresa contrata outro CNPJ para a realização de um serviço. Assim não se tem vínculo empregatício.

As empresas têm aprimorado a terceirização a fim de repassar a especialistas de um determinado nicho um serviço específico, como a gestão de documentos.

Como consequência, os contratantes conseguem focar seus esforços no cerne do negócio e conseguir melhores resultados, inclusive com o aumento do faturamento.

Para concluir, as tendências para 2020 mostram que as empresas devem estar cada vez mais alinhadas com os novos processos de gestão para saírem da média e alcançarem sucesso.

Se você também deseja aprimorar sua administração com a terceirização da gestão de documentos, conheça melhor os serviços da Boomerang File, conversando com nossos consultores.

Para que serve a microfilmagem?

Com o alto volume de documentos gerados nas empresas, a microfilmagem se apresenta como um dos métodos para armazenagem segura e eficiente do ponto de vista de redução de espaço.
Ela serve para substituir documentos em papel e possibilitar uma rápida localização através da digitalização – processo que ocorre após a microfilmagem.
Portanto há duas grandes vantagens no método:
a microfilmagem pode ser convertida em arquivo digital;
tem amparo legal, permitindo o reconhecimento da autenticidade.
Para conhecer mais detalhes sobre a microfilmagem, acompanhe a leitura deste post.
O que é microfilmagem?

A microfilmagem consiste na fotografia de um documento a ser arquivado. O microfilme em si é uma mídia analógica. O mais utilizado é o rolo de filme de 16 milímetros em preto e branco.
O mais interessante é que o processo é fundamentado pela legislação brasileira. Desde 1968 está em vigor no Brasil a Lei 5.433 que reconhece a autenticidade dos documentos microfilmados.
Com isso, os documentos originais em papel podem ser descartados. Embora muitas empresas prefiram manter os papéis armazenados por motivo de segurança extra.
O microfilme é um material duradouro. Se forem tomados todos os cuidados no seu armazenamento, estima-se que as informações possam ser preservadas por até 500 anos.
Uma das vantagens desse processo é que se diminui o volume de documentos acumulados nas empresas e se aumenta a segurança.
Os rolos podem ficar abrigados em local protegido, enquanto que as imagens são digitalizadas para agilizar as buscas e reforçar a segurança dos dados.
O processo de digitalização que acompanha a microfilmagem é um tanto complexo e pode ser terceirizado. A Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos. Entre os serviços oferecidos estão o de digitalização.
Uma vez digitalizados, os documentos passam a contar com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que também é utilizado pela Boomerang File.
Para ter mais detalhes do processo e fazer um orçamento sem compromisso, entre em contato com os nossos consultores.

Como devo proceder com a guarda de documentos trabalhistas?

Documento trabalhista também é coisa séria. Por essa razão a guarda de documentos trabalhistas deve receber atenção especial. A papelada deve ficar armazenada em arquivos digitais ou caixas físicas. Após o vencimento, o descarte deve receber todo o cuidado porque contém informações pessoais.
Lembrando que documentos trabalhistas são todos aqueles que envolvem a relação empregatícia entre a empresa e o colaborador. Os exemplos são os seguintes:
– livro ou cartão de ponto;
– matrícula no INSS;
– contrato de experiência;
– contrato de trabalho;
– folha de pagamento;
– rescisão de contrato de trabalho.
O artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o prazo de guarda desses documentos. Confira:
– 5 anos (para trabalhadores urbanos e rurais) e até 2 anos, no máximo, após a extinção do contrato de trabalho;
Já o artigo 12 da mesma lei autoriza a guarda dos documentos trabalhistas em meio eletrônico, óptico ou equivalente. A regra vale para documentos relativos a obrigações trabalhistas e normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho.
Guarda de documentos trabalhistas: prazo do FGTS é de 30 anos
Como você viu, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos, no mínimo, e mais 2 anos após o desligamento do funcionário.
Uma exceção, porém, é a guarda de documentos pertinentes ao FGTS. Nesse caso, a guarda é de 30 anos.
Outro detalhe importante é que os documentos originais ou fotocópias do empregado, como RG e carteira de trabalho, não podem ser retidos pelo contratante.
Assim como o descarte dos documentos trabalhistas deve ser feito com cuidado, de modo que não haja vazamento de informações, como dados pessoais, que possam interessar pessoas mal-intencionadas.
Em suma a empresa deve ter um departamento específico para cuidar da guarda dos documentos trabalhistas, bem como seu descarte.
Mas, se preferir, pode contratar uma empresa especializada. Nós, da Boomerang File, somos qualificados na guarda e gestão de documentos, físicos e digitais.
Para ter mais notícias interessantes sobre a guarda de documentos empresariais, continue navegando no nosso blog.

Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.

Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?

Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.

A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Veja mais informações sobre o que fazer após digitalizar documentos lendo este artigo até o final.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos.
O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento bem como a qualidade da digitalização.
Depois disso é essencial fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas. O formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. O mais indicado é guardá-los em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou goteiras.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Dessa forma, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos. Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.

Microfilmagem é uma das opções
Se a empresa optar pela microfilmagem, porém, o documento original pode ser descartado, preservando-se apenas o arquivo digital. É o que diz a Lei 5.433/68, alterada pelo Decreto 1.799/96.
Concluindo, digitalizar documentos é uma tendência fortalecida com a transformação digital e se tornará indispensável nos próximos anos. Mas ainda é preciso tomar precauções, como o armazenamento de alguns documentos originais.
A Boomerang File tem soluções para pequenas, médias e grandes empresas que buscam a digitalização documental. Para saber mais, continue acompanhando o nosso blog com as novidades sobre a gestão documental terceirizada.

Quantas folhas cabem num arquivo? Organize seus documentos!

Na hora de armazenar documentos é essencial ter planejamento e fazer alguns cálculos. Você sabe, por exemplo, quantos documentos cabem numa “caixa arquivo” ou numa “caixa box”?
Saber a resposta vai lhe ajudar a ter uma noção melhor do espaço físico que o seu arquivo documental vai ocupar na sua empresa ou no seu escritório. Além disso, é possível saber o melhor plano a ser contratado no caso da terceirização da gestão documental.
Por isso fique atento às dicas deste artigo e comece, desde já, a colocar a papelada em ordem para facilitar o dia a dia do seu trabalho.

Dicas de como calcular o espaço certo para o arquivo

É certo que os papéis possuem pesos e dimensões diferentes. Os pesos são diversos devido à gramatura da folha. Já as dimensões se diferem por conta da sua classificação, que pode ir de papel ofício à A4 ou A3.
Mas, em regra geral, uma “caixa arquivo” comporta 3000 folhas. Ela tem, em média, 48 centímetros de largura por 27 centímetros de altura.
A partir dessas dimensões já é possível ter uma ideia de quantas caixas você precisa para montar seu arquivo, bem como o tamanho do armário que será adquirido.
Já uma “caixa box”, como as utilizadas na Boomerang File, comportam em média 1000 folhas. Elas apresentam uma medida padrão de 25 centímetros de altura por 37 centímetros de largura.

Portanto se a terceirização está nos planos da empresa já é possível ter em mente quantas “caixas box” serão necessárias para armazenar os documentos empresariais.
Lembre-se que a medida não é exata devido à especificidade do documento e da guarda de outros objetos, como plantas e projetos arquitetônicos, documentos impressos e mídias. Todos eles possuem pesos e tamanhos diferenciados.
Para concluir, é importante manter o arquivo de documentos da empresa sempre organizado para evitar extravios e acesso por pessoas não autorizadas, além de aumentar a vida útil do documento e agilizar a localização.
A Boomerang File opera a guarda e a gestão de documentos de empresas de todos os portes. Aproveite para conhecer melhor os planos clicando no nosso site.

Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
Nós somos a Boomerang File, uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os contábeis. Possuímos uma estrutura completa para atender empresas de todos os portes, com pacotes personalizados.
Para saber mais acesse nossos serviços.

Retenção de documentos: tudo o que você precisa saber

Você que é empresário deve ficar atento a um aspecto importantíssimo: a retenção de documentos pessoais de terceiros é contravenção penal prevista na Lei 5.553/68.
Portanto, para boas práticas de gestão de documentos empresariais é preciso estar atento à esta norma. Veja neste post os principais aspectos relacionados à retenção de documentos para se livrar de multas e outras dores de cabeça.
Primeiramente, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento pessoal do empregado e não pode, em nenhuma hipótese, ser retido pela empresa.
Sendo assim, os artigos 29 e 56 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determinam que o Departamento Pessoal deve efetuar todas as anotações do contrato de trabalho em até 48 horas e devolver o documento ao funcionário.
Se esse prazo for extrapolado, o empregado será indenizado. A indenização corresponde ao pagamento de 1 dia de trabalho a cada 1 dia de atraso na devolução da carteira. Além disso, o empresário está sujeito à multa do Ministério do Trabalho se houver denúncia ou fiscalização.
Por isso, é importante se precaver e pedir que o funcionário assine um recibo da devolução para que não se configure retenção de documento.
Nenhum documento pessoal poderá ser retido na empresa
A mesma lei, de 1968, também dita que você, empresário, não pode reter nenhum documento original ou fotocópia simples ou autenticada dos documentos pessoais do funcionário na empresa. A exceção é para a certidão de nascimento do filho para o registro e o pagamento do salário-família.
Outro fato corriqueiro, relacionado aos escritórios de contabilidade, é que alguns profissionais do mercado costumam fazer a retenção de documentos do cliente inadimplente até que ele quite a dívida.
Porém, pelo teor da mesma lei já citada e também pelo Código de Ética do Contabilista, em seu artigo 3º, é proibido praticar a retenção de documento do cliente inadimplente.
Para concluir, se você deseja saber mais sobre a guarda de documentos e a gestão documental, consulte o site da Boomerang File. Somos uma empresa especializada em serviços de guarda e gestão de documentos. Fale conosco.

Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
Para entender melhor os diferenciais da empresa, solicite uma visita dos nossos consultores. Entre em contato e saiba mais.

MEI: documentos necessários para ser dono do negócio

Não importa o tamanho da empresa: ela gera inúmeros documentos. E estes documentos contêm informações valiosas. Se não forem armazenados com o devido cuidado, o empreendedor pode amargar prejuízos. Por isso, confira agora como resolver o impasse MEI – documentos necessários.
Para quem já exerce uma atividade empresarial e quer se regularizar, ou para aqueles que estão pretendendo ingressar no mundo corporativo, fique atento à documentação exigida para MEI.
Primeiramente, o MEI é uma categoria criada para classificar empreendedores que trabalham sozinhos e têm faturamento anual inferior a R$ 81 mil.
Portanto, a sigla significa Microempreendedor Individual. Hoje existem no Brasil mais de 8 milhões de empresários nesta classificação.
MEI: documentos necessários
A formalização pode ocorrer no próprio site do Portal do Empreendedor ou diretamente no serviço municipal de apoio ao empreendedor da sua cidade.
Então, fique atento ao checklist: MEI – documentos necessários:
RG;
CPF;
Comprovante de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo, dependendo da atividade comercial);
Título de eleitor;
Número do recibo da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta prévia de localização (dependendo da atividade, se o município exigir).
Após reunir e apresentar os documentos necessários, o próprio Portal do Empreendedor recomenda que se imprima o DAS (contribuição mensal), bem como o certificado de Microempreendedor Individual e o cartão de CNPJ que pode ser obtido no site da Receita Federal.
Lembrando que o MEI deve pagar mensalmente o DAS, que inclui taxas previdenciárias. O valor do carnê do DAS varia de R$ 49,90 a R$ 54,90 mensais.
Outro detalhe importante é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que mais se aproxima da sua atividade profissional. Além de fazer a inscrição municipal para emitir nota fiscal.
Gestão de documentos
Após a formalização, você deve seguir as boas práticas de administração para ser bem sucedido no seu empreendimento. Uma dessas boas práticas é a gestão e guarda de documentos para evitar dores de cabeça futuras.
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em gestão e guarda de documentos. O MEI pode ter acesso, por exemplo, ao pacote light, que custa apenas R$ 49,90 mensais. Veja mais informações no nosso site.

Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.

Saiba como proteger documentos físicos nos parâmetros da LGPD

Você certamente já está preocupado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os impactos na armazenagem de dados pessoais de clientes e funcionários, não é mesmo? É claro que o início da entrada em vigor da lei vai demorar, mas é bom ir se preparando e saber que a nova lei também trará impactos nos documentos físicos.
Aliás, muitas pessoas pensam que a LGPD terá reflexos apenas nos documentos digitais devido aos ataques de hackers que movimentam altas cifras no mercado ilegal da venda de banco de dados.
Gestão de documentos físicos é fundamental
Entretanto a legislação também vai exigir os mesmos cuidados com a guarda de documentos físicos. Desse modo, será imprescindível uma gestão documental que garanta a eliminação de riscos.
Por consequência, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais. Clique no site e saiba mais sobre os serviços oferecidos.
Isso porque o propósito da nova lei de proteção de dados pessoais visa preservar a privacidade e a segurança dessas informações. Portanto, os riscos de desrespeito à lei por parte das empresas se encontram em ações aparentemente simples, como:
Extravio de documentos;
Descarte incorreto;
Cópias em impressoras conectadas à internet;
Falta de cuidado no armazenamento.
Logo, segundo o texto da lei, as empresas que descuidarem do banco de dados podem ser punidas com multas . Elas, por sua vez, atingem até R$ 50 milhões ou então 2% do faturamento total do negócio.
Sanção pode chegar à suspensão da atividade comercial
A sanção vai ainda mais longe: a suspensão do banco de dados (total ou parcial) e a suspensão da atividade comercial (desde que esta dependa do banco de dados).
Só para lembrar mais detalhes da lei LGPD , a norma regula o tratamento de dados pessoais. Sabe, por exemplo, quando você recebe uma ligação de um consultor comercial sem nunca ter deixado seu contato com a determinada empresa? Trata-se de um vazamento irregular de informações. A lei, portanto, vem para proteger esses dados.
Em resumo, a lei foi sancionada em agosto de 2018 para entrar em vigor em fevereiro de 2020, mas uma nova alteração, juntamente com a criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), adiou para agosto de 2020 a sua entrada em vigor, estabelecendo normas para os documentos físicos e digitais.
Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro das novas legislações que dizem respeito à rotina das empresas e à guarda e gestão de documentos.