Por que é importante fazer a digitalização de mídias?

Uma empresa não nasce da noite para o dia, não é mesmo? Portanto toda a história do empreendimento deve ser devidamente documentada. Afinal de contas, contar a trajetória da empresa através de fotos e vídeos, com a digitalização de mídias, reforça o branding e transmite uma percepção positiva da marca.
Como você sabe, as fotos digitais são um fenômeno recente. Elas começaram com antigas câmeras digitais, nas quais eram inseridos os famosos disquetes, e chegaram à alta resolução das câmeras dos smartphones.
Nesse sentido, as empresas com mais de duas décadas, pelo menos, têm acervos fotográficos armazenados em caixas esquecidas em algum canto da empresa (leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/formas-de-diminuir-o-uso-do-papel-no-escritorio/).
Sobretudo essas imagens podem ser selecionadas, datadas, classificadas por tema e, finalmente, fazerem parte de um acervo organizado de fotografias.
Mas para que esse acervo fotográfico tenha uma utilização estratégica no planejamento de marketing da empresa, é fundamental que ocorra a digitalização de mídias.
Como utilizar fotos e vídeos digitais?
Como você viu acima, o uso de imagens antigas da corporação reforça o branding da empresa. Mas também documenta a sua história de maneira profissional para ser utilizada em treinamentos internos.
Portanto há inúmeros modos de fazer a digitalização de mídias. A solução mais caseira são aplicativos de scanner que podem ser baixados em smartphones.
Nesse caso um dos apps mais baixados do mercado é o PhotoScan, do próprio Google. Ele foi lançado para uso doméstico, mas permite um armazenamento profissional, pois pode ser sincronizado com o Google Fotos.
Em se tratando de vídeos, a solução também está na digitalização de mídias. Com a conversão de fitas de vídeo em formato MP 4, se ganha qualidade de som e imagem, além da praticidade de armazenagem.
Se você se interessou pela digitalização de mídias, porém, acredita que o processo é custoso e exige muito tempo de sua equipe, procure uma empresa especializada em digitalização.
Somos a Boomerang File e atuamos no segmento de guarda e digitalização de documentos e mídias. Para saber mais informações, acesse a página inicial do nosso site  e entre em contato conosco.

Gestão de documentos é o 1º passo para participar de licitações

Empresas competitivas consolidadas no mercado acabam, por consequência do seu planejamento estratégico, participando de licitações. Afinal de contas, contratos com o poder público sempre rendem bom faturamento. Mas para as empresas que estão começando a participar desse universo das licitações, o primeiro passo é fazer uma boa gestão de documentos.
Isso porque existe uma série de documentos que devem ser apresentados na fase de habilitação da empresa no processo licitatório. Em muitas modalidades de concorrência pública, a parte documental é a primeira a ser analisada.
Portanto para ganhar tempo e se prevenir de eventuais esquecimentos, é importantíssimo manter todos os documentos em dia, independentemente do porto da empresa.
Desse modo as empresas que estão pesquisando editais de licitação em suas áreas de atuação, já devem ir separando os principais documentos exigidos. Entre eles estão:
Registro comercial com a inscrição na Junta Comercial do seu estado;
Contrato social ou estatuto;
Ata de eleição (no caso de sociedades comerciais);
Inscrição do ato constitutivo (no caso de sociedade civil);
CPF ou CNPJ
Prova de inscrição no cadastro de contribuintes
Prova de regularidade com a Fazenda Estadual e a Fazenda Municipal
Prova de regularidade com o FGTS
Esses acima são apenas alguns dos documentos exigidos nos processos licitatórios. Ao retirar o edital no órgão público, leia e releia o rol de exigências previsto para elencar todos os documentos pedidos.
É possível organizar o arquivo em curto espaço de tempo?
Agora, já imaginou ter de providenciar os documentos num curto espaço de tempo? Ainda mais se, além dessa tarefa, você acumular muitas outras na empresa?
Com certeza, você se sentirá sobrecarregado. Dessa forma o melhor a se fazer é manter uma boa gestão documental. Uma prática adotada por empresas que participam constantemente de licitações é a terceirização da gestão de documentos.
Em resumo, ao participar de licitações com o poder público, tenha em primeiro lugar uma boa gestão de documentos para acelerar os preparativos para o dia da abertura de propostas.
Agora que você já sabe a importância de ter documentos em dia para ingressar em processos licitatórios, conheça nossos serviços de gestão e guarda de documentos aqui na Boomerang File, acessando nosso BLOG!

O que é e como funciona a certificação digital?

Na era da informação, a praticidade e a agilidade vêm em primeiro lugar. É justamente por isso que a certificação digital veio para resolver o problema de muitas empresas e pessoas físicas na hora de comprovar sua identidade de forma rápida e sem burocracia. A certificação digital tem sido cada vez mais utilizada.
Porém para você que já ouviu falar, mas não conhece muito bem a certificação digital, este artigo vai lhe ajudar. Leia mais em https://boomerangfile.com.br/blog/por-que-aderir-a-certificacao-digital/.
O certificado digital é um documento eletrônico. Ele serve para comprovar a identidade nas transações online de forma segura e precisa. Além da agilidade, o processo garante autenticidade e proteção dos dados.
Como veremos adiante, a certificação digital pode ser física (cartão ou pen drive) ou online, inserida no software.
Dessa forma entre as informações constantes de uma certificação digital estão:
Nome
E-mail
CPF
CNPJ
PIS
Se você, como empresa ou pessoa física, deseja emitir o certificado digital você gera duas chaves criptográficas, sendo uma delas uma chave pública e outra privada.
Todo o procedimento é feito pela entidade certificadora. O responsável pela empresa ou a própria pessoa física vai até a entidade para confirmar os dados constantes no certificado e assinar a documentação.
Desse modo a certificação digital pode ser usada em compras, contratos, gestão de documentos, entre outros fins.
E para quem pensa que o processo é recente no Brasil está enganado, pois as regras já foram definidas em 2001 pela Medida Provisória 2.200.
Já na criação, foram definidos dois tipos de certificados no Brasil:
Certificado A 1: gerado em software, é requisitada diretamente pelo sistema quando da emissão de nota fiscal. Tem validade de um ano.
Certificado A 3: gerado em forma de token ou cartão, pode ser transportado de um lugar para outro. A validade é de até três anos.
Em resumo, a certificação digital veio para facilitar as transações online das empresas de forma segura.
Se você gostou deste artigo e deseja obter mais informações sobre gestão de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File , empresa especializada na gestão e guarda de documentos.

COMO GARANTIR A SEGURANÇA DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS?

 

Independente do porte da empresa é preciso manter uma quantidade considerável de documentos administrativos.

Uma das formas de garantir a segurança dessas documentações é através da digitalização que além de agilizar a localização e utilização ainda permite o backup dos arquivos em diversos dispositivos. Com isso o risco de extravio diminui consideravelmente.

A melhor forma de digitalizar o acervo é contar com os serviços de empresas especializadas, que oferecem plataforma de gestão online o que deixará o processo mais dinâmico.

Uma forte tendência no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica utiliza a fotografia para capturar imagens dos documentos. A quando armazenada corretamente a técnica dura centenas de anos.
Mesmo os arquivos digitalizados exigem organização para ser considerado seguro e não se perder com o tempo. A nomeação correta e a utilização de etiquetas é preciso para garantir a agilidade nas buscas.
É importante fazer uma triagem inicial para organizar a bagunça de papéis ou de arquivos no computador e nomeá-las corretamente.
Se possível gerar um índice de dados catalogados irá facilitar buscas futuras. Cada instituição costuma criar seus próprios códigos.

No que diz respeito a segurança é importante atentar-se aos prazos exigidos por lei onde os documentos devem estar devidamente preservados.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.
Ter processos claros e pessoas orientadas a devolver os documentos no mesmo local após o uso é fundamental para a manutenção da organização documental.

É hora de implantar a GED – Gestão Eletrônica de Documentos?

 

O GED Gestão Eletrônica de Documentos já é utilizado em empresas de  todos os portes que priorizam a agilidade das buscas, a GED permite a manipulação dos arquivos no ambiente virtual.

Faremos aqui algumas observações para que você avalie a implantação da GED em sua empresa.

– ORGANIZAÇÃO
A GED é altamente recomendado para empresas que trabalham com um volume grande de papéis, como instituições de ensino, clínicas e hospitais, concessionárias, recursos humanos, etc.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos além da organização e agilidade nas buscas por documentos em alguns segmentos auxilia no comprimento de normas jurídicas.

– REDUÇÃO DE CUSTOS COM ESPAÇO
A GED pode ser bem aplicada em grandes, médias e, principalmente, pequenas e micro empresas que buscam tornar suas rotinas mais ágeis e sofrem com problemas da falta de espaço para armazenamento de arquivos e documentos, que tendem a desaparecer com a digitalização das centenas de folhas movimentadas diariamente.

A sustentabilidade da empresa é garantida pela eliminação do uso de papéis e impressões, diminuindo os custos da operação exponencialmente.

– SEGURANÇA da INFORMAÇÃO
A Gestão Eletrônica de Documentos proporciona maior segurança da informação,  devido aos mecanismos aplicados e aos controles de acesso. A garantia quanto a perda de informações é maior com a utilização dos arquivos no dia a dia.

– MAIOR ACESSIBILIDADE AOS DOCUMENTOS

Com a gestão de documentos em nuvem a GED possibilita a busca e o envio de informações de forma remota, agilizando procedimentos internos e para clientes e parceiros.

Como fazer a Organização de Arquivos Administrativos?

 

Empresas que trabalham com grande quantidade de papéis e documentos precisam  de um método claro de organização de arquivos para que tudo ande bem.

A desorganização pode trazer lentidão no acesso ás informações o que atrapalha as operações cotidianas.

Para algumas instituições para que seja feito o cadastro de um cliente é necessário cópias de dezenas de documentos . E quanto mais clientes, maior o numero de papeis acumulados.
Alguns problemas que a organização de arquivos pode resolver:
– Dificuldade no acesso aos documentos
– Perda de dados importantes
– Demora no tempo de atendimento
– Deteriorização do documento devido a má armazenagem
– Desorganização de arquivos físicos

Quanto maior o porte da empresa, mais difícil é fazer o armazenamento correto dos documentos. O acumulo de documentos exige maior espaço físico e custos com armários, pastas, mão de obra e demais gastos que envolvem diretamente o orçamento do negócio.

Veja abaixo algumas dicas para melhorar o desempenho da organização:

ORGANIZAÇÃO FÍSICA
Apesar da digitalização de documentos ter se tornado uma forte tendência, sempre existe a necessidade de armazenar alguns arquivos físicos por diversos motivos.

Um forte exemplo são as Notas Físicas que comprovam o pagamento de serviços e bens.
Uma boa dica é armazenar os arquivos com o nome dos fornecedores.

ARQUIVOS DE COLABORADORES

Esses documentos exigem maior cuidado pois é preciso evitar danos físicos e manter as normas exigidas em leis.
É preciso armazenar os documentos em pastas com o nome de cada colaborador e arquivar os comprovantes de pagamentos de: férias, fundo de garantia, adiantamentos, etc. Mantenha os papéis em ordem alfabética para facilitar futuras buscas.

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Cerca de  90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que diminui o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Além de diminuir a necessidade de espaço físico a digitalização facilita a busca através de softwares.

O que é Temporalidade Documental

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) pode auxiliar na organização dos documentos em diversos aspectos. Definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da TTD em uma empresa.
Os orgãos públicos em geral costumam usar a TTD como ferramenta essencial, devido ao volume de documentos gerados nessas instituições. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda, e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo. Um TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Para algumas empresas a temporalidade dos documentos variam dependendo da área relacionada.
Em resumo, a tabela de temporalidade documental determina:
• Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
• O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
• E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.

Para maior efetividade da Tabela de Temporalidade Documental é aconselhável estabelecer uma comissão para a gestão de documentos, de preferência com membros de todos os setores envolvidos na geração dos documentos.

Segurança na Guarda de Documentos de Terceiros

Muitos segmentos do mercado tem a necessidade de armazenar documentos de clientes. Algo que requer cuidados e necessidades específicas.
A começar por um espaço fisíco adequado.

A contratação de uma empresa de Guarda de Documentos pode ser uma ótima alternativa por oferecer tecnologia e experiência com gestão documental estratégica.

Os softwares são desenvolvidos para proporcionar a melhor experiência aos usuários, facilitando o uso e permitido o acesso via web. As ferramentas agilizam as consultas, principalmente por utilizarem categorias no momento da armazenagem.
Dessa forma sua empresa contará com uma logística completa na guarda de documentos e a gestão documental.
– Economia de tempo e dinheiro com o desenvolvimento de software
– Garantia de servidores estruturados para guarda de documentos.
– Agilidade em auditorias fiscais.
Saiba como a Boomerang File pode te ajudar.

Armazenamento em Nuvens, mais agilidade para sua empresa

A demanda por armazenamento em nuvens cresce a cada dia. E a oferta de plataformas com um bom serviço, seguro e econômico segue o mesmo caminho.
A possibilidade de compartilhar os arquivos de forma segura proporcionou as organizações mais agilidade e dinamismo nos processos.
A tendência é que os armazenamento em nuvens em breve substitua os dispositivos móveis.
Outra vantagem da tecnologia é a facilidade de acesso aos arquivos, basta ter um dispositivo com conexão à internet e será possível consultar o seus arquivos em qualquer lugar do mundo.
O compartilhamento é prático, e isso faz a tecnologia cada vez mais popular, principalmente em se tratando de um volume grande de informações.
A segurança é garantida por dados criptografados e o acesso é permitido apenas a pessoas que possuem a chave de acesso.
O alto investimento feito nas plataformas garantem o bom funcionamento dos processadores.

Com o uso do armazenamento em nuvens os computadores das organizações tendem a serem mais rápidos devido ao espaço livre gerado pela tecnologia utilizada.
Clique aqui e saiba como a Boomerang pode ajudar no armazenamento em nuvem.

O que é Microfilmagem?

A tecnologia muito utilizada por bancos e instituições financeiras é um processo de armazenamento de dados em microfilme. Trata-se de uma foto do documento e é um método bastante seguro, pois impede alterações no conteúdo original, tem reconhecimento jurídico e pode substituir o documento físico.
O método evoluiu e hoje contamos também com a microfilmagem eletrônica que tem procedimentos e plataformas de armazenagem diferente da convencional, atravez dela é possível obter o arquivo digital que permite o acesso remoto.
Algumas vantagens da microfilmagem eletrônica:
Redução de custos;
Facilidade de acesso e uso dos dados, uma vez que é compatível com os softwares de gestão documental;
Diminuição de erros no processo, pois o método é mais avançado;
Mais agilidade no trato com documentos.
Segurança por ainda ter o uso da película
Validade jurídica
De acordo com a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e o Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996: após microfilmado, o documento tem o mesmo valor da versão física e a mídia original pode ser descartada. Mas aconselhamos a manutenção dos documentos originais.

Por que aderir a Certificação Digital

Como já abordamos em outros artigos, a digitalização de arquivos traz diversos benefícios a organização. Com a demanda crescendo existe também a necessidade de desenvolver mais medidas de segurança dos dados contidos nesses arquivos. A certificação digital surgiu para sanar essas necessidades.
Muito utilizada por bancos, instituições jurídicas e órgãos do governo, a certificação digital tem ganhado bem mais espaço entre as empresas e até mesmo entre as pessoas físicas. Essa expansão se deve à necessidade de garantir a autenticidade e a confidencialidade das informações presentes nos documentos e segurança no vai e vem de arquivos.
A certificação digital é um desenvolvimento tecnológico que tem por objetivo proteger informações e garantir autenticidade do conteúdo de documentos, assim como assegurar a segurança da circulação desses arquivos. Grosso modo, é um recurso que faz com que o trânsito de documentos seja seguro em meio online e que as informações que os compõem não sejam alteradas e nem roubadas.
Os principais parâmetros:
-Autenticidade
– Confidencialidade
– Integridade
Por que vale o investimento?
Além de atender aos parâmetros de segurança da informação, a certificação digital torna as transações mais rápidas, práticas e válidas juridicamente. Assim, você reduz muito o risco de fraudes eletrônicas e otimiza uma boa parte do uso dos documentos.

Otimizando Fluxos de Tarefas em Instituições de Ensino

Sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos – também – que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.
Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos – são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

A Lei determina a digitalização do Acervo de Instituições de Ensino – Confira mais detalhes  no Post anterior.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos em Imobiliárias

Mesmo com toda a crise econômico-financeira e social que nos assolou nos últimos anos, o setor imobiliário se ajustou às novas demandas e vem se recuperando bravamente.

É diante desse cenário que a Acervo apresenta as razões pelas quais a sua imobiliária deve implantar o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) o mais rápido possível. Queremos ser os seus grandes parceiros nessa empreitada de recuperação e sucesso.

Por questões de cibersegurança, os documentos de uma empresa não permanecem mais arquivados em discos rígidos ou servidores locais, estão agora em nuvem.

Com o sistema de armazenamento em nuvem (cloud) qualquer documento da empresa pode ser acessado fácil e remotamente, sempre que necessário.

Utilizando a mesma premissa do armazenamento em nuvem, todas as despesas com geração de impressões desnecessárias diminuirão. As impressoras estarão limitadas a um número determinado de cópias e só será impresso documento essencial.

Não só com cópias desnecessárias economizamos, mas também com cartuchos de tinta e depreciação do equipamento.

Um dado que, volta e meia, não percebemos é: o espaço físico necessário para o seu negócio operar, em muito, depende do volume de arquivos que a empresa precisa guardar. Em outras palavras – “isso é coisa do passado”, pois agora contamos com ótimos sistemas de gestão de documentos (GED).

É comum nos depararmos com empresas que possuem andares inteiros de centros executivos ou prédios públicos apenas para o armazenamento de documentos, o que é um verdadeiro desperdício de espaço.

Gestão de Contratos

Empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.

O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.

Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.

Identificar o foco do problema nem sempre é tarefa fácil

Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.

1- Dificuldades para localizar contratos ou documentos;

2- Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;

3- Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;

4- Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.

 

Evite Percas de Documentos

Acervo virtual

A gestão eletrônica de arquivos disponibiliza em ambiente virtual a cópia digitalizada de todos os documentos da empresa. Assim, em caso de dano ou extravio, existe uma réplica armazenada no banco de dados da organização.

O acesso virtual também permite o acesso remoto ao material. Dessa forma, a consulta pode ocorrer a partir de qualquer local, evitando o manuseio e o transporte físico de informações.

Organização do espaço físico

Ao disponibilizar os arquivos para consulta virtual, o manejo de papéis fica relegado ao segundo plano. Assim, é possível manter a organização do espaço físico da empresa com mais facilidade. Isso garante a proteção dos arquivos do mau uso e previne contra perdas.

Controle de acesso

Quando a documentação está mal guardada ou não possui controle de acesso, fica sujeita à ação de qualquer um.

Esse descontrole, por sua vez, faz com que ninguém seja responsabilizado em casos de uso indevido ou de extravio de informações. A gestão eletrônica acaba com esse problema, pois hierarquiza acessos e identifica quem teve acesso a determinado material.

Um documento perdido pode causar prejuízos consideráveis para uma empresa. De multas fiscais a indenizações trabalhistas, os custos passam ainda pela má alocação da mão de obra e pelo retrabalho. Felizmente, a introdução da gestão eletrônica de documentos é a alternativa perfeita para as empresas que desejam regrar o trato com arquivos e desenvolver mecanismos de segurança para o acesso e para a guarda de informações.

Os prejuízos causados por Documentos Perdidos

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes.

Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada.

É comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, difíceis de ser encontrados e sujeitos a ação de pragas e da umidade, ocasionando a perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup.

Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo. Assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.

Lei decreta o fim da Manutenção de Prontuários Físicos

Saiu no Diário Oficial da União a Lei 13.787/2018 sobre a digitalização e armazenamento do prontuário de pacientes.

Com a nova medida os prontuários fisícos não são mais obrigatórios o que permite ao setor da saúde mais modernidade e agilidade com o auxilio da tecnologia!

Esse é um grande passo que tornará o segmento mais rápido e eficiente.
É importante lembrar que o processo digital exige um processo de implantação que permita segurança da informação.

Para ler a Lei na Integra clique aqui!

 

Antecipe-se as tendências de mercado

A automação de processos é o maior desafio das empresas por ser uma forte tendência. É preciso se antecipar a essa demanda do mercado para se manter atualizado no mercado.

Associação para a Gestão de Informação e Imagem apresentou uma recente pesquisa onde  75% dos entrevistados consideram a automação dos processos “importante” ou “muito importante” para sua empresa.

Independente do tipo de negócio, toda organização precisa se transformar digitalmente pois esse é o cenário real que impera no meio corporativo. Os dados comprovam que os usuários entendem as necessidades da implantação da automatização, porém muitos não sabem por onde começar.

A Boomerang File oferece  toda a estrutura necessária para a implantação do processo digital.

Visite nosso site e saiba mais !

Inicio de Ano e as Metas Corporativas

A direção organizacional depende de metas e indicativos para garantir bons resultados. Tudo deve estar muito bem desenhado e a capacidade de prever cenários futuros é imprescindível,  para o sucesso da empresa.

Como no início do ano as pessoas tendem a planejar o ano, é uma ótima oportunidade de engajar os colaboradores com as metas corporativas.
Com o planejamento correto, as metas e objetivos se tornarão um desafio constante, isso evitará relaxamento e trará uma gestão mais eficiente e inovadora.

O trabalho em equipe

As metas para equipes é importante para aumentar a produtividade,  pois garante que cada membro atinja o seu melhor resultado com o apoio da empresa.  Inclusive é interessante envolver e considerar a opinião dos membros na definição das metas tornando as mais realistas e gerando maior comprometimento.

Estabelecer pontos específicos

Saiba exatamente o que atingir e deixe muito claro aos envolvidos.
Por exemplo: Aumentar em 50% a produção de um determinado produto em até 40 dias.

Utilize como base os seguintes perguntas:
-O que?
– Como?
– Quando?

Acompanhe de perto e divida os pontos em frações, isso permitirá manobras caso algo saia do percurso desejado.

Transformar as metas em desafios

O principal papel de uma meta deve ser  elevar o nível da organização em relação ao mercado. As metas não devem ser muito baixas para não gerar descomprometimento. Pelo contrário, deve ser o fio que norteia a organização ao crescimento, e deve fazer com que a equipe dê o máximo de esforço e melhore dia a dia.

Acervo Acadêmico deve ser digitalizado até 2020

A Portaria 1.224 do MEC que institui as normas de acervos acadêmicos de Instituições de Ensino Superior,  foi revogada. porém ela estabeleceu novas regras com o Decreto 9.235, entre elas é que toda Instituição deve migrar seus acervos para o meio digital.

O prazo para a implantação do novo acervo é abril de 2020.

É importante se atentar a alguns requisitos para que o gerenciamento de documentos seja eficiente, sistemas de principalmente se tratando de ensino onde a quantidade de documentos é armazenados é muito grande.

  • Capacidade de Armazenagem
  • Segurança da Informação
  • Indexação para facilitar as buscas
  • Fácil localização
  • Simplificação do sistema
  • Utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil (lei)

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