Guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo

Chega de entulhar caixas com documentos em tudo quanto é lado a gestão de documentos pode parecer um sonho para muitas empresas brasileiras, mas é cada vez mais possível fazer uma guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo, quer saber como? Então confira o nosso artigo de hoje.

Guarda de documentos

A guarda de documentos é uma parte muito importante da empresa, isso porque se os documentos forem arquivados de forma inadequada a empresa pode sofrer prejuízos financeiros, dentre outras punições. Além disso, há uma enorme falta de tempo, por vezes os gestores passam horas procurando informações que estão arquivadas de forma desorganizada, ou em locais que não deveriam estar.

Parece besteira, mas todo esse tempo perdido pode otimizar o trabalho, e gerar mais lucros para a empresa ao final de um mês e de um ano. O ideal é que os documentos sejam encontrados com rapidez, e que sigam todas as normas exigidas. Para que isso aconteça você pode organizar melhor o seu ambiente.

Organização do ambiente corporativo

Para começar a organizar o ambiente corporativo afim da gestão de documentos trazer benefícios para sua empresa você pode,

Definir um local adequado

Tanto para os arquivos físicos quanto para os arquivos digitais o primeiro passo a ser tomado para manter a organização do ambiente corporativo, é escolher onde esses documentos serão guardados.

Isso faz com que as pessoas já saibam diretamente onde procurar, não precisando passar de sala em sala atrás de um arquivo. Além de definir o local onde todos os arquivos vão ficar é necessário garantir que todos os documentos retornem sempre para o seu devido lugar, para isso é necessário contar com a colaboração de todos da equipe, e separar um tempo dar uma conferida se as coisas estão em ordem, assim não se deixa acumular futuras bagunças.

Faça uso de um arquivo suspenso

Sabe aqueles documentos que precisam ser guardados fisicamente? Adote o sistema de arquivos suspensos pra eles. Isso porque esse sistema proporciona uma facilidade enorme para que os documentos sejam encontrados, mesmo esses documentos estando perto de outros parecidos.

Isso é possível porque é feito um agrupamento por pastas e assuntos, assim evita a ação de ficar abrindo pastas para saber se tal documento está lá dentro. Eles costumam oferecer maior praticidade do que pastas, que precisam ser abertas para conferir o que tem dentro.

Digitalização dos documentos

Usar a tecnologia ao nosso favor é uma boa ideia na hora de organizar documentos, isso evita que eles fiquem danificados, além de serem transportados com maior segurança, além disso, você pode duplicar os documentos se for necessário.

Sempre há alguns documentos que precisam estar em formato físico, mas para o resto digitalize, além de economizar espaço dentro da sua empresa, você vai economizar tempo, já que uma busca por documentos dentro de pastas de um computador costuma ser bem mais prática.

Organização das pastas

Na hora de agrupar os documentos a forma ideal é sabermos o melhor modo de fazermos isso. Por exemplo, separe os documentos por temas, como ‘’financeiro’’ ‘’recursos humanos’’ ‘’vendas’’ e assim vai indo. Dentro dessas pastas maiores faça divisões para ficar mais organizado ainda, por exemplo, dentro da pasta financeiro crie outras pastas com orçamentos, impostos, contratos, etc.

O ideal é você conseguir uma pasta para cada assunto, evitando colocar uma pasta de ‘’outros’’ essas pastas começam com pouco, e quando vemos já tem todo o tipo de documento por lá. Por isso nomear cada coisa é muito importante na hora de organizarmos o ambiente corporativo.

Armazene os documentos em nuvens

Mais uma vez a tecnologia pode dar um grande apoio na hora da organização de documentos. Isso porque os documentos podem ser organizados e guardados em uma nuvem, assim além de poupar dinheiro você evita preocupação, já que os documentos estão mais seguros por lá.

Indique a data de descarte dos documentos

Todo documento possui uma data de validade que deve ser respeitada, e para facilitar que sejam descartados no momento certo o ideal é na hora de guardar os documentos já colocar sua data de validade.
Assim naquela famosa faxina você não vai perder tempo olhando esses detalhes.

Considere terceirizar a Guarda de Documentos

Uma empresa de guarda de documentos disponibiliza profissionais qualificados para a organização necessária, tecnologia e segurança. Facilitando a rotina da empresa, deixando os profissionais focados nas atividades principais do segmento.

Se você gostou do nosso artigo de hoje continue em nossa página e confira as novidades.

Como melhorar a Gestão documental em Instituição de Ensino?

A guarda documental é um procedimento extremamente importante dentro das instituições de ensino. Seja qual foi o foco da instituição, o fluxo de documentos é sempre intenso e demanda uma atenção especial do início ao fim.
Quando falamos sobre a organização e o armazenamento dessas informações, estamos nos referindo à gestão de documentos. Afinal, qual é a importância de um controle efetivo desse tipo de material em uma escola ou universidade, por exemplo?
Em uma instituição de grande porte, o volume de documentos recebidos e emitidos é altamente expressivo. No entanto, mesmo os estabelecimentos menores devem se preocupar em qual será o destino dado a esses arquivos.
Existe uma série de leis, resoluções e regulamentos que deve ser obedecida na maioria dos casos. Elas determinam desde o período que determinados documentos precisam ser armazenados até a forma correta de eliminá-los, quando preciso.
Se a sua instituição não possui um sistema estabelecido ou ele já não atende de forma satisfatória às suas necessidades, uma empresa especializada em guarda de documentos podem ser uma boa solução. Descubra mais sobre o assunto nesse post!
Quais documentos uma instituição de ensino deve armazenar?
Para que uma instituição de ensino funcione corretamente, é imprescindível que o acervo de documentos possa ser facilmente acessado. Estabelecer critérios para essa organização, como a separação por espécies e tipos documentais, é essencial.
Dessa forma, sempre que se fizer necessária a consulta ou a remissão de algum, desses registros, ele poderá ser encontrado com rapidez. É fato, no entanto, que nem todas as instituições dispõem de espaço físico suficiente para guardar tantos documentos!
Vamos partir da ideia de que uma escola ou universidade precisa dividir seus arquivos em pelo menos quatro categorias mais amplas:
• Discentes (ou alunos)
• Docentes (ou quadro pedagógico)
• Colaboradores (não-associados ao processo educacional em si)
• Institucionais (administrativos, jurídicos e históricos)
Observando em um primeiro momento, parece simples, mas esse poço é um pouco mais fundo do que aparenta. Para cada uma delas, a instituição certamente terá arquivos ativos e passivos. Se você não é familiarizado com os termos, vamos explicar!
Ativos são os documentos que pertencem a alunos regularmente matriculados ou professores em exercício da função. Já os passivos se referem às pessoas que passaram pela unidade educacional, mas não se encontram mais lá, como ex-funcionários.
Além disso, cada uma delas será subdividida em tópicos diversos. No caso dos discentes, os documentos abrangem desde o requerimento de matrícula até o histórico escolar, incluindo atestados, solicitações, comunicados, etc.
Confira alguns documentos que devem ser armazenados pela instituição de ensino, de acordo com o Portal Educação:
1. Registros permanentes: abrange assentamentos de discentes (solicitação de matrícula, documentos pessoais, atestados médicos e solicitações de dispensa de exercícios físicos, boletins e histórico escolar, etc.), assentamentos de docentes e outros colaboradores (documentos pessoais, currículo e comprovantes de formação), regimentos com planos de curso e planos escolares, quadros curriculares, entre outros.
2. Correspondências, fazendo a inclusão de cartas, ofícios, requerimentos, propostas e outras, durante o período de 4 anos.
3. Comunicados, memorandos, avisos, circulares e tudo que tange a comunicação interna, durante o período de 2 anos.
Esses documentos devem ser adequadamente armazenados para que possam ser consultados com facilidade sempre que preciso. Mas se a instituição de ensino não possuir a estrutura necessária ou um sistema eficiente de gestão documental?
Vantagens da guarda de documentos para instituições de ensino
O processo de separação de documentos por espécies e tipo é muito trabalhoso. Principalmente se você estiver dando os primeiros passos nessa direção. É importante que a organização se faça em conformidade com as necessidades da instituição.
As condições de armazenamento também são essenciais para a preservação desses documentos. Se não forem adequadas, elas podem ocasionar danos permanentes, como a perda irreversível de informação.
Não seria melhor então considerar uma empresa de confiança para coletar e armazenar esses documentos com segurança? Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, veja as vantagens que ele pode proporcionar para a sua instituição de ensino:
• Liberação de espaço físico
Com esse serviço, não é necessário ter um espaço físico disponível para armazenar os documentos. Você pode aproveitar o ambiente de outras formas!
• Organização informatizada
A organização é feita de forma sistemática, facilitando o mapeamento, a identificação e a localização dos documentos que estão guardados.
• Condições de conservação
As empresas de guarda de documentos são especializadas nesse serviço e sabem quais são as condições ideais de conservação.
• Sistema de coleta
Os documentos da instituição de ensino são coletados pela empresa e levados com segurança para o galpão, onde são registrados e armazenados corretamente.
Com esse serviço, você elimina de vez as preocupações com a organização, a conservação e a segurança dos documentos da sua instituição. Gostou? Deixe a sua opinião aqui nos comentários!

Gestão Documental e a Auditoria Empresarial

Auditoria é a análise minuciosa de todos os processos e atividades de uma empresa. O objetivo é conferir se está tudo de acordo com o planejado. Pode ser classificado como auditoria externa ou interna.
A auditoria interna é feita por um membro da equipe que pode ter a função de auditor ou ser designado a isso. A auditoria externa é feita por uma empresa ou profissional independente, contratado para um projeto específico.
A auditória tem o papel de minimizar os riscos pois, sempre há erros cometidos em algum processo, que poderão ser corrigidos através da auditoria.
A área contábil e fiscal são as mais impactadas no que diz respeito a erros pois, as multas por não recolhimento de tributos ou atrasos podem gerar prejuízos a instituição.
Ao contrário do que muitos pensam, a auditória não serve apenas para apontar problemas. Ela pode ser utilizada como estratégia e uma base de crescimento, ou instrumento para mudanças positivas!
É importante utilizar a ferramenta de auditoria com frequência e não apenas em situações críticas. Visando a evolução contínua da empresa.
Para que a auditoria seja um sucesso é preciso ter nas mãos todas as informações, documentos e demais registros. O auditor apresenta os resultados e pontua possíveis correções. A gestão de documentos é um forte aliado no bom desempenho da auditoria.

Melhores localizações

Quando se fala em grandes centros urbanos, não há como não pensar em São Paulo. No Brasil, a cidade é considerada a capital financeira do país e, em 2018, foi considerada a economia mais sólida de todo o território nacional, representando 34% do PIB estadual.
A representatividade que a metrópole possui no cenário brasileiro e a influência que ela exerce sobre a América Latina atrai pequenos, médios e grandes empresários, além de inúmeras pessoas que estão em busca de novas oportunidades.
Dito isso, faz total sentido que a capital paulista lidere, há anos, o ranking de cidade mais populosa do país. Contudo, o crescimento contínuo da metrópole, evidentemente, gera consequências e cria, dia após dia, novas necessidades.
Entre elas, talvez duas das mais importantes atualmente, a otimização da mobilidade e do aproveitamento de espaços físicos são pontos discutidos frequentemente. Para que os avanços não cessem, é essencial que medidas sejam tomadas diariamente.
Tanto o governo, quanto as instituições privadas, podem exercer esse papel. Foi analisando as novas demandas da sociedade e as tendências que se desenhavam no mercado que a Boomerang File nasceu em São Paulo, atendendo todo o território estadual.
Descubra quais são as melhores localizações para que você e a sua empresa possam usufruir dos serviços prestados!
Quais são as melhores localizações?
Os serviços de guarda, digitalização e organização de documentos, além do BPO – Business Process Outsourcing, abrangem todo o estado de São Paulo, ou seja, você não precisa estar na capital para desfrutar das vantagens que oferecemos para você ou para a sua empresa.
Visando a excelência no atendimento, a eficiência dos serviços, a agilidade no tráfego e a segurança do início ao fim no processo de gestão de informações, a Boomerang File conta hoje em dia com três unidades em atividade no território nacional, sendo elas:
• São Paulo/SP (Capital)
Localizado no bairro nobre do Pacaembu, nosso escritório central está instalado em um ponto estratégico da cidade, próximo às zonas oeste e central. A Avenida Pacaembu, onde se encontra atualmente, à Barra Funda, à Marginal Tietê e à Avenida Paulista.
• Osasco/SP
Situado na região metropolitana de São Paulo, o município de Osasco fica a aproximadamente 40 minutos da sede. Lá se encontra um dos modernos galpões de armazenamento, guarda e gestão de documentos, com os mais avançados e seguros equipamentos de segurança.
• São Roque/SP
A terceira unidade da Boomerang File localiza-se no município de São Roque, cerca de 1 hora e 20 minutos do escritório central instalado no Pacaembu. Assim como a unidade de Osasco, o galpão é completamente equipado para manter os seus documentos seguros e protegidos de qualquer eventualidade.
Se a rotina da sua empresa exige que você tenha acesso a documentos impressos com frequência e agilidade, é importante considerar as informações de localização. Nesse caso, situar-se próximo ou dentro de um dos municípios pode apresentar benefícios adicionais.
É essencial reforçar que valorizamos a máxima comodidade e satisfação do cliente com os serviços prestados. Por isso, além de atuarmos com profissionais extremamente capacitados, oferecemos soluções práticas para o seu dia a dia, independentemente da distância.
Além de manter os arquivos armazenados, a sua empresa pode optar pela digitalização dos documentos. Dessa forma, sempre que houver necessidade de consulta, mas não se configurar necessário tê-lo em mãos, isso pode ser feito com agilidade e sem complicações.
Outra facilidade oferecida pela Boomerang File é o Sistema de Leva e Traz, que consiste em coletar os documentos no endereço da empresa e transportá-los até o local de armazenamento, bem como o trajeto inverso, retirando os arquivos do local de armazenamento e transportando novamente para a sua empresa sempre que preciso.

Soluções na medida certa!

A dinamicidade da vida moderna requer cada vez mais a implementação de soluções práticas para que você e a sua empresa alcance o melhor rendimento ao final de cada dia. O mercado conta com uma vasta oferta de serviços, mas identificar aquele que vai se encaixar perfeitamente às suas necessidades podem demandar uma longa e detalhada pesquisa.
Para quem procura otimizar o tempo e incorporar mais praticidade às atividades cotidianas, a busca por um serviço que atenda a todos os requisitos essenciais sem se distanciar da realidade da sua organização não parece muito prática, certo? É por isso que encontrar serviços competentes, habilitados para atender organizações de qualquer porte é tão importante.
Pode não parecer uma escolha tão fundamental em um primeiro olhar, mas imagine a seguinte situação: o seu negócio está dando os primeiros passos e você encontra um serviço competente que atende apresenta soluções perfeitas para empresas de pequeno porte, mas o tempo passa, a sua empresa cresce e infelizmente, ele não consegue mais atendê-lo.
Em outro panorama, o contrário também pode acontecer: você administra uma empresa de grande porte e recebe recomendações extraordinárias de um serviço que a sua organização precisa para ganhar agilidade, produtividade e resultados mais representativos, porém, ele atende somente empresas de menor porte ou vice-versa.
Os serviços que se preocupam em atender às empresas de pequeno, médio e grande porte, estão conectados com as novas demandas e necessidades da sociedade moderna. Pensando nisso, criam planos e condições adequados para a realidade de cada organização e assim se mantêm à frente no mercado. É o caso da Boomerang File. Descubra qual é a melhor para você!
Qual é a solução na medida certa para a sua empresa?
O profissional que vivência o cotidiano de uma empresa, semana após semana, conhece a fundo os pontos que podem ser melhorados para que o desempenho e a produtividade alcancem o nível máximo. Todos desejam os melhores resultados, desde o profissional autônomo, que atua por conta própria, ao profissional que conta com uma gigantesca equipe.
A proposta da Boomerang File vai muito além de cuidar para que os documentos da empresa estejam catalogados e armazenados em segurança. Credibilidade, praticidade, comodidade e eficiência são valores levados extremamente a sério pela organização na prestação dessa categoria de serviço. Quanto mais personalizado para a sua organização, mais eficaz ele é.
Logo a seguir apresentamos sugestões de qual pode ser o melhor plano e condição para cada empresa, ou seja, conforme o porte de cada negócio. Você, no entanto, é que deve listar os obstáculos que surgem diariamente no ambiente de trabalho e avaliar qual é a melhor alternativa para o seu caso!
• Pequeno porte
Se você é um profissional autônomo ou administra uma empresa com poucos colaboradores, tem a vantagem de poder optar por planos mais econômicos, que são suficientes para o fluxo de trabalho que se apresenta.
No plano Light, por exemplo, a taxa de implementação do sistema é a mais em conta, assim como a mensalidade. Alguns dos serviços, inclusive, se assemelham ao plano Top, como o suporte online e o número de fretes incluso.
• Médio porte
A tendência de uma organização é crescer. Com o tempo, novas demandas surgem ao passo que a equipe de profissionais aumenta e a quantidade de tarefas e objetivos a serem cumpridos cresce a cada dia.
Em um caso como esse, a expansão do escritório torna-se inevitável, visto que é necessário acomodar mais colaboradores. O plano Pró possibilita que uma considerável quantidade de documentos – inclui 100 caixas box! — desocupe o espaço físico que você tanto precisa.
• Grande porte
Quando uma empresa se expande e consolida a sua posição no mercado, a otimização do tempo, dos procedimentos e das incumbências gerais torna-se uma prioridade. É imprescindível salvar energia para superar obstáculos e concretizar novas ideias.
Para uma grande equipe, soluções práticas fazem toda a diferença no dia a dia. O plano Top, nesse caso, é o mais indicado. Com mais facilidades, como o login por até três usuários, ele permite que um volume maior de documentos seja armazenado, já que são 200 caixas box.
Na dúvida sobre qual é o plano mais adequado às suas necessidades? Precisa de mais do que o plano Top pode oferecer? A Boomerang File possui consultores que podem auxiliar nesse momento de decisão. Qual você pensa que é a solução na medida certa para você?

Conheça as comodidades do Sistema Leva e Traz

Se você vive um cotidiano repleto de compromissos a serem atendidos, como a larga maioria das pessoas do mundo moderno, sabe como a otimização de tempo tem se tornado cada vez mais importante. Essa é uma das principais comodidades do Sistema Leva e Traz.
Já imaginou como interromper determinada atividade para a realização de outra pode afetar o ritmo de um trabalho e refletir de forma negativa no desempenho geral de um colaborador? A probabilidade, nesse cenário, o resultado não sair como se espera é alta, não é?
No ambiente interno de uma empresa, produtividade e sucesso estão fortemente atrelados. Como o Sistema Leva e Traz pode contribuir para o funcionamento do seu negócio e o rendimento da sua equipe? É possível existir realmente uma relação entre eles?
A resposta é: sim! Essa relação não só existe, como pode ser rapidamente percebida e comprovada, seja uma organização de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.
Conheça mais sobre as comodidades do Sistema Leva e Traz e descubra como aproveitar ao máximo todas as vantagens que ele oferece para você e para a sua companhia, independentemente do tamanho.

Sistema Leva e Traz: uma solução prática para o dia a dia
Como funciona o Sistema Leva e Traz? É muito simples! Contratado o serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.
Contate-nos e entenda como a Boomerang File pode ajudar sua empresa nessa logística.

O que é Gestão de Documentos Remota?

Com o avanço da Tecnologia, criaram-se diversas formas de automação e facilidades no dia-a-dia das pessoas e nas suas rotinas de trabalho. Além disso, as empresas tiveram que se adaptar as atualizações e tendências.
A gestão de documentos remota é o acesso aos arquivos a distância, o gestor pode pesquisar os documentos arquivados em um provedor de qualquer lugar do mundo. Através de um sistema todo o processo acontece de forma rápida e segura.
O software auxilia nas pesquisas, encontrando rapidamente o tema pesquisado mesmo entre milhares de arquivos.
Da mesma forma os novos arquivos também podem ser armazenados em um único lugar e o upload feito de qualquer lugar do mundo. Bastando o usuário ter acesso a internet, usuário e senha do sistema contratado.
Vantagens da Gestão Remota
– Não há deslocamento
– Agilidade em encontrar os arquivos
– Redução de custos com equipamentos
– Facilidade no compartilhamento da informação
Saiba como a Boomerang File pode auxiliar sua equipe com a Gestão de Documentos Remota. Clique aqui e saiba mais.

GED – Tudo o que você precisa saber!

Hoje em dia, o bem maior de uma empresa é a informação. Com ela é possível criar produtos, prospectar ou se relacionar com clientes, vender soluções, se atualizar, etc. Sabendo disso, foi criado todo um sistema para manipulação e administração da informação, chamada Tecnologia da Informação, que hoje está presente em praticamente tudo no mundo. Dentro da T.I. (Tecnologia da Informação) existem diversos sistemas para tal administração da informação, uma delas é conhecida como GED.

A GED, conhecida como Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema e ou módulo da T.I, para manipulação ou administração geral dos documentos de uma empresa, controlando o armazenamento, compartilhamento, protegendo-os, facilitando o acesso para pessoas autorizadas, facilitando a recuperação dos documentos em caso de perda/falhas, entre outros recursos. Estes documentos não necessariamente sejam apenas digitais, como planilhas eletrônicas, arquivos de texto, som/áudio, vídeo e etc, mas também arquivos em papel, imagens físicas, por exemplo. Porém, a grande vantagem do uso da GED é exatamente facilitar o acesso a essas informações, independente de seu tipo.
A GED pode ser dividida em alguns processos/tecnologias, cada uma com sua função:
• Capture – Processo de captação de documentos, formulários, transformando em informações legíveis, confiáveis e recuperáveis para quem necessitar.
• Document Image (ID) – É o processo de digitalização dos documentos físicos, podendo ser feito através de scanners, maquina digital ou qualquer outra ferramenta de digitalização.
• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – Um dos principais processos da GED, este processo é responsável por gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, recuperação dos documentos eletrônicos.
• Workflow / BPM – Tecnologia que gerencia os processos da empresa, dando garantia que as tarefas serão executadas no tempo planejado e pelas pessoas certas, organizando as tarefas, os prazos, documentos. Pode-se citar como exemplo desta etapa, um CRM.
• COLD/ERM – Esta tecnologia permite gerar relatórios e gerenciá-los na forma digital, criando anotações nestes relatórios, sem alterar sua forma original.
• Forms Processing (processamento de formulários) – É o processo que retira as informações em papel e converte para forma textual, podendo ser salvas em arquivos digitais, como: DOC, DOCX e TXT,  por exemplo. Dessa forma, automatiza o processo de digitação manual, otimizando este tempo na empresa.
• Records and Information Management (RIM) – É o processo que administra toda a vida útil do documento, desde sua criação, manutenção, uso, até o processo de descarte do mesmo, com um controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Documentos digitalizados podem ser descartados?

A tecnologia é uma grande aliada no meio corporativo e os documentos tendem a crescer ainda mais nos próximos anos.

A dúvida de muitos departamentos são o que fazer com os documentos físicos após a geração dos documentos digitais.

Como já falamos em outro post, existe diferença entre documentos digitais e os digitalizados (sem valor legal).
É aconselhável guardar os documentos físicos mesmo com a digitalização, garantindo a veracidade dos mesmos.

Para eliminar de vez o arquivo físico, é preciso fazer a microfilmagem com a digitalização, só assim os documentos passam a ter legalidade jurídica conforme a lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Documentos temporários podem ser descartados, desde que respeitem os procedimentos que garantem a autenticidade, conforme o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014.
Os documentos físicos podem ser descartados por incineração, destruição mecânica ou outro procedimento que garanta a desintegração.

Formas de diminuir o uso do papel no escritório

Algumas medidas podem auxiliar na diminuição do papel em sua empresa, o que trará benefícios econômicos e ambientais.
A conscientização da equipe é necessária na aplicação da nova cultura. Todos os colaboradores devem ser envolvidos e entender como o novo processo irá contribuir para um ambiente mais organizado e sustentável. Um exemplo muito prático é a redução de impressão. Todos devem se perguntar se ela é realmente necessária.
Conhecer as alternativas disponíveis darão mais força a ação e evitará que processos sejam afetados. O armazenamento na nuvem e digitalização de documentos são ferramentas poderosas nesse momento de implantação.
Um novo conceito na cultura organizacional vem ganhando força, o Paperless é o termo utilizado para a substituição integral ou parcial do papel dentro de uma instituição. A prática pode ser implantada aos poucos e tem como benefícios a redução de custos, agilidade no acesso à informações e mais espaço físico.

A importância do backup dos aparelhos móveis de uma empresa

Os aparelhos móveis como os smartphones e tablets, são práticos e agilizam o acesso às informações, aumentando inclusive a produtividade. Infelizmente essas tecnologias não estão livres de algumas vulnerabilidades como vírus, roubos ou quebra do aparelho.
Se há aplicativos corporativos, há o risco de conter dados valiosos para a empresa, como cadastros de clientes, histórico de e-mails, senhas, etc.
A proteção da informação deve ser feita por um departamento de TI e precauções como a instalação de antivírus e backup de dados são indispensáveis.
O backup garante que arquivos possam ser recuperados caso sejam apagados acidentalmente.
Para os aparelhos com sistema operacional Android, existe a possibilidade de proteger as informações dos aplicativos, senhas de redes wi-fi e preferencias do aparelho. O serviço é oferecido pelo Google (dono do sistema). Basta ativar o recurso na seção Backup e Restauração. Da mesma forma os aparelhos Apple tem os dados armazenados no iCloud.
Aproveite essas dicas e faça o backup dos aparelhos móveis da empresa, evitando preocupações futuras.

Cases de Sucesso em Unidades Hospitalares

Atualmente não só pela ascensão das tecnologias, mas também pela necessidade de documentar e consultar diversos processos, há uma demanda crescente de profissionais e empresas que saibam guardar de forma adequada esses documentos. Pensar na forma como é arquivada toda a documentação, realizar a digitalização do acervo para obter um backup e organizar da forma mais clara e didática possível é uma tarefa árdua, mas não impossível. Separamos alguns pontos para você que pensa em otimizar os processos em sua unidade ou complexo de saúde e a importância de cada aspecto para a conjuntura atual do mercado, criando assim um case de sucesso para sua empresa.

Procure ajuda de um especialista
O primeiro pensamento que deve-se ter ao decidir mudar e organizar o modo como os arquivos do seu centro hospitalar são guardados é procurar um profissional ou empresa da área. Profissionais e empresas certificadas possuem a experiência para diagnosticar os erros cometidos atualmente pela sua empresa que impedem o fluxo contínuo e livre de informações. No mercado, existem diversas empresas que realizam todo o processo desde a implementação e hospedagem até a manutenção dos arquivos. Essa é uma boa opção para quem não tem tanto o espaço físico ou digital para o setor de arquivos quanto para quem não tem em sua empresa um profissional qualificado para exercer a função.

Defina prioridades e necessidades
Definir a importância de cada arquivo e categorizar a necessidade e usabilidade dos mesmos requer tempo e assiduidade, já que é através da otimização da guarda desses documentos que serão consultados constantemente que sua empresa irá perceber mudanças positivas no dia a dia dos funcionários. Defina também a importância de cada categoria, por mais que seus arquivos possam não ter uma frequência de acesso grande, muitos são de extrema importância jurídica para o hospital, portanto, crie categorias para esses tipos de documentos, assim você zela pela segurança do seu hospital. Mantenha um protocolo para acesso de informações e documentos, principalmente pelo fato de ser um segmento que trata diretamente com informações pessoais de seus clientes, assegurando assim o princípio da confidencialidade, não só médico-paciente, mas principalmente hospital-paciente, a sensação de segurança gerada é um atrativo a mais para o público.

Treine os funcionários
É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos e isso gere tanto um desconforto interno quanto externo, já que funcionários que não dominam os novos meios acabam atrasando o atendimento e demorando bem mais tempo para realizar buscas e funções realizadas geralmente em menor tempo. Ao treinar seus funcionários e familiarizá-los com o nosso sistema de guarda e busca de arquivos você soma não só conhecimento e mais especialidades à sua equipe, como também otimiza todo o processo diário de funcionamento do hospital.

Colha os frutos
Das muitas vantagens que existem em adotar um processo de gerência de arquivos ou melhorar o que existe em sua empresa, podemos elucidar a otimização dos processos diários: as buscas e consultas são realizadas de forma rápida e adequada. Além da seguridade dos seus documentos estarem devidamente protegidos e acessíveis. Outro fator somado à isso é que ao optar por um sistema de digitalização e armazenamento em nuvem a economia em energia e material como papel e pastas por exemplo é significativa. A Boomerang File atende diversos clientes no segmento hospitalar. Agende um horário para uma conversa e se torne mais um case de sucesso.

Cloud Computing, praticidade e sustentabilidade para sua empresa!

Muito se fala em Cloud Computing, mas, porque utilizá-lo em sua empresa e quais benefícios a prática pode trazer para sua vida? Primeiramente devemos lembrar que Cloud Computing se trata do arquivamento em nuvem de documentos e informações, podendo assim, desde que conectado à internet, seu computador, celular ou tablete acessem os documentos armazenados em nuvem. Uma das vantagens é que caso aconteça algum problema em seu computador todo o arquivo e conteúdo que estariam armazenados nele serão salvos, já que estão em uma nuvem.
O fator que mais chama a atenção das empresas ao optarem pelo Cloud Computing é a sustentabilidade, já que atualmente o tema tem gerado grande comoção não só entre o público, mas principalmente entre as empresas, já que além de ser uma forma de economia interna é também um apelo de marketing para quem utiliza seus serviços. A Acceture e WSP realizaram um estudo que exemplifica bem do que estamos falando, segundo pequenas empresas que optam pela utilização da nuvem, podem reduzir em até 90% a emissão de carbono, enquanto as grandes teriam uma economia de 30%. Já outro estudo, dessa vez realizado pela Carbon Disclosure Project (CDP) afirma que as empresas norte-americanas que usaram serviços de Cloud Computing alcançaram uma economia de energia anual combinada de US $ 12,3 bilhões e uma redução das emissões de carbono equivalentes a 200 milhões de barris de petróleo.
Deve-se pensar também na economia que o armazenamento traz em relação à substituição de papeis impressos na hora de arquivar documentos. Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte ainda utilizam arquivos físicos, ao optarem pelo serviço de Cloud Computing essas empresas estão deixando de utilizar os papeis que como todos sabemos tem como origem vegetal as árvores. Não só os papeis, mas reduzem o número de tinta e plásticos (já que não utilizam pastas para guardar os arquivos).
Além de toda essa economia e bem-estar ambiental que a prática traz para sua empresa, também devemos lembrar, claro da praticidade envolvida nos processos. Primeiramente porque reduz o tempo de procura dos arquivos, já que o serviço de Cloud Computing tem um sistema de busca inteligente, que ajuda a encontrar com maior facilidade os documentos requeridos. Existe uma economia muito grande de tempo além de gerar otimização do seu trabalho, já que tendo a senha e login necessários você pode acessar o banco de dados e realizar consultas em documentos em qualquer lugar que esteja. Por fim, não podemos nos esquecer da economia com mão de obra (serviços de manutenção e TI, tem demanda bem menor) a economia com aquisição de produtos como computadores e impressoras, por exemplo, também fará grande diferença para as contas da empresa. Experimente em sua empresa e vire uma empresa sustentável, econômica e prática!

Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

Guarda de Documentos e as Concessionárias de Veículos 

As concessionárias de veículos precisam armazenar diversos documentos muitos deles são informações apresentadas pelos clientes. A Gestão de Documentos pode ser uma estratégia essencial ao negócio.

É alta a demanda de documentos importantes para a venda de veículos novos ou usados.

Para a concretização dos negócios, tudo precisa estar em ordem e a documentação em dia.

A gestão de documentos pode auxiliar na produtividade, facilitando a localização e com isso otimizando o tempo nas atividades e evitando falhas nas comprovações indispensáveis.

Como já falado em outros artigos, a gestão de documentos garante a organização, segurança, diminuição do tempo desprendido na busca das informações e menos acúmulos de papeis através dos arquivos digitais.

A importância do armazenamento na nuvem ou Cloud Computing

O Armazenamento na nuvem também conhecido como Cloud Computing é o serviço que permite compartilhar arquivos de forma virtual, permitindo acesso remoto de qualquer computador, celular ou tablete com conexão a internet.

Com a utilização do serviço os recursos de investimentos são otimizados, já que há mais aproveitamento dos hardware pois, a parte mais pesada do processamento fica na nuvem.

O serviço também permite maior elasticidade e se necessário mais espaço de armazenamento é possível pedir um upgrade.

Por meio da tecnologia de cloud computing, a Boomerang File possibilita que seus clientes armazenem seus documentos na nuvem e possam acessá-los a qualquer momento e de qualquer lugar.

A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A Lei de Acesso e a Guarda de Documentos

Os procedimentos legais vigentes, sofrem constantes alterações e as empresas precisam estar atentas para atender as exigências de forma eficaz. A Gestão de Documentos auxilia no cumprimento dessas obrigações.

A LAI – Lei de Acesso à informação ou Lei nº 12.527/2011, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
As principais obrigações são:
– Compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas prefeituras
– Cuidados com a Segurança
– Garantia de sigilo das informações pessoais
– Garantia de transparência
– Proteção da autenticidade e integridade dos dados fornecidos

As prefeituras devem apresentar a população os dados gerais da administração, como os gastos e investimentos, licitações, contratos fechados, etc.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam garantir o acesso à informação é preciso fazer a Organização de Documentos, separando os materiais por categorias e subcategorias.

A LAI tem como uma das principais exigências a disponibilização das informações por meio eletrônico. Para isso um passo importante é a digitalização de documentos e arquivos.
A Microfilmagem é uma importante aliada dos órgãos públicos, pois, a cópia feita pelo método substitui o documento original.

A Gestão e Guarda de Documentos das prefeituras devem ser feitos de forma estratégica, garantindo a segurança e a preservação.

Se você é Gestor Público, evite penalidades, entre em contato e entenda como a Boomerang File pode ajudar na Gestão de Documentos.

A Gestão de Documentos e o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal lida diariamente com diversos arquivos e tem a necessidade de armazenar os documentos dos colaboradores. Para que haja agilidade e eficiência nos processos é necessária uma boa Gestão de Documentos.
Diariamente é preciso acessar as informações e sabemos que localizar esse material manualmente é uma tarefa trabalhosa.

A Gestão de Documentos feita por uma empresa terceirizada agiliza esse processo, a Boomerang File por exemplo disponibiliza um sistema completo que facilita a busca e localização rápida da pasta do funcionário.

O serviço garante:
– Organização
– Economia de Tempo
– Economia de Espaço
– Preservação
– Segurança

Tem um Departamento Pessoal e gostaria de otimizar os processos?
Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.