Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.