Projeto de Digitalização de Prontuários Médicos é aprovado pelo CCT

O projeto do senador Roberto Requião que propõem o armazenamento de prontuários médicos nas instituições de saúde, foi aprovado em abril de 2018 pela Comissão de Ciência, Tenologia, Inovação, Comunicação e Informática. Agora está ma Câmara dos Deputados onde passará por uma votação. A medida tornará a digitalização em hospitais possível e facilitando o armazenamento de dados.

Para a realização da digitalização será necessário o certificado digital emitido pelo ICP/Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
A digitalização de documentos poupa espaço, permitindo a melhor utilização do mesmo. No caso de hospitais o número de documentações é bastante volumoso e chegando muitas vezes a ocupar diversas salas.

A medida pode beneficiar os hospitais e os pacientes, com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, evita-se extravios e agiliza o processo de consulta aos prontuários.

Para os hospitais a medida pode trazer grandes economias, pois, diariamente é feita milhares de impressões apenas com prontuários, o que demanda papel, tinta e mão de obra.

Outro grande benefício que a digitalização proporciona é a praticidade no acompanhamento desses documentos que de forma física exige armazenamento e controle.

O que é assinatura digital e como utilizá-la

A assinatura digital garante a autenticidade de um documento sem a necessidade de caneta e papel. Ela já é muito comum no meio corporativo, principalmente em empresas que lidam com grandes quantidades de documentos digitais, como, por exemplo empresas do ramo contábil, jurídico e financeiro.
Para passar a utilizar a assinatura digital é preciso solicitar a chave e o certificado a uma Autoridade Certificadora, autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Após receber o certificado e a chave privada, é preciso acessar o Portal QualiSing para concluir as assinaturas nos documentos.
A assinatura digital é totalmente segura, a assinatura e documento são criptografados para garantir a autenticidade.
Confira alguns benefícios de adotar a assinatura digital:
– Redução de Custos (impressão, cartuchos, pastas, estantes)
– Segurança da Informação (dificuldade de falsificação)
– Aumento da Produtividade
É importante lembrar que para a utilização da assinatura digital é preciso organizar a Gestão de Documentos Eletrônico.
Contate-nos e consulte-nos de como podemos ajudá-los.

Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.

Documentos digitalizados podem ser descartados?

A tecnologia é uma grande aliada no meio corporativo e os documentos tendem a crescer ainda mais nos próximos anos.

A dúvida de muitos departamentos são o que fazer com os documentos físicos após a geração dos documentos digitais.

Como já falamos em outro post, existe diferença entre documentos digitais e os digitalizados (sem valor legal).
É aconselhável guardar os documentos físicos mesmo com a digitalização, garantindo a veracidade dos mesmos.

Para eliminar de vez o arquivo físico, é preciso fazer a microfilmagem com a digitalização, só assim os documentos passam a ter legalidade jurídica conforme a lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Documentos temporários podem ser descartados, desde que respeitem os procedimentos que garantem a autenticidade, conforme o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014.
Os documentos físicos podem ser descartados por incineração, destruição mecânica ou outro procedimento que garanta a desintegração.

Formas de diminuir o uso do papel no escritório

Algumas medidas podem auxiliar na diminuição do papel em sua empresa, o que trará benefícios econômicos e ambientais.
A conscientização da equipe é necessária na aplicação da nova cultura. Todos os colaboradores devem ser envolvidos e entender como o novo processo irá contribuir para um ambiente mais organizado e sustentável. Um exemplo muito prático é a redução de impressão. Todos devem se perguntar se ela é realmente necessária.
Conhecer as alternativas disponíveis darão mais força a ação e evitará que processos sejam afetados. O armazenamento na nuvem e digitalização de documentos são ferramentas poderosas nesse momento de implantação.
Um novo conceito na cultura organizacional vem ganhando força, o Paperless é o termo utilizado para a substituição integral ou parcial do papel dentro de uma instituição. A prática pode ser implantada aos poucos e tem como benefícios a redução de custos, agilidade no acesso à informações e mais espaço físico.

A importância do backup dos aparelhos móveis de uma empresa

Os aparelhos móveis como os smartphones e tablets, são práticos e agilizam o acesso às informações, aumentando inclusive a produtividade. Infelizmente essas tecnologias não estão livres de algumas vulnerabilidades como vírus, roubos ou quebra do aparelho.
Se há aplicativos corporativos, há o risco de conter dados valiosos para a empresa, como cadastros de clientes, histórico de e-mails, senhas, etc.
A proteção da informação deve ser feita por um departamento de TI e precauções como a instalação de antivírus e backup de dados são indispensáveis.
O backup garante que arquivos possam ser recuperados caso sejam apagados acidentalmente.
Para os aparelhos com sistema operacional Android, existe a possibilidade de proteger as informações dos aplicativos, senhas de redes wi-fi e preferencias do aparelho. O serviço é oferecido pelo Google (dono do sistema). Basta ativar o recurso na seção Backup e Restauração. Da mesma forma os aparelhos Apple tem os dados armazenados no iCloud.
Aproveite essas dicas e faça o backup dos aparelhos móveis da empresa, evitando preocupações futuras.

Cases de Sucesso em Unidades Hospitalares

Atualmente não só pela ascensão das tecnologias, mas também pela necessidade de documentar e consultar diversos processos, há uma demanda crescente de profissionais e empresas que saibam guardar de forma adequada esses documentos. Pensar na forma como é arquivada toda a documentação, realizar a digitalização do acervo para obter um backup e organizar da forma mais clara e didática possível é uma tarefa árdua, mas não impossível. Separamos alguns pontos para você que pensa em otimizar os processos em sua unidade ou complexo de saúde e a importância de cada aspecto para a conjuntura atual do mercado, criando assim um case de sucesso para sua empresa.

Procure ajuda de um especialista
O primeiro pensamento que deve-se ter ao decidir mudar e organizar o modo como os arquivos do seu centro hospitalar são guardados é procurar um profissional ou empresa da área. Profissionais e empresas certificadas possuem a experiência para diagnosticar os erros cometidos atualmente pela sua empresa que impedem o fluxo contínuo e livre de informações. No mercado, existem diversas empresas que realizam todo o processo desde a implementação e hospedagem até a manutenção dos arquivos. Essa é uma boa opção para quem não tem tanto o espaço físico ou digital para o setor de arquivos quanto para quem não tem em sua empresa um profissional qualificado para exercer a função.

Defina prioridades e necessidades
Definir a importância de cada arquivo e categorizar a necessidade e usabilidade dos mesmos requer tempo e assiduidade, já que é através da otimização da guarda desses documentos que serão consultados constantemente que sua empresa irá perceber mudanças positivas no dia a dia dos funcionários. Defina também a importância de cada categoria, por mais que seus arquivos possam não ter uma frequência de acesso grande, muitos são de extrema importância jurídica para o hospital, portanto, crie categorias para esses tipos de documentos, assim você zela pela segurança do seu hospital. Mantenha um protocolo para acesso de informações e documentos, principalmente pelo fato de ser um segmento que trata diretamente com informações pessoais de seus clientes, assegurando assim o princípio da confidencialidade, não só médico-paciente, mas principalmente hospital-paciente, a sensação de segurança gerada é um atrativo a mais para o público.

Treine os funcionários
É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos e isso gere tanto um desconforto interno quanto externo, já que funcionários que não dominam os novos meios acabam atrasando o atendimento e demorando bem mais tempo para realizar buscas e funções realizadas geralmente em menor tempo. Ao treinar seus funcionários e familiarizá-los com o nosso sistema de guarda e busca de arquivos você soma não só conhecimento e mais especialidades à sua equipe, como também otimiza todo o processo diário de funcionamento do hospital.

Colha os frutos
Das muitas vantagens que existem em adotar um processo de gerência de arquivos ou melhorar o que existe em sua empresa, podemos elucidar a otimização dos processos diários: as buscas e consultas são realizadas de forma rápida e adequada. Além da seguridade dos seus documentos estarem devidamente protegidos e acessíveis. Outro fator somado à isso é que ao optar por um sistema de digitalização e armazenamento em nuvem a economia em energia e material como papel e pastas por exemplo é significativa. A Boomerang File atende diversos clientes no segmento hospitalar. Agende um horário para uma conversa e se torne mais um case de sucesso.

Cloud Computing, praticidade e sustentabilidade para sua empresa!

Muito se fala em Cloud Computing, mas, porque utilizá-lo em sua empresa e quais benefícios a prática pode trazer para sua vida? Primeiramente devemos lembrar que Cloud Computing se trata do arquivamento em nuvem de documentos e informações, podendo assim, desde que conectado à internet, seu computador, celular ou tablete acessem os documentos armazenados em nuvem. Uma das vantagens é que caso aconteça algum problema em seu computador todo o arquivo e conteúdo que estariam armazenados nele serão salvos, já que estão em uma nuvem.
O fator que mais chama a atenção das empresas ao optarem pelo Cloud Computing é a sustentabilidade, já que atualmente o tema tem gerado grande comoção não só entre o público, mas principalmente entre as empresas, já que além de ser uma forma de economia interna é também um apelo de marketing para quem utiliza seus serviços. A Acceture e WSP realizaram um estudo que exemplifica bem do que estamos falando, segundo pequenas empresas que optam pela utilização da nuvem, podem reduzir em até 90% a emissão de carbono, enquanto as grandes teriam uma economia de 30%. Já outro estudo, dessa vez realizado pela Carbon Disclosure Project (CDP) afirma que as empresas norte-americanas que usaram serviços de Cloud Computing alcançaram uma economia de energia anual combinada de US $ 12,3 bilhões e uma redução das emissões de carbono equivalentes a 200 milhões de barris de petróleo.
Deve-se pensar também na economia que o armazenamento traz em relação à substituição de papeis impressos na hora de arquivar documentos. Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte ainda utilizam arquivos físicos, ao optarem pelo serviço de Cloud Computing essas empresas estão deixando de utilizar os papeis que como todos sabemos tem como origem vegetal as árvores. Não só os papeis, mas reduzem o número de tinta e plásticos (já que não utilizam pastas para guardar os arquivos).
Além de toda essa economia e bem-estar ambiental que a prática traz para sua empresa, também devemos lembrar, claro da praticidade envolvida nos processos. Primeiramente porque reduz o tempo de procura dos arquivos, já que o serviço de Cloud Computing tem um sistema de busca inteligente, que ajuda a encontrar com maior facilidade os documentos requeridos. Existe uma economia muito grande de tempo além de gerar otimização do seu trabalho, já que tendo a senha e login necessários você pode acessar o banco de dados e realizar consultas em documentos em qualquer lugar que esteja. Por fim, não podemos nos esquecer da economia com mão de obra (serviços de manutenção e TI, tem demanda bem menor) a economia com aquisição de produtos como computadores e impressoras, por exemplo, também fará grande diferença para as contas da empresa. Experimente em sua empresa e vire uma empresa sustentável, econômica e prática!

A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A Gestão de Documentos e o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal lida diariamente com diversos arquivos e tem a necessidade de armazenar os documentos dos colaboradores. Para que haja agilidade e eficiência nos processos é necessária uma boa Gestão de Documentos.
Diariamente é preciso acessar as informações e sabemos que localizar esse material manualmente é uma tarefa trabalhosa.

A Gestão de Documentos feita por uma empresa terceirizada agiliza esse processo, a Boomerang File por exemplo disponibiliza um sistema completo que facilita a busca e localização rápida da pasta do funcionário.

O serviço garante:
– Organização
– Economia de Tempo
– Economia de Espaço
– Preservação
– Segurança

Tem um Departamento Pessoal e gostaria de otimizar os processos?
Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes empresas

A Gestão de Documentos desempenha um papel fundamental na organização de grandes empresas, alguns exemplos de seguimentos onde a Gestão de Documentos são indispensáveis são:

  •  Museus – principal prioridade a preservação histórica e cultural
  •  Universidades – registros de milhares de alunos
  • Terceirização de Recursos Humanos – Documentos de Funcionários
  • Instituições bancárias – Contratos
  • Associações de Advogados – Processos

Porém, a tecnologia e os recursos atuais aplicados a Gestão e Guarda de Documentos, possibilita as pequenas e médias empresas contratarem os serviços com excelente Custo/Benefício.

Definitivamente, toda empresa, independentemente do tamanho necessita armazenar de forma correta os documentos da organização.

Listamos alguns motivos para se considerar a Gestão Documental:
Serviço Acessível
A contratação da Guarda de Documentos pode ser feita  por Pessoas Físicas que desejam manter os documentos organizados,  mas é mais comum pequenas, médias e grandes empresas, utilizarem os serviços. Como já falamos no post do “Custo/Benefício” o espaço liberado pode ser melhor aproveitado para atividades lucrativas.

Clientes Satisfeitos
O maior patrimônio de uma empresa são os clientes que geram a receita do negócio. Com o avanço tecnológico e as facilidades da era digital, os consumidores esperam agilidade no atendimento e identificação de  seus registros e se possível o acesso digital.

Aumento da Produtividade
Tempo é um recurso importante e nunca se investiu tanto em treinamento de administração do tempo como nos dias atuais.
Perder tempo procurando arquivos perdidos gera custo de dinheiro. O investimento em um bom sistema de organização auxilia no armazenamento e pesquisa de arquivos.

Credibilidade
A organização de um espaço impacta diretamente na imagem que o seus clientes e parceiros formam sobre o seu negócio. Internamente motiva os colaboradores por estarem em um ambiente limpo e organizado.

Armazenamento na Nuvem e os documentos digitais

O Armazenamento de Documentos Digitais exige uma operação organizada para que no futuro sejam facilmente encontrados.
A forma como os arquivos são nomeados são de extrema importância e facilitam o gerenciamento e a pesquisa.
O armazenamento em nuvem auxilia na preservação dos arquivos físicos/originais e disponibilidade de espaço físico.

A sustentabilidade e questões ecológicas tem um peso relevante e os processos digitais tendem a contribuir para esse quesito, onde milhares de arquivos deixam de ser impressos com o auxílio dos meios digitais.

Atenção, documentos digitais não devem ser confundidos com os digitalizados (que não possuem valor legal).
Compreenda a diferença lendo o artigo: Documentos digitais substituem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos.

Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Documentos digitais substiuem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos

Embora a legislação seja clara em impedir a equiparação dos documentos digitalizados aos originais, ela acaba sendo omissa quando se trata de documentos digitais. Se as empresas precisam manter um arquivo morto ou um acervo contendo os seus originais no caso dos documentos digitalizados, o que fazer com os documentos digitais ou eletrônicos? Eles também não substituem os originais? Como devem ser armazenados?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, documentos digitais e documentos digitalizados não são a mesma coisa e isso acaba gerando uma série de dúvidas para empreendedores, secretarias, arquivistas e outros profissionais que lidam diariamente com a gestão de documentos.

Para solucionar a questão de vez a questão, elaboramos um post completo explicando a diferença entre documentos digitais e digitalizados, além do funcionamento da certificação digital. Quer saber mais? Então, confira!

Documentos digitais X documentos digitalizados

Embora muitas vezes os termos documentos digitais e documentos digitalizados sejam utilizados indistintamente, na prática, existe uma grande diferença entre eles.

Documentos digitalizados são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais.

Os documentos digitais, por sua vez, foram aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital, uma espécie de credencial eletrônica que atesta a veracidade desses documentos.

Os documentos digitalizados não possuem qualquer validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais. Já os documentos digitais, como surgem no próprio meio eletrônico e são certificados, possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.

O que é a certificação digital?

A certificação digital é uma tecnologia que permite o usuário emitir e assinar documentos no meio online, além de possibilitar a comunicação e a realização de transações seguras. Trata-se de uma espécie de credencial, que atesta a identidade tanto de máquinas e sites, como de pessoas e empresas. Por meio do recurso da criptografia, o certificado digital garante autenticidade na geração e na transmissão de dados, assegurando a veracidade e a confidencialidade tanto das informações, quanto das partes envolvidas.

Além de possibilitar o acesso e a transmissão segura de dados, a certificação digital viabiliza a assinatura de documentos, com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Por isso, graças ao certificado digital, um documento digital conta com a mesma autenticidade e segurança de um documento original.

Com a certificação digital, portanto, é possível gerar documento eletrônicos que sejam autênticos, além de possibilitar as respectivas assinaturas desses documentos.

Com o certificado digital, muitas empresas vêm experimentando inúmeros benefícios que vão desde a praticidade e agilidade, até a economia de recursos.

Gerenciamento de documentos digitais

Para que a sua empresa realize operações seguras na internet e emita documentos digitais, é preciso contar com um certificado digital. Embora a certificação digital já seja obrigatória em determinadas situações, nem todas as empresas contam com essa credencial eletrônica.

Para obter um certificado digital, é necessário que a empresa busque uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil. Essas Autoridades Certificadoras (“AC”) são credenciadas pela Infraestrutura das Chaves Pública Brasileiras – ICP Brasil, e são responsáveis pela emissão dos certificados digitais. Durante o processo de obtenção do certificado as AC’s ficam responsáveis por criar uma identificação da empresa ou pessoa física no meio digital.

Os certificados contam com todos os dados do titular, que são previamente detalhados na política de segurança das AC’s.

Vale destacar que, embora os documentos digitais tenham autenticidade, muitos deles ficam armazenados em softwares próprios e precisam de um back up no sistema do usuário. Assim, as empresas que possuem documentos digitais precisam promover o gerenciamento e o arquivamento em meio eletrônico

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento desses documentos em meio digital, ou ainda, realizem o back up físico.

Você já conhecia a certificação digital? Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

O que é o cloud computing e como ele pode ajudar na organização dos documentos da sua empresa

Digitalizar documentos e armazená-los em sistemas internos é uma tendência para a maioria das empresas. Ainda que a digitalização não seja uma solução única e aplicável em todos os casos, como já explicamos aqui, ter acesso aos documentos em um ambiente digital significa agilidade e praticidade na maioria das vezes.

Porém, assim como ocorre no ambiente físico, armazenar documentos digitais não significa organizá-los, nem tampouco, mantê-los acessíveis. Da mesma forma, ambientes digitais também contam com limitações como os tradicionais arquivos físicos.

Na medida em que as empresas possuem cada vez mais documentos digitais, surge uma questão: qual a melhor forma de armazená-los? Como manter um arquivo organizado e funcional, a partir de uma base de dados e informações cada vez maior? A resposta dessas e de outras questões pode estar no armazenamento na nuvem. E se você ainda não ouviu falar dele, vale a pena conferir!

O que é o cloud computing?

O cloud computing, ou computação na nuvem, é um sistema de armazenamento de dados independente de hardware ou software. Isso significa que não é necessário instalar programas ou mesmo sistemas complexos para armazenar os dados e informações da sua empresa. Na própria nuvem é possível guardar todos os arquivos, sem muitas complicações, e ainda consultá-los de forma remota. Outra vantagem desse sistema diz respeito à sua capacidade de armazenamento que, comparada a maioria dos softwares e hardwares tradicionais, acaba sendo superior.

Embora muitos empreendedores se sintam desconfiados com a computação na nuvem, já que o próprio nome confere a ideia de algo aberto e sem muitas barreiras, o cloud computing conta com sistemas de controle que impede o acesso por terceiros não autorizados ou mesmo invasores.

O cloud computing já é um dos sistemas que vem ganhando mais espaço nas empresas por representar um baixo custo e maiores possibilidades de customização. Para pequenos e médios negócios, a nuvem vem se transformando em uma excelente solução.

Armazenamento, organização e funcionalidade na nuvem

Além de transformar o armazenamento e o acesso aos documentos em algo fácil, a nuvem apresenta maiores possibilidades de customização. Isso significa que mesmo à distância é possível criar pastas e organizar arquivos de acordo com a necessidade da empresa.

Obviamente, ao ler todas essas informações é natural que o empreendedor se sinta curioso ou mesmo simpatize com a ideia do cloud computing, porém, em termos de investimento, pode ser que adquirir um sistema apenas para organizar documentos não seja uma prioridade para a empresa nesse exato momento.

A boa notícia é que não é preciso comprar um sistema de cloud computing apenas para armazenar e organizar seus documentos. Com empresas especializadas na guarda de documentos, já é possível acessar essa tecnologia e ainda contar com outros serviços especializados que garantem segurança, acessibilidade e rastreabilidade aos documentos, sem contar no ganho de espaço físico para a empresa.

A guarda de documentos é hoje um serviço que vai além do simples armazenamento e pode oferecer soluções inteligentes para melhorar a acessibilidade e a organização de todo acervo de dados da sua empresa. Através do full service storage é possível organizar dados e informações da sua empresa de forma muito mais eficiente e, através da tecnologia, disponibilizá-los na velocidade de um clique.

A modernidade trouxe um grande desafio não apenas para pessoas, como também para as empresas: como lidar com o grande número de informações e dados que fazem parte do dia a dia, sem perder a eficiência e a produtividade. A tecnologia e o aprimoramento dos serviços estão aí para apresentar soluções!

Já pensou investir em uma guarda de documentos que oferece a possibilidade de você customizar a organização dos seus dados em um sistema de nuvem? Clique aqui e saiba mais!

Certificação digital e digitalização de documentos: conheça a lei

Muitas empresas enxergam na digitalização uma solução rápida para lidar de forma eficiente com os documentos no dia a dia. Porém, essa solução não é única e efetiva para todos os casos e deve ser usada de maneira inteligente para não gerar custos desnecessários, como já explicamos aqui.

Nem todos os documentos que são digitalizados trazem benefícios, principalmente porque não possuem validade jurídica e, portanto, não dispensam os originais. Desde 2012 a legislação regulamenta a questão da validade dos documentos digitais e veta a equiparação com os originais. Para entender um pouco mais sobre o que diz a lei e avaliar quais documentos devem ou não ser digitalizados na sua empresa, acompanhe nosso post!

A digitalização e a lei

Em 2012 a Presidenta Dilma Rousseff sancionou a Lei 12.682/2012 que determina expressamente que não existe a equiparação entre documentos digitalizados e originais para fins jurídicos. Em outras palavras, um documento digitalizado não pode ser utilizado como prova para nenhuma finalidade e as informações e dados que nele constam não possuem a mesma veracidade de um documento original.

A princípio, o projeto de lei trazia a equiparação entre documentos originais e digitalizados, no entanto, a medida foi vetada pela presidenta, que rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico para ambos. O veto se deu, pois segundo a Presidenta, a equiparação entre originais e cópias digitais traria uma grande insegurança jurídica e poderia favorecer situações de fraude e falsificação.

Outra questão que foi vetada pela legislação foi a eliminação de documentos originais após a substituição por cópias eletrônicas. Segundo a Presidenta que realizou o veto, essa medida poderia colocar em risco dados e informações de valor histórico e contrariar todas as outras normas já vigentes sobre arquivos.

Documentos e certificação digital

Embora a legislação seja clara no que se refere a não equiparação de documentos digitalizados e originais, não existe uma diferenciação clara entre documentos digitais e documentos digitalizados, o que pode trazer muitas dúvidas, especialmente considerando a certificação digital.

Documentos digitalizados são aqueles que foram escaneados, ou seja, transferidos para o meio digital. Já os documentos digitais são aqueles que contam com um selo de autenticação emitido pelo governo, o certificado digital, e por isso tem validade jurídica.

O certificado digital é emitido pelo ICP Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileira) e funciona como uma espécie de identidade virtual conferindo a identificação do autor ou proprietário do documento, além de possibilitar a transferência no meio digital de forma segura.

O certificado digital é um certificado eletrônico assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, segundo as regras estabelecidas pelo Cômite Gestor do ICP-Brasil, associa uma entidade a um par de chaves criptográficas, por isso, todo certificado digital conta com os dados do titular e tem veracidade.

A digitalização e a eliminação de documentos

Se a sua empresa possui documentos em papel que foram digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no Cartório, nem assim é possível eliminar os documentos originais? A resposta é não. Isso porque o documento digitalizado não é presumido como um documento autêntico, já que pode ter sofrido alterações antes mesmo da digitalização. Por isso, não tem muito outro jeito. Original é original e a empresa deve cuidar de manter seus documentos de forma segura para evitar problemas no futuro.

Para economizar espaço e organizar melhor os originais, sem que isso prejudique o andamento da empresa, uma boa solução é buscar os serviços de guarda de documentos, que garantem o armazenamento seguro, a organização eficiente e a consulta rápida.

Você já conhecia as regras sobre a digitalização de documentos? Já pensou em realizar a guarda dos seus documentos com uma empresa especializada. Clique aqui e saiba mais!

Digitalizar documentos é a solução?

Não é segredo para nenhuma empresa que o excesso de documentos físicos gera desorganização, dificulta o armazenamento seguro, o acesso às informações e representa gastos, já que é necessário espaço para guardar toda a papelada em arquivos. Por isso, a digitalização parece trazer um enorme benefício para muitos negócios. Além de reduzir o risco da perda de documentos, o custo com a manutenção do arquivo e a otimização no tempo de busca; a digitalização permite que os documentos sejam utilizados de forma compartilhada e o controle do acesso seja muito mais eficiente.

Apesar de todos os benefícios, digitalizar tem um custo e quando esse serviço não é feito de forma inteligente pela empresa, é bem possível que o ônus seja maior do que o bônus. Digitalizar documentos sem critério custa caro, por isso, a empresa deve saber avaliar quando a digitalização é uma necessidade e quando não trará os benefícios desejados. Para saber mais sobre como fazer um processo de digitalização inteligente, continue acompanhando nosso post!

Quando digitalizar?

Antes de começar a digitalizar o arquivo inteiro da sua empresa, tenha em mente que um dos maiores benefícios da digitalização é a facilidade na busca de informações. Em muitos casos, a digitalização serve como um back up para ajudar na localização de documentos originais. Por isso, o primeiro passo é estabelecer um critério de indexação que facilite a localização dos documentos. Procure sempre digitalizar apenas os documentos que necessitem de uma consulta frequente e permanente.

Outra dica importante é digitalizar documentos que precisam ser compartilhados ou utilizados por mais de uma pessoa em uma empresa. Se estamos falando de um escritório de advocacia, por exemplo, escanear um processo auxilia que todos os advogados envolvidos no caso possam acompanhar as informações ao mesmo tempo, fazendo com que o trabalho se torne mais prático e fluido.

Economizar espaço físico também é um ponto que deve ser levado em consideração. Afinal, caixas ocupam espaço e custam dinheiro para todo empreendedor. Porém, lembre-se que boa parte dos documentos não pode ser descartada, então avalie antes a importância de cada documento e analise se a guarda de documentos não pode ser uma solução para economizar espaço. Se você não sabe quais documentos deveria manter na sua empresa, não deixe de conferir esse outro post aqui.

Quando não digitalizar?

Documentos digitalizados não possuem fé pública e, portanto, não tem validade jurídica. Os novos sistemas implementados pelo governo que possibilitam que a digitalização seja feita de forma oficial, requerem autenticações próprias e mesmo assim não descartam a necessidade de se manter os originais. Avalie, portanto, quais são os documentos que só possuem efeitos legais quando apresentados de forma original e não perca tempo ou dinheiro digitalizando documentos dessa natureza.

Da mesma forma, documentos que contenham informações confidenciais ou necessitem de qualquer espécie de segurança reforçada na guarda, é melhor investir no armazenamento seguro do que na digitalização.

Documentos que são pouco consultados, como é o caso do arquivo morto, por exemplo, apenas a guarda organizada e segura também é mais eficiente do que a digitalização.

O serviço de guarda de documentos pode sempre ser associado à digitalização em muitos casos, porém, nem sempre isso é necessário. Às vezes o simples armazenamento e a indexação dos documentos já cumpre a função de facilitar a busca, sem que seja necessário o escaneamento e o armazenamento digital do documento. Por isso, é mais importante ter critério antes de contratar ou realizar esse tipo de serviço, do que partir para a ação achando que assim você já está automaticamente liberando espaço na sua empresa e tornando mais prática a consulta dos documentos.

Você já considerou a guarda de documentos no lugar da digitalização? Quer saber quanto custa? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang.

Projetos Personalizados

A Boomerang File desenvolve e implementa Projetos Personalizados de Gestão de Documentos e Informações para qualquer segmento ou porte empresarial.

Dessa forma, temos em nosso portfólio de soluções, Gestão de Prontuários Médicos, Fichas de Atendimento a Clientes ou Pacientes, Gestão de Processos com a utilização de tecnologia RFID (Etiquetas com sensores de Rádio Frequência), seja na caixa ou individualmente em cada documento.

Nosso Sistema de Gestão desenvolvido para acesso remoto e segurança das informações e armazenagem, permite Controle Total do Cliente ao acervo documental, e data prevista em Lei para descarte.

As soluções desenvolvidas pela Boomerang atendem pequenos clientes (até 50 caixas de arquivos) a grandes conglomerados.

Consulte nosso Atendimento para agendar uma visita e conhecer detalhes de nossas Soluções

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Novidades em Gestão de Documentos

Sempre buscando novas alternativas para atender empresas de todos os segmentos e portes, utilizando ferramentas de tecnologia de ponta, como etiquetas de RFID em cada documento e parametrização de informações para a Gestão de Documentos, agora disponibiliza soluções para gerenciar lâminas de exames laboratoriais vinculadas a seus respectivos laudos.
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