Como devo proceder com a guarda de documentos trabalhistas?

Documento trabalhista também é coisa séria. Por essa razão a guarda de documentos trabalhistas deve receber atenção especial. A papelada deve ficar armazenada em arquivos digitais ou caixas físicas. Após o vencimento, o descarte deve receber todo o cuidado porque contém informações pessoais.
Lembrando que documentos trabalhistas são todos aqueles que envolvem a relação empregatícia entre a empresa e o colaborador. Os exemplos são os seguintes:
– livro ou cartão de ponto;
– matrícula no INSS;
– contrato de experiência;
– contrato de trabalho;
– folha de pagamento;
– rescisão de contrato de trabalho.
O artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o prazo de guarda desses documentos. Confira:
– 5 anos (para trabalhadores urbanos e rurais) e até 2 anos, no máximo, após a extinção do contrato de trabalho;
Já o artigo 12 da mesma lei autoriza a guarda dos documentos trabalhistas em meio eletrônico, óptico ou equivalente. A regra vale para documentos relativos a obrigações trabalhistas e normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho.
Guarda de documentos trabalhistas: prazo do FGTS é de 30 anos
Como você viu, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos, no mínimo, e mais 2 anos após o desligamento do funcionário.
Uma exceção, porém, é a guarda de documentos pertinentes ao FGTS. Nesse caso, a guarda é de 30 anos.
Outro detalhe importante é que os documentos originais ou fotocópias do empregado, como RG e carteira de trabalho, não podem ser retidos pelo contratante.
Assim como o descarte dos documentos trabalhistas deve ser feito com cuidado, de modo que não haja vazamento de informações, como dados pessoais, que possam interessar pessoas mal-intencionadas.
Em suma a empresa deve ter um departamento específico para cuidar da guarda dos documentos trabalhistas, bem como seu descarte.
Mas, se preferir, pode contratar uma empresa especializada. Nós, da Boomerang File, somos qualificados na guarda e gestão de documentos, físicos e digitais.
Para ter mais notícias interessantes sobre a guarda de documentos empresariais, continue navegando no nosso blog.

Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.

Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
Nós somos a Boomerang File, uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os contábeis. Possuímos uma estrutura completa para atender empresas de todos os portes, com pacotes personalizados.
Para saber mais acesse nossos serviços.

Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Como saber se minha empresa precisa de GED?

Você deve concordar que o volume de dados está em expansão nas empresas. O número de certidões, alvarás, contratos, documentos e várias vias enchem caixas dos mais diferentes tamanhos. Nesse contexto como saber se a minha empresa precisa de GED?
Para começar, vamos lembrar que GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mais recentemente vem se usando o termo ECM (Enterprise Content Management), que é mais abrangente. Saiba mais.
Trocando em miúdos, o GED é um sistema digital de gerenciamento de documentos que pode ser acessado via web. Ele não significa a eliminação total do papel, mas sim a sua gestão online.
Como armazenar documentos?
Com o sistema é possível armazenar os documentos em vários formatos, como COLD (gravação direta do computador para disco ótico), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho) e até DVD.
Tal sistema permite acessar todos os documentos da empresa de forma segura e prática, permitindo a rastreabilidade e a otimização do tempo. A consulta pelos gestores, por exemplo, pode ser feita de qualquer lugar, não exigindo a presença dentro da empresa.
Mas para quem pensa que a ferramenta é um conceito novo, típico da era da internet 4.0, está enganado. O conceito vem sendo aplicado nas principais empresas do mundo dos anos 90 para cá.
GED pode ser adotado em todas as empresas
Entretanto, você deve estar se perguntando: será que minha empresa precisa de GED? Desde que ela gere documentos, sim! Vejamos as principais vantagens:
Maior rastreabilidade dos documentos;
Mais segurança;
Otimização do tempo.
Só para dar um exemplo, uma pesquisa do IDC (empresa de consultoria nas indústrias de tecnologia da informação) demonstrou que somente nos anos de 2017 a 2018 foram gerados 90% dos documentos em geral. Sendo que, pelo menos, 60% desses documentos foram gerados nas empresas.
GED pode ser usado de forma segmentada
Portanto, não é à toa que muitas empresas têm aderido ao GED. As grandes corporações, por exemplo, têm adotado o GED segmentado. Ou seja, sistemas específicos para o setor comercial, o administrativo, o RH, entre outros.
Em resumo, se você identificou que a sua empresa precisa de GED, é bom começar a fazer o planejamento e colocá-lo em prática. A gestão eletrônica de documentos está no menu de serviços da Boomerang File, empresa especializada na gestão e guarda de documentos.
Venha conhecer nossa estrutura e continue acompanhando nosso blog para acessar mais informações importantes para a sua empresa.

Terceirize a gestão de documentos, ganhando tempo e espaço!

O que fazer com o arquivo ativo e inativo de documentos da sua empresa? Ano após ano o volume de papéis e caixas aumenta. Se você não tem um profissional responsável pela manutenção do arquivo, o recomendado é que você terceirize a gestão de documentos. Veja neste post dicas para ganhar espaço e otimizar o tempo na sua empresa.
Embora para o empresário a guarda de documentos antigos  e recentes possa fazer pouco sentido, ela é uma exigência fiscal e jurídica. (Leia mais nesse artigo)
Preservar contratos, autorizações, alvarás, notas fiscais, laudos, entre outros documentos, garante à empresa a prevenção de eventuais ações judiciais e multas.
Sendo assim a terceirização da guarda e manutenção documental garante ao executivo mais segurança e praticidade. Afinal de contas, quanto tempo um funcionário seu perderia procurando um determinado documento entre as caixas repletas de papéis?
Gestão de documentos custa tempo na sua empresa
Desse modo a gestão de documentos exige tempo e investimento por parte do empresário que queira administrar sozinho o arquivo do seu negócio. A tarefa, normalmente, é delegada ao Departamento Pessoal.
Assim um funcionário tem de ser deslocado para fazer a triagem dos documentos, armazená-los em caixas ou digitalizá-los e fazer a manutenção.
Deve-se ainda estar com o olhar constantemente voltado ao setor devido aos riscos desse material ser alvo de infiltrações, traças e o manuseio por pessoas não autorizadas.
Isso tudo sem contar o espaço que é destinado à gestão de documentos. Se for um arquivo físico, ele pode estar ocupando o espaço de uma sala que poderia ser usada para outros fins.
Se for um arquivo digital ele estará ocupando espaço no HD ou ainda estar armazenado em nuvem. A segunda opção, embora seja mais indicada, exige mais atenção devido à ação de hackers, exigindo, portanto, um investimento extra na contratação de empresas de TI.
Em resumo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais segurança e praticidade às empresas. A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos, sendo referência no segmento.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, procure nossos consultores, clicando aqui.

Veja quais são os documentos essenciais de uma empresa!

Quem está começando a empreender deve se preocupar com uma série de coisas: capital de giro, produto ou serviço, captação de clientes, locação de espaços físicos ou criação de sites, entre outras coisas. Mas um item que merece uma atenção especial são os documentos essenciais para a abertura de um negócio.
Leia este post e saiba mais sobre as principais exigências que devem ser cumpridas antes de abrir as portas do seu empreendimento.
É bom lembrar que muitos documentos essenciais irão depender do segmento de atuação.
Uma hidrelétrica, por exemplo, precisa de um documento chamado licenciamento ambiental.
Ao passo que uma empresa de cosméticos necessita de licenças aprovadas pela Anvisa, que é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Por isso logo após definir o CNAE, que significa Classificação Nacional de Atividades Econômicas, você como empresário irá providenciar toda a documentação exigida para o exercício.
Porém um dos documentos essenciais para a vida de qualquer empresa, independentemente do porte e do faturamento, é o CNPJ, que quer dizer Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Sem ele, por sinal, não é possível emitir nota fiscal.
Veja agora outros documentos essenciais, que vão muito além do CNPJ:
Alvará (emitido por órgão municipal e atualizado de tempos em tempos);
Inscrição municipal e estadual;
Rais (Relação Anual de Informações Sociais), que controla as atividades trabalhistas;
Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
Livros (entradas e saídas);
Guias (recolhimento do FGTS e INSS);
AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Conjunto de documentos deve estar à vista da fiscalização
Portanto estes são alguns dos documentos essenciais que devem ser apresentados mediante uma fiscalização municipal, estadual ou federal. Saiba mais sobre a prevenção de perdas clicando aqui https://boomerangfile.com.br/blog/evite-percas-de-documentos/.
É importante ressaltar que a ausência de alguns desses documentos essenciais pode provocar notificações e multas salgadas aos proprietários. Afinal de contas muitos desses registros garantem a qualidade dos processos e a segurança do estabelecimento.
Já pensou, por exemplo, se não houvesse a necessidade de comprovar as condições de higiene da cozinha de um restaurante?
Em resumo, os documentos essenciais podem até parecer demasiadamente burocráticos, porém, ajudam a qualificar a prestação de serviços e a venda de produtos no mercado.
Para você que reconhece a importância da guarda de documentos, a Boomerang File é uma empresa voltada à terceirização de gestão documental e pode te ajudar com diversas opções de serviços. Saiba mais visitando o site .

Armazenamento em Nuvens, mais agilidade para sua empresa

A demanda por armazenamento em nuvens cresce a cada dia. E a oferta de plataformas com um bom serviço, seguro e econômico segue o mesmo caminho.
A possibilidade de compartilhar os arquivos de forma segura proporcionou as organizações mais agilidade e dinamismo nos processos.
A tendência é que os armazenamento em nuvens em breve substitua os dispositivos móveis.
Outra vantagem da tecnologia é a facilidade de acesso aos arquivos, basta ter um dispositivo com conexão à internet e será possível consultar o seus arquivos em qualquer lugar do mundo.
O compartilhamento é prático, e isso faz a tecnologia cada vez mais popular, principalmente em se tratando de um volume grande de informações.
A segurança é garantida por dados criptografados e o acesso é permitido apenas a pessoas que possuem a chave de acesso.
O alto investimento feito nas plataformas garantem o bom funcionamento dos processadores.

Com o uso do armazenamento em nuvens os computadores das organizações tendem a serem mais rápidos devido ao espaço livre gerado pela tecnologia utilizada.
Clique aqui e saiba como a Boomerang pode ajudar no armazenamento em nuvem.

Otimizando Fluxos de Tarefas em Instituições de Ensino

Sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos – também – que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.
Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos – são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

A Lei determina a digitalização do Acervo de Instituições de Ensino – Confira mais detalhes  no Post anterior.

Lei decreta o fim da Manutenção de Prontuários Físicos

Saiu no Diário Oficial da União a Lei 13.787/2018 sobre a digitalização e armazenamento do prontuário de pacientes.

Com a nova medida os prontuários fisícos não são mais obrigatórios o que permite ao setor da saúde mais modernidade e agilidade com o auxilio da tecnologia!

Esse é um grande passo que tornará o segmento mais rápido e eficiente.
É importante lembrar que o processo digital exige um processo de implantação que permita segurança da informação.

Para ler a Lei na Integra clique aqui!

 

Incorporadoras e o GED – Gestão Eletrônica de Documentos

As incorporadoras precisam armazenar diversos documentos relacionados aos imóveis e de clientes. Com o aumento das vendas a necessidade de mais espaço para a Guarda de Documentos é inevitável.

A Boomerang File tem vários clientes no seguimento e o principal valor percebido é a economia, o custo benefício do Serviço de Guarda de Documentos é sempre melhor.

Além disso, o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, facilita as operações, pois, os documentos são digitalizados e mantidos na nuvem, podendo ser acessadas virtualmente sempre que necessário.

Com o GED implantado a performace da empresa melhora como um todo, pois, há maior organização dos espaços físicos e virtual, mão de obra empenhada nas estratégias empresariais e mais agilidade na pesquisa.

Entenda porque a gestão documental auxilia no crescimento empresarial

O processo de organização vai além da simples armazenagem e  pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

A forma como você lida com os documentos gerados e necessários para a existência da sua empresa afetam todo o processo de crescimento dela e podem inclusive te levar a um ponto onde você acabe perdendo oportunidades por causa de uma falta de organização que você nem sabia que existia, nesse artigo vamos falar um pouco sobre gestão documenta.

Como funciona esse processo de organização que vai além da simples armazenagem e que pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

Carregar documentos com você sempre que precisar fazer alguma negociação não é nada fácil e nem prático, esse tipo de situação pode se tornar um verdadeiro problema levando você a perder oportunidades e atrasando decisões sempre que um documento específico precisar ser consultado e você não tiver acesso no momento.

Quanto maior for o volume de documentos a serem armazenados maior vai ser o tempo necessário para localizar algo no meio da pilha e conseguir agir.

Utilizando o sistema de gestão documental digitalizada você não precisa mais passar por isso, todos os terminais que você utiliza no dia a dia para trabalhar vão estar conectados o tempo inteiro.

Documentos vão estar na palma da sua mão no momento em que forem criados em qualquer local da empresa e você vai conseguir editar com apenas alguns cliques, totalmente acessível quando você precisar em qualquer lugar e qualquer hora.

Moderno e eficiente

Imagine que você precisa localizar um documento no seu arquivo físico e descobre que ele não está dentro da pasta onde deveria estar, imediatamente você percebe que ele pode estar em qualquer uma das outras ou em nenhuma.

O documento foi movido ou alguém esqueceu de guardar no lugar correto e você não tem nem como saber quem foi o responsável por essa falha, a única saída é gastar algumas horas do seu tempo procurando.

Com o sistema de gestão documental você não têm esse problema, a organização dos documentos é feita de forma prática com apenas alguns cliques e uma vez adicionado o documento você pode apenas arrastar e soltar na pasta correta sem medo de perder nada.

Se ainda assim você descobrir que ele não está na pasta virtual que deveria não têm problema algum, basta digitar o título e o sistema encontra para você imediatamente não importa em qual pasta esteja, depois é só um movimento para colocar no lugar certo.

Seguro e confiável

Com documentos físicos você nunca sabe o que pode dar errado, o papel está sempre sujeito ao clima e desde às manchas de comida até os riscos de incêndio qualquer coisa pode acabar destruindo em segundos algo que você levou a vida inteira para conseguir colocar em ordem.

Com ou sem os danos causados pelo clima os seus documentos ainda podem se perder, serem roubados, jogados fora por acidente e tudo isso sem falar da ação do tempo que não vai ser nada gentil com suas folhas de papel.

Utilizando o sistema digital de gestão de documentos você pode dormir tranquilo, cada arquivo se mantém protegido em um servidor totalmente online.

Mesmo que seus equipamentos sejam destruídos ou que você precise acessar de um local diferente seus arquivos vão estar disponíveis em qualquer lugar através de qualquer conexão desde que você tenha a senha correta.

Para tornar ainda mais seguro os arquivos vão manter um histórico de edições que vai te dizer quando aquele documento foi alterado e por quem, depois caso alguma alteração tenha sido feita de maneira errada basta um clique para recuperar a versão anterior, sem riscos e sem perdas.

Tempo e dinheiro

Conforme você muda para o sistema de gestão documental você pode economizar tempo e dinheiro com coisas que nunca achou que seria possível, não existe mais a necessidade de levar os documentos de um lado para o outro na hora de trocar informações com membros da equipe.

Não existe mais a necessidade de gastar com impressões repetitivas do mesmo documento e você pode até mesmo parar de ocupar aquele espaço imenso da sua sala que servia apenas para colocar gabinetes de arquivos cheios de ferrugem e poeira.

Dicas de Armazenamento de Documentos

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de como cuidar do armazenamento de documentos da sua empresa ou mesmo seus documentos pessoais de forma efetiva para que você tenha um melhor aproveitamento do seu tempo e do seu espaço.

Escolha a plataforma

Existem muitas plataformas que servem perfeitamente para o controle de armazenamento de documentos, cada plataforma tem ferramentas integradas específicas que vão fazer com que seja mais fácil um determinado tipo de uso.

Assim enquanto estiver escolhendo a plataforma na qual seus documentos vão ficar hospedado você precisa analisar a forma como você utiliza esses documentos no dia a dia para garantir que a plataforma escolhida tenha a melhor organização e às melhores ferramentas para tornar o seu uso mais simples e mais rápido.

A maior parte destas plataformas de armazenamento oferece um período de testes grátis no qual você pode utilizar todo o conteúdo e ver o quão bem funciona aquilo que está sendo oferecido.

Comece pelos mais utilizados

Se você está começando a fazer a transição do físico para o digital então você talvez tenha pilhas de documentos antigos que você precisa manter guardados e que vão ter que se transformar em arquivos digitais para que o armazenamento seja de fato totalmente padronizado.

Fazer isso pode levar muito tempo e acabar prejudicando a produtividade da empresa durante o processo, nesse caso a solução é fazer uma separação entre o que você de fato utiliza com frequência e o que pode esperar um pouco.

Comece digitalizando os documentos mais recentes e mais utilizados, assim você consegue dar continuidade ao trabalho e já utilizar deste ponto em diante todos os dados que forem adicionados diretamente na versão digital.

Assim você pode digitalizar os documentos antigos conforme houve a necessidade e não ter que se preocupar de imediato com a mudança sendo um obstáculo para a produtividade.

Crie categorias

Isso vai te ajudar infinitamente a manter a organização, separe os documentos que você precisa manter armazenados em categorias.

Cada categoria vai conter um tipo específico de documentos, você pode criar quantas categorias forem necessárias de acordo com sua própria necessidade e complexidade dos documentos que você precisa manter armazenados.

Criar diferentes categorias em pastas diferentes com cores e visual diferente vai ajudar você a ter um menor tempo de reação quando precisar localizar algo, se suas categorias forem claras você vai poder inclusive passar o conhecimento de como manter tudo organizado para outra pessoa com mais facilidade.

Assim você não precisa lidar com todos os documentos sozinhos e ainda mantém o controle sobre o método que vai ser utilizado por todos.

Crie um índice e uma data de expiração

Para ajudar você ou outro membro da equipe a entender suas categorias e se tornar mais rápido na hora de realizar qualquer tarefa você pode criar um índice.

Esse índice vai servir para que você tenha a liberdade de passar o conhecimento sobre sua forma de organização adiante sem precisar explicar nada passo a passo a cada novo membro da equipe e sem ter medo de que eles cometam erros.

O índice indica exatamente onde cada documento está localizado de acordo com as categorias.

Já a data de expiração vai servir para que documentos que não têm mais valor sejam descartados ou para que seja feita uma nova versão do mesmo.

A data de expiração vai ser uma forma rápida de saber se você encontrou uma versão válida do documento que estava procurando e ainda ajuda na hora de fazer aquela limpeza anual ou semestral para se livrar de arquivos mortos.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Maior transparência na comunicação entre setores através do GED-Gestão Eletrônica de Documentos

Empresas de todos os portes dependem de uma comunicação assertiva para obterem os melhores resultados. Seja entre departamentos, filial e muitas vezes com os fornecedores.

O GED, possibilita a integração dos departamentos no que diz respeito ao acesso às informações, a organização dos documentos auxilia na otimização do tempo e espaço físico. A Gestão na Nuvem permite a consulta em tempo real.

A Boomerang File investe em segurança, tecnologia e recursos humanos para que os usuários dos recursos usufruam de um serviço altamente eficaz.

Oferecemos um sistema prático e dinâmico, pois entendemos a necessidade dos nossos consumidores, além disso, oferecemos suporte para eventuais dúvidas.

Consulte-nos sobre como podemos ajudá-los com a implantação do GED.

Serviços Hospitalares e a Gestão de Documentos

Para as unidades de saúde, sejam elas públicas ou privadas, a guarda de documentos é um procedimento extremamente importante. O fluxo de informações diárias é intenso e exige uma política de gestão documental que seja realmente eficaz.
No que diz respeito à pessoa enferma ou ao respectivo responsável, é imprescindível que desde o primeiro contato todos os passos sejam registrados. São essas informações relacionadas a ela que formam um dos documentos mais importantes usados pelo setor: o prontuário do paciente.
Considerando a quantidade e a relevância desses dados, será que a melhor solução é realmente armazená-las dentro da própria unidade? Organizá-las e acomodá-las da maneira correta demanda tempo, espaço e principalmente funcionários disponíveis para realizar a tarefa.

Por que a guarda de documentos é importante para os hospitais?

Além de guardar dados valiosos sobre cada paciente que se consulta na instituição, os arquivos devem conter os principais dados sobre a equipe médica e outros colaboradores. Isso sem mencionar os papeis que permeiam a rotina administrativa de cada hospital.
São inúmeros os benefícios que uma estratégia bem implementada de guarda de documentos pode trazer para as unidades de saúde. Isso porque zelar pela informação, do momento em que ela é gerada até o seu destino final, influencia diretamente no funcionamento da instituição.
Veja quais são as principais vantagens que uma boa política de gestão documental é capaz de trazer para um hospital:
1. Otimiza o fluxo de informações, promovendo a melhoria do funcionamento administrativo da unidade de saúde.
Quando as informações estão organizadas e classificadas do modo correto, encontrar o que é preciso se torna muito mais fácil e rápido. A falta de critérios no arquivamento de documentos leva a atrasos no atendimento e até mesmo à perda permanente de dados.
2. Evita a criação de documentos em excesso sem necessidade.
Quando não existe um controle sobre a produção e a organização desses documentos, um único paciente pode possuir diversos prontuários. Dessa maneira, informações relevantes acabam ficando para trás, prejudicando o atendimento.
3. Permite o aprimoramento na prestação de assistência médica.
A partir do prontuário, a equipe médica toma conhecimento do histórico do paciente. Isso estabelece um quadro muito mais claro sobre o seu estado de saúde, os diagnósticos e as medidas terapêuticas tomadas anteriormente.
4. Protege e preserva o prontuário do paciente de forma ideal.
De acordo com o CONARQ, o prontuário é um documento único de caráter legal, sigiloso e científico, que assegura a clara comunicação entre os profissionais e a continuidade correta da assistência médica.
5. Possibilita o desenvolvimento das pesquisas científicas na área da saúde.
Os registros detalhados das atividades médicas permitem que pesquisadores identifiquem novas patologias, reações a medicamentos, medidas terapêuticas, entre outros. Assim, é possível aplicar descobertas a estudos já existentes ou dar início a pesquisas inéditas.
Por mais que as unidades de saúde passem frequentemente por auditoria, é importante lembrar que a falta de uma boa gestão de documentos pode acarretar consequências graves. Impedir a aplicação de determinado tratamento, por exemplo.
Sendo assim, é essencial que uma estratégia eficiente seja discutida e estabelecida. Ainda mais conhecendo todos os benefícios que somente uma guarda de documentos bem elaborada é capaz de oferecer para o espaço hospitalar.
Guarda de documentos: você conhece a teoria das três idades?
Já que estamos falando de elaborar uma estratégia de guarda de documentos que seja realmente eficaz, é importante que você conheça a teoria das três idades. Essa teoria pode ser aplicada em qualquer ambiente, mas aqui vamos falar especificamente das unidades de atendimento hospitalar.
Basicamente, as três idades – também conhecido como ciclo vital dos documentos — que devem ser respeitadas ao organizar, classificar e arquivar documentos são:
• Corrente – informações que precisam ser consultadas frequentemente, normalmente são mantidas junto à unidade de produção.
• Intermediária – informações de consulta esporádica, sem a necessidade de permanência na unidade de produção.
• Permanente – informações com valor social, histórico e científico, que não podem ser descartadas e devem estar disponíveis para consulta, quando necessário for, de pacientes, médicos, pesquisadores e afins.
Elas se referem principalmente ao uso que está sendo feito, naquele momento, do documento em questão. Desse modo, deve haver uma comissão apta a analisar os arquivos e definir a temporalidade e a destinação de cada um deles.
E por que contratar um serviço de guarda de documentos?
As unidades de saúde nem sempre dispõem de um ambiente seguro e com a climatização adequada para o armazenamento correto desses documentos, o que pode acarretar perda permanente desses dados.

Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.

Conheça as vantagens da guarda de documentos para o RH terceirizado

Se existe um departamento no mundo corporativo que sabe a importância da guarda de documentos é o de Recursos Humanos. Chamado pelos mais íntimos de RH, o setor é responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa.
Ainda que o vínculo entre os dois se estabeleça no momento da contratação, ele não termina quando o funcionário pede demissão ou é mandado embora. Isso porque o RH precisa manter esses arquivos armazenados durante um período, que pode ser curto ou longo.
Obviamente, a regra também vale para as empresas de RH terceirizado. Nesse caso, a gestão de documentos se faz ainda mais complexa. Afinal, o fluxo de documentos é bem maior que em um departamento de RH interno, mesmo que se trate de uma empresa de grande porte.
A terceirização do RH, inclusive, é uma alternativa que atraem cada dia mais gestores. Essas empresas especializadas em departamento pessoal prezam pelo profissionalismo, recorrendo, muitas vezes, a serviços de guarda de documentos para garantir a boa reputação.
Veja como elas se beneficiam e entenda porque elas preferem contratar essa espécie de  serviço!
Benefícios do serviço de guarda de documentos para RH terceirizado
As vantagens que uma empresa de RH terceirizada pode obter de um serviço de guarda de documentos são inúmeras. Isso vale tanto para o ambiente interno, entre os próprios colaboradores, quanto para o ambiente externo, ou as empresas que atende.
Organizar, guardar e preservar de forma correta os documentos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores de uma empresa é imprescindível. Conheça os três principais benefícios que esse tipo de serviço pode oferecer para uma empresa de RH:
• Aumento da produtividade
Esse é, sem dúvida, um dos principais benefícios obtidos após contratar o serviço de guarda de documentos. Isso porque os colaboradores passam a dispor de mais tempo para realizar outras tarefas.
Se antes a empresa precisava que parte dos funcionários se dedicasse ao arquivamento e à preservação desses documentos, essa função passa a ser exercida por outras pessoas. Assim, elas ficam livres para se dedicar a tópicos mais importantes.
Isso sem mencionar o tempo poupado na busca por documentos que estão armazenados há muito tempo. Com um serviço especializado, esses dados são informatizados. Ou seja, o documento solicitado é localizado rapidamente.
• Documentos em segurança
Outra grande vantagem de contar com um serviço especializado em guarda de documentos é a tranquilidade em saber que os arquivos estão em segurança. Quando essa gestão é feita internamente, sem um controle criterioso, existe o risco de dados importantes se perderem.
Vale frisar que cada um desses documentos manipulados pelo RH possui um prazo específico de armazenamento. Sendo assim, eles não podem ser descartados a qualquer tempo. O tempo varia de acordo com o tipo: de 3 anos à guarda permanente.
Esse tempo de armazenamento é estipulado por lei e fiscalizado por órgãos competentes. Portanto, é essencial que ele seja respeitado pela empresa de RH responsável. Além disso, a guarda desses documentos evita complicações futuras!
• Espaço disponível
Quanto maior o fluxo de documentos, mais espaço físico a empresa precisa disponibilizar para a sua armazenagem correta. No entanto, a maior parte das organizações não dispõe de um ambiente amplo o suficiente apenas para guardar arquivos, certo?
Ainda que exista uma sala suficientemente grande para acomodar esses documentos, é muito mais conveniente usá-la para outras atividades. Além disso, essas informações não podem ser armazenadas em qualquer lugar. Precisam de um local apropriado, com a climatização correta.
As empresas especializadas em guarda de documentos já possuem a infraestrutura necessária para acomodar esses dados. Eles são acondicionados em caixas, que depois vão para as prateleiras com os respectivos códigos de identificação, respeitando as condições ideais.
Digitalização e descarte de documentos de RH terceirizado
Normalmente, as empresas especializadas em guarda de documentos oferecem serviços adicionais. Quando for escolher alguém para executar essa tarefa, é importante verificar se o atendimento é 360 graus.
Mas o que isso significa? Vamos supor que você selecionou uma empresa para armazenar os seus documentos. Tudo bem até aí! Porém, dali a aproximadamente 5 anos, uma parte desses arquivos precisarão ser descartados.
Não parece muito prático retirar os documentos de lá e enviar para outro local que faça o descarte correto, certo? Por isso, a dica aqui é procurar uma empresa que contemple diversos serviços relacionados. Por exemplo:
• Guarda de documentos (caixas e mídias)
• Digitalização de documentos
• Armazenagem na web
• Organização documental
• Destruição de documentos
Dessa maneira, é possível realizar tudo o que uma empresa precisa em um só lugar. O serviço especializado de guarda de documentos pode ser extremamente vantajoso para uma empresa de RH terceirizada.

Gestão de Documentos na Área da Saúde

A saúde é uma das áreas que requer mais organização e controle quando o assunto é documento, isso porque todas as informações desses documentos são importantes e tem uma proteção ética por trás.

Assim, toda clínica e hospital precisam de agilidade na hora de buscar por esses documentos, além de saber os meios de como guarda-los. O Conselho Federal de Medicina prevê que os prontuários em papel devem ser guardados por no mínimo 20 anos, já os prontuários eletrônicos devem ser guardados permanentemente.

Ou seja, estamos lidando com uma questão bem séria e que exige determinados cuidados na hora do armazenamento e da recuperação.

A gestão de documentos

Com a chegada da tecnologia muita coisa mudou na forma de trabalho, e isso também inclui a área da saúde, os documentos podem ser todos atualizados e arquivados através de sistemas, assim poupando papel e economizando espaço.

Outra forma que a tecnologia ajudou a área da saúde foi através da digitalização de documentos, graças a isso diversos setores de hospitais conseguem buscar com maior qualidade e agilidade as informações dos pacientes. Assim através da internet até os convênios médicos conseguem ter acesso aquela informação, por exemplo.

Nesse caso é preciso ter alguns cuidados já que mais uma vez devemos ressaltar que estamos lidando com documentos confidenciais, por isso ao realizar a digitalização é muito importante estar atento aos dados do paciente, atualmente a mistura da tecnologia com a questão do sigilo dos documentos tem sido algo que gera preocupação dentro da área médica no geral.

Como a tecnologia avança de forma muito rápida a fim de atender as nossas necessidades todos os dias têm surgido diversos serviços voltados para a área da saúde, para que o armazenamento e as informações possam ser rapidamente acessadas e protegidas.

Por isso a gestão de documentos na área da saúde por meio eletrônico já é uma realidade, e está devidamente estabelecida dentro das leis federais. Esse arquivamento tem como objetivo registrar o prontuário e todas as informações dos pacientes, como citamos anteriormente diminuindo papéis e espaço.
Softwares que podem auxiliar na gestão de documentos na área da saúde.
Conheça agora algumas ferramentas de gestão eletrônica que o seu hospital / consultório pode adotar para o armazenamento de registros de forma ética e prática.
Software GED
GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é um software que vai auxiliar na gestão tanto dos arquivos impressos quanto dos arquivos digitais. Além disso, é possível também armazenar eletronicamente os registros e disponibilizar na web por meio de uma rede segura.

Gestão de documentos na área da saúde
– Menor circulação dos documentos entre pessoas e locais físicos;
– Redução de mão de obra, otimizando os custos;
– Armazenamento mais seguro e protegido;
– Acesso instantâneo através de computadores ou dispositivos móveis.
Lembrando que há empresas especializadas em organizar e otimizar todos os arquivos que estão em papéis, tanto digitais quanto manuscritos.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de documentos na área da saúde continue em nosso site e leia mais artigos!

Vantagens de Implantar o BPO

Sabia que o BPO é uma das estratégias que vem ganhando cada vez mais o seu espaço no mercado por ser mundialmente conhecida?

Conhecer melhor sobre esse processo e sobre os benefícios em utilizar essa estratégia é muito importante, por isso o nosso artigo de hoje vai esclarecer tudo isso para você. Confira.

O que é o BPO?

BPO é a sigla para a palavra em inglês de “Business Process Outsourcing” essa expressão pode ser traduzida como uma terceirização dentro dos processos de negócios.

Na prática, seria a contratação de empresas especializadas para a realização de diversas tarefas que não estão diretamente ligadas com o seu negócio, mas mesmo assim são essenciais para que tudo funciona da forma correta.

O BPO  em Gestão de Documentos é uma área que as empresas estão investindo muito pois, cada dia tem se tornado mais necessário a otimização de todos os documentos. Os serviços terceirizados são os grandes responsáveis pela implementação dessas tarefas.

Quais as vantagens do BPO?

Agora que você já conhece melhor como funciona o BPO está na hora de conhecer algumas de suas vantagens.

O BPO pode trazer diversas transformações e mudanças para lá de positivas dentro da empresa, há diversos estudos que associam cada vez a contratação dos profissionais terceirizados como algo extremamente positivo.

Através do BPO acontece:

A otimização do tempo

A primeira grande vantagem da contratação do BPO é o tempo ganho dentro da sua empresa, tempo que vai ser aproveitando diretamente ao seu ramo. Quando você terceiriza um serviço automaticamente os seus funcionários vão ter mais tempo para outras tarefas.

Além disso, encher os funcionários de tarefas os faz serem menos produtivos, mais estressados, piorando assim todo o clima da organização. Com a contratação de serviços terceirizados os seus funcionários podem se sentir mais livre, aumentando o seu desempenho nas tarefas que lhe foram atribuídas.

Resumindo, o tempo que você economiza com seus funcionários nas atividades indiretas do seu produto final, faz com que a qualidade do seu trabalho final seja melhor.

Redução de custos

Outra coisa que toda empresa gosta e que o BPO oferece é a redução de custos. A redução acontece por diversos motivos, há diminuição no tempo gasto na realização de tarefas e você reduz os encargos trabalhistas, já que tem que contratar menos mão de obra.

Maior flexibilidade

O BPO oferece um processo mais flexível tanto nos processos realizados internamente quanto nos serviços oferecidos. Isso acontece porque o BPO proporciona a redução dos processos internos, oferecendo maiores opções para a empresa se organizar de maneira estratégica. Além isso o BPO vai permitir que a sua empresa se adapte mais rapidamente as novas exigências feitas pelo cliente e pelo mercado.

Melhor aproveitamento do espaço

Como muitas tarefas começam a ser realizadas no espaço das empresas terceirizadas que você contratou a sua empresa acaba ficando com mais espaço, isso é benéfico porque pode ser utilizado para a realização de outras funções, além de reduzir despesas.

Experiência com as tarefas

Os profissionais terceirizados por aquela empresa já são altamente capacitados e especializados no ramo, assim eles vão ter uma maior facilidade para lidar com aquelas tarefas, entregando um trabalho com maior qualidade e rapidez.

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