Para que serve a microfilmagem?

Com o alto volume de documentos gerados nas empresas, a microfilmagem se apresenta como um dos métodos para armazenagem segura e eficiente do ponto de vista de redução de espaço.
Ela serve para substituir documentos em papel e possibilitar uma rápida localização através da digitalização – processo que ocorre após a microfilmagem.
Portanto há duas grandes vantagens no método:
a microfilmagem pode ser convertida em arquivo digital;
tem amparo legal, permitindo o reconhecimento da autenticidade.
Para conhecer mais detalhes sobre a microfilmagem, acompanhe a leitura deste post.
O que é microfilmagem?

A microfilmagem consiste na fotografia de um documento a ser arquivado. O microfilme em si é uma mídia analógica. O mais utilizado é o rolo de filme de 16 milímetros em preto e branco.
O mais interessante é que o processo é fundamentado pela legislação brasileira. Desde 1968 está em vigor no Brasil a Lei 5.433 que reconhece a autenticidade dos documentos microfilmados.
Com isso, os documentos originais em papel podem ser descartados. Embora muitas empresas prefiram manter os papéis armazenados por motivo de segurança extra.
O microfilme é um material duradouro. Se forem tomados todos os cuidados no seu armazenamento, estima-se que as informações possam ser preservadas por até 500 anos.
Uma das vantagens desse processo é que se diminui o volume de documentos acumulados nas empresas e se aumenta a segurança.
Os rolos podem ficar abrigados em local protegido, enquanto que as imagens são digitalizadas para agilizar as buscas e reforçar a segurança dos dados.
O processo de digitalização que acompanha a microfilmagem é um tanto complexo e pode ser terceirizado. A Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos. Entre os serviços oferecidos estão o de digitalização.
Uma vez digitalizados, os documentos passam a contar com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que também é utilizado pela Boomerang File.
Para ter mais detalhes do processo e fazer um orçamento sem compromisso, entre em contato com os nossos consultores.

Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?

Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.

A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Veja mais informações sobre o que fazer após digitalizar documentos lendo este artigo até o final.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos.
O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento bem como a qualidade da digitalização.
Depois disso é essencial fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas. O formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. O mais indicado é guardá-los em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou goteiras.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Dessa forma, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos. Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.

Microfilmagem é uma das opções
Se a empresa optar pela microfilmagem, porém, o documento original pode ser descartado, preservando-se apenas o arquivo digital. É o que diz a Lei 5.433/68, alterada pelo Decreto 1.799/96.
Concluindo, digitalizar documentos é uma tendência fortalecida com a transformação digital e se tornará indispensável nos próximos anos. Mas ainda é preciso tomar precauções, como o armazenamento de alguns documentos originais.
A Boomerang File tem soluções para pequenas, médias e grandes empresas que buscam a digitalização documental. Para saber mais, continue acompanhando o nosso blog com as novidades sobre a gestão documental terceirizada.

Retenção de documentos: tudo o que você precisa saber

Você que é empresário deve ficar atento a um aspecto importantíssimo: a retenção de documentos pessoais de terceiros é contravenção penal prevista na Lei 5.553/68.
Portanto, para boas práticas de gestão de documentos empresariais é preciso estar atento à esta norma. Veja neste post os principais aspectos relacionados à retenção de documentos para se livrar de multas e outras dores de cabeça.
Primeiramente, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento pessoal do empregado e não pode, em nenhuma hipótese, ser retido pela empresa.
Sendo assim, os artigos 29 e 56 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determinam que o Departamento Pessoal deve efetuar todas as anotações do contrato de trabalho em até 48 horas e devolver o documento ao funcionário.
Se esse prazo for extrapolado, o empregado será indenizado. A indenização corresponde ao pagamento de 1 dia de trabalho a cada 1 dia de atraso na devolução da carteira. Além disso, o empresário está sujeito à multa do Ministério do Trabalho se houver denúncia ou fiscalização.
Por isso, é importante se precaver e pedir que o funcionário assine um recibo da devolução para que não se configure retenção de documento.
Nenhum documento pessoal poderá ser retido na empresa
A mesma lei, de 1968, também dita que você, empresário, não pode reter nenhum documento original ou fotocópia simples ou autenticada dos documentos pessoais do funcionário na empresa. A exceção é para a certidão de nascimento do filho para o registro e o pagamento do salário-família.
Outro fato corriqueiro, relacionado aos escritórios de contabilidade, é que alguns profissionais do mercado costumam fazer a retenção de documentos do cliente inadimplente até que ele quite a dívida.
Porém, pelo teor da mesma lei já citada e também pelo Código de Ética do Contabilista, em seu artigo 3º, é proibido praticar a retenção de documento do cliente inadimplente.
Para concluir, se você deseja saber mais sobre a guarda de documentos e a gestão documental, consulte o site da Boomerang File. Somos uma empresa especializada em serviços de guarda e gestão de documentos. Fale conosco.