Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.

Quantas folhas cabem num arquivo? Organize seus documentos!

Na hora de armazenar documentos é essencial ter planejamento e fazer alguns cálculos. Você sabe, por exemplo, quantos documentos cabem numa “caixa arquivo” ou numa “caixa box”?
Saber a resposta vai lhe ajudar a ter uma noção melhor do espaço físico que o seu arquivo documental vai ocupar na sua empresa ou no seu escritório. Além disso, é possível saber o melhor plano a ser contratado no caso da terceirização da gestão documental.
Por isso fique atento às dicas deste artigo e comece, desde já, a colocar a papelada em ordem para facilitar o dia a dia do seu trabalho.

Dicas de como calcular o espaço certo para o arquivo

É certo que os papéis possuem pesos e dimensões diferentes. Os pesos são diversos devido à gramatura da folha. Já as dimensões se diferem por conta da sua classificação, que pode ir de papel ofício à A4 ou A3.
Mas, em regra geral, uma “caixa arquivo” comporta 3000 folhas. Ela tem, em média, 48 centímetros de largura por 27 centímetros de altura.
A partir dessas dimensões já é possível ter uma ideia de quantas caixas você precisa para montar seu arquivo, bem como o tamanho do armário que será adquirido.
Já uma “caixa box”, como as utilizadas na Boomerang File, comportam em média 1000 folhas. Elas apresentam uma medida padrão de 25 centímetros de altura por 37 centímetros de largura.

Portanto se a terceirização está nos planos da empresa já é possível ter em mente quantas “caixas box” serão necessárias para armazenar os documentos empresariais.
Lembre-se que a medida não é exata devido à especificidade do documento e da guarda de outros objetos, como plantas e projetos arquitetônicos, documentos impressos e mídias. Todos eles possuem pesos e tamanhos diferenciados.
Para concluir, é importante manter o arquivo de documentos da empresa sempre organizado para evitar extravios e acesso por pessoas não autorizadas, além de aumentar a vida útil do documento e agilizar a localização.
A Boomerang File opera a guarda e a gestão de documentos de empresas de todos os portes. Aproveite para conhecer melhor os planos clicando no nosso site.

Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
Nós somos a Boomerang File, uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos em geral, inclusive os contábeis. Possuímos uma estrutura completa para atender empresas de todos os portes, com pacotes personalizados.
Para saber mais acesse nossos serviços.

Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.

Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
Para entender melhor os diferenciais da empresa, solicite uma visita dos nossos consultores. Entre em contato e saiba mais.

Por que as empresas ainda não estão maduras na gestão de documentos?

A maioria das empresas almeja diminuir gastos e aumentar a competitividade. Mas, no Brasil, ainda há muitos empreendedores que não investem no gerenciamento de documentos. Veja neste artigo qual é a relação entre a gestão de documentos profissional e os resultados da empresa.
Primeiramente para ser competitivo é preciso incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.
Para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos funcionários.
Desse modo, uma gestão de documentos precária acaba causando retrabalho e perda de tempo.
Você sabia que um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) comprovou que os funcionários perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos?
Isso em se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .
Impressões desnecessárias
Outro viés da gestão de documentos feita de forma muito amadora é o aumento de fotocópias desnecessárias.
Portanto, ainda segundo a ABGD, aproximadamente 40% das fotocópias são desnecessárias. Isso porque, em média, um documento é xerocado 19 vezes no decorrer de sua vida útil dentro da empresa.
Ainda sobre a gestão de documentos, a principal estratégia das empresas para armazenar contratos, recibos, alvarás e outros documentos importantes, é o arquivo físico.
Assim, uma pesquisa da Association for Information and Image Management , feita no ano de 2015, descobriu que 40% dos negócios tinham arquivos físicos porque não conheciam outros métodos de armazenam.
Digitalização de documentos
Nesse sentido, a digitalização de documentos vem, aos poucos, virando rotina das empresas. O resultado é a economia de papel, a segurança dos dados e a rapidez na hora de buscar uma determinada informação.
Agora, uma questão muito importante é o espaço destinado à guarda e gestão de documentos. O estudo da ABGD mostrou que praticamente dois terços dos dados guardados por um empreendimento podem ser descartados porque já estão obsoletos.
Mas atenção: isso não quer dizer que é possível descartar documentos sem critérios definidos porque existe a tabela de temporalidade que deve ser observada.
Em resumo, muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios da gestão de documentos profissional e podem estar deixando de crescer.
É por isso que a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais, possuindo soluções para todos os portes de empresas e até pessoas físicas. Para conhecer melhor a empresa, acesse o site  ou mande um e-mail para contato@boomerangfile.com.br.

Evite esses 5 erros na gestão de documentos

A gestão de documentos de uma empresa é uma tarefa que precisa receber uma atenção especial e não pode ser negligenciada, pois pode impactar em outros setores. Veja agora, neste artigo, os cinco principais erros que podem estar passando despercebidos na sua empresa.

1.Falta de padronização

A falta de padronização dos documentos por tipo e data pode prejudicar a busca, ainda mais em se tratando da gestão do tempo durante o expediente. Quando o arquivo documental é pequeno, esse problema não tem maiores consequências. Porém, à medida que o volume de documentos guardados cresce, a desorganização pode comprometer seriamente os trabalhos.

2.Livre acesso

Deixar os documentos empresariais ao livre acesso de todos os funcionários, de qualquer setor, pode prejudicar o andamento dos processos de uma empresa. Isso porque diante de um caso de extravio, será difícil apontar responsáveis. Além disso, nem todos os conteúdos podem ser acessados por qualquer pessoa, como dados bancários, salários e balancetes financeiros.

3.Ferramentas insuficientes  

As empresas também cometem o erro de monitorar os documentos com ferramentas insuficientes de controle, como pranchetas, planilhas e cadernetas. Se o volume de documentos crescer, o método torna-se muito frágil e é preciso refazer todo o processo, provocando o retrabalho.

4.Sala inadequada

Uma solução caseira encontrada pela maioria das empresas é guardar as caixas de documentos no almoxarifado ou, na falta dele, em algum canto da área de serviços. Mas infelizmente esta não é a melhor saída. Isso porque os documentos podem ser danificados pela umidade ou presença de insetos.

5.Subestimar a importância dos documentos

Uma falha cometida nas empresas, e que resume bem todos os erros anteriores, é o ato de subestimar a importância dos documentos. Como já falamos aqui no blog, alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por mais de uma década.

Por isso, o cuidado necessário com a gestão de documentos evita problemas futuros, como a derrota em ações judiciais, o pagamento de multas e o mau uso do tempo.

É por essas razões que a solução mais prudente é a terceirização na gestão documental. A Boomerang File oferece serviços de armazenamento e guarda segura de documentos. Aproveite e converse com nossos atendentes .

Terceirize a gestão de documentos, ganhando tempo e espaço!

O que fazer com o arquivo ativo e inativo de documentos da sua empresa? Ano após ano o volume de papéis e caixas aumenta. Se você não tem um profissional responsável pela manutenção do arquivo, o recomendado é que você terceirize a gestão de documentos. Veja neste post dicas para ganhar espaço e otimizar o tempo na sua empresa.
Embora para o empresário a guarda de documentos antigos  e recentes possa fazer pouco sentido, ela é uma exigência fiscal e jurídica. (Leia mais nesse artigo)
Preservar contratos, autorizações, alvarás, notas fiscais, laudos, entre outros documentos, garante à empresa a prevenção de eventuais ações judiciais e multas.
Sendo assim a terceirização da guarda e manutenção documental garante ao executivo mais segurança e praticidade. Afinal de contas, quanto tempo um funcionário seu perderia procurando um determinado documento entre as caixas repletas de papéis?
Gestão de documentos custa tempo na sua empresa
Desse modo a gestão de documentos exige tempo e investimento por parte do empresário que queira administrar sozinho o arquivo do seu negócio. A tarefa, normalmente, é delegada ao Departamento Pessoal.
Assim um funcionário tem de ser deslocado para fazer a triagem dos documentos, armazená-los em caixas ou digitalizá-los e fazer a manutenção.
Deve-se ainda estar com o olhar constantemente voltado ao setor devido aos riscos desse material ser alvo de infiltrações, traças e o manuseio por pessoas não autorizadas.
Isso tudo sem contar o espaço que é destinado à gestão de documentos. Se for um arquivo físico, ele pode estar ocupando o espaço de uma sala que poderia ser usada para outros fins.
Se for um arquivo digital ele estará ocupando espaço no HD ou ainda estar armazenado em nuvem. A segunda opção, embora seja mais indicada, exige mais atenção devido à ação de hackers, exigindo, portanto, um investimento extra na contratação de empresas de TI.
Em resumo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais segurança e praticidade às empresas. A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos, sendo referência no segmento.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, procure nossos consultores, clicando aqui.

Como fazer a Organização de Arquivos Administrativos?

 

Empresas que trabalham com grande quantidade de papéis e documentos precisam  de um método claro de organização de arquivos para que tudo ande bem.

A desorganização pode trazer lentidão no acesso ás informações o que atrapalha as operações cotidianas.

Para algumas instituições para que seja feito o cadastro de um cliente é necessário cópias de dezenas de documentos . E quanto mais clientes, maior o numero de papeis acumulados.
Alguns problemas que a organização de arquivos pode resolver:
– Dificuldade no acesso aos documentos
– Perda de dados importantes
– Demora no tempo de atendimento
– Deteriorização do documento devido a má armazenagem
– Desorganização de arquivos físicos

Quanto maior o porte da empresa, mais difícil é fazer o armazenamento correto dos documentos. O acumulo de documentos exige maior espaço físico e custos com armários, pastas, mão de obra e demais gastos que envolvem diretamente o orçamento do negócio.

Veja abaixo algumas dicas para melhorar o desempenho da organização:

ORGANIZAÇÃO FÍSICA
Apesar da digitalização de documentos ter se tornado uma forte tendência, sempre existe a necessidade de armazenar alguns arquivos físicos por diversos motivos.

Um forte exemplo são as Notas Físicas que comprovam o pagamento de serviços e bens.
Uma boa dica é armazenar os arquivos com o nome dos fornecedores.

ARQUIVOS DE COLABORADORES

Esses documentos exigem maior cuidado pois é preciso evitar danos físicos e manter as normas exigidas em leis.
É preciso armazenar os documentos em pastas com o nome de cada colaborador e arquivar os comprovantes de pagamentos de: férias, fundo de garantia, adiantamentos, etc. Mantenha os papéis em ordem alfabética para facilitar futuras buscas.

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Cerca de  90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que diminui o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Além de diminuir a necessidade de espaço físico a digitalização facilita a busca através de softwares.

Otimizando Fluxos de Tarefas em Instituições de Ensino

Sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos – também – que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.
Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos – são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

A Lei determina a digitalização do Acervo de Instituições de Ensino – Confira mais detalhes  no Post anterior.

Agilidade na Coleta e Entrega de Documentos

Os sistemas Deliverys cresce a cada dia e está presente nos mais diversos segmentos.
A Boomerang File oferece o serviço Leva e Traz facilitando a operação do armazenamento de documentos importantes.  O sistema evita a interrupção de determinadas atividades e não afeta o ritmo de trabalho do colaborador.

A solução está disponível para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.

Após a contratação do serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.


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Incorporadoras e o GED – Gestão Eletrônica de Documentos

As incorporadoras precisam armazenar diversos documentos relacionados aos imóveis e de clientes. Com o aumento das vendas a necessidade de mais espaço para a Guarda de Documentos é inevitável.

A Boomerang File tem vários clientes no seguimento e o principal valor percebido é a economia, o custo benefício do Serviço de Guarda de Documentos é sempre melhor.

Além disso, o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, facilita as operações, pois, os documentos são digitalizados e mantidos na nuvem, podendo ser acessadas virtualmente sempre que necessário.

Com o GED implantado a performace da empresa melhora como um todo, pois, há maior organização dos espaços físicos e virtual, mão de obra empenhada nas estratégias empresariais e mais agilidade na pesquisa.

Guarda de Documentos Adequada garante maior Higiene aos Arquivos

Empresas que mantém muitos documentos, principalmente as que lidam com arquivos de clientes como os escritórios de contabilidade e direito, costumam tem dificuldades com a organização e conservação.

Documentos de tamanha importância precisam ser armazenados de forma segura e também higiênica. Pois, papéis costumam atrair pragas que além de danificar os papéis transmitem doenças. por isso é necessária a dedetização regular  para garantir a conservação.

As empresas de Guarda de Documentos como a Boomerang File, possuem caixas especificas para o armazenamento e oferece serviços de digitalização e GED – Gestão Eletrônica de Documentos. O que possibilita o acesso online de forma prática sempre que necessário.


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Entenda porque a gestão documental auxilia no crescimento empresarial

O processo de organização vai além da simples armazenagem e  pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

A forma como você lida com os documentos gerados e necessários para a existência da sua empresa afetam todo o processo de crescimento dela e podem inclusive te levar a um ponto onde você acabe perdendo oportunidades por causa de uma falta de organização que você nem sabia que existia, nesse artigo vamos falar um pouco sobre gestão documenta.

Como funciona esse processo de organização que vai além da simples armazenagem e que pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

Carregar documentos com você sempre que precisar fazer alguma negociação não é nada fácil e nem prático, esse tipo de situação pode se tornar um verdadeiro problema levando você a perder oportunidades e atrasando decisões sempre que um documento específico precisar ser consultado e você não tiver acesso no momento.

Quanto maior for o volume de documentos a serem armazenados maior vai ser o tempo necessário para localizar algo no meio da pilha e conseguir agir.

Utilizando o sistema de gestão documental digitalizada você não precisa mais passar por isso, todos os terminais que você utiliza no dia a dia para trabalhar vão estar conectados o tempo inteiro.

Documentos vão estar na palma da sua mão no momento em que forem criados em qualquer local da empresa e você vai conseguir editar com apenas alguns cliques, totalmente acessível quando você precisar em qualquer lugar e qualquer hora.

Moderno e eficiente

Imagine que você precisa localizar um documento no seu arquivo físico e descobre que ele não está dentro da pasta onde deveria estar, imediatamente você percebe que ele pode estar em qualquer uma das outras ou em nenhuma.

O documento foi movido ou alguém esqueceu de guardar no lugar correto e você não tem nem como saber quem foi o responsável por essa falha, a única saída é gastar algumas horas do seu tempo procurando.

Com o sistema de gestão documental você não têm esse problema, a organização dos documentos é feita de forma prática com apenas alguns cliques e uma vez adicionado o documento você pode apenas arrastar e soltar na pasta correta sem medo de perder nada.

Se ainda assim você descobrir que ele não está na pasta virtual que deveria não têm problema algum, basta digitar o título e o sistema encontra para você imediatamente não importa em qual pasta esteja, depois é só um movimento para colocar no lugar certo.

Seguro e confiável

Com documentos físicos você nunca sabe o que pode dar errado, o papel está sempre sujeito ao clima e desde às manchas de comida até os riscos de incêndio qualquer coisa pode acabar destruindo em segundos algo que você levou a vida inteira para conseguir colocar em ordem.

Com ou sem os danos causados pelo clima os seus documentos ainda podem se perder, serem roubados, jogados fora por acidente e tudo isso sem falar da ação do tempo que não vai ser nada gentil com suas folhas de papel.

Utilizando o sistema digital de gestão de documentos você pode dormir tranquilo, cada arquivo se mantém protegido em um servidor totalmente online.

Mesmo que seus equipamentos sejam destruídos ou que você precise acessar de um local diferente seus arquivos vão estar disponíveis em qualquer lugar através de qualquer conexão desde que você tenha a senha correta.

Para tornar ainda mais seguro os arquivos vão manter um histórico de edições que vai te dizer quando aquele documento foi alterado e por quem, depois caso alguma alteração tenha sido feita de maneira errada basta um clique para recuperar a versão anterior, sem riscos e sem perdas.

Tempo e dinheiro

Conforme você muda para o sistema de gestão documental você pode economizar tempo e dinheiro com coisas que nunca achou que seria possível, não existe mais a necessidade de levar os documentos de um lado para o outro na hora de trocar informações com membros da equipe.

Não existe mais a necessidade de gastar com impressões repetitivas do mesmo documento e você pode até mesmo parar de ocupar aquele espaço imenso da sua sala que servia apenas para colocar gabinetes de arquivos cheios de ferrugem e poeira.

Dicas de Armazenamento de Documentos

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de como cuidar do armazenamento de documentos da sua empresa ou mesmo seus documentos pessoais de forma efetiva para que você tenha um melhor aproveitamento do seu tempo e do seu espaço.

Escolha a plataforma

Existem muitas plataformas que servem perfeitamente para o controle de armazenamento de documentos, cada plataforma tem ferramentas integradas específicas que vão fazer com que seja mais fácil um determinado tipo de uso.

Assim enquanto estiver escolhendo a plataforma na qual seus documentos vão ficar hospedado você precisa analisar a forma como você utiliza esses documentos no dia a dia para garantir que a plataforma escolhida tenha a melhor organização e às melhores ferramentas para tornar o seu uso mais simples e mais rápido.

A maior parte destas plataformas de armazenamento oferece um período de testes grátis no qual você pode utilizar todo o conteúdo e ver o quão bem funciona aquilo que está sendo oferecido.

Comece pelos mais utilizados

Se você está começando a fazer a transição do físico para o digital então você talvez tenha pilhas de documentos antigos que você precisa manter guardados e que vão ter que se transformar em arquivos digitais para que o armazenamento seja de fato totalmente padronizado.

Fazer isso pode levar muito tempo e acabar prejudicando a produtividade da empresa durante o processo, nesse caso a solução é fazer uma separação entre o que você de fato utiliza com frequência e o que pode esperar um pouco.

Comece digitalizando os documentos mais recentes e mais utilizados, assim você consegue dar continuidade ao trabalho e já utilizar deste ponto em diante todos os dados que forem adicionados diretamente na versão digital.

Assim você pode digitalizar os documentos antigos conforme houve a necessidade e não ter que se preocupar de imediato com a mudança sendo um obstáculo para a produtividade.

Crie categorias

Isso vai te ajudar infinitamente a manter a organização, separe os documentos que você precisa manter armazenados em categorias.

Cada categoria vai conter um tipo específico de documentos, você pode criar quantas categorias forem necessárias de acordo com sua própria necessidade e complexidade dos documentos que você precisa manter armazenados.

Criar diferentes categorias em pastas diferentes com cores e visual diferente vai ajudar você a ter um menor tempo de reação quando precisar localizar algo, se suas categorias forem claras você vai poder inclusive passar o conhecimento de como manter tudo organizado para outra pessoa com mais facilidade.

Assim você não precisa lidar com todos os documentos sozinhos e ainda mantém o controle sobre o método que vai ser utilizado por todos.

Crie um índice e uma data de expiração

Para ajudar você ou outro membro da equipe a entender suas categorias e se tornar mais rápido na hora de realizar qualquer tarefa você pode criar um índice.

Esse índice vai servir para que você tenha a liberdade de passar o conhecimento sobre sua forma de organização adiante sem precisar explicar nada passo a passo a cada novo membro da equipe e sem ter medo de que eles cometam erros.

O índice indica exatamente onde cada documento está localizado de acordo com as categorias.

Já a data de expiração vai servir para que documentos que não têm mais valor sejam descartados ou para que seja feita uma nova versão do mesmo.

A data de expiração vai ser uma forma rápida de saber se você encontrou uma versão válida do documento que estava procurando e ainda ajuda na hora de fazer aquela limpeza anual ou semestral para se livrar de arquivos mortos.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Organize seu Computador e melhore seu desempenho

O computador auxilia muito em diversas profissões e na maioria delas se faz indispensável. Uma boa organização pode melhorar o seu desempenho. Principalmente na hora de encontrar arquivos armazenados.

1 – Utiliza Pastas e nomeie de acordo com assuntos
Separe, planilhas, fotos, vídeos. Você também pode montar pastas por ano/meses, separar arquivos por clientes, etc.

2 – Organize a Área de Trabalho
Certifique-se de limpar a área de trabalho deixando a livre de fotos e documentos, esses arquivos deixam o computador pesado. Por isso descarte o lixo eletrônico e contate a melhora do desempenho.

3 – Faça Backup constantemente
É preciso criar o hábito de fazer backup, agendar de tempos em tempos o recurso, evitará a perca de documentos importantes em caso de problemas com o computador.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

Entenda como a Gestão de Documento pode acelerar o crescimento da empresa

Diante de tanta competitividade no mercado de atuação, a empresa precisa inovar para se sobressair. Os gestores precisam de colaboradores capacitados e envolvidos, desenvolver processos efetivos, lançar novos produtos e serviços, buscar fornecedores e parcerias visando o crescimento.
No início a quantidade de documentos pode ser administrável, mas com o passar do tempo a quantidade de arquivos aumentam e passam a gerar custos de manutenção, ocupam espaço, e tempo de colaboradores que poderiam estar empenhados em outras atividades.

Considerar a terceirização da Guarda de Documentos é uma estratégia coerente no que diz respeito ao custo-benefício.
Melhor aproveitamento dos recursos humanos, ambiente mais organizado e inspiradores.
Como pode perceber, não faltam motivos para considerar a contratação de uma empresa de Guarda de Documentos, independente do tamanho da empresa esse recurso proporcionará mais organização e otimização de tempo para que sua equipe se preocupe apenas com as atividades relacionadas ao negócio.

Serviços Hospitalares e a Gestão de Documentos

Para as unidades de saúde, sejam elas públicas ou privadas, a guarda de documentos é um procedimento extremamente importante. O fluxo de informações diárias é intenso e exige uma política de gestão documental que seja realmente eficaz.
No que diz respeito à pessoa enferma ou ao respectivo responsável, é imprescindível que desde o primeiro contato todos os passos sejam registrados. São essas informações relacionadas a ela que formam um dos documentos mais importantes usados pelo setor: o prontuário do paciente.
Considerando a quantidade e a relevância desses dados, será que a melhor solução é realmente armazená-las dentro da própria unidade? Organizá-las e acomodá-las da maneira correta demanda tempo, espaço e principalmente funcionários disponíveis para realizar a tarefa.

Por que a guarda de documentos é importante para os hospitais?

Além de guardar dados valiosos sobre cada paciente que se consulta na instituição, os arquivos devem conter os principais dados sobre a equipe médica e outros colaboradores. Isso sem mencionar os papeis que permeiam a rotina administrativa de cada hospital.
São inúmeros os benefícios que uma estratégia bem implementada de guarda de documentos pode trazer para as unidades de saúde. Isso porque zelar pela informação, do momento em que ela é gerada até o seu destino final, influencia diretamente no funcionamento da instituição.
Veja quais são as principais vantagens que uma boa política de gestão documental é capaz de trazer para um hospital:
1. Otimiza o fluxo de informações, promovendo a melhoria do funcionamento administrativo da unidade de saúde.
Quando as informações estão organizadas e classificadas do modo correto, encontrar o que é preciso se torna muito mais fácil e rápido. A falta de critérios no arquivamento de documentos leva a atrasos no atendimento e até mesmo à perda permanente de dados.
2. Evita a criação de documentos em excesso sem necessidade.
Quando não existe um controle sobre a produção e a organização desses documentos, um único paciente pode possuir diversos prontuários. Dessa maneira, informações relevantes acabam ficando para trás, prejudicando o atendimento.
3. Permite o aprimoramento na prestação de assistência médica.
A partir do prontuário, a equipe médica toma conhecimento do histórico do paciente. Isso estabelece um quadro muito mais claro sobre o seu estado de saúde, os diagnósticos e as medidas terapêuticas tomadas anteriormente.
4. Protege e preserva o prontuário do paciente de forma ideal.
De acordo com o CONARQ, o prontuário é um documento único de caráter legal, sigiloso e científico, que assegura a clara comunicação entre os profissionais e a continuidade correta da assistência médica.
5. Possibilita o desenvolvimento das pesquisas científicas na área da saúde.
Os registros detalhados das atividades médicas permitem que pesquisadores identifiquem novas patologias, reações a medicamentos, medidas terapêuticas, entre outros. Assim, é possível aplicar descobertas a estudos já existentes ou dar início a pesquisas inéditas.
Por mais que as unidades de saúde passem frequentemente por auditoria, é importante lembrar que a falta de uma boa gestão de documentos pode acarretar consequências graves. Impedir a aplicação de determinado tratamento, por exemplo.
Sendo assim, é essencial que uma estratégia eficiente seja discutida e estabelecida. Ainda mais conhecendo todos os benefícios que somente uma guarda de documentos bem elaborada é capaz de oferecer para o espaço hospitalar.
Guarda de documentos: você conhece a teoria das três idades?
Já que estamos falando de elaborar uma estratégia de guarda de documentos que seja realmente eficaz, é importante que você conheça a teoria das três idades. Essa teoria pode ser aplicada em qualquer ambiente, mas aqui vamos falar especificamente das unidades de atendimento hospitalar.
Basicamente, as três idades – também conhecido como ciclo vital dos documentos — que devem ser respeitadas ao organizar, classificar e arquivar documentos são:
• Corrente – informações que precisam ser consultadas frequentemente, normalmente são mantidas junto à unidade de produção.
• Intermediária – informações de consulta esporádica, sem a necessidade de permanência na unidade de produção.
• Permanente – informações com valor social, histórico e científico, que não podem ser descartadas e devem estar disponíveis para consulta, quando necessário for, de pacientes, médicos, pesquisadores e afins.
Elas se referem principalmente ao uso que está sendo feito, naquele momento, do documento em questão. Desse modo, deve haver uma comissão apta a analisar os arquivos e definir a temporalidade e a destinação de cada um deles.
E por que contratar um serviço de guarda de documentos?
As unidades de saúde nem sempre dispõem de um ambiente seguro e com a climatização adequada para o armazenamento correto desses documentos, o que pode acarretar perda permanente desses dados.

Melhore a comunicação entre equipes com o GED

O GED significa Gestão Eletrônica de documentos, ele foi formado por uma equipe de profissionais que visam as tendências do mercado, além das tecnologias presentes.

Além disso, através do GED sua empresa pode ter uma melhor comunicação, sendo mais ágil e transparente.

O GED é uma área da administração que está relacionado com alguns princípios como economia e eficácia na produção e no uso dos documentos. Isso quer dizer que a ferramenta foi feita para que os documentos estejam no lugar correto, na hora correta, com as pessoas certas para o seu acesso, e tudo isso com o menor custo possível. Como podemos perceber é uma ferramenta que visa a otimização, seja de tempo ou de dinheiro.

Gerenciar documentos nada mais é do que se certificar que eles estão com todas as informações necessárias, cumprindo todos os requisitos que devem cumprir.

Benefícios do GED

O GED traz diversos benefícios dentro da empresa como,

– O acesso de forma rápida e assertiva a todos os documentos necessários e a todas as informações;
– Promove a transparência de todos os atos administrativos;
– Garante que acontece uma otimização nos cursos;
– Promove uma eficiência e uma eficácia maior a todo processo administrativo;
– Racionaliza toda a produção documental;
– Controla o fluxo do documentos;
– Organiza todos os arquivos necessários;
– Normatizar todos os processos;
– Elimina os documentos que podem ser eliminados;
– Contribuiu para que os documentos sejam preservados;
– Possibilita uma melhor comunicação entre equipes.

Ou seja, através de um conjunto de ações dentro do programa é possível realizar o gerenciamento de todo o processo e traz esses benefícios todos para a organização. Os documentos podem ser físicos, digitais, de imagens, de sons, etc. Todos os documentos podem ser adaptados para o sistema GED.

Alguns módulos presentes do GED

– Capture – esse módulo capta documentos e formulários e os transforam em informações confiáveis e que podem ser recuperáveis, além disso, essas informações podem ser integradas a todo sistema;
– Gerenciamento de documentos – Aqui acontece a criação, a revisão, a aprovação e o descarte de todos os documentos eletrônicos;
– Workflow – Essa ferramenta é uma das mais interessantes do sistema, pois, permite o controle e o gerenciamento de processos dentro da empresa, assim a função garante que as tarefas sejam executadas pelas pessoas certas no tempo correto. Organizando então todos os prazos, além disso, a ferramenta sincroniza a ação das pessoas;
– ERM – Essa é a parte responsável pelos relatórios, tanto na questão de captura até a questão do gerenciamento e da recuperação desses dados. Pela ferramenta é possível guardar diversos relatórios de uma forma otimizada, assim com um preço menor você consegue manter a forma original do documento;
– Records andInformationManagemente (RM) – Aqui acontece toda a gerência do ciclo de vida de um documento. Através desse sistema acontece a descarta dos documentos no momento certo.

E como o GED pode melhorar a comunicação entre as equipes?

Agora que você já entendeu como o GED funciona vai ficar mais fácil entender o porquê dele poder melhorar a comunicação entre as equipes.

Bom, quando pudemos ver na parte de benefícios o GED pode sim melhorar a comunicação entre os funcionários, e sabemos que com uma melhor comunicação a empresa por si só vai mais longe.

Isso acontece porque essa solução dinâmica e eficaz conseguiu criar uma plataforma colaborativa, assim, todas as pessoas da empresa, independente se é uma empresa pequena ou enorme, conseguem ter acesso a tudo que está acontecendo nos departamentos e até mesmo em outras filiais. Isso torna a comunicação muito mais transparente, assertiva e livre de burocracias.

Além disso, a solução permite o acompanhamento em tempo real de todas as ações que estão sendo executadas pelos usuários, outro ponto que ajuda na comunicação.

Já deu para perceber que as empresas que saem na frente com essa ferramenta são aquelas que estão dispostas a ser adaptar à nova realidade que estamos inseridos.

E se você gostou de saber mais sobre o GED em nosso artigo de hoje continue em nossa página para conferir todas as novidades.