Intensifique a Segurança da Informação

Com o aumento da troca de informações digitais e o uso massivo da internet para comunicação e mesmo de armazenamento às empresas passaram a precisar de um novo formato de segurança para garantir que as informações importantes vão ser mantidas longe das mãos de terceiros.

Hoje vamos falar sobre como funciona a segurança da informação, quais são os métodos e meios mais eficazes para manter uma empresa segura mesmo quando todos os dados importantes estão armazenados em formato digital e sendo mantidos na rede além de dar dicas de como proceder para criar o seu próprio sistema de segurança da informação na sua empresa.

Antivírus
A primeira linha de defesa para a segurança da informação, um antivírus é um programa que foi criado especificamente para detectar qualquer arquivo malicioso que possa tentar infectar sua máquina, a maior parte dos vírus não estão lá para tentar roubar suas informações, mas sim para apenas roubar o seu poder de processamento.

Existem vírus que vão utilizar sua máquina e sua conexão para fazerem alguma ação que vai beneficiar o criador sem necessariamente fazer algo com seus dados, ainda assim existem vírus que podem roubar seus dados e utilizar de forma a te prejudicar.

É aconselhavel a utilização de antivirús pago pois oferecem maior segurança que as versões gratuitas.

Firewalls
Os firewalls funcionam de uma maneira similar ao antivírus, porém a função do firewall é proteger diretamente a sua rede contra ataques propositais que possam vir de fora e que sejam criados especificamente para entrar na sua rede e caçar dados específicos como senhas e dados bancários.

Por isso os firewalls são utilizados para deter programas mais sofisticados e muitas vezes pessoas de verdade que estão ativamente tentando entrar no seu sistema em busca de algo específico.

Controle de acesso
Defina níveis de acesso para que cada pessoa apenas tenha acesso aos dados que for utilizar no trabalho e nada, além disso, assim você impede que algo importante acabe sendo divulgado ou perdido por esquecimento, distração ou sabotagem.

Existem dezenas de programas que vão te ajudar a controlar o acesso aos seus dados, você vai poder configurar de forma individual o que você deseja que cada usuário possa ver ou alterar e sempre que uma dessas ações for feita você vai poder ver em um relatório, é super seguro e prático.

Treinamento de pessoal
O treinamento de pessoal dará a sua equipe noção dos riscos que a empresa corre no caso de dados se perderem ou vazarem.

Esse treinamento é normalmente oferecido em palestras e cursos rápidos e fazem um grande efeito cobrindo desde os detalhes mais simples como explicar para sua equipe que às senhas não devem ser compartilhadas como situações mais improváveis como discutir sobre documentos e sobre os métodos de segurança da empresa com terceiros.
Além de treinamento técnico para ensinar como utilizar corretamente cada ferramenta a disposição da equipe,  de modo a ter o melhor aproveitamento de tempo e produtividade.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Formas de diminuir o uso do papel no escritório

Algumas medidas podem auxiliar na diminuição do papel em sua empresa, o que trará benefícios econômicos e ambientais.
A conscientização da equipe é necessária na aplicação da nova cultura. Todos os colaboradores devem ser envolvidos e entender como o novo processo irá contribuir para um ambiente mais organizado e sustentável. Um exemplo muito prático é a redução de impressão. Todos devem se perguntar se ela é realmente necessária.
Conhecer as alternativas disponíveis darão mais força a ação e evitará que processos sejam afetados. O armazenamento na nuvem e digitalização de documentos são ferramentas poderosas nesse momento de implantação.
Um novo conceito na cultura organizacional vem ganhando força, o Paperless é o termo utilizado para a substituição integral ou parcial do papel dentro de uma instituição. A prática pode ser implantada aos poucos e tem como benefícios a redução de custos, agilidade no acesso à informações e mais espaço físico.

A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A importância da informação e sua segurança

Muitos são os documentos que precisam ser mantidos em segurança para que o andamento da organização se mantenha estável.
O serviço de guarda de documentos garante a organização, economia de tempo e espaço.
O armazenamento correto de documentos é um importante aliado na produtividade e um centro ativo de informações, que auxilia nas pesquisas dos diversos ramos administrativos e influencia as tomadas de decisões.

Antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e um gerador de ideias, será preciso escolher a forma de arquivamento.
Um ponto importante a se considerar é a política de segurança, que garante a proteção adequada dos documentos físicos e digitais. Para isso existem diversos recursos tecnológicos, como: hardwares, softwares e backups periódicos.
A instalação onde os arquivos serão mantidos devem manter um padrão de segurança, com equipamentos contra incêndios, reguladores de energia, controle de acesso, etc.
Os documentos físicos pedem um cuidado especial na armazenagem para evitar problemas com umidade, amassados e manchas. O ideal é mantê-los em caixas especificas, devidamente identificadas e organizadas.
A Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

 

Como evitar riscos aos documentos da sua empresa

Guardar documentos na própria empresa é um sinal de segurança? Para responder a essa pergunta, boa parte dos empreendedores pensa logo no conteúdo dos documentos. Para a grande maioria, ter contratos, faturas, documentos contábeis e relatórios dentro da empresa é uma forma de comodidade e também uma garantia de que esses documentos estão protegidos. Porém, quando se trata de reais riscos à documentação de uma empresa é preciso ir além do conteúdo e da confidencialidade das informações, é preciso se preocupar também com a segurança física de toda a papelada.

Boa parte dos escritórios e empresas não conta com medidas mínimas que podem evitar a destruição ou mesmo a deterioração acidental dos seus papéis. Perda de documento, incêndios, insetos, furto e a própria ação do tempo são questões que devem ser pensadas se o objetivo é afastar os riscos aos documentos. Para saber como reconhecer e evitar esses riscos, garantindo uma real segurança a toda documentação da sua empresa, confira!

Tipos de riscos

A documentação de uma empresa deve estar protegida de diferentes tipos de riscos. Além do risco relacionado ao conteúdo do documento, a integridade física dos papéis também deve ser um ponto de preocupação. Abaixo separamos alguns dos principais riscos e como evitá-los.

Incêndios, inundações e umidade

Se o seu escritório pegasse fogo hoje, você teria como salvar seus documentos? Se você respondeu que “sim” baseado no extintor de incêndio que está na escadaria do prédio da sua empresa, é melhor você pensar novamente. Para quem já passou por uma situação de incêndio sabe que, quando se trata de papel, o fogo costuma se alastrar rapidamente. O extintor serve na verdade para apagar o fogo, mas não é capaz de evitar o incêndio. Para quem tem documentos que não podem ser perdidos em uma situação assim, o ideal é providenciar pisos especiais com revestimento anti-incêndio. Também é importante que o material de construção e revestimentos de toda a estrutura da empresa seja não inflamável.

Outra questão importante diz respeito às inundações. Para evitar que o acervo de documentos seja destruído em uma situação de inundação, é fundamental que o arquivo se encontre nos locais mais altos de armários e prateleiras, evitando sempre o contato com a água. Em locais de umidade excessiva, também é necessário providenciar sachês de sílica evitando que os documentos sejam deteriorados.

Furto de informações e extravio

Para a maioria dos empreendedores, o pior inimigo do patrimônio intelectual de uma empresa são seus concorrentes que, naturalmente, estão longe do espaço físico do seu negócio. Por isso, manter todas as informações e dados relevantes dentro da empresa já é o suficiente para deixar toda a documentação segura.

Porém, a verdade é que no dia a dia nenhum empreendedor tem tempo para monitorar o seu arquivo e dificilmente consegue controlar quem teve acesso a um determinado documento. Embora a questão da concorrência seja sim um risco, funcionários mal-intencionados também podem representar a mesma ameaça. Câmeras de segurança, cofres, acesso restrito e um sistema de rastreamento são apenas alguns dos cuidados que devem ser tomados para evitar esse tipo de perigo e, como a empresa também é resultado da ação humana, falhas podem ocorrer.

Deterioração por insetos e pragas

Outra questão que merece atenção quando o tema é segurança é o controle de pragas e insetos. Muitos insetos se alimentam da celulose presente no papel e podem colocar em risco os documentos da sua empresa. Para evitar esse tipo de risco é necessário fazer dedetizações periódicas e o controle de pragas.

O que fazer?

Evitar riscos à documentação requer medidas e, consequentemente, investimentos que nem sempre são baratos. Porém, existem outras formas de garantir uma real segurança aos documentos sem a necessidade de gastar tanto. As empresas de guarda de documentos são empresas especializadas que possuem medidas de segurança específicas garantindo que os documentos fiquem protegidos tanto fisicamente, quando com relação ao seu conteúdo.

Guardar documentos fora da empresa, além de mais barato, pode ser uma grande vantagem em termos de segurança e minimização de riscos.

Já pensou investir em uma guarda de documentos e ter mais segurança para seus papéis sem gastar absurdos? Clique aqui e saiba mais!

É seguro terceirizar a guarda dos documentos da sua empresa?

Você deixaria um contrato importante da sua empresa guardado com terceiros? E, documentos confidenciais, você guardaria fora do seu escritório? A resposta de muitos empreendedores e profissionais autônomos para essas questões é um sonoro e certeiro “não”, porém, essas não são as perguntas corretas a serem feitas, se você tem o objetivo de proteger documentos de extrema importância para o seu negócio.

Antes de qualquer coisa, olhe em volta do seu escritório e responda: “se o seu escritório pegar fogo hoje, você evitaria a perda de documentos importantes?”, ou ainda, “você tem o controle total de quem manuseia documentos importantes, impedindo que informações confidenciais caiam nas mãos de pessoas erradas?”. Se você respondeu um sonoro e certeiro “não” para essas questões, é melhor você repensar sobre a segurança no arquivamento de documentos na sua empresa.

Muitos empreendedores imaginam que a guarda de documentos é um simples armazenamento, onde seus papéis serão colocados em uma caixa e armazenados em algum local longe da sua empresa. Porém, esse conceito de self storage, ou seja, a contratação de um espaço para guardar seus documentos, não é exatamente o que um serviço de guarda oferece. Um dos principais valores agregados ao serviço de guarda é a segurança e, nesses casos, o empreendedor paga não apenas para ter seus documentos armazenados, mas principalmente para que o armazenamento seja feito de forma segura. Se você quer saber como isso ocorre, continue acompanhando nosso post!

Rastreabilidade

Um dos benefícios de guardar documentos importantes com uma empresa especializada pela guarda é a rastreabilidade, ou seja, o controle total sobre o manuseio desses documentos. Através de um sistema de rádio frequência, conhecido como RFID, etiquetas são afixadas nas caixas de armazenamento, permitindo saber onde e por quem essas caixas foram manuseadas. Isso garante maior segurança e possibilita que o empreendedor evite que tais informações caiam nas mãos de pessoas erradas.

Confidencialidade

A rastreabilidade certamente é um benefício, na medida em que permite o controle do manuseio das caixas. Porém, obviamente, ela não garante que seu conteúdo não seja violado, não é mesmo? Como evitar que esse problema ocorra? Ao contratar um serviço de guarda de documentos certifique-se que no contrato existem cláusulas de confidencialidade que impedem que as caixas sejam abertas ou verificadas por pessoas que não estejam autorizadas por você ou sua empresa. Esse é um dos principais cuidados que a Boomerang File possui quando se trata da confidencialidade, já que isto é também um requisito de segurança.

Customização

Outra questão relacionada à segurança na guarda de documentos diz respeito à perda. Ou melhor dizendo, como evitá-la. Quando se trata de guarda de documentos, muitos empreendedores associam uma caixa etiquetada em meio a um galpão enorme cheio de outras caixas de outras empresas e pessoas, certo? Por isso, caso um documento seja perdido, achá-lo equivale a encontrar uma agulha no palheiro, correto? Isso seria mais ou menos assim, se não houvesse a tecnologia. Hoje, por meio de sistema online, o próprio proprietário pode cadastrar a sua caixa e os documentos contidos nela, ou ainda, pode deixar que a empresa de guarda faça isso por você. A vantagem da customização é que ela se adapta a sua política interna e facilita na localização, deixando a guarda não apenas mais segura, como também mais prática.

Segurança das caixas

Outro aspecto importante da guarda de documentos é a segurança relacionada à integridade das caixas e documentos, por isso ao contratar esse serviço, verifique as condições físicas do armazenamento.

A segurança só pode ser garantida com galpões que contam com proteção anti incêndio, controle de pragas e monitoria 24 horas, garantindo que os documentos sejam preservados da forma mais correta e sem o risco de serem retirados do galpão sem a sua autorização.

Para quem sabe da importância que os documentos possuem para um negócio, a guarda é um investimento que possibilita uma real segurança para os papéis, dados e informações confidenciais da sua empresa.

Você tem dúvidas sobre a segurança na guarda de documentos? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang clicando aqui.

Credibilidade em Backups

Você sabia que só efetuar o backup e armazenar conforme política de segurança da empresa não garante a recuperação de todos os arquivos?
Caso o equipamento que efetuou a gravação da mídia tenha necessidade de manutenção ou substituição, podem ocorrer problemas para a recuperação.
No caso de fitas, por exemplo, se as “cabeças de gravação” estiverem desalinhadas, quando inserido em um novo equipamento ou caso o equipamento tenha passado por manutenção, pode ocorrer de estar desalinhado ao original.
Em casos de mídias como CD, DVD, parte dos arquivos podem ser danificadas no manuseio.
Inclusive HD’s externos podem falhar.
O ideal seria que antes de enviar para a armazenagem, que essas mídias fossem testadas e eventualmente uma revisão preventiva para garantir a integridade das informações.
Muitas empresas ficam mais preocupadas com a forma de armazenar mídias, do que a possibilidade de perder dados importantes.
Conheça a Boomerang File e avalie se seus dados estão devidamente armazenados e com garantia de recuperação

www.boomerangfile.com.br