Previna-se contra possíveis problemas

O plano de contingência servem para que você tenha os dados necessários caso algum problema aconteça a solução ocorra de maneira rápida e sem riscos de improvisos.

Nesse artigo vamos falar sobre como você deve organizar um plano de contingência para qualquer situação ou possibilidade futura de modo que você tenha total controle dos riscos e opções na palma da mão quando forem necessários.

Faça backup físico e virtual das informações fundamentais. Para maior eficiência da atividade envolva os departamento e faça checlists frequentes para atualizar as necessidades da equipe.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

Custo Benefício Entenda as vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos.

Muitas são as vantagens de contratar o serviço de guarda de documentos, iremos tratar abaixo alguns pontos importantes a se considerar:

– Espaço Físico
O valor do m² de um ambiente corporativo torna-se caro se mal utilizado.
Você já parou para pensar que aquela sala com o arquivo morto pode ser melhor aproveitada por uma equipe produtiva, gerando lucratividade?

– Segurança
A prevenção de incêndios deve ser considerada, assim como a umidade que pode trazer danos irreversíveis aos arquivos.
A confidencialidade de informações importantes contidas em documentos em posse da empresa, muitas vezes exige um rigoroso controle de acesso.

– Organização
Com o auxílio da tecnologia é possível organizar os documentos facilmente, auxiliando na catalogação e armazenagem.

– Economia de Tempo
O processo de organização permite a otimização do tempo.
Oferta de equipe especializada em Full Service Storage que garante a gestão inteligente atrelada a guarda.

– Fácil Localização
Com a metodologia adequada é possível localizar rapidamente um documento armazenado.

– Preservação
Arquivar documentos pede condições ideais de armazenagem, afim de evitar o acumulo de poeira e proliferação de pragas que possam danificar o acervo.
As Caixas Box tem o tamanho ideal para armazenar os documentos sem riscos de amassar.

– Planos Acessíveis
Boomerang File oferece planos acessíveis para pessoas físicas, pequenas, médias e grandes empresas.

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