GED – Gestão Eletrônica de Documentos em Imobiliárias

Mesmo com toda a crise econômico-financeira e social que nos assolou nos últimos anos, o setor imobiliário se ajustou às novas demandas e vem se recuperando bravamente.

É diante desse cenário que a Acervo apresenta as razões pelas quais a sua imobiliária deve implantar o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) o mais rápido possível. Queremos ser os seus grandes parceiros nessa empreitada de recuperação e sucesso.

Por questões de cibersegurança, os documentos de uma empresa não permanecem mais arquivados em discos rígidos ou servidores locais, estão agora em nuvem.

Com o sistema de armazenamento em nuvem (cloud) qualquer documento da empresa pode ser acessado fácil e remotamente, sempre que necessário.

Utilizando a mesma premissa do armazenamento em nuvem, todas as despesas com geração de impressões desnecessárias diminuirão. As impressoras estarão limitadas a um número determinado de cópias e só será impresso documento essencial.

Não só com cópias desnecessárias economizamos, mas também com cartuchos de tinta e depreciação do equipamento.

Um dado que, volta e meia, não percebemos é: o espaço físico necessário para o seu negócio operar, em muito, depende do volume de arquivos que a empresa precisa guardar. Em outras palavras – “isso é coisa do passado”, pois agora contamos com ótimos sistemas de gestão de documentos (GED).

É comum nos depararmos com empresas que possuem andares inteiros de centros executivos ou prédios públicos apenas para o armazenamento de documentos, o que é um verdadeiro desperdício de espaço.

Gestão de Contratos

Empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.

O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.

Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.

Identificar o foco do problema nem sempre é tarefa fácil

Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.

1- Dificuldades para localizar contratos ou documentos;

2- Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;

3- Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;

4- Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.

 

Evite Percas de Documentos

Acervo virtual

A gestão eletrônica de arquivos disponibiliza em ambiente virtual a cópia digitalizada de todos os documentos da empresa. Assim, em caso de dano ou extravio, existe uma réplica armazenada no banco de dados da organização.

O acesso virtual também permite o acesso remoto ao material. Dessa forma, a consulta pode ocorrer a partir de qualquer local, evitando o manuseio e o transporte físico de informações.

Organização do espaço físico

Ao disponibilizar os arquivos para consulta virtual, o manejo de papéis fica relegado ao segundo plano. Assim, é possível manter a organização do espaço físico da empresa com mais facilidade. Isso garante a proteção dos arquivos do mau uso e previne contra perdas.

Controle de acesso

Quando a documentação está mal guardada ou não possui controle de acesso, fica sujeita à ação de qualquer um.

Esse descontrole, por sua vez, faz com que ninguém seja responsabilizado em casos de uso indevido ou de extravio de informações. A gestão eletrônica acaba com esse problema, pois hierarquiza acessos e identifica quem teve acesso a determinado material.

Um documento perdido pode causar prejuízos consideráveis para uma empresa. De multas fiscais a indenizações trabalhistas, os custos passam ainda pela má alocação da mão de obra e pelo retrabalho. Felizmente, a introdução da gestão eletrônica de documentos é a alternativa perfeita para as empresas que desejam regrar o trato com arquivos e desenvolver mecanismos de segurança para o acesso e para a guarda de informações.

Os prejuízos causados por Documentos Perdidos

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes.

Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada.

É comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, difíceis de ser encontrados e sujeitos a ação de pragas e da umidade, ocasionando a perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup.

Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo. Assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.

Previna-se contra possíveis problemas

O plano de contingência servem para que você tenha os dados necessários caso algum problema aconteça a solução ocorra de maneira rápida e sem riscos de improvisos.

Nesse artigo vamos falar sobre como você deve organizar um plano de contingência para qualquer situação ou possibilidade futura de modo que você tenha total controle dos riscos e opções na palma da mão quando forem necessários.

Faça backup físico e virtual das informações fundamentais. Para maior eficiência da atividade envolva os departamento e faça checlists frequentes para atualizar as necessidades da equipe.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

Custo Benefício Entenda as vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos.

Muitas são as vantagens de contratar o serviço de guarda de documentos, iremos tratar abaixo alguns pontos importantes a se considerar:

– Espaço Físico
O valor do m² de um ambiente corporativo torna-se caro se mal utilizado.
Você já parou para pensar que aquela sala com o arquivo morto pode ser melhor aproveitada por uma equipe produtiva, gerando lucratividade?

– Segurança
A prevenção de incêndios deve ser considerada, assim como a umidade que pode trazer danos irreversíveis aos arquivos.
A confidencialidade de informações importantes contidas em documentos em posse da empresa, muitas vezes exige um rigoroso controle de acesso.

– Organização
Com o auxílio da tecnologia é possível organizar os documentos facilmente, auxiliando na catalogação e armazenagem.

– Economia de Tempo
O processo de organização permite a otimização do tempo.
Oferta de equipe especializada em Full Service Storage que garante a gestão inteligente atrelada a guarda.

– Fácil Localização
Com a metodologia adequada é possível localizar rapidamente um documento armazenado.

– Preservação
Arquivar documentos pede condições ideais de armazenagem, afim de evitar o acumulo de poeira e proliferação de pragas que possam danificar o acervo.
As Caixas Box tem o tamanho ideal para armazenar os documentos sem riscos de amassar.

– Planos Acessíveis
Boomerang File oferece planos acessíveis para pessoas físicas, pequenas, médias e grandes empresas.

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