Como o home office impacta na guarda e gestão de documentos?

Se você trabalha em sistema home office sabe que qualquer espaço, por menor que seja, deve ser bem aproveitado. Por isso, a guarda e a gestão de documentos nem sempre tem vez entre profissionais liberais que têm escritório em casa.

Geralmente, os espaços de home office são pequenos e otimizados para atender exclusivamente às necessidades do momento. Caixas, prateleiras e armários não comportam todos os documentos, especialmente quando você precisa gerenciar os seus próprios documentos e os papéis mais importantes dos seus clientes.

Mas isso não é motivo para desistir do chamado teletrabalho ou trabalho remoto. Afinal, ele tem diversas vantagens, como economia de gastos com combustível, aluguel de espaço físico, água, luz, internet e telefone.

Aumento no Brasil

Só para se ter uma ideia, o home office tem aumentado no Brasil nos últimos anos. Um levantamento da empresa de recrutamento Robert Half demonstrou que 47% dos diretores de RH entrevistados dizem que o trabalho remoto aumentou recentemente.

A mesma pesquisa ouviu diretores de outros países. Na China, por exemplo, 54% dos gestores identificaram esse aumento, colocando o país em primeiro lugar no ranking da percepção do aumento do teletrabalho.

Dependendo do ofício, o profissional liberal reúne mensalmente uma série de documentos, desde um corretor de imóveis autônomo ou um advogado. Tais profissionais precisam gerenciar os documentos dos seus clientes com o mesmo sigilo e profissionalismo de alguém que trabalha em escritório externo.

Concluindo, uma solução encontrada por profissionais liberais que estão no home office é a terceirização da guarda e gestão de documentos. Funciona assim: o cliente contrata a empresa, ganha uma chave de acesso à plataforma de gestão, enquanto que a empresa responde pela guarda segura dos papéis e mídias.

Os arquivos estão disponíveis sempre que o profissional liberal desejar. A Boomerang File é especialista em guarda e gestão documental. Quer saber mais? Mande uma mensagem para (11) 9.4460-2811.

Você tem certeza que os documentos estão seguros na sua empresa?

Um bom gestor deve ficar de olho no funcionamento de todos os setores da sua empresa. Afinal, uma peça solta pode comprometer a operação de toda a engrenagem. E essa peça solta, muitas vezes, pode estar na guarda de documentos. Você consegue afirmar, ao certo, que eles estão seguros na sua empresa?

Existem basicamente dois fatores que comprometem a segurança dos arquivos. Veja quais são eles:

  • infraestrutura: consiste nas condições físicas da sala onde são guardadas as caixas de documentos;
  • acesso: diz respeito a quantas pessoas têm acesso livre às pastas, bem como o grau de confidencialidade dos papéis.

Nesse sentido, é interessante verificar as condições do espaço onde estão os arquivos. Procure verificar se há risco de infiltração, de alagamento, da presença de roedores ou traças.

Outro detalhe a ser observado é a quantidade de luz natural que entra na sala dos arquivos. O sol enfraquece o papel e desbota a tinta mais facilmente. A alta temperatura também fragiliza as fibras do papel.

Mas um cuidado especial deve ser tomado com relação ao acesso de funcionários ao local. Sua empresa monitora o local com câmeras? É possível saber quantas pessoas entram na sala onde estão os documentos?

Segurança

Por mais que se tratem de arquivos não confidenciais, eles merecem proteção. Afinal de contas, os documentos empresariais têm prazos de armazenamento estabelecidos em lei.

O seu extravio ou dano pode ocasionar problemas judiciais para a empresa, além de notificações dos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho ou Vigilância Sanitária, dependendo do setor de atuação do seu negócio.

Por isso, muitas empresas adotam a terceirização da guarda de documentos. Sendo assim, as pastas ficam preservadas em galpões de empresas especializadas.

É o caso da Boomerang File. Possuímos depósitos com padrões de segurança da ABNT, com Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir total rastreabilidade dos seus documentos.

Quer saber como funciona? Entre em contato conosco e obtenha mais informações.

Veja a importância da formalização de contratos administrativos

Sua empresa já fechou ou pretende fechar negócios com o poder público? Pois saiba que a formalização de contratos administrativos é essencial para a garantia de direitos do seu empreendimento. Lembrando que o contrato é um documento e deve ser guardado com as devidas precauções.

Só para lembrar o contrato administrativo é previsto pela Lei Federal 8.666/93, que dita as regras das licitações públicas. Sendo assim, ao vender um produto ou um serviço para um órgão da administração direta ou indireta do governo é essencial formalizar o contrato.

Afinal de contas, o contrato vai elencar valores, prazos, formas de pagamento e responsabilidades, bem como direitos e deveres das partes.

Conforme a Lei das Licitações, o contrato administrativo pode ser alterado no decorrer da parceria de forma unilateral, ou seja, sob a vontade do poder público. Isso inclui qualquer esfera: municipal, estadual ou federal.

Portanto, o contrato administrativo pode sofrer acréscimo ou supressão de até 25% do valor inicial definido na licitação. Mas em se tratando de reforma de prédio, a taxa se estende para até 50% do valor.

Caso a alteração ultrapasse esse limite, segundo especialistas em direito administrativo, o contrato poderá ser considerado nulo.

Contratos públicos

É muito importante ressaltar, portanto, que mesmo a empresa sendo particular, ela deve responder pela lei que rege os contratos públicos quando presta um serviço ao município, ao estado ou à União.

Em resumo, se é o seu caso, ou se a sua empresa tem condições de participar de licitações futuras, é bom saber que os documentos devem estar em dia. A formalização de contratos administrativos garante a lisura do processo e o cumprimento de direitos.

Portanto, um item a ser observado é a guarda e a gestão desses documentos, tão importantes para o bom andamento dos processos das empresas. Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda de documentos, bem como em gestão documental. Para conhecer melhor as nossas soluções, acesse o site e converse com nossos representantes.

Você sabe a diferença entre preservação e conservação de documentos?

A conservação de documentos é vital para o funcionamento de empresas de todos os portes. Isso porque, sem informações importantes em mãos, os gestores podem atrasar processos, reduzirem a produtividade da equipe e serem alvos de condenações judiciais civis pela falta de provas documentais. Portanto, para saber o que é conservação e os fatores de degradação, fique atento na leitura deste artigo.

Primeiramente é importante ressaltar a diferença entre conservação de documentos e preservação. Veja:

  • conservação: conjunto de ações que interrompem o processo de degradação, ou seja, da perda de informações importantes contidas nos documentos físicos. Ela é obtida por meio de processos de higienização, pequenos reparos e acondicionamento adequado de documentos;
  • preservação: compreende toda a metodologia usada para conservar os documentos e as informações dos arquivos físicos. É o “guarda-chuva” que comporta a conservação.

Mas você sabe elencar os principais fatores de degradação, comuns tanto em arquivos públicos de documentos históricos quanto em arquivos empresariais? Veja a seguir.

Fatores de degradação que impedem a conservação de documentos

A maioria dos documentos empresariais precisa ser guardada por muitos anos, como você pode conferir neste artigo do nosso blog. Porém muitos administradores ainda não se dão conta da importância de armazená-los corretamente.

Sendo assim, veja os principais fatores:

ambientais: raios solares, prédios mal-planejados e falta de manutenção.

físicos: temperatura, umidade e iluminação. Portanto é bom lembrar que a luz do dia incidindo sobre os arquivos pode enfraquecer o papel e desbotar a tinta. O excesso de calor também danifica as fibras do papel. Sendo assim o ideal é manter um ambiente com ar-condicionado e umidificador, sem oscilações bruscas de temperatura, com uma média de 20ºC a 22ºC.

químicos: a poluição atmosférica danifica os arquivos documentais;

biológicos: ação de fungos, insetos e roedores;

humanos: a falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água ou café, por exemplo, nos registros.

Por tudo isso, é fundamental controlar os riscos e evitar que os documentos, que contêm informações sigilosas ou importantes sobre a história e o crescimento da empresa, devem ser armazenados adequadamente para terem vida útil prolongada.

A empresa Boomerang File é especialista em gestão e guarda documental. Por isso tem métodos específicos de conservação de documentos. Além disso, a empresa atende ao sistema de qualidade NBR ISO 9001 e, nesse sentido, é comprometida com todos os processos para a preservação.

Se você deseja conhecer melhor os nossos serviços, agende a visita de um consultor através do nosso site.

Armazenamento em nuvem: veja as vantagens para a sua empresa

Não tem como escapar: a transformação digital está mais presente do que nunca no mundo corporativo. Sendo assim o armazenamento em nuvem surge como uma promessa de guarda de dados de forma econômica e segura. Quer saber mais sobre o que é e quais são as vantagens para a sua empresa? Então, acompanhe a leitura deste post.

O armazenamento em nuvem, como o próprio nome diz, é a guarda de informações importantes na nuvem, ou seja, na internet. Por meio da contratação de um provedor, as informações são lançadas na internet em espaços protegidos e que permitem o acesso na hora e no local que o empresário precisar.

Devido às vantagens, os empresários têm reduzido a desconfiança com relação ao armazenamento em nuvem e contratado os planos. Existem inúmeros dispositivos de cloud computing gratuitos, como o Google Drive, o Dropbox e muitos outros. Entretanto, quando o assunto é armazenamento em nuvem de dados empresariais, o mais indicado é recorrer aos planos pagos.

Isso porque eles são customizados, têm mais espaço, possuem mecanismos de segurança reforçados contra o ataque de hackers. Eles ainda contam com suporte técnico mais assertivo.

 

Benefícios

 

Veja, nesse sentido, as principais vantagens do armazenamento em nuvem:

  • segurança digital;
  • mais economia;
  • maior facilidade de acesso;
  • compartilhamento de dados facilitado entre pessoas autorizadas.

Uma importante ressalva é que os dados da empresa devem ser, primeiramente, digitalizados para serem lançados no ambiente virtual.

Portanto a própria digitalização de documentos físicos já tem seus benefícios. Há uma otimização de espaço e de tempo. Prioritariamente espaço, porque não é preciso mais acumular caixas e caixas de arquivos. Em segundo lugar é a economia de tempo, já que a busca nos meios digitais é muito mais ágil, bem como o risco de extravio de documentos é mitigado.

Para concluir, a dica que fica para o empresário ou líder é promover a digitalização de todos os documentos físicos e, na sequência, o armazenamento em nuvem. As medidas otimizam o tempo, aprimoram os processos internos e dão mais segurança aos dados armazenados.

A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda e gestão de documentos físicos, mas também tem em seu portfólio os serviços de digitalização e armazenamento em nuvem. Para tirar suas dúvidas sobre o assunto ligue para (11) 9.4460-2811(WhatsApp) ou (11) 4712-1506.

Terceirização facilita a organização de documentos

Todo mundo concorda que a rotina de uma empresa é bastante agitada. Independentemente do ramo, é preciso manter em funcionamento os processos de produção, de vendas e do setor administrativo. Esses setores são vitais para qualquer corporação e todos eles geram documentos. Por isso muitos gestores têm percebido que a terceirização facilita a organização de documentos e, por isso, têm apostado nessa tendência.

Embora os governos mais recentes tenham tentado diminuir a burocracia, ela ainda é um mau necessário no mundo corporativo. Afinal todos os procedimentos precisam ser oficializados por meio de documentos que, por sua vez, devem ser cadastrados ou transmitidos aos órgãos responsáveis.

Isso tudo gera uma carga imensa de papéis e arquivos digitais que exigem uma gestão profissional. Algumas empresas recorrem a soluções caseiras. Ou seja, o mesmo funcionário do setor administrativo é incumbido de separar os documentos, classificá-los e criar uma metodologia de manuseio e de pesquisas para eventuais consultas.

Otimizando tempo e espaço

Porém isso acaba requerendo tempo e espaço. O colaborador tem que dedicar horas da sua jornada na gestão documental. A empresa, por sua vez, deve providenciar um espaço para a armazenagem dos arquivos.

Nesse sentido, o gestor precisa adotar métodos de conservação dos documentos. Eles devem ficar em local seguro, livre da ação de intempéries do tempo e do manuseio de pessoas não autorizadas.

Concluindo, a terceirização facilita a organização de documentos, bem como a consulta e a guarda segura. Nesse sentido o mercado oferece soluções por meio de empresas especializadas no segmento de guarda e gestão documental.

A Boomerang File é voltada ao atendimento de pessoas físicas e jurídicas de todos os portes. Há planos iniciais, a partir de 50 caixas box de documentos, até volumes superiores a 200 caixas box mensais. Quer conhecer melhor nosso serviço? Agende uma visita dos nossos representantes.

Documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente

Desde abril de 2019, os documentos de segurança do trabalho podem ser emitidos digitalmente. A medida do governo federal veio para desburocratizar as relações com a iniciativa privada. Por enquanto a emissão digital ainda é facultativa, mas passará a ser obrigatória em breve. Veja neste artigo como proceder.

A portaria 211, de 11 de abril de 2019, estabeleceu que documentos relacionados à saúde e à segurança do trabalhador poderão ser gerados, assinados e armazenados digitalmente.

Portanto o empresário pode efetuar a assinatura digital através do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) ou optar por imprimir o documento em PDF, assinar, digitalizar e guardar de forma segura.

Veja, portanto, alguns documentos que estão incluídos na portaria:

– Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);

– Plano de Proteção Radiológica (PPR);

– Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

– Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Há ainda outros documentos que podem ser conferidos diretamente na portaria; para isso clique aqui.

Portaria entrará em vigor a partir de 2021

O importante a ser observado é que os empresários devem ficar atentos ao prazo de cumprimento da portaria, pois a partir de abril de 2021 a emissão digital possa a ser obrigatória. Veja os prazos contados a partir da publicação da portaria:

– 5 anos para microempresas e MEI;

– 3 anos para empresas de pequeno porte;

– 2 anos para os demais portes de empresas.

O processo digital possibilita a celeridade e a economia. Porém, uma observação importante, é que se o documento for impresso deve ser armazenado assim como ocorria anteriormente à portaria. Isso porque os documentos físicos podem ser cobrados nas fiscalizações.

Para concluir, a portaria 211 permitiu o processo digital de emissão e armazenamento de documentos de segurança do trabalho. Entretanto, até abril de 2021 ela será facultativa para alguns portes de empresas.

Se você deseja continuar acessando informações importantes sobre a armazenagem de documentos, continue acompanhando o blog da Boomerang File.

Somos uma empresa de guarda e gestão documental e atendemos todos os portes de empresa, em arquivos físicos e digitais. Para saber mais sobre nossos serviços, acesse o link.

Confira as principais tendências de gestão de documentos para 2020

O arquivo documental de uma empresa é uma das tarefas mais importantes do setor administrativo, pois o extravio ou o armazenamento inadequado pode resultar em problemas, como multas em fiscalizações e a perda de tempo na busca. Por isso muitas empresas têm aperfeiçoado a gestão de documentos. Nesse sentido, para ficar por dentro das tendências de 2020 neste setor, leia este post.

1.Transformação digital

Não há como negar que a transformação digital chegou para ficar. Assim sendo, as corporações têm adotado automações para tornarem-se mais ágeis e competitivas no mercado.

Nesse sentido uma forte tendência em 2020 será a digitalização de documentos. Ela facilita a guarda e a localização de documentos importantes.

2.Proteção de dados

Finalmente, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrará em vigor. A nova legislação que protege as informações pessoais de toda a base de dados de uma empresa começa a valer a partir de agosto de 2020.

Não é somente os arquivos digitais que deverão ser protegidos contra o ataque de hackers, mas os documentos físicos terão de receber cuidado redobrado para evitar que informações pessoais, como salários, possam parar nas mãos de pessoas não autorizadas.

Empresas que desrespeitarem a lei estarão sujeitas a multas de até R$ 50 milhões.

3.Terceirização

Desde 2017, quando a Lei 13.429 entrou em vigor, atividades fim das empresas puderam ser terceirizadas. Portanto a terceirização é quando uma empresa contrata outro CNPJ para a realização de um serviço. Assim não se tem vínculo empregatício.

As empresas têm aprimorado a terceirização a fim de repassar a especialistas de um determinado nicho um serviço específico, como a gestão de documentos.

Como consequência, os contratantes conseguem focar seus esforços no cerne do negócio e conseguir melhores resultados, inclusive com o aumento do faturamento.

Para concluir, as tendências para 2020 mostram que as empresas devem estar cada vez mais alinhadas com os novos processos de gestão para saírem da média e alcançarem sucesso.

Se você também deseja aprimorar sua administração com a terceirização da gestão de documentos, conheça melhor os serviços da Boomerang File, conversando com nossos consultores.

MEI: documentos necessários para ser dono do negócio

Não importa o tamanho da empresa: ela gera inúmeros documentos. E estes documentos contêm informações valiosas. Se não forem armazenados com o devido cuidado, o empreendedor pode amargar prejuízos. Por isso, confira agora como resolver o impasse MEI – documentos necessários.
Para quem já exerce uma atividade empresarial e quer se regularizar, ou para aqueles que estão pretendendo ingressar no mundo corporativo, fique atento à documentação exigida para MEI.
Primeiramente, o MEI é uma categoria criada para classificar empreendedores que trabalham sozinhos e têm faturamento anual inferior a R$ 81 mil.
Portanto, a sigla significa Microempreendedor Individual. Hoje existem no Brasil mais de 8 milhões de empresários nesta classificação.
MEI: documentos necessários
A formalização pode ocorrer no próprio site do Portal do Empreendedor ou diretamente no serviço municipal de apoio ao empreendedor da sua cidade.
Então, fique atento ao checklist: MEI – documentos necessários:
RG;
CPF;
Comprovante de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo, dependendo da atividade comercial);
Título de eleitor;
Número do recibo da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta prévia de localização (dependendo da atividade, se o município exigir).
Após reunir e apresentar os documentos necessários, o próprio Portal do Empreendedor recomenda que se imprima o DAS (contribuição mensal), bem como o certificado de Microempreendedor Individual e o cartão de CNPJ que pode ser obtido no site da Receita Federal.
Lembrando que o MEI deve pagar mensalmente o DAS, que inclui taxas previdenciárias. O valor do carnê do DAS varia de R$ 49,90 a R$ 54,90 mensais.
Outro detalhe importante é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que mais se aproxima da sua atividade profissional. Além de fazer a inscrição municipal para emitir nota fiscal.
Gestão de documentos
Após a formalização, você deve seguir as boas práticas de administração para ser bem sucedido no seu empreendimento. Uma dessas boas práticas é a gestão e guarda de documentos para evitar dores de cabeça futuras.
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada em gestão e guarda de documentos. O MEI pode ter acesso, por exemplo, ao pacote light, que custa apenas R$ 49,90 mensais. Veja mais informações no nosso site.

Boas práticas de gestão de arquivo digital

Todos os dias, novos documentos surgem na mesa do escritório. O importante é saber que o conteúdo desses documentos são responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Nesse sentido, o arquivo digital surge como uma ferramenta eficaz quando o assunto é armazenamento de documentos empresariais.
O que você precisa saber é que uma única operação, como uma simples venda, gera vários documentos. Desde o pedido ao fornecedor até a emissão de nota fiscal ao cliente.
Portanto, cada processo não pode ser negligenciado. O extravio de um documento físico, os danos causados pela ação do tempo e até mesmo o risco desse documento cair em mãos erradas, podem lhe causar sérios problemas.
Benefícios do arquivo digital
Justamente por isso, o arquivo digital vem a somar com os processos da sua empresa. Afinal de contas, a digitalização e o arquivamento têm inúmeras vantagens.
Veja agora alguns desses benefícios:
Facilita a busca. Enquanto que no arquivo físico você precisa procurar um papel entre diversos documentos, no arquivo digital basta digitar uma palavra;
É mais seguro. Isso porque somente funcionários com login e senha específicos têm acesso às pastas;
Economiza espaço. Já que, ao contrário das caixas com papeladas, o arquivo digital é armazenado no computador, em nuvem ou em HD externo, no caso de cópias;
Está livre de danos. Um arquivo digital não sofre a ação de insetos, de luz em excesso, de simples goteiras até alagamentos (principalmente se estiver armazenado em nuvem).
Como você viu, a digitalização de documentos e o arquivo digital facilitam o dia a dia da sua empresa, fazendo com que sobre mais tempo para você se dedicar a atividades mais rentáveis.
Para concluir, a Boomerang File é uma empresa de digitalização de documentos, de guarda e gestão documental de empresas, de profissionais liberais e de pessoas físicas. Um dos serviços mais procurados pelos empresários é o de digitalização de documentos físicos e armazenamento em nuvem. Aproveite e curta nossa página no Facebook para ficar por dentro das novidades sobre arquivo digital e gestão de documentos.

Tecnologia RFID aumenta segurança e controle de documentos

Você sabia que o uso da tecnologia RFID substituiu o código de barras e aumentou a rastreabilidade de acervos? A ferramenta está tão difundida que a inovação é empregada em setores variados, como bibliotecas, pecuária, guarda de documentos e até no pedágio.
Só para refrescar a memória, o RFID é uma sigla em inglês que significa Radio Frequency Identification. O termo pode ser traduzido para o português como Identificação por Radiofrequência.
Mas o interessante é que a tecnologia RFID  consiste no uso de etiquetas com transponders ou chips que podem ser lidos a distância por uma base transmissora.
Assim, é o que ocorre, por exemplo, na liberação das cancelas de pagamento automático do pedágio, ou ainda, nos alarmes de veículos que podem ser acionados a até 20 metros de distância.
Portanto, a partir da identificação, o objeto, animal ou até mesmo pessoa, é reconhecido por um software que permitirá o controle mais apurado em relação a estoque, lote, classificação etc.
Empresas podem terceirizar serviços
Toda empresa, de qualquer segmento, pode ter um sistema com tecnologia RFID instalado em seus departamentos. Especialmente o de guarda de arquivos documentais.
Porém, como o investimento é alto, é mais prudente terceirizar  a guarda de documentos em uma empresa que utiliza a tecnologia RFID.
Em se tratando de guarda de documentos, o uso da tecnologia RFID é o mais seguro e rastreável. É por isso que a Boomerang File, empresa especializada na guarda e gestão de documentos, utiliza a ferramenta para controlar e classificar o estoque de caixas de documentos armazenado.
Tecnologia RFID é usada na Boomerang File
Assim, como um simples toque para acessar o código, garante-se a inviolabilidade, a rápida localização e a tranquilidade de se deixar os documentos importantes de uma empresa em boas mãos.
Desse modo, a empresa que contrata a Boomerang File tem ciência de que os documentos não serão extraviados, misturados a outros acervos ou terão o risco de cair em mãos erradas.
Em suma, a tecnologia RFID é a mais moderna e completa em termos de controle de documentos.
A Boomerang File utiliza a metodologia e, assim, garante mais segurança e agilidade aos seus clientes, que podem focar suas energias na melhoria da produtividade.
Para saber mais sobre a Boomerang File, acesse aqui .

Veja 3 dicas simples para gerir documentos nos pequenos negócios

Pequenas empresas, grandes trabalhos. Não é mesmo? Com menos funcionários, os pequenos empreendimentos têm que dividir as atenções entre o atendimento ao cliente e as tarefas internas do dia a dia. Entre essas tarefas estão gerir documentos.
Leia neste post como fazer a gestão inteligente de documentos, sem perder tempo nem dinheiro.
Mas inicialmente vamos falar um pouco sobre os pequenos negócios. Atendendo no B2B ou no B2C, essas empresas formam a maioria dos empreendimentos do Brasil.

99% dos empreendimentos são MPE
Um levantamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) demonstrou que 99% das 6,4 milhões de empresas brasileiras são consideradas MPE (micro e pequenas empresas).
Um dado interessante é que os pequenos negócios foram responsáveis por 95% dos empregos formais criados em julho de 2019, conforme um levantamento do Sebrae . Ou seja, os pequenos empresários contrataram 41,5 mil pessoas neste período.
Embora o percentual seja considerável, uma característica marcante dos pequenos negócios é o número reduzido de funcionários por setor.
Quem não conhece um “Severino” que é o famoso “faz tudo” na empresa, responsável por controlar o setor de compras, de vendas, de RH e o que mais for possível. Aliás, nesta listagem de tarefas está a guarda e e a gestão de documentos .

Terceirização é nova tendência
Por isso, é importante que hajam processos bem definidos para que a empresa alcance resultados e reduza o retrabalho. Nesse sentido, seguem três dicas importantes para a gestão de pequenos negócios:
1- Destinar algumas horas na semana para classificar e organizar o arquivo de documentos. Muitas vezes, há tarefas mais urgentes, fazendo com que a guarda de documentos importantes fique em segundo plano. Mas é essencial separar algumas horas na semana para focar as energias no arquivo, seja ele físico ou digital.
2- Digilitalizar documentos. O papel já está com os dias contados. A maioria dos documentos hoje pode ter uma versão digital. Porém é preciso dedicar a mesma atenção que os documentos impressos recebem.
3- Tercerizar a gestão documental. É uma opção cada vez mais adotada pelas empresas que buscam otimizar a gestão do tempo. Os documentos ficam armazenados e classificados de forma segura e profissional.
Para concluir, os pequenos negócios representam a maioria dos empreendimentos brasileiros, seja atendendo ao público em geral ou o ramo corporativo.
Nessa linha de pensamento, a Boomerang File é uma empresa voltada para soluções inteligentes e customizáveis na guarda e gestão de documentos.
Dessa forma, há planos econômicos que atendem empresas com faturamentos e portes menores.
Agora que você já sabe a importância da terceirização deste setor, conheça melhor a Boomerang File através do nosso site  e não deixe de entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Quais os prejuízos gerados com a perda de documentos?

Se você trabalha na área administrativa de uma empresa, deve estar habituado a lidar com uma montanha de papeis, não é mesmo? Porém, você já deve ter imaginado os prejuízos causados com a perda de documentos. Vamos entender melhor? Acompanhe a leitura deste post.

Muitas vezes as empresas trabalham com equipes enxutas na área administrativa. Portanto, o principal reflexo é o acúmulo de tarefas .

E como diz o ditado: a pressa é a inimiga da perfeição. Nesse sentido, o risco de falhas aumenta.

Logo, um dos problemas que podem vir a acontecer é a perda de documentos.

Embora a maioria dos escritos importantes, como contratos, licenças, recibos e laudos tenham mais de uma via, o extravio de um papel importante gera muita dor de cabeça.

Entre os prejuízos gerados com a perda de documentos estão:

– queda na produtividade

– abertura de fichas de ocorrências internas

– aumento no somatório de falhas

– risco de ações judiciais

– perda de tempo

– desgaste da imagem do setor ou do funcionário

Dessa forma, por mais que o documento venha a ser localizado, perde-se um tempo considerável na busca.

Mesmo que o erro afete um membro da equipe, corre-se o risco de ações judiciais. Foi o que aconteceu recentemente em Tocantins.

Uma empresa perdeu a carteira de trabalho  do funcionário. Ele ingressou com uma ação na Vara do Trabalho e ganhou a causa correspondente a 10 vezes o salário recebido na empresa.

Em resumo, o melhor é prevenir do que remediar. A perda de documentos traz inúmeros prejuízos, entre eles a queda na produtividade e o risco de ações judiciais.

É por isso que muitos empresários contratam empresas de guarda e gestão de documentos. A Boomerang File é especializada em soluções inteligentes na guarda e gestão documental. Entre em contato para mais informações .

Gestão de documentos pode ajudar na redução de custos

Você já parou para pensar que, independentemente dos resultados financeiros da sua empresa, reduzir custos é uma prioridade? Isso porque uma gestão financeira inteligente evita problemas futuros. Nesse sentido, a gestão de documentos feita de forma profissional pode auxiliar na redução de custos da empresa.

Para quem acredita que a gestão de documentos é um processo simples, está enganado. Isso porque para fazer uma administração correta dos documentos é preciso levar em consideração dois aspectos importantes.

São eles: o primeiro é deixar os documentos mais acessados de uma forma que possam ser buscados e atualizados com mais facilidade; e o segundo é armazenar de forma mais adequada aqueles documentos que são menos acessados.

 

Boas práticas reduzem impressão de papel

Além disso, as boas práticas da gestão de documentos permitem que se reduza a impressão de papeis. Isso porque quando se vai armazenar documentos importantes, como recibos e contratos comerciais, não se sabe ao certo o número correto de vias. E, seguindo aquele velho pensamento de que é melhor sobrar do que faltar, acaba-se fazendo impressões duplicadas.

Uma pesquisa da empresa Gartner Inc. estimou, por exemplo, que um funcionário gasta, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Parece um número gigantesco, mas basta olhar para os lados na sua bancada de trabalho que você verá que o papel ainda é muito utilizado.

 

Gestão de documentos aumenta produtividade

Outra consequência da gestão de documentos é o aumento da produtividade da equipe. Não é regra geral, mas alguns arquivos e pastas são guardados de forma improvisada, sem serem priorizados pela empresa, fazendo com que a localização desses documentos seja um martírio para muitos colaboradores.

Nesse ponto, um quesito a ser observado é a terceirização na gestão de documentos. Isso porque, em princípio, ela pode parecer um gasto, porém, com o passar dos meses, se verá que a terceirização otimiza o tempo, o espaço e a energia da equipe.

Afinal de contas, pode-se usar a jornada de trabalho de forma mais útil, aplicando toda a dedicação nas atividades próprias da empresa e não com atividades burocráticas da guarda de documentos.

 

Terceirização é uma boa saída

Em resumo, a gestão de documentos profissional e terceirizada otimiza o tempo, aumenta a segurança e permite que a equipe se dedique às suas tarefas específicas, sem ter que abrir espaços na agenda para localizar documentos ou classificar papeis.

Agora que você já refletiu sobre a importância desse processo no dia a dia da sua empresa, que tal conhecer melhor a Boomerang File? Navegue no nosso site  e saiba mais sobre nossas soluções.

Como eliminar documentos da forma correta?

Devido às regras da temporalidade, ou seja, o prazo legal de guarda de documentos, o volume de documentos tende a aumentar ano a ano. É por isso que muitas empresas têm estratégias de terceirização de gestão de documentos. Mas e na hora de eliminar documentos? Como proceder de forma segura e sem prejudicar o meio ambiente?
Se esta é a sua preocupação com relação aos documentos da sua empresa, acompanhe a leitura deste post até o final. É por isso que o nosso blog traz hoje dicas de como fazer o descarte correto.
Você sabia que há empresas no mercado que trabalham com a guarda e gestão de documentos? É importante notar que algumas dessas empresas realizam o descarte como uma forma de agregar valor aos seus serviços.
Em suma, a forma mais segura e ecologicamente correta de eliminar documentos é através da contratação de uma empresa especializada na guarda e gestão documental.
Mas uma solução caseira é o uso do triturador de papel, instrumento comum em qualquer escritório.
Não descarte no lixo comum
Em casa ou no trabalho, não descarte os documentos antigos no lixo comum. Afinal de contas, eles podem conter dados pessoais como RG, CPF e endereço que podem ser utilizados de forma incorreta por golpistas. Aliás, com tantos golpes na praça é bom se precaver.
Outro método incorreto para eliminar documentos é a incineração caseira. Portanto, aproveitar aquele terreno baldio ao lado da firma, juntar todos os documentos e queimá-los não é uma boa saída. Leia mais.
Além do risco da aplicação de multas pelos órgãos ambientais, a fumaça liberada na queima do papel contém poluentes que comprometem ainda mais a qualidade do ar e causam problemas respiratórios. Sem falar no risco de as chamas se espalharem.
Devem-se respeitar as regras de temporalidade
Em média, os documentos devem ser guardados por cinco anos. É o caso de recibos, contas de concessionárias de água e luz, além de telefone e internet.
A guarda desses documentos, de forma ordenada, é necessária para resguardar a empresa de eventuais cobranças inadequadas e ações judiciais. Saiba mais acessando.
Para concluir, precisamos evidenciar que não é possível se isentar da guarda de documentos. Mas é possível descartá-los da forma correta. A Boomerang File tem expertise na gestão documental. Se você deseja conhecer mais sobre nossos serviços, acesse agora mesmo a página.

A terceirização de documentos garante segurança?

Se você é um empresário ou um profissional liberal e já pensou na possibilidade da terceirização de documentos, mas ficou com medo de que isso pudesse ser inseguro, calma, você não está sozinho!
Muitas pessoas temem deixar documentos corporativos, muitas vezes confidenciais, com empresas terceirizadas. Os temores vão desde o acesso indevido, a deterioração e a troca de pastas com outras empresas.
Porém devido à tendência da terceirização de atividades secundárias no espaço corporativo e também à consolidação de empresas de qualidade, especializadas na guarda de documentos, os empresários estão delegando a gestão e armazenamento de documentos importantes.
Serviço tem cada vez mais interessados
Isso ocorre porque a maioria das empresas vê na terceirização de documentos a solução para problemas como a falta de espaço para a guarda de papéis, falta de um funcionário destinado apenas ao setor e, principalmente, pela falta de segurança.
Embora a empresa tenha sistema de proteção contra incêndios, ela não está isenta dos riscos de uma fatalidade que consuma todos os documentos. O mesmo vale para o risco de alagamentos.
Isso sem falar no acesso de pessoas não autorizadas e até mesmo de criminosos, apesar de todo o sistema de segurança privada oferecido na maioria dos prédios comerciais, com controle de acesso e câmeras de segurança. Leia mais sobre as vantagens da terceirização de documentos clicando no link .
Terceirização é feita com sigilo e segurança
Nesse sentido, a Boomerang File é uma empresa especializada na terceirização de documentos de profissionais liberais e empresas de pequeno, médio e grande porte. O armazenamento e gestão são feitos com total sigilo e segurança.
Portanto, o contrato contempla cláusulas específicas sobre sigilo e confidencialidade. Já no contrato, a empresa define quem pode ter acesso aos documentos.
Além disso, os documentos físicos são guardados em caixas que ficam dispostas em grandes prateleiras no galpão. O imóvel, por sua vez, passa por dedetização frequente para eliminar o risco da presença de “convidados” indesejados, como ratos, baratas e traças que possam vir a danificar os documentos.
Sistema protege contra incêndios
O sistema de monitoramento com câmeras em funcionamento 24 horas previne do risco de invasões. Um cuidado especial também é tomado com relação à prevenção de incêndio. O piso tem um composto antichamas. As luzes são de LED de 12 volts. Isso impede a formação de fagulhas.
Em resumo, assim como outros setores da empresa, a gestão de documentos deve ser profissional para evitar riscos e prejudicar a empresa.
Se você ainda tem alguma dúvida da segurança oferecida pela terceirização de documentos da Boomerang File, entre em contato, nossa equipe  passará mais informações.

Lei que prevê fim da autenticação ainda é pouco conhecida

Desde novembro do ano passado está em vigor a chamada Lei da Desburocratização. A lei é baseada no decreto nº 13.726, que retirou a exigência da autenticação e reconhecimento de firma nos documentos solicitados por órgãos públicos.
Só para lembrar, veja o que é autenticação e reconhecimento de firma:
Autenticação: é um carimbo feito na cópia de um documento para identificar que ele foi conferido e reconhecimento
Reconhecimento de firma: é o ato do tabelião ou escrevente conferir a autenticidade da assinatura em um documento
Mas apesar de já estar em vigor há mais de oito meses, a lei ainda é pouco conhecida da maioria da população, que continua se preocupando em autenticar e reconhecer firma nos documentos. Por isso este artigo vai esclarecer suas principais dúvidas sobre a nova lei.
Lei tenta reduzir a burocracia e despesas
Antes da lei, cada cidadão que precisava de uma certidão ou qualquer outro documento oficial de um órgão público tinha que entregar uma lista enorme de documentos com autenticação em cartório e firma reconhecida.
Além do tempo dispensado para juntar todos os papéis, o procedimento gerava despesas para o indivíduo.
Só para constar, o objetivo dessas duas exigências era evitar a falsificação de documentos. Mas a necessidade da autenticação e reconhecimento de firma acabou culminando no aumento da burocracia.
Nesse sentido a lei foi uma consequência de um decreto do então presidente Michel Temer, em 2017, que previa o fim da mesma exigência, mas somente nos órgãos federais. Agora, a lei é válida para órgãos e entidades da União, Estados, Distrito Federal e municípios.
Desde a vigência da nova legislação, a conferência da assinatura é feita pelo próprio funcionário público.
Falsificadores de documentos podem ser punidos
Caso não seja possível conferir a autenticidade, pode ser feita uma declaração escrita que ateste a veracidade do documento.
Mas atenção: a nova regra não incide sobre as certidões de antecedentes criminais e outros documentos exigidos em lei específica, variando, portanto, de caso para caso.
As informações das pessoas jurídicas também não estão abrangidas pela nova legislação.
De modo geral, como a nova legislação visa reduzir a burocracia na apresentação de documentos aos órgãos públicos, os legisladores entenderam que haverá boa fé por parte dos cidadãos. Entretanto se houver má fé, com a apresentação de documentos falsos, o cidadão poderá sofrer sanções administrativas, civis e penais.
A autenticação e o reconhecimento de firma são apenas alguns dos detalhes que envolvem a gestão de documentos. A Boomerang File é uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos.
Conheça melhor nossos serviços clicando aqui . Continue acompanhando nosso blog para obter mais informações.

BPO: sua empresa está preparada?

O mercado está cada vez mais competitivo e seletivo. Dependendo do nicho de atuação da sua empresa, ela disputa espaço com marcas nacionais e internacionais. Por isso é crucial focar na especialidade do empreendimento. O BPO (Business Process Outsourcing) é uma solução dentro desse contexto. Quer saber mais? Continue lendo este artigo.
Literalmente, BPO significa Terceirização de Processos de Negócio. Ele é um conjunto de ações que prioriza a terceirização de serviços secundários, como tecnologia da informação, contabilidade, gestão financeira e gestão de documentos.
Desse modo, a empresa pode concentrar todos os recursos e energias no seu core business (https://pt.wikipedia.org/wiki/Core_business), que é justamente a especialidade do negócio.
Ou seja, uma escola técnica, um escritório de advocacia ou uma fábrica de móveis, por exemplo, podem convergir suas forças no seu core business. Assim, não terão que ter estruturas próprias para manter em funcionamento suas atividades secundárias.
Gestão de documentos
Nesse sentido, a gestão de documentos (https://boomerangfile.com.br/blog/terceirize-a-gestao-de-documentos-ganhando-tempo-e-espaco/) é contemplada nos serviços de BPO.
Afinal de contas, a terceirização dos cuidados com os documentos de uma empresa não se resume apenas na locação de um espaço para o armazenamento de caixas de documentos.
Portanto, a gestão de documentos engloba toda a seleção, classificação e armazenamento seguro de papéis, contratos, recibos, laudos, alvarás, autorizações, certificados etc.
A partir do BPO, a empresa pode delegar a empresas especializadas toda a parte de execução, assessoria e entrega de resultados.
Além disso, ainda pode avaliar os índices de produtividade com mecanismos próprios ou da empresa terceirizada.
Sendo assim, os negócios que possuem ISO 9001 podem (e devem) avaliar a qualidade dos serviços dos seus fornecedores e estabelecer processos de monitoramento para que um eventual erro das empresas terceirizadas não afete os índices de qualidade da empresa contratante.
Nesse sentido, a Boomerang File, que é especializada na armazenagem e gestão de documentos, também possui a certificação ISO 9001, padronizando assim todos os processos para eles ficarem à altura dos serviços prestados pelos seus clientes.
Agora que você já conhece o BPO, sua empresa está preparada para esta nova tendência? Se deseja conhecer melhor as soluções que a Boomerang File pode oferecer neste contexto, entre em contando clicando aqui.

Como a Lei de Proteção de Dados vai repercutir na sua empresa?

Você já deve ter se perguntado: como tal operadora de telefonia conseguiu meu contato? Ou ainda: como tal companhia encontrou meu e-mail? É justamente para preservar os dados pessoais e garantir a privacidade que foi criada a Lei de Proteção de Dados.
A nova legislação leva o número 13.709  foi aprovada em agosto de 2018 no Brasil pelo então presidente Michel Temer. A Lei de Proteção de Dados entrará em vigor em fevereiro de 2020. Confira aqui o teor da lei. 
Mas você pode estar se questionando: o que a minha empresa tem a ver com a nova lei?
A partir do momento em que sua empresa tem uma listagem de clientes, com nome, e-mail, documentos pessoais e outras informações mais específicas, como uma doença ou a opção sexual, você tem em mãos os famosos dados.
Portanto seu empreendimento deve criar mecanismos para proteger esses dados, evitando assim ataques cibernéticos que possam expor essas informações.
Além disso, as informações do cadastro não podem, em nenhuma hipótese, ser repassadas ou vendidas a outras empresas. Todos nós sabemos que há empresas especializadas na venda de dados de pessoas físicas, o que é combatido pela nova legislação.
É interessante ainda acrescentar que a Lei de Proteção de Dados não atinge somente as empresas privadas, mas também as públicas. Sendo assim, bancos públicos, autarquias, concessionárias de serviços como luz e água, devem preservar os dados dos seus clientes.
O que você precisa saber é que caso os cadastros em seu poder sejam vazados a outras empresas ou na internet, sua empresa corre o risco de ser multada e processada.
A Lei de Proteção de Dados prevê ação de responsabilidade civil, administrativa e criminal. O valor da multa chega a 2% do faturamento, desde que não ultrapasse R$ 50 milhões por infração.
Como você pôde perceber, a multa é bastante salgada. Mas além da multa, existe ainda a imagem da sua empresa, que ficará arranhada com a repercussão da infração.
Portanto, todo cuidado é pouco. Se você gostou deste artigo, continue acompanhando o blog da Boomerang File e conheça mais sobre a nossa empresa.

Gestão de documentos para profissionais liberais: como fazer?

Assim com as empresas, os profissionais liberais têm grande carga de documentos a serem guardados. Dentistas, médicos, advogados, jornalistas e outros profissionais gastam energia, tempo e dinheiro na gestão de documentos. Que tal então conhecer as vantagens da terceirização?
O dia a dia do escritório gera documentos diversos como contratos, laudos, processos, autorizações, alvarás, certificados, notas fiscais, entre outros.
Como os profissionais liberais têm equipes reduzidas de trabalho, em comparação às grandes empresas, a gestão de documentos torna-se algo penoso.
Além do espaço dos escritórios ser reduzido, há poucos profissionais disponíveis para guardar, selecionar, fazer a triagem e a manutenção do arquivo do escritório.
Portanto uma medida eficaz a ser adotada pelos profissionais liberais é a terceirização na gestão de documentos.
Uma empresa especializada tem condições de armazenar os papeis do escritório ou consultório de forma segura e eficiente. Clique aqui e leia mais sobre a segurança.
Afinal, economiza-se tempo ao procurar um documento quando há processos claros e precisos de armazenagem das pastas.
Outra vantagem é que se economiza espaço no escritório. Afinal de contas, se o espaço é reduzido, reservar uma sala ou um canto do depósito para armazenar caixas e caixas de documentos pode ser pouco proveitoso.
Além da guarda de documentos em papel, a terceirização pode oferecer a digitalização de arquivos, o que facilita em muito a rotina do escritório ou consultório.
Portanto a digitalização, com armazenamento em nuvem, é ainda a medida mais ecologicamente correta e segura. Assim não se corre o risco de perder tudo devido a uma intempérie, como um alagamento ou incêndio.
Em resumo, a terceirização de gestão de documentos não está voltada apenas para grandes empresas. Ela pode ser uma solução eficaz e segura para profissionais liberais, que desejam se tornar mais competitivos no mercado com uma gestão mais inteligente.
Agora que você sabe as vantagens da terceirização da gestão de documentos para profissionais liberais, conheça os serviços oferecidos pela Boomerang File, empresa especializada na guarda, gestão e digitalização de documentos empresariais e de pessoas físicas.
Acesse nosso site e saiba mais.