Como descartar documentos vencidos

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Pois, é preciso uma organização efetiva para garantir que não haja desperdício de espaço com papelada inútil.

Sabemos que é preciso armazenar documentos importantes por um período determinado por leis.
Mas tão importante quanto a armazenagem é o descarte dos mesmos. Deve-se primar pela economia de espaço e garantir que não haja papelada inútil.

Com as prioridades do dia-a-dia é muito comum não percebermos o tempo passar. Além disso, com a rotatividade dos profissionais pelos departamentos, a função do descarte pode ser facilmente esquecida.

É importante estar atento aos prazos exigidos. (Veja o post que falamos sobre o assunto)

Chegou a hora de eliminar? É importante tomar muito cuidado, para que informações sigilosas não caiam em mãos erradas, causando transtornos a empresa responsável. Conte sempre com o auxílio de uma fragmentadora.
Empresas especializadas na Guarda de Documentos, possuem processos de descartes apropriados.

Por quanto tempo devo manter os documentos da empresa?

Muitas empresas acabam não dando a devida atenção aos prazos legais durante a guarda e a gestão de documentos. Segundo a legislação, documentos de natureza tributária, previdenciária e trabalhista devem ser mantidos, a fim de que a empresa comprove a sua regularidade perante os agentes de fiscalização do Poder Público. Caso não possua os documentos solicitados durante uma ação fiscalizatória, a empresa pode ser autuada e arcar com pesadas sanções. Por isso a guarda deve ser feita de forma inteligente, considerando não apenas o prazo de validade do documento, mas também o prazo legal.

Para organizar seu arquivo morto e evitar sanções, separamos algumas dicas. Confira!

Prazos legais

Os prazos legais são determinados pelos prazos de prescrição e decadência que estão previstos na legislação. Em outras palavras, depois de ocorrido esse prazo, o Poder Público não pode mais ajuizar nem uma ação ou exigir o cumprimento de uma determinada obrigação que não tenha sido realizada pela empresa, seja pela via judicial, seja pela via administrativa.

Se estamos falando do recolhimento de impostos, por exemplo, o crédito tributário é considerado extinto, assim, os órgãos de defesa do Poder Público não poderão promover qualquer ação ou medida contrária a empresa, nem tampouco, poderá questioná-las administrativamente.

Cada documento observa prazos específicos que podem variar entre cinco, dez e até trinta anos. Para saber o prazo legal correto de cada documento e o fundamento da legislação não deixe de conferir o quadro abaixo.

Uma sugestão é imprimir essa tabela ou compartilhar esse post com secretárias e arquivistas, para organizar ser arquivo morto da sua empresa o quanto antes.

Documentos fiscais
Documento Prazo Legislação
IR- Imposto de Renda 5 anos arts. 173 e 174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido 5 anos arts. 173 e 174, CTN
PIS – Programa de Integração Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais e contábeis 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil 5 anos art. 11, Lei nº 8.218/1991 e art. 173, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos arts. 173 e 174, CTN
DASN– Declaração Anual do Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
Contribuição previdenciária – GPS 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Contribuição sindical – GRCSU 5 anos arts. 173 e 217, i, CTN
Contrato de trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto 5 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio 2 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Folha de pagamento 10 anos art. 225, i e § 5º, Decreto nº 3.048/1999
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos art. 225, § 22, Decreto nº 3.048/1999
Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 5 anos art. 2º, § 1º, Portaria MTE 1.129/2014
Rais – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos art. 8º, Portaria MTE 269/2015
Fonte:FECOMERCIO

 

A guarda de documentos

Enquanto a empresa precisar manter seus documentos, a guarda realizada por uma empresa especializada pode ser uma boa solução. Além de economizar espaço e gastos, a empresa pode acessar seus documentos sempre que preciso, seja solicitando o documento físico, seja consultando seu conteúdo na nuvem.

Já pensou investir em uma guarda de documentos que oferece a possibilidade de você customizar a organização dos seus dados em um sistema de nuvem? Clique aqui e saiba mais!

3 razões fundamentais para você terceirizar a destruição dos documentos da sua empresa

Documentos tem prazo de validade até mesmo para sobreviverem no arquivo morto. A própria legislação determina que depois de certo período, os documentos perdem a validade e por isso, podem ser descartados. Assim, fichas de acidente de trabalho, documentos relativos ao FGTS,recolhimento de impostos, PPRA entre outros podem ser eliminados considerando cada prazo específico.

O descarte é um processo importante dentro da gestão de documentos, já que o acumulo ocupa espaço e, consequentemente, gera custos para a empresa. Porém, qual a melhor forma de descartar seus documentos? E como garantir que as informações sejam efetivamente destruídas? Para saber por que a terceirização pode ser uma ótima resposta para essa pergunta, confira o post!

O que considerar no descarte e destruição de documentos

Primeiramente, o descarte deve considerar a segurança, já que muitas informações presentes nos documentos podem ser importantes e até mesmo sigilosas. Além disso, a empresa deve se preocupar em dar a destinação correta aos seus documentos, já que o papel é um item reciclável e a própria Política Nacional de Resíduos Sólidos deixa clara a responsabilidade das empresas com relação à destinação de seus resíduos.

Assim, para que haja a destruição e o descarte a empresa deve considerar uma logística mínima de pelo menos um funcionário para se responsabilizar pela destruição, além da subcontratação de outros serviços para que seja dado o correto descarte da papelada.

Uma empresa terceirizada é capaz de substituir tanto a contratação de um funcionário quanto poderá suprir toda a logística do processo, tornando a destruição mais simples, prática e barata. Além disso, terceirizar a destruição de documentos pode trazer os seguintes benefícios:

  1. Mais segurança na destruição de informações importantes

Uma empresa especializada que oferece serviços de destruição de documentos conta com maquinário próprio para isso e assume a responsabilidade pelo sigilo das informações. Ao contratar esse tipo de serviço, o cliente tem com um contrato que assegura todo o processo e impede que informações importantes caiam nas mãos erradas.

  1. Evitar problemas com o meio ambiente

Muitas empresas consideram colocar fogo da papelada, pois essa seria a forma mais eficiente de destruir os documentos. Porém, além de criar problemas com os vizinhos, colocar fogo é uma prática que pode gerar autuações pesadas pelos órgãos ambientais.

O ideal é adquirir uma máquina fragmentadora de papel para fazer o serviço da destruição e posteriormente destinar os resíduos à empresas de reciclagem ou aos próprios catadores.

  1. Ganhar mais praticidade por menos custo

A contratação de um funcionário somada à contratação de empresas para fazer a logística dos resíduos, além da aquisição de uma máquina fragmentadora, pode gerar um custo significativo para um negócio, além de ser pouco prático. Com uma empresa terceirizada o procedimento pode ser bem simples: basta você separar os documentos que precisam ser descartados que a própria empresa se encarrega de buscar, destruir e dar a destinação ambientalmente correta.

A terceirização de serviços suporte vem se transformando em uma tendência no mundo corporativo e trazendo ótimos resultados em termos e custos e eficiência para inúmeras empresas. Por isso vale a pena considerar também a terceirização da destruição dos documentos para otimizar o dia a dia do seu negócio.

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Novidades em Gestão de Documentos

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Tempo de Guarda dos Documentos

Pilha
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Um dos assuntos que mais necessitam de atenção quando falamos em Gestão de Documentos, é o Tempo necessário ou exigido para a sua guarda.

No caso dos documentos que chamamos “históricos” este assunto praticamente não se aplica pois tratamos de acervos históricos de algum fato ou instituição.
Esses documentos são restaurados conforme a necessidade e armazenados ou expostos dependendo da curiosidade histórica.
Como exemplos temos quadros, fotos, Declarações, Leis, e até mídias como LP’s Originais, etc…

Quando falamos em documentos fiscais ou legais, o cuidado é outro.
A Legislação prevê o tempo de guarda e eventualmente a forma em que esses documentos possam necessitar para garantir as informações contidas em cada caso.

Caso a empresa não atenda essas condições, está sujeita a autuações ou até penas maiores.

O jargão que utilizamos no segmento de Guarda de Documentos é “Tabela de Temporalidade”.
Essa tabela pode ser uma síntese de informações constantes em Leis, Decretos e Orientações Jurídicas que tratam especificamente de cada caso ou tipo de documentos.

Por exemplo, normalmente consideramos os documentos que provam nossas informações à Receita Federal, através da Declaração Anual, é de 5 anos.
Existem situações que podem exigir um planejamento sobre o acervo, com objetivo de reduzir ou minimizar a manipulação de documentos armazenados pelas empresas.

Um exemplo clássico fala sobre Prontuários de Funcionários
Enquanto os documentos cadastrais são armazenados por um período de aproximadamente 30 anos, ou para sempre, outros documentos podem ser tratados de forma diferente, de acordo com o know how do responsável pela Guarda e Gestão dos Documentos.
Por exemplo, folhas ou cartões de Ponto Mensal são armazenados por um período muito menor, atendendo somente a casos de Litígio ou Recursos a decisões judiciais.
Por outro lado, documentos como Certidões (Casamento ou Nascimento de Filhos, Óbitos entre outras), devem ser agregadas ao Prontuário do Funcionário e permanecer sob Gestão pelo mesmo período, pois podem ser requisitadas para comprovar tempo de serviço, etc.

Com mais de 20 anos de experiência no segmento, já vi muitos projetos de Gestão Documental atender somente a Tabela de Temporalidade Legal, como por zelo acrescentar uma regra (por exemplo: Tabela Legal + 2 anos).

Na Boomerang File, temos um cuidado especial na informação do período legal de guarda, mas nos atentamos também para quem pode autorizar o expurgo e destruição desses documentos.
Isso garante que alguém sem a informação necessária autorize o descarte dos documentos por falta de conhecimento.

Entre em contato com a Boomerang File e conheça nossa política de Gestão de Tratamento de Documentos e os cuidados que temos quanto ao descarte e devolução dos documentos para consulta.

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