Certificação digital e digitalização de documentos: conheça a lei

Muitas empresas enxergam na digitalização uma solução rápida para lidar de forma eficiente com os documentos no dia a dia. Porém, essa solução não é única e efetiva para todos os casos e deve ser usada de maneira inteligente para não gerar custos desnecessários, como já explicamos aqui.

Nem todos os documentos que são digitalizados trazem benefícios, principalmente porque não possuem validade jurídica e, portanto, não dispensam os originais. Desde 2012 a legislação regulamenta a questão da validade dos documentos digitais e veta a equiparação com os originais. Para entender um pouco mais sobre o que diz a lei e avaliar quais documentos devem ou não ser digitalizados na sua empresa, acompanhe nosso post!

A digitalização e a lei

Em 2012 a Presidenta Dilma Rousseff sancionou a Lei 12.682/2012 que determina expressamente que não existe a equiparação entre documentos digitalizados e originais para fins jurídicos. Em outras palavras, um documento digitalizado não pode ser utilizado como prova para nenhuma finalidade e as informações e dados que nele constam não possuem a mesma veracidade de um documento original.

A princípio, o projeto de lei trazia a equiparação entre documentos originais e digitalizados, no entanto, a medida foi vetada pela presidenta, que rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico para ambos. O veto se deu, pois segundo a Presidenta, a equiparação entre originais e cópias digitais traria uma grande insegurança jurídica e poderia favorecer situações de fraude e falsificação.

Outra questão que foi vetada pela legislação foi a eliminação de documentos originais após a substituição por cópias eletrônicas. Segundo a Presidenta que realizou o veto, essa medida poderia colocar em risco dados e informações de valor histórico e contrariar todas as outras normas já vigentes sobre arquivos.

Documentos e certificação digital

Embora a legislação seja clara no que se refere a não equiparação de documentos digitalizados e originais, não existe uma diferenciação clara entre documentos digitais e documentos digitalizados, o que pode trazer muitas dúvidas, especialmente considerando a certificação digital.

Documentos digitalizados são aqueles que foram escaneados, ou seja, transferidos para o meio digital. Já os documentos digitais são aqueles que contam com um selo de autenticação emitido pelo governo, o certificado digital, e por isso tem validade jurídica.

O certificado digital é emitido pelo ICP Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileira) e funciona como uma espécie de identidade virtual conferindo a identificação do autor ou proprietário do documento, além de possibilitar a transferência no meio digital de forma segura.

O certificado digital é um certificado eletrônico assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, segundo as regras estabelecidas pelo Cômite Gestor do ICP-Brasil, associa uma entidade a um par de chaves criptográficas, por isso, todo certificado digital conta com os dados do titular e tem veracidade.

A digitalização e a eliminação de documentos

Se a sua empresa possui documentos em papel que foram digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no Cartório, nem assim é possível eliminar os documentos originais? A resposta é não. Isso porque o documento digitalizado não é presumido como um documento autêntico, já que pode ter sofrido alterações antes mesmo da digitalização. Por isso, não tem muito outro jeito. Original é original e a empresa deve cuidar de manter seus documentos de forma segura para evitar problemas no futuro.

Para economizar espaço e organizar melhor os originais, sem que isso prejudique o andamento da empresa, uma boa solução é buscar os serviços de guarda de documentos, que garantem o armazenamento seguro, a organização eficiente e a consulta rápida.

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