Como devo proceder com a guarda de documentos trabalhistas?

Documento trabalhista também é coisa séria. Por essa razão a guarda de documentos trabalhistas deve receber atenção especial. A papelada deve ficar armazenada em arquivos digitais ou caixas físicas. Após o vencimento, o descarte deve receber todo o cuidado porque contém informações pessoais.
Lembrando que documentos trabalhistas são todos aqueles que envolvem a relação empregatícia entre a empresa e o colaborador. Os exemplos são os seguintes:
– livro ou cartão de ponto;
– matrícula no INSS;
– contrato de experiência;
– contrato de trabalho;
– folha de pagamento;
– rescisão de contrato de trabalho.
O artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o prazo de guarda desses documentos. Confira:
– 5 anos (para trabalhadores urbanos e rurais) e até 2 anos, no máximo, após a extinção do contrato de trabalho;
Já o artigo 12 da mesma lei autoriza a guarda dos documentos trabalhistas em meio eletrônico, óptico ou equivalente. A regra vale para documentos relativos a obrigações trabalhistas e normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho.
Guarda de documentos trabalhistas: prazo do FGTS é de 30 anos
Como você viu, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos, no mínimo, e mais 2 anos após o desligamento do funcionário.
Uma exceção, porém, é a guarda de documentos pertinentes ao FGTS. Nesse caso, a guarda é de 30 anos.
Outro detalhe importante é que os documentos originais ou fotocópias do empregado, como RG e carteira de trabalho, não podem ser retidos pelo contratante.
Assim como o descarte dos documentos trabalhistas deve ser feito com cuidado, de modo que não haja vazamento de informações, como dados pessoais, que possam interessar pessoas mal-intencionadas.
Em suma a empresa deve ter um departamento específico para cuidar da guarda dos documentos trabalhistas, bem como seu descarte.
Mas, se preferir, pode contratar uma empresa especializada. Nós, da Boomerang File, somos qualificados na guarda e gestão de documentos, físicos e digitais.
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