Como evitar riscos aos documentos da sua empresa

Guardar documentos na própria empresa é um sinal de segurança? Para responder a essa pergunta, boa parte dos empreendedores pensa logo no conteúdo dos documentos. Para a grande maioria, ter contratos, faturas, documentos contábeis e relatórios dentro da empresa é uma forma de comodidade e também uma garantia de que esses documentos estão protegidos. Porém, quando se trata de reais riscos à documentação de uma empresa é preciso ir além do conteúdo e da confidencialidade das informações, é preciso se preocupar também com a segurança física de toda a papelada.

Boa parte dos escritórios e empresas não conta com medidas mínimas que podem evitar a destruição ou mesmo a deterioração acidental dos seus papéis. Perda de documento, incêndios, insetos, furto e a própria ação do tempo são questões que devem ser pensadas se o objetivo é afastar os riscos aos documentos. Para saber como reconhecer e evitar esses riscos, garantindo uma real segurança a toda documentação da sua empresa, confira!

Tipos de riscos

A documentação de uma empresa deve estar protegida de diferentes tipos de riscos. Além do risco relacionado ao conteúdo do documento, a integridade física dos papéis também deve ser um ponto de preocupação. Abaixo separamos alguns dos principais riscos e como evitá-los.

Incêndios, inundações e umidade

Se o seu escritório pegasse fogo hoje, você teria como salvar seus documentos? Se você respondeu que “sim” baseado no extintor de incêndio que está na escadaria do prédio da sua empresa, é melhor você pensar novamente. Para quem já passou por uma situação de incêndio sabe que, quando se trata de papel, o fogo costuma se alastrar rapidamente. O extintor serve na verdade para apagar o fogo, mas não é capaz de evitar o incêndio. Para quem tem documentos que não podem ser perdidos em uma situação assim, o ideal é providenciar pisos especiais com revestimento anti-incêndio. Também é importante que o material de construção e revestimentos de toda a estrutura da empresa seja não inflamável.

Outra questão importante diz respeito às inundações. Para evitar que o acervo de documentos seja destruído em uma situação de inundação, é fundamental que o arquivo se encontre nos locais mais altos de armários e prateleiras, evitando sempre o contato com a água. Em locais de umidade excessiva, também é necessário providenciar sachês de sílica evitando que os documentos sejam deteriorados.

Furto de informações e extravio

Para a maioria dos empreendedores, o pior inimigo do patrimônio intelectual de uma empresa são seus concorrentes que, naturalmente, estão longe do espaço físico do seu negócio. Por isso, manter todas as informações e dados relevantes dentro da empresa já é o suficiente para deixar toda a documentação segura.

Porém, a verdade é que no dia a dia nenhum empreendedor tem tempo para monitorar o seu arquivo e dificilmente consegue controlar quem teve acesso a um determinado documento. Embora a questão da concorrência seja sim um risco, funcionários mal-intencionados também podem representar a mesma ameaça. Câmeras de segurança, cofres, acesso restrito e um sistema de rastreamento são apenas alguns dos cuidados que devem ser tomados para evitar esse tipo de perigo e, como a empresa também é resultado da ação humana, falhas podem ocorrer.

Deterioração por insetos e pragas

Outra questão que merece atenção quando o tema é segurança é o controle de pragas e insetos. Muitos insetos se alimentam da celulose presente no papel e podem colocar em risco os documentos da sua empresa. Para evitar esse tipo de risco é necessário fazer dedetizações periódicas e o controle de pragas.

O que fazer?

Evitar riscos à documentação requer medidas e, consequentemente, investimentos que nem sempre são baratos. Porém, existem outras formas de garantir uma real segurança aos documentos sem a necessidade de gastar tanto. As empresas de guarda de documentos são empresas especializadas que possuem medidas de segurança específicas garantindo que os documentos fiquem protegidos tanto fisicamente, quando com relação ao seu conteúdo.

Guardar documentos fora da empresa, além de mais barato, pode ser uma grande vantagem em termos de segurança e minimização de riscos.

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