Como fazer a Organização de Arquivos Administrativos?

 

Empresas que trabalham com grande quantidade de papéis e documentos precisam  de um método claro de organização de arquivos para que tudo ande bem.

A desorganização pode trazer lentidão no acesso ás informações o que atrapalha as operações cotidianas.

Para algumas instituições para que seja feito o cadastro de um cliente é necessário cópias de dezenas de documentos . E quanto mais clientes, maior o numero de papeis acumulados.
Alguns problemas que a organização de arquivos pode resolver:
– Dificuldade no acesso aos documentos
– Perda de dados importantes
– Demora no tempo de atendimento
– Deteriorização do documento devido a má armazenagem
– Desorganização de arquivos físicos

Quanto maior o porte da empresa, mais difícil é fazer o armazenamento correto dos documentos. O acumulo de documentos exige maior espaço físico e custos com armários, pastas, mão de obra e demais gastos que envolvem diretamente o orçamento do negócio.

Veja abaixo algumas dicas para melhorar o desempenho da organização:

ORGANIZAÇÃO FÍSICA
Apesar da digitalização de documentos ter se tornado uma forte tendência, sempre existe a necessidade de armazenar alguns arquivos físicos por diversos motivos.

Um forte exemplo são as Notas Físicas que comprovam o pagamento de serviços e bens.
Uma boa dica é armazenar os arquivos com o nome dos fornecedores.

ARQUIVOS DE COLABORADORES

Esses documentos exigem maior cuidado pois é preciso evitar danos físicos e manter as normas exigidas em leis.
É preciso armazenar os documentos em pastas com o nome de cada colaborador e arquivar os comprovantes de pagamentos de: férias, fundo de garantia, adiantamentos, etc. Mantenha os papéis em ordem alfabética para facilitar futuras buscas.

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Cerca de  90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, o que diminui o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Além de diminuir a necessidade de espaço físico a digitalização facilita a busca através de softwares.